In der Hoffnung, die interne Kommunikation und Ausbildung zu verbessern, entschied sich dieser weltweit führende Anbieter von Finanzmarkttechnologie 2010 für Panopto. In kürzester Zeit hat sich Panopto zu einer der wichtigsten Plattformen für Videos im Unternehmen entwickelt. Eine kleine Gruppe von Early Adopters ist auf 750 Nutzer angewachsen und wächst täglich weiter, sogar der CEO zählt zu den Nutzern.

Heute ist Panopto ein fester Bestandteil der Arbeitsweise des Unternehmens:

• Aufzeichnung von Produktdemonstrationen für interne Zuhörer
• Entwickelt Online-Schulungen
• Onboards für neue Mitarbeiter
• Erfasst monatliche und vierteljährliche Berichte der Chief Officers
• Aufzeichnung von WebEx-Meetings
• Integriert seine globale Belegschaft

 

Das Problem: Projektmanager sind mit der Nachfrage nach Demonstrationen überfordert

Ende 2010 befand sich das Unternehmen in einem Dilemma. Ein kommerzieller Technologieanbieter von komplexen Softwareprodukten für die Finanzdienstleistungsbranche, dessen Produkte sich auf technischer Ebene als zu schwierig zu verstehen erwiesen, sowohl für Kunden als auch für interne Mitarbeiter des Vertriebsteams. Dies bedeutete, dass die Technologieexperten des Unternehmens mit Anfragen für einmalige Demonstrationen sowohl von Kunden als auch von internen Mitarbeitern überfordert waren.

"Unser Problem war, dass wir nur eine begrenzte Anzahl von Experten hatten", bemerkte ein Vizepräsident. "Wir mussten entweder die Anzahl der Experten erhöhen oder einen Technologiepartner finden, der sein Fachwissen für uns einsetzen konnte."

Das Unternehmen hatte mit verschiedenen Mitteln zur Aufzeichnung von Produktdemonstrationen experimentiert, aber der Prozess war kostspielig und ineffizient.

"Wir hatten Probleme damit, Dokumente an Videos anzuhängen. Wir verschwendeten viel Zeit mit dem Versuch, verschiedene Arten von Inhalten zu kombinieren. Es war einfach nicht effektiv. Wir brauchten ein stärker integriertes Erlebnis."

Daraufhin beauftragte die Unternehmensführung ein Team von Business-Analysten damit, eine bessere Option zu finden.

 

Die Lösung: Experten nutzen Panopto, um Multimedia-Demonstrationen für die On-Demand-Anzeige aufzuzeichnen

Das Team begann sofort, mit Panopto zu experimentieren. Schon bald begannen sie mit den Produktmanagern des Unternehmens zusammenzuarbeiten, um Übersichtsaufnahmen zu jedem der über 30 verschiedenen Softwareprodukte des Unternehmens zu erstellen. Jedes Video sollte weniger als 30 Minuten dauern und einen allgemeinen Überblick über das Geschäftsmodell des Produkts geben, einschließlich Anwendungsfällen, Benutzerprofilen, Wettbewerbern und einer kurzen Demonstration. Einige Manager kombinierten Video, Audio und Bildschirmaufnahmen für ihre Aufnahmen, während andere sich für PowerPoint-Folien, Bildschirmaufnahmen und eine einfache Sprachaufnahme entschieden, um die Sitzung zu erzählen.

Unabhängig von den Eingaben integrierte Panopto sie alle automatisch, ohne dass eine Nachbearbeitung erforderlich war. Die Produktmanager gingen einfach mit einer Kamera in einen Raum, präsentierten ihr Material wie gewohnt und gingen dann wieder hinaus. Eine hochwertige, synchronisierte Aufzeichnung all ihrer Inputs war innerhalb weniger Minuten online verfügbar.

"Experten, die mit Anfragen für Demos bombardiert wurden, sind jetzt überglücklich mit der Möglichkeit, diese einmalig aufzuzeichnen", berichtet das Unternehmen. "Panopto hebt die Lernerfahrung auf eine intimere Ebene, was sich seltsam anhört, da man tatsächlich einen Teil der Live-Interaktion eliminiert, aber im Gegenzug erlaubt man den Leuten, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und sich nur auf die für sie relevanten Inhalte zu konzentrieren."

