Unabhängig davon, ob Sie von Beruf Vollzeit-Projektmanager sind oder nur die Rolle des Projektmanagers für eine einzelne Initiative übernehmen, sind Sie für die Planung, Steuerung und Dokumentation jedes einzelnen Schritts Ihres Teams verantwortlich. Dieser wird häufig in Projektmanagementmeetings detailliert umrissen und verfolgt. Alle Augen sind auf Sie gerichtet; wenn Sie auch nur ein einziges Detail aus den Augen verlieren, kann das Monate der Nacharbeit bedeuten.

Aus diesem Grund ist Kommunikation der Schlüssel, wie Ihnen jeder erfahrene Projektmanager sagen wird. Projektmanager haben zwar zahlreiche Möglichkeiten, Details wie den Fortschritt des Teams und die nächsten zu treffenden Entscheidungen mitzuteilen, eine Strategie ist jedoch nahezu universell: Besprechungen. 

Projektmeetings sind entscheidend

Ob man sie liebt oder hasst, für die meisten Organisationen sind Meetings ein wesentlicher Bestandteil, um Projekte zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Sie ermöglichen es Projektmanagern, wichtige Details zu identifizieren, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, schwierige Probleme zu lösen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Ob es sich um ein Kickoff-Meeting, ein wöchentliches Status-Meeting, ein Stakeholder-Meeting oder ein Review-Meeting am Ende eines Projekts handelt, jedes Projekt-Meeting ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht, die Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Weichen gestellt werden, wenn es nötig ist.

Natürlich gibt es zahlreiche Ratschläge, wie man Besprechungen effektiver gestalten kann. In den letzten ein oder zwei Jahren hat jedoch eine neue Idee schnell begonnen, unter innovativen Projektmanagern an Popularität zu gewinnen, vor allem, weil sie einfach in jedem Meeting umgesetzt werden kann und ist überraschend wirksam bei der Förderung eines produktiveren Besprechungsverhaltens.

Was ist das Geheimnis? Zeichnen Sie jede Projektbesprechung auf. 

Ist diese Ideeklingt das verrückt? Das stimmt, aber nur, weil es noch neu ist. Für Organisationen, die dies bereits tun, spricht der Wert für sich. Tatsächlich gibt es fünf Möglichkeiten, wie Sie durch Aufnahme Ihre Projektbesprechungen nicht nur effektiver gestalten, sondern auch ein erfolgreicherer Projektmanager werden können.

5 Gründe, warum Sie alle Ihre Projektmanagement-Meetings aufzeichnen sollten

1. Kein Detail kann verloren gehen oder vergessen werden 

Wenn Sie Ihre Projektbesprechungen aufzeichnen, erstellen Sie eine genaue Aufzeichnung von allem, was präsentiert und besprochen wurde – eine perfekte Ausweichquelle für alle, die sich schon einmal gefragt haben: „Haben wir das nicht in unserer letzten Besprechung besprochen?“

Und wenn es an der Zeit ist, wichtige Zusammenfassungen zu präsentieren oder das Projekt am Ende zu überprüfen, haben Sie eine vollständige Dokumentation darüber, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie sie während des Projekts getroffen wurden. Das bedeutet, dass Sie sich darauf konzentrieren können, diese Informationen zu nutzen, um die nächsten Schritte zu bestimmen oder Ihr Management zukünftiger Projekte zu verbessern.

2. Nie wieder die Worte "Terminkonflikt" hören

Manchmal kann es die größte Hürde für den Fortschritt wichtiger Projekte sein, einfach die richtigen Leute zur gleichen Zeit zusammenzubringen. Video-Tools wie Zoom, Webex und GoToMeeting können das Problem der geografischen Distanz zwar verringern, ermöglichen es den Teilnehmern jedoch immer noch nicht, an zwei verschiedenen Meetings gleichzeitig teilzunehmen. In einer Zeit, in der jedermanns Terminkalender bereits überfüllt ist, wissen erfahrene Projektmanager, dass die Suche nach einem für alle passenden Termin schnell dazu führen kann, enge Fristen nicht einzuhalten.

