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Ein besseres Meeting beginnt vor dem Konferenzraum

Zu viele unserer Meetings beginnen mit wenig mehr als einer schnellen Tagesordnung und einer Menge Wunschdenken.

Wir hoffen, dass die richtigen Leute teilnehmen, dass sie aus dem Stegreif wissen, welche Informationen wir brauchen, und dass wir uns einen tragfähigen Konsens einreden können. Was wir oft bekommen, sind teilweise besuchte Sitzungen mit teilweise informierten Teilnehmern, die oft nur in der Lage sind, die Ideen des Sitzungsplaners zu akzeptieren oder zu