Der Einsatz von Panopto für Produktübersichten und -demonstrationen hat einen wichtigen Effekt, der über die reine Zeit- und Kostenersparnis hinausgeht. "Früher konnte es drei bis vier Monate dauern, bis sich jemand wirklich in ein Produkt vertieft hatte. Unser Prozess ist jetzt effizienter, und darin sehen wir den größten Nutzen. Der Einsatz von Panopto macht uns intern effektiver, was uns wiederum in die Lage versetzt, effektiver mit unseren Kunden zu kommunizieren."

 

Entwickeln neuer Anwendungsfälle für Panopto

Die ersten Erfahrungen des Unternehmens bei der Aufzeichnung von Produktübersichten und Demonstrationen mit Panopto waren vielversprechend. Sowohl Experten als auch Führungskräfte fanden, dass Panopto ein Kinderspiel bei der Implementierung und Skalierung ist.

"Panopto war unglaublich einfach in Betrieb zu nehmen", erinnert sich eine Führungskraft. "Man kann jemandem buchstäblich in wenigen Minuten beibringen, wie man die Technologie benutzt. In einer halben Stunde kann man lernen, wie man ein überzeugendes Video erstellt. Es ist wirklich so einfach."

Als vollständig softwarebasierte Plattform kann Panopto buchstäblich über Nacht auf jede Unternehmensgröße skaliert werden. Panopto arbeitet automatisch mit praktisch jedem Aufnahmesetup, von einer eingebauten Laptop-Webcam oder Smartphone-Kamera bis hin zur Spitzenausrüstung in einem professionell gestalteten Aufnahmestudio. Panopto-Aufnahmen werden automatisch in eine sichere, zentrale Videobibliothek hochgeladen, und auch andere Videos, die nicht mit Panopto aufgenommen wurden, können einfach per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Autorisierte Zuschauer greifen über einen beliebigen Webbrowser auf die Inhalte zu, oder unterwegs über die mobilen Apps von Panopto.

Diese Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit sowie die schnell wachsende Popularität von Panopto haben das Unternehmen dazu veranlasst, den Umfang seiner Panopto-Implementierung auf eine Reihe neuer Projekte auszuweiten.

 

Professionelles Training für die Unternehmenssicherheit

Der nächste Test der Flexibilität von Panopto als Lösung kam von der Sicherheitsabteilung des Unternehmens, die Panopto für die Aufzeichnung einer Reihe von Schulungsvideos für die fortlaufende Weiterbildung ihrer Mitarbeiter einsetzen wollte.

Die Möglichkeit, On-Demand-Schulungen anzubieten, war von den Führungskräften der Sicherheitsabteilung schon lange gewünscht worden, um ein grundlegendes Problem in ihrem Schulungsprogramm zu lösen. Die Abteilung hatte schon immer Schwierigkeiten gehabt, Schulungen mit Ausbildern auf breiter Basis durchzuführen, da der Dienst 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr arbeiten muss.

Die erste Schulungseinheit befasste sich mit der Vorbereitung auf Notfälle. "Das Sicherheitsteam war sich nicht sicher, wie einfach es sein würde, alle dazu zu bringen, sich anzumelden und teilzunehmen", gab das Unternehmen zu. "Aber alle haben mitgemacht, und es war einfach. Die Abteilung hat einen echten Bedarf an Weiterbildung, und Panopto hat es ihnen jetzt unglaublich leicht gemacht."

Die Sicherheitsabteilung kann nun nach Belieben aktuelle Schulungen durchführen, ohne Ressourcen für sich wiederholende Live-Schulungen und komplizierte Terminplanung zu verschwenden. Außerdem können sie mit Panopto Analytics den Fortschritt ihrer Mitarbeiter durch die Kurse verfolgen.

 

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen ist ein wissensgetriebenes Unterfangen. Neue Mitarbeiter müssen die Unternehmensabläufe, grundlegende Produktkenntnisse und die Geschäftsstrategie so schnell und effizient wie möglich aufnehmen.

Aber wie ein Business Analyst betonte: "Oft kann es für einen neuen Mitarbeiter sehr schwierig sein, eine Stunde mit dem Produktmanager zu vereinbaren, um einen Überblick über das Produkt zu bekommen. Es ist viel einfacher, sich bei Panopto anzumelden, ein 20-minütiges Video anzusehen und dann einige fundierte Fragen für ein 10-15-minütiges Meeting zu formulieren. Das spart am Ende allen Zeit und macht den gesamten Prozess produktiver."

