Wir alle verbringen einen großen Teil unseres Arbeitslebens in Meetings. Allein in den Vereinigten Staaten schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass wir gemeinsam zwischen 125 Millionen und 640 Millionen Stunden an Meetings abhalten jeden Monat. 

Und das ist nur die Zeit, die im Konferenzraum verbracht wird - eine umfassende Analyse der Kalender von Schlüsselmitarbeitern in einem Unternehmen, die von der Firma Bain & durchgeführt und in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, ergab, dass die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines einzigen wöchentlichen Meetings der Führungskräfte eine schwindelerregende 300.000 Stunden pro Jahr.

Verschwendete Zeit? Nun, ein Teil davon, fast sicher. 

Aber alles davon? Nicht einmal annähernd. 

Meetings sind nach wie vor eine der effektivsten Möglichkeiten für Mitarbeiter, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen im Detail und helfen letztlich, die bestmöglichen Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.

 

Das heißt, Meetings haben sich etwas redlich verdient einen Ruf als Produktivitätskiller - die Teilnehmer werden gezwungen, ihre Arbeit komplett zu unterbrechen und ihren Schreibtisch zu verlassen, um zum Besprechungsort zu gehen. Die Kognitionswissenschaft sagt uns, dass es dauern kann bis zu einer halben Stunde für Menschen, sich nach einer Unterbrechung wie einem Meeting wieder zu konzentrieren und mit vollem Tempo weiterzuarbeiten. Es ist also nicht schwer zu verstehen, wie selbst mehrere Meetings an einem Tag den Fortschritt einer Aufgabe ernsthaft beeinträchtigen können.

Aber weil es immer noch von enormem Wert ist, sich mit Kollegen und Partnern zu treffen, um Initiativen im Detail zu besprechen, sich über Fortschritte auszutauschen, Blockaden zu beseitigen und vieles mehr, Treffen bestehen. 

Erst jetzt haben Führungskräfte in fast allen Unternehmen begonnen, nach neuen Lösungen für alte Probleme zu suchen, die ihnen dabei helfen, die "Meeting-Kultur" ihres Unternehmens neu zu gestalten. 

Bessere Meetings als Teil der Organisationskultur einfordern

Das Ziel der meisten dieser Initiativen ist es, die Zeit zu minimieren, die Mitarbeiter in Meetings verbringen, und sicherzustellen, dass die Meetings, die sind gehalten werden, effektiv betrieben werden. 

Amazon, zum Beispiel, hat seine eigene Version des gewendetes Meetingund verlangt von einem Mitarbeiter, der eine Besprechung plant, dass er im Voraus ein vier- bis sechsseitiges Memo mit allen relevanten Informationen, die die Teilnehmer benötigen, bereitstellt. Dies reduziert (hoffentlich) die Zeit, die die Teilnehmer damit verbringen, passiv zuzusehen, wie der Organisator des Meetings diese Details persönlich vorstellt, und hilft so im Idealfall dem Team, schneller die notwendigen Diskussionen zu führen und die notwendigen Entscheidungen zu treffen. 

Und obwohl Amazons Format vielleicht nicht für jedes Unternehmen geeignet ist, gibt es Themen in Die einzigartige Meeting-Kultur von Amazon die häufig in den neuen konventionellen Weisheiten auftauchen, um eine einfachere Zusammenarbeit zu ermöglichen und die Produktivität zu maximieren, indem weniger Zeit in Meetings verschwendet wird.

Es beginnt immer mit den besten Absichten, aber es gibt keinen Mangel an schlechten Ratschlägen , wie man effektivere Meetings abhält. 

 

Von willkürlichen Beschränkungen der Länge von Meetings und der Anzahl der Teilnehmer bis hin zu der Forderung, dass jeder für die Dauer des Meetings stehen muss oder sogar, dass jeder Notizen machen muss - diese "Best Practices" sind meist aus Frustrationen über schlechtes Verhalten in Meetings entstanden. 

Glücklicherweise gibt es ein paar Ideen, die wirklich zu einem besseren Meeting beitragen können - bessere Möglichkeiten, die Mitarbeiter zu engagieren, sie konzentriert zu halten und letztendlich die Zusammenarbeit während der Meetings zu verbessern, ohne zusätzliche Zeit zu verschwenden. 

