So unmöglich es heute auch klingen mag, die E-Mail war einst ein Segen für die Produktivität am Arbeitsplatz. Mit der Möglichkeit, eine Nachricht zu tippen, auf "Senden" zu drücken und eine (in der Regel) ebenso schnelle Antwort zu erhalten, konnten Menschen Antworten erhalten und Informationen viel effizienter austauschen, als es zuvor möglich war. 

E-Mail stellte wirklich die erste praktische Form der asynchrone Kommunikationeine Möglichkeit, Informationen auszutauschen, die nicht ganz in Echtzeit ablief, aber auch nicht Stunden oder gar Tage in Anspruch nahm. Die Verwendung von E-Mail bedeutete, dass man nicht mehr auf die Post innerhalb des Büros warten musste. Es bedeutete weniger tagelange Spiele am Telefon oder hin und her gehende Voicemails. Es bedeutete weniger Zeitverschwendung, Mitarbeiter aufzuspüren, die nicht an ihrem Schreibtisch waren, als sie gebraucht wurden. Und es bedeutete, dass viel weniger Zeit und Ressourcen für persönliche Besprechungen aufgewendet werden mussten (insbesondere für solche, die früher eine Reisezeit erfordert hätten). 

In kürzester Zeit ergriffen Fachleute überall die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, und begannen, einen beträchtlichen Teil der Interaktionen, die früher persönlich oder per Telefon stattfanden, durch E-Mails zu ersetzen.

Es dauerte jedoch nicht lange, bis die E-Mail-Kommunikation chaotisch und selbst für den durchschnittlichen Mitarbeiter überwältigend wurde. 

Mit E-Mail gab es keine Möglichkeit zu wissen, wann eine Nachricht eintreffen würde oder wo sie in einer langen Liste anderer Prioritäten stehen würde. Und als Folge davon sind die Mitarbeiter ihren Posteingängen verfallen - sie prüfen ständig, ob neue Nachrichten eingegangen sind, schätzen die Dringlichkeit ein, gehen eine Nachricht nach der anderen in einer langen Diskussionskette durch, senden eine Antwort oder verschieben sie auf später. Dieses System lenkt die Mitarbeiter oft von ihrer eigentlichen Arbeit ab und verlangsamt die Produktivität, indem es den Fokus von anderen wichtigen Aufgaben ablenkt, die ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.

Und fast so schnell, wie sie als Produktivitätsbooster gefeiert wurde, wurde E-Mail auch schon wieder als Produktivitätskiller abgestempelt. 

Das Problem mit der E-Mail

Auf einer grundlegenden Ebene rührt das Problem mit der E-Mail von ihrer Vielseitigkeit her. E-Mail ist funktional frei und praktisch mühelos zu versenden, was dazu führte, dass die Menschen anfingen, für fast jeden Austausch standardmäßig E-Mail zu verwenden. 

Bald wird ein Werkzeug, das für Kommunikation und Zusammenarbeit auf der Arbeit wurde immer dann in Dienst gestellt, wenn jemand einen Gedanken hatte, den er teilen wollte. Es gab E-Mails, die eigentlich Meetings hätten sein sollen, E-Mails, die nur eine schnelle Antwort brauchten, E-Mails, die eigentlich eine Präsentation hätten sein sollen, E-Mails mit nur einer Betreffzeile (EOM) und sogar E-Mails an das gesamte Büro über "Donuts in der Küche!" mit einer Flut von nutzlosen Antwort-All-Nachrichten, die folgten. 

Und als Ergebnis hat sich heute jeder von uns schon einmal damit beschäftigt:

• Zu viele E-Mails
• E-Mails, die zu lang sind
• Zu viele Antworten auf eine E-Mail-Kette ohne Aktion oder Lösung 
• Zu langes Warten auf eine Antwort auf eine E-Mail
• Und viel zu viele E-Mails, die einfach nicht wichtig oder relevant sind

Angesichts der zunehmenden Frustration über die E-Mail-Flut dauerte es nicht lange, bis neue Kommunikationstools auftauchten, die das Problem möglicherweise lindern könnten.