Es gibt offensichtliche Vorteile, wenn man Zugang zu einer Bibliothek mit durchsuchbaren, gut vorbereiteten Produktaufnahmen auf Abruf hat. Solche Videos tun mehr als nur Produktinformationen für einen neuen Mitarbeiter zu destillieren. Sie vermitteln auch eine Menge über die Kultur des Unternehmens und die Menschen, die es leiten. Neue Mitarbeiter sehen die Gesichter und hören die Stimmen der wichtigsten Mitarbeiter. Und sie lernen deren Stile und Persönlichkeiten kennen.

Durch die Kombination von Video, Audio, PowerPoint, Screen-Capture und mehr hilft Panopto, den Onboarding-Prozess zu einem immersiven Erlebnis zu machen.

 

Berichte aus der C-Suite

Der CEO des Unternehmens nutzt Panopto auch persönlich.

Der CEO war bestrebt, für Transparenz im Unternehmen zu sorgen, und hatte zuvor mit den Mitarbeitern über traditionelle Methoden der Führungskommunikation kommuniziert, darunter Town-Hall-Veranstaltungen und E-Mail-Newsletter.

Diese Maßnahmen erwiesen sich jedoch oft als unzureichend. Town Halls erwiesen sich als unbequem, da die Mitarbeiter an verschiedenen Orten zu ungeraden Zeiten in der Nacht und am frühen Morgen einschalten mussten. Und Text-Newsletter machten es schwierig, das Engagement der Mitarbeiter für den Inhalt zu ermitteln und erlaubten es Young nicht, seine Persönlichkeit und die Unternehmenskultur zu vermitteln, die er vermitteln wollte.

Panopto war die perfekte moderne Kommunikationslösung für Führungskräfte. Erstens bot es dem CEO ein ansprechendes Medium, um die Unternehmenstransparenz zu verbessern und mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt zu kommunizieren. Alle ein bis zwei Wochen zeichnete er ein kurzes Executive Update auf - mit Einblicken in das Geschäft und Informationen über neue Initiativen, die sich die Mitarbeiter überall auf Abruf ansehen konnten.

Zweitens benötigte Panopto weder ein firmeneigenes Aufnahmestudio noch ein teures AV-Team. Stattdessen nahm der CEO die Videos einfach in seinem Büro an seinem Schreibtisch mit der Webcam an seinem Laptop auf.

Drittens konnten die Videos sofort für seine Mitarbeiter verfügbar gemacht werden. Mit Panopto wurde jede Aufnahme automatisch in die zentrale Videobibliothek hochgeladen und so verarbeitet, dass die Mitarbeiter das Video auf jedem Gerät ansehen konnten. Innerhalb weniger Minuten konnte der CEO wichtige Botschaften und neue Erkenntnisse aufnehmen und mit seiner gesamten Organisation teilen.

Schließlich bot Panopto integrierte Tools, um das Engagement der Mitarbeiter zu messen und Feedback zu erhalten. Für jedes Video konnte das Unternehmen dank der Analysefunktionen von Panopto sehen, wie viele Mitarbeiter das Video angesehen haben und wie viel sie davon gesehen haben.

Auch bei der Produktion von formelleren Inhalten verlässt sich der CEO auf Panopto. So wird ein offizieller Quartalsbericht mit dem CFO des Unternehmens per Webcast übertragen. Diese Präsentation dauert in der Regel eine Stunde, und das Unternehmen hat festgestellt, dass seine Mitarbeiter durch die Aufzeichnung des Webcasts mit Panopto das Programm jederzeit ansehen können, wenn es in ihren Arbeitsplan passt.

"Für die Mitarbeiter im asiatisch-pazifischen Raum war der Einsatz von Panopto für die Aufzeichnung des Quartalsberichts von großer Bedeutung", sagt das Unternehmen. "Die Informationssicherheit ist hier sehr streng. Bevor wir Panopto einsetzten, war es unglaublich schwierig, eine einstündige Videodatei zu verteilen. Wir mussten die Dateien auf einen FTP-Client hochladen und dann den sicheren Zugriff über mehrere Intranets koordinieren, was fast immer eine Reihe von Problemen mit sich brachte. Das war ein echter Hemmschuh für die Zusammenarbeit."

Mit Panopto können sich Mitarbeiter in jedem Büro auf der ganzen Welt von ihren Laptops oder Mobiltelefonen aus einloggen und Aufnahmen sofort ansehen, sobald sie hochgeladen werden. Und die adaptive Streaming-Technologie von Panopto sorgt für ein reibungsloses Wiedergabeerlebnis, unabhängig von den Netzwerkbedingungen des Betrachters. "Es ist sofort. Es ist Web-fähig. Es ist einfach perfekt für unsere Gesprächspartner auf der ganzen Welt."