Indem Sie Ihre Meetings aufnehmen und freigeben, geben Sie Ihren am meisten beschäftigten Teammitgliedern die Möglichkeit, Meetings auch nach ihrem Stattfinden anzuschauen und sogar noch dazu beizutragen. Diese zusätzliche Flexibilität hilft Ihrem Team dabei, Ihr Projekt mit allen anderen aktuellen Aufgaben in Einklang zu bringen, ohne dass Sie Besprechungen Wochen oder sogar Monate im Voraus planen müssen. 

3. Verbessern Sie Fokus und Engagement während des Projektmanagement-Meetings

Es klingt doch positiv, wenn Teammitglieder während Projektmeetings ausführliche Notizen machen, oder? Doch die Dokumentation Ihrer Diskussionen während des Geschehens – sei es durch formelle Protokolle oder informelle Notizen – hat einen Haken: Wenn Teammitglieder eine Pause machen, um etwas aufzuschreiben, nehmen sie per Definition nicht mehr aktiv am Meeting teil. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit damit verbringen werden, sich zu wiederholen und weniger Nutzen aus dem Gespräch ziehen. 

Dank an automatische Meeting-Aufzeichnung und -Transkriptionmuss niemand im Team mehr durch die Notwendigkeit, Notizen zu machen, abgelenkt werden. Stattdessen können sich Ihre Teilnehmer besser konzentrieren und aktiv teilnehmen, was Ihre Projektbesprechungen viel wertvoller und effektiver macht. 

4. Neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen

Projektteams werden häufig erweitert und es liegt am Projektmanager, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Durch die Aufzeichnung Ihrer Projektbesprechungen können Sie Zeit sparen, wenn Sie Ihre Kollegen über die Projektziele und bisherige Ereignisse informieren müssen. Auf diese Weise können Sie sich auf die Vermittlung der wichtigsten Informationen beschränken, die Ihre Kunden für den Einstieg benötigen, ihnen gleichzeitig aber Zugriff auf alle Einzelheiten im Video gewähren, das sie sich selbst ansehen können. 

5. Zusammenarbeit außerhalb des Besprechungsraums unterstützen

Oftmals kann das Enthüllen neuer Informationen in einem Meeting kontraintuitiv zu mehr Arbeit führen. Sobald andere merken, dass jemand neues und wertvolles Wissen hat, wird es nicht lange dauern, bis diese Person mit Anfragen zur Erstellung schriftlicher Unterlagen, zur Planung von Schulungen oder zum Abhalten von wiederholten persönlichen Download-Meetings abgelenkt wird. 

Eine Aufnahme des ersten Meetings kann sehr hilfreich sein, um Wissen sofort mit anderen zu teilen, ohne dass einem Fachexperten noch mehr Zeit abhandenkommt. Wenn eine ausführlichere Schulung erforderlich ist, können Sie mithilfe der Tools, mit denen Sie schnell eine Präsentation aufzeichnen und das Video intern teilen können, dieses Wissen künftig anderen Teammitgliedern auf Abruf zur Verfügung stellen.

Durch Aufnahme-Projektmanagementmeetings erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource voller detaillierter Informationen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können – und das ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. 

Sie verfügen bereits über die Meeting-Tools

Was ist besser? Sie haben mit ziemlicher Sicherheit bereits die Werkzeuge, die Sie für diese Aufnahmen benötigen. 

Verwenden Sie ein Videokonferenzsystem, um mit mindestens einem Teammitglied in Kontakt zu treten? Tools wie WebEx, Zoom und Skype verfügen bereits über Aufnahmeoptionen. Wenn Sie alternativ alle in einem Raum zusammenbringen können, sind viele Konferenzräume mittlerweile mit Kameras ausgestattet, um die Durchführung anderer Videokonferenzen zu erleichtern. Und selbst wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, können Sie davon ausgehen, dass die Laptops und Smartphones Ihres Teams über eine integrierte Webcam verfügen. 