Ersetzen von E-Mail durch neue Kommunikationskanäle

In den letzten Jahren hat eine Vielzahl neuer synchroner digitaler Kommunikationswerkzeuge stark an Popularität gewonnen. Diese Lösungen sollen es Mitarbeitern ermöglichen, in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ohne ihren Schreibtisch zu verlassen - und die Nachfrage nach diesen Systemen kam größtenteils von überforderten Mitarbeitern, die verzweifelt nach einer Alternative zur E-Mail suchten. Sie haben wahrscheinlich schon von vielen dieser vermeintlichen E-Mail-Killer gehört. 

Arbeitsplatz-Chat-Apps

Slack hat sich zu einer der bekanntesten Chat-Apps für Berufstätige entwickelt, die es ermöglicht, über einen durchsuchbaren Chat sofort schnellen Input von Teamkollegen zu erhalten. Der rasante Anstieg der Akzeptanz der Chat-App von Slack hat auch die Konkurrenz von anderen Tech-Giganten wie Microsoft Teams, Facebook Workplace und Googles G Suite Hangouts für Teams hervorgebracht und diese Art von Technologie in den IT-Ökosystemen von Unternehmen überall zementiert.

Diese Tools verstärken die Unmittelbarkeit von E-Mails, wenn jemand eine schnelle Antwort benötigt. Sie haben eine Frage? Slacken Sie einfach einen Kollegen direkt, oder senden Sie eine Nachricht an einen Kanal voller Leute, die helfen können. Sie können sich nicht mehr an die Projektdetails erinnern, über die Sie und Ihr Teamkollege vor zwei Wochen gechattet haben? Geben Sie einfach eine Suche in Slack ein, um sie wiederzufinden. 

Wenn die Informationen, die Sie benötigen, etwas sind, von dem Sie vernünftigerweise erwarten könnten, dass ein Kollege in ein oder zwei Zeilen Text antwortet, sind diese Apps die nächstbeste Sache zu einem schnellen IRL-Gespräch. 

Videokonferenzen in Echtzeit

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (das Teil von Microsoft Teams wird), BlueJeans und WebEx bieten alle unterschiedliche Lösungen für Echtzeit-Videokommunikation und -Zusammenarbeit an, die es Teams ermöglichen, aus der Ferne über Face-to-Face-Videokommunikation und Bildschirmfreigaben mit nur wenigen Klicks zusammenzuarbeiten. Und der Markt für Videokonferenzen ist derzeit eines der am schnellsten wachsenden Technologiesegmente überhaupt - Global Market Insights prognostiziert, dass der Markt für Videokonferenzen bis 2024 ein Volumen von 20 Milliarden US-Dollar erreichen wird, mit einer jährlichen Wachstumsrate von 14 Prozent.

Dank dieser Systeme ist eine große Anzahl dieser E-Mails, die eigentlich ein Telefonanruf hätten sein sollen, verschwunden. Stattdessen können Sie sofort und überall live mit Kollegen sprechen und alles auf Ihrem Bildschirm teilen, indem Sie einfach einen Link senden. 

Ebenso können all diese chaotischen E-Mail-Austausche mit 20 verschiedenen Empfängern, die sich alle gegenseitig antworten, verschwinden. Sie können jetzt durch ein virtuelles Meeting ersetzt werden, das es einer Gruppe von Menschen ermöglicht, einen Konsens zu erreichen und Entscheidungen viel effizienter zu treffen. 

Aber ist eine direktere Kommunikation besser? 

Nun, manchmal ja, und manchmal nein. 

Die Möglichkeit, digital und in Echtzeit über Chat- und Videokonferenz-Apps zu kommunizieren, hat den Menschen eine bessere Möglichkeit gegeben, schnelle Antworten zu erhalten und produktive Ad-hoc-Diskussionen zu führen. Infolgedessen nimmt die schiere Menge an E-Mails, die in Unternehmen, die diese Tools eingeführt haben, versendet werden, stetig ab. Echtzeit-Messaging-Apps halten die Mitarbeiter nicht nur davon ab, unnötige oder ineffektive E-Mails zu versenden, sondern die Unmittelbarkeit der Kommunikation und der bessere Zugang zu institutionellem Wissen können die Produktivität der Mitarbeiter sogar noch steigern.