 

Aufzeichnung von WebEx-Meetings

Eine Business-Analystin hat kürzlich ihre erste Panopto-Aufnahme eines WebEx-Meetings gemacht.

Es handelte sich um eine Herstellerdemonstration für eine Gruppe interner Mitarbeiter, aber einige wichtige Personen konnten nicht teilnehmen und baten ausdrücklich um eine Panopto-Aufzeichnung. "Ich war sehr zufrieden damit, wie einfach es war, eine WebEx-Übertragung aufzuzeichnen, und ich war von der Qualität der Aufzeichnung beeindruckt", so der Analyst. "Das waren auch die Kollegen, die die Anfrage gestellt haben."

Durch die Aufzeichnung von WebEx- und GoToMeeting-Webkonferenzen mit Panopto erhalten die Mitarbeiter des Unternehmens eine durchsuchbare Aufzeichnung des Geschehens, die in High Definition aufgenommen wurde und per Mausklick zur On-Demand-Ansicht zur Verfügung steht.

 

Integration einer globalen Belegschaft

Das Unternehmen verfügt über Niederlassungen in den USA und der EU und ist dabei, eine starke Präsenz in Asien aufzubauen. Aber wie bei allen großen globalen Unternehmen ist die Zusammenarbeit über Grenzen, Kulturen und internationale Zeitzonen hinweg eine ständige Herausforderung.

"Es kann ziemlich schwierig sein, einen Produktmanager in New York mit, sagen wir, einem Support-Mitarbeiter in unserem Büro in Asien zu verbinden", erklärt ein Manager. "Aber mit Panopto können sie Aufnahmen während ihrer eigenen Geschäftszeiten erstellen oder ansehen, wodurch die Zeit- und Ortsunterschiede effektiv beseitigt werden."

Ein perfekter Test dieser Fähigkeit kam mit einer kürzlichen Firmenübernahme. Mit mehreren Niederlassungen in China, Japan und Australien befand sich das übernommene Unternehmen buchstäblich auf der anderen Seite der Welt - und wie jedes Unternehmen, das in eine größere, komplexere Organisation eingegliedert wird, hatten seine Mitarbeiter eine Menge Boden zu überwinden.

Nach der Übernahme brauchten die Mitarbeiter einen Crashkurs in den Produktlinien und der Geschäftsstrategie des Unternehmens, um die erweiterte Produkt- und Dienstleistungspalette effektiv anbieten zu können.

Die Produktmanager des Unternehmens hatten die perfekte Ressource in der Bibliothek der aufgezeichneten Produktübersichten und -demonstrationen, die sie gerade erstellt hatten. Diese Videos wurden zu einem unverzichtbaren Lernwerkzeug für neue Mitarbeiter.

"Die Integration kann schwierig sein", bemerkte ein Manager. "Es gibt viel zu lernen und zu verarbeiten, nachdem man übernommen wurde, und in diesem Fall arbeiten wir wirklich nicht dieselben Stunden. Da gibt es keine Überschneidungen. Panopto war ein wichtiges Werkzeug im Integrationsprozess."

 

Die Zukunft: Ausweitung des Einsatzes im gesamten Unternehmen

Das Unternehmen nutzt Panopto nun für die Aufzeichnung von Webcasts, die Durchführung von Online-Schulungen, die Erstellung von Produktdemonstrationen und die Unternehmenskommunikation. . Und mit Hunderten von Stunden neu aufgezeichneter, durchsuchbarer Inhalte sind sie auf dem besten Weg, eine leistungsstarke Unternehmensvideobibliothek aufzubauen.

"Dies begann als relativ kleiner Aufwand und hat sich einfach verselbständigt", meint ein Business Analyst. "Ich bekomme buchstäblich jeden Tag E-Mails von Leuten, deren Namen ich nicht kenne, aus anderen Unternehmensbereichen, die mich bitten, Panopto bei ihrer täglichen Arbeit zu nutzen. Schließlich will sich niemand lange E-Mails oder dichte Richtlinien durchlesen. Sie bevorzugen es, wenn man es ihnen sagt, wo immer es möglich ist. Und da unsere Aufnahmen alle durchsuchbar sind, geben wir ihnen genau die Informationen, die sie brauchen. Das hat sich als unglaublich effektiv erwiesen."