Sie benötigen keine Produktionswerte auf Hollywood-Niveau – Sie möchten lediglich alle Informationen erfassen, die Sie weitergeben. Die vorhandenen Aufnahmeoptionen sind mehr als gut genug. Sie müssen also nur auf „Aufzeichnen“ klicken und das Meeting wie gewohnt abhalten.

Dies ist die einfachste und intelligenteste Möglichkeit, Ihr Team einzubinden, die Konzentration aufrechtzuerhalten und letztendlich die Zusammenarbeit während und nach dem Meeting zu verbessern.

Ein unverzichtbares Videotool für Projektmanagementmeetings

Die Aufnahme Ihrer Meetings mit Ihrer Onboarding-Webcam oder Ihrer Videokonferenzsystem-Software ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, nützliche Meeting-Videos zu erstellen. Für manche Projekte und Organisationen reicht es aus, einfach diese Dateien zu haben. Es kommt jedoch häufig vor, dass Sie nach der Aufzeichnung eines Meetings mehr mit dem Video machen möchten, als die Systeme unterstützen. 

Ein Video-Plattform wie Panopto ist eine perfekte Ergänzung für Videokonferenzlösungen wie Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting und BlueJeans. Panopto lädt jede Meeting-Aufzeichnung automatisch in eine zentrale, sichere Videobibliothektranskodiert Videos, damit sie auf jedem Gerät abgespielt werden können, indiziert jedes gesprochene und im Video gezeigte Wort für die Suche und generiert ein vollständiges Transkript des gesamten Meetings.

Panopto umfasst auch flexible Multi-Kamera-Videoaufnahme und Bearbeiten Tools, die jeder nutzen kann - es ist so einfach wie das Drücken von "Aufnahme". Für Projektmanager kann die Möglichkeit, schnell detaillierte HD-Videopräsentationen aufzuzeichnen, die folgenden Produktivitätsvorteile bieten:

• Verringern Sie Ihre Zeit, indem Sie nach dem Ende des Meetings detaillierte "Nächste Schritte"-E-Mails schreiben. Verbringen Sie keine Zeit mehr damit, Besprechungsprotokolle aufzupolieren oder seitenlange Notizen zu entziffern. Fügen Sie einfach den Link zur Meeting-Aufzeichnung in Ihre E-Mail ein und fügen Sie Ihre Aktionspunkte für das Team hinzu. 
• Leichtere Dokumentation mit Video. Sie verbringen Stunden mit dem Formatieren von Dokumenten und dem Einfügen von Screenshots, um jedes Detail zu vermitteln. Warum nehmen Sie nicht einfach ein Video mit unterstützenden Folien und einer Bildschirmbegehung auf? Mit Panopto können Sie Präsentationen mit mehreren Kameras aufzeichnen, die jedes Detail zeigen, und das in weitaus weniger Zeit, als Sie für ein formelles schriftliches Dokument mit denselben Informationen benötigen.
• Schaffen Sie mit Flipped (Flipped Classroom)-Meetings mehr Zeit für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. In Meetings werden Dinge erledigt, aber nicht, wenn die ersten 20 Minuten mit der Präsentation von Informationen verbracht werden, die die Teilnehmer bereits hätten sehen können. Zeichnen Sie die Präsentation im Voraus auf und senden Sie sie, damit Ihr Team das gesamte Meeting Zeit hat, um zusammenzuarbeiten und Probleme zu lösen.
• Liefern Sie ansprechende Projekt-Updates für vielbeschäftigte Stakeholder. Wenn Sie sich nicht persönlich mit einflussreichen Stakeholdern treffen müssen, können Sie sie zwischen den Meetings mit professionellen HD-Videopräsentationen, die Sie direkt von Ihrem Laptop aus aufnehmen, auf dem Laufenden halten.

In Kombination können Ihr Videokonferenzsystem und eine Video-Plattform eine einfache, aber leistungsstarke Lösung bieten, mit der Sie Ihre „Aufgezeichneten Besprechungen“ in strategisch nützliche Vermögenswerte für Ihr Unternehmen verwandeln können.