Bedeutet dies, dass der Tod der E-Mail bald bevorsteht? Das ist unwahrscheinlich.

E-Mail hat immer noch seine Vorteile. Wenn es darum geht, formellere, nuanciertere, komplexere und/oder detailliertere Mitteilungen auszutauschen, Nachrichten, die wirklich keine sofortige Antwort erfordern, Informationen mit entfernten Teammitgliedern auszutauschen oder mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens in Kontakt zu treten, ist die E-Mail tendenziell das bessere Medium. 

Wo E-Mail, Chat-Apps und Videokonferenzen noch versagen

Trotz aller Produktivitätsgewinne, die dieser neue Kommunikationsstapel bietet, könnte die interne Kommunikation am Arbeitsplatz immer noch effizienter und effektiver sein. Es gibt einige Arten von Informationen, die ohne ein besseres Medium in Kommunikationskanäle gezwängt werden, die nicht ganz richtig sind.

Die heutige Wissensarbeiter müssen oft komplexe Prozesse und Konzepte detailliert an ihre Kollegen kommunizieren und erklären. In einer perfekten Welt würden diese Themen persönlich präsentiert werden - ein Kollege tippt einem anderen auf die Schulter und bittet um einen Walk-Through des betreffenden Problems oder Prozesses. 

Allerdings machen die heutigen überbuchten Zeitpläne und Remote-Arbeitsarrangements diese Art des umfassenden Informationsaustauschs oft unmöglich. Und so versuchen wir, so viel wie möglich von dem, was wir gerade noch gerne persönlich in Echtzeit präsentiert hätten, in einer formal dokumentierten asynchronen Nachricht festzuhalten. 

Aber nicht nur, dass detaillierte E-Mails oder Dokumente - komplett mit Screenshots, Diagrammen und anderen Daten - viel Zeit in Anspruch nehmen, niemand sonst möchte wirklich eine 500-Wörter-E-Mail oder das 6-seitige Dokument lesen, das Sie angehängt haben. Diese Art von Informationen ist oft überwältigend und es ist fast unmöglich, ihnen zu folgen, und selbst wenn ein Mitarbeiter sich durch alles durchwühlt, sind die Informationen fast immer schnell wieder vergessen. 

Chat-Apps sind keine bessere Alternative - Sie teilen immer noch ein langwieriges schriftliches Dokument, das kein effizientes Mittel für die Übermittlung detaillierter Informationen ist. Und es ist einfach nicht notwendig, ein weiteres Meeting in den Kalender der Leute zu setzen, damit Sie die Informationen in einer Live-Videokonferenz präsentieren können - wo, wenn Sie es nicht aufzeichnen, diese Informationen danach größtenteils verloren sind, oder Sie machen sich die doppelte Arbeit, auch ein schriftliches Dokument zu erstellen, auf das die Leute später verweisen können.

Was ist also besser als E-Mail, Chat und Videokonferenzen für eine umfassende Kommunikation und einen detaillierten Informationsaustausch? 

On-Demand, durchsuchbares Video.

Bei Videos ist jedes Bild mehr als 1.000 Worte wert. Die Demonstration und Präsentation von Informationen oder Ideen in einer Videopräsentation ist weitaus effizienter als die stundenlange Erstellung einer vollständigen textbasierten E-Mail oder eines Dokuments. Hinzu kommt, dass im Zeitalter von YouTube die Mehrheit der Menschen es mittlerweile tatsächlich vorzieht, neue Dinge zu lernen und Informationen per Video statt per Text zu erhalten.

Der Aufstieg der Videoplattform

Heute bringen immer mehr Unternehmen ein weiteres Kommunikations- und Kollaborationstool ins Spiel. 

A modern Video-Plattform bietet eine effizientere Möglichkeit, umfassende Informationen durch einfach zu erfassende, abrufbare und durchsuchbare Multikamera-Videos zu vermitteln. In der Tat können Sie ein durchsuchbares Video-Asset in der gleichen Zeit erstellen, die Sie für eine Präsentation benötigen. Anstatt also Stunden damit zu verbringen, alle Details abzutippen und Screenshots anzufertigen, die Sie weitergeben möchten, schalten Sie einfach Ihre Webcam ein, geben Ihren Bildschirm frei, drücken auf Aufnahme und beginnen mit der Präsentation. 

Sehen Sie sich ein Beispiel für ein Erklärvideo an, das von einem unserer Ingenieure mit der Videoplattform Panopto erstellt wurde:

 

 

Eine wachsende Zahl von Unternehmen zeichnet sogar jede Besprechung ihrer Mitarbeiter auf und archiviert sie. Mit einer digitalen Besprechungen aufzeichnen Asset können sich die Mitarbeiter voll und ganz auf die Besprechung einlassen, ohne sich Notizen zu machen, die Besprechungsleiter können sich das Abtippen und Versenden von detaillierten E-Mail-Zusammenfassungen sparen, und diejenigen, die nicht dabei waren, können sich die Aufzeichnung ansehen, um jedes Detail genau so zu erfahren, wie es passiert ist.

Weiterführende Lektüre: Warum Ihr Unternehmen alle seine Meetings aufzeichnen sollte

 

Am wichtigsten ist vielleicht, dass eine Videoplattform es einfach macht, sowohl On-Demand-Videos sicher zu teilen als auch alle darin enthaltenen Inhalte zu durchsuchen - so wie Sie es mit E-Mails oder Slack können. 

Die Videoplattform von Panopto umfasst zum Beispiel Integrationen für Single Sign-On (SSO)-Identitätsmanagementsysteme und Videokonferenzsysteme, die es ermöglichen, den Zugriff einzuschränken und Freigabeberechtigungen für Ihre Videos festzulegen, damit Ihre Mitarbeiter diese ganz einfach mit Kollegen teilen können, so wie Sie es bei einem YouTube-Video tun würden. Panoptos Smart Search indiziert auch jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort innerhalb eines Videos, so dass man mit einer schnellen Suche sofort die Informationen finden kann, die in Ihrem Videobibliothek und springen Sie genau zu dem Moment, in dem das Thema diskutiert wird.

Optimierung der Kommunikation am Arbeitsplatz mit dem richtigen Mix an Tools

Es geht nicht um eine Lösung gegen eine andere

Die Mitarbeiter entfernen sich von dem Einheitsansatz für interne Kommunikationstools und drängen ihre Organisationen dazu, die digitale Kommunikation durch verschiedene Medien besser zu unterstützen, damit sie über den Kanal kommunizieren und zusammenarbeiten können, der die besten Ergebnisse liefert. 

Der komplette Kommunikations-Stack eines Unternehmens sollte Optionen für synchrone und asynchrone Konversationen und Informationsaustausch bieten. Das bedeutet, dass Unternehmen eine Mischung aus integrierten Tools unterstützen, die Folgendes umfassen:

• E-Mail- und Dokumentenfreigabe für formelle Mitteilungen.
• Durchsuchbare Chat-Apps die eine schnelle textbasierte Kommunikation ermöglichen.
• Software für Videokonferenzen um schnelle Gespräche von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen.
• Eine Video-Plattform das die gemeinsame Nutzung von durchsuchbaren On-Demand-Videokommunikation, Demonstrationen und Tutorials ermöglicht.

 

Stirbt die E-Mail? 

Nicht in absehbarer Zeit. Neue Kommunikationslösungen erleichtern jetzt einfach die gesamte E-Mail-Kommunikation, die eigentlich gar keine E-Mails sein sollten. Und das macht die Mitarbeiter überall glücklicher und produktiver.

Letztendlich könnte die E-Mail mit neuen Optionen, die die schlimmsten unserer E-Mail-Gewohnheiten beseitigen und somit weniger E-Mails für alle schaffen, die gesichtet werden müssen, wieder ihren Platz als produktives Kommunikationsmedium einnehmen.

Vervollständigen Sie Ihren Unified Communications Stack mit Panopto

Panoptos Enterprise-Video-Plattform hilft Ihnen bei der Aufzeichnung von Meetings, Schulungen und Präsentationen und archiviert dann die On-Demand-Videoinhalte, damit sie später gesucht, gefunden und wieder verwendet werden können. Möchten Sie Panopto in Aktion sehen? Kontaktieren Sie uns für einen kostenlosen Test.