Und in den letzten ein oder zwei Jahren hat eine dieser Ideen begonnen, schnell an Popularität zu gewinnen, vor allem, weil es sowohl eine einfache Aufgabe ist, die zu jedem Meeting hinzugefügt werden kann, als auch überraschend effektiv, um Meetings interaktiver und einfacher zu gestalten. 

Das Geheimnis? Aufzeichnung jeder einzelnen Besprechung in Ihrem Büro.

 

Durch Aufnahme von Sitzungen und deren Archivierung in einem zentrale, durchsuchbare BibliothekSie erstellen eine perfekte Aufzeichnung der genauen Gespräche, die stattgefunden haben - die später von denjenigen, die dabei waren, denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, und sogar von anderen in Ihrer Organisation, die vielleicht nach Informationen suchen, die in Meetings besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben, referenziert werden können. 

Wenn Sie jede Besprechung standardmäßig aufzeichnen, geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe, indem Sie sicherstellen, dass alle richtigen Personen zu einer Besprechung beitragen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Sie geben den Teilnehmern auch die Möglichkeit, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen, da durch die Videoaufzeichnung die Notwendigkeit entfällt, umfangreiche Notizen zu machen. 

Die Aufzeichnung von Meetings bietet Ihren Mitarbeitern eine wertvolle Quelle für detaillierte Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können, und das ohne zusätzlichen Aufwand. Sie klicken einfach auf "Aufzeichnen" und halten das Meeting wie gewohnt ab, aber jetzt müssen Sie keine langen Zusammenfassungs-E-Mails oder "Nächste Schritte"-Memos mehr tippen. 

Aufzeichnung und Archivierung von Besprechungen ist eine einfache Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu ermöglichen, sowohl während des Meetings als auch nach dessen Ende. Aber ein aufgezeichnetes Meeting ist nur so nützlich wie das Meeting selbst - wie also kann eine Organisation eine Kultur fördern, die nützliche, produktive Meetings begünstigt? 

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7 Prinzipien zur Schaffung einer effektiveren Meeting-Kultur

Es gibt 7 Prinzipien der Meeting-Kultur, die eine effektivere Kommunikation und produktivere Zusammenarbeit unterstützen. Lassen Sie uns einen Blick auf jedes einzelne werfen:

1. Planen Sie die richtige Zeitspanne ein

Um die Zeit, die Menschen in Meetings verbringen, zu begrenzen, sind einige Organisationen dazu übergegangen, Meetings auf eine bestimmte Maximallänge zu beschränken, um die Zeit, die Menschen in Meetings verbringen, zu reduzieren. Aber diese schwerfällige Taktik macht Meetings oft nur noch weniger effizient - wenn 15 oder 30 Minuten einfach nicht ausreichen, um alles abzudecken, bleiben Meeting-Plattformen nichts anderes übrig, als noch mehr Meetings anzusetzen. 

Ermutigen Sie stattdessen Ihre Mitarbeiter, darüber nachzudenken, was sie erreichen. in ihren Meetings zu erreichen, und je nach diesen Zielen eine angemessene Zeit für das Meeting einzuplanen - ob das nun 10 Minuten oder 2 Stunden sind. Solange das Meeting wirklich nützlich ist, werden die Leute es bei weitem vorziehen, die Diskussion komplett durchzuarbeiten, als die Konversation über mehrere Sitzungen aufzuteilen, nur wegen irgendeiner willkürlichen Zeitbegrenzung. Und egal wie lange die Besprechung dauert, solange Sie aufzeichnen, kann jemand, der aufgrund eines Konflikts zu spät kommt oder früher geht, immer noch nachholen, was er im Video verpasst hat, und mit dem Rest des Teams weiterarbeiten.

2. Die richtigen Leute einladen

Amazon hat eine "Zwei-Pizza-Regel" - im Grunde sollten zwei Pizzen ausreichen, um alle eingeladenen Teilnehmer eines Meetings zu versorgen. Wenn Ihre Teilnehmerliste zu groß ist, um mit zwei Pizzen satt zu werden, bedeutet das, dass Sie zu viele Leute eingeladen haben und Ihre Gästeliste für das nächste Mal kürzen sollten. 

Natürlich möchte niemand an einem Meeting teilnehmen, das für ihn nicht relevant ist. Und objektiv gesehen haben es kleinere Gruppen oft leichter, einen Konsens zu finden. Aber wenn Ihre Leute feststecken und versuchen, herauszufinden, wer nicht wertvoll genug ist, um die nur damit sie sich an eine willkürliche Teilnehmerzahl halten können, läuft Ihre Organisation Gefahr, wertvolle Ideen und Erkenntnisse während der Meetings zu verpassen. 

Die Implementierung einer "Ladet die richtigen Leute ein"-Richtlinie zwingt Ihre Mitarbeiter dennoch dazu, sich genau zu überlegen, wer an ihren Meetings teilnehmen soll. Und wenn garantiert ist, dass es eine Aufzeichnung des Meetings geben wird, kann jeder, der vorher vielleicht "nur zur Information" eingeladen wurde, leichter mit konkurrierenden Prioritäten jonglieren.

3. Agenda für die Sitzung festlegen

Eine gute Agenda sollte mehr tun, als die Gedanken der Person zu organisieren, die das Meeting organisiert. Sie sollte jedem einzelnen Teilnehmer helfen, zu verstehen, was in der Besprechung behandelt wird, und letztlich sollte sie ihm helfen, zu entscheiden - noch bevor die Besprechung beginnt -, ob die Besprechung die Zeit wert ist, die er für die Teilnahme benötigt. 

In Unternehmen, die ihre Meetings nicht aufzeichnen, können Tagesordnungen leicht übersehen werden. Schließlich gibt es in einer Kultur, in der Meetings nur in Echtzeit stattfinden und das Verpassen eines Meetings bedeutet, alles zu verpassen, was dort präsentiert wird, einen starken Anreiz, an jedem Meeting teilzunehmen, "nur für den Fall". 

Indem Sie alle Ihre Besprechungen aufzeichnen, geben Sie den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Auswahl, an welchen Besprechungen sie teilnehmen und welche sie sich auf Abruf ansehen können. Während die Aussicht auf leere Konferenzräume einige Organisatoren von Meetings zunächst erschrecken mag, können Sie zwei hilfreiche Ergebnisse erzielen, wenn Sie die Erwartung aufstellen, dass die Organisatoren im Vorfeld jedes Meetings eine Agenda mit den Zielen, der Struktur und den grundlegenden Diskussionspunkten für dieses Meeting teilen müssen: 

1. Sie geben den Organisatoren von Meetings einen Anreiz, nur wirklich wertvolle Meetings zu planen, damit sich niemand entschließt, daran teilzunehmen, und
2. Sie ermöglichen es allen anderen, zu sehen, wo sie den größten Mehrwert schaffen können bevor sie sich auf den Zeitplan festlegen, und helfen ihnen so, ihre eigene Produktivität zu maximieren. 

 

4. Materialien im Voraus senden

Wollen Sie wissen, wo in heutigen Meetings die meiste Zeit verschwendet wird? Es ist nicht am Ende - dort werden Diskussionen geführt und Entscheidungen getroffen. Vielmehr findet die meiste ineffektive Zeit in Meetings am Anfang statt, wenn jemand (in der Regel der Organisator) manchmal bis zu 75 Prozent der geplanten Meeting-Zeit damit verbringt, "alle auf den neuesten Stand zu bringen". 

Obwohl es natürlich wichtig ist, dass alle auf derselben Seite beginnen, bevor sie Entscheidungen treffen, gibt es keinen Grund, die ersten 45 Minuten jedes einstündigen Meetings damit zu verbringen, passiv zuzusehen, wie sich jemand durch ein Foliendokument drückt. Tatsächlich ist eine der besten Möglichkeiten, die Zeit zu reduzieren, die Ihre Mitarbeiter in Meetings verbringen, die folgenden die Präsentationen ganz aus dem Meeting herausnehmen - Auf diese Weise kann die gesamte Zeit damit verbracht werden, aktiv zusammenzuarbeiten und Probleme zu lösen. 

Ermutigen Sie Mitarbeiter, relevante Dokumente zu senden voraus der Besprechung, oder besser noch, lassen Sie sie eine kurze Videopräsentation von dem, was sie sonst zu Beginn des Meetings herunterlaufen lassen würden. Legen Sie dann die Erwartung fest, dass die Teilnehmer diese Informationen überprüfen müssen vor die Besprechung beginnt. Indem Sie den Präsentationsteil des Meetings vorher freigeben und durchsehen, ermöglichen Sie den Teilnehmern, den Inhalt in ihrem eigenen Tempo durchzusehen (so können diejenigen, die mit dem Thema vertraut sind, schnell überfliegen, während andere sich mehr Zeit nehmen können), und die Meetingzeit kann auf genau die Zeit reduziert werden, die alle für die endgültige Entscheidung benötigen. 

Weiterführende Lektüre: Ein besseres Meeting findet statt, bevor Sie die Tür des Konferenzraums erreichen

 

5. Ablenkungen minimieren

Meetings sind weniger produktiv, wenn die Teilnehmer nicht engagiert sind. Das bedeutet, dass Ablenkungen wie das Abrufen von E-Mails, das Anfertigen von Notizen oder Multitasking im Allgemeinen Meetings weniger effektiv machen können. Studien haben sogar gezeigt, dass eine einzige abgelenkte Person eine Wasserfall-Effekt auf andere um sie herum, die Aufmerksamkeit der anderen in der Nähe usurpieren. 

Auch wenn ein Verbot von Laptops und anderen Geräten während Meetings für Ihr Unternehmen zu extrem erscheinen mag, kann eine Minimierung des Bedarfs an diesen Geräten dazu beitragen, Ablenkungen zu beseitigen und die Teilnahme zu erhöhen. Das ist ein Teil des Wertes der Aufzeichnung von Meetings - wenn niemand seinen Laptop offen halten muss, um detaillierte Notizen zu machen, muss auch niemand gegen all die anderen Ablenkungen kämpfen, die der Laptop enthalten könnte. In einer Welt, in der die Aufmerksamkeitsspanne in Sekunden gemessen werden kann, ist dies ein kleiner Schritt, der das Potenzial hat, zu großen Veränderungen zu führen. 

6. Aktionspunkte zuweisen

Am Ende des Meetings ist es eine bewährte Praxis, dass der Meeting-Gastgeber Aktionspunkte und Pläne für alle themenfremden Diskussionen zuweist, die auf den "Parkplatz" verwiesen wurden. Aber all das abzutippen, um es nach jeder Besprechung mit dem Team zu teilen, kann schnell zu einer Arbeit für sich werden, die Minuten oder sogar Stunden der Zeit des Organisators nach jeder Besprechung verschlingt. 

Auch hier kann die Aufzeichnung von Meetings helfen, Zeit zurückzugewinnen, indem sie Routinearbeiten eliminiert. Wenn Sie Ihre Meetings aufzeichnen, erstellen Sie automatisch eine Kurzreferenz, die alle nächsten Schritte enthält, ohne dass jemand auch nur eine Minute damit verbringen muss, alles abzutippen. 

7. Aufzeichnungen von Meetings für die zukünftige Zusammenarbeit nutzen

Heutzutage sind wir daran gewöhnt, die Zusammenarbeit außerhalb des Besprechungsraums (oder über die Telefonkonferenz hinaus) durch E-Mails, gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitäts-Hubs wie Slack fortzusetzen. Aber keine dieser Kommunikationslösungen macht es einfach, bestimmte Diskussionen, die während eines Meetings stattgefunden haben, wieder aufzugreifen - oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines völlig neuen Dokuments oder Nachrichten-Threads. 

Wenn Sie Meeting-Aufzeichnungen mit einem Video-Plattform wie Panopto kann dieses Video zum Hauptpunkt der zukünftigen Zusammenarbeit werden, indem Diskussionen mit Zeitstempeln direkt im Video geführt werden. Und wenn jemand zu einem späteren Zeitpunkt einem Projekt beitritt, kann er sich ganz einfach auf den neuesten Stand bringen, indem er sich das Video ansieht und die zugehörigen Unterhaltungen durchgeht.

Warten Sie nicht mit der Aufzeichnung Ihrer Firmenbesprechungen

Panopto ist eine All-in-One-Videoplattform, die es Unternehmen ermöglicht, alle Meetings ihres Unternehmens automatisch aufzuzeichnen und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek zu archivieren. Sie lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme von heute integrieren, sodass Sie ganz einfach mit der Aufzeichnung Ihrer Meetings beginnen können - ohne die Art und Weise Ihrer Meetings ändern zu müssen. 

Panopto wurde von Forester für die "beste Unterstützung für die Videosuche" ausgezeichnet und ermöglicht es Ihnen, die gesprochenen und gezeigten Wörter in jedem Video in Ihrer Bibliothek zu suchen und dann genau zu dem Moment zu springen, in dem ein Thema diskutiert wird. Das bedeutet, dass Ihre Videos nicht nur eine nützliche Aufzeichnung sind, sondern sogar ein wertvoller, referenzierbarer Teil der Wissensbasis Ihres Unternehmens werden können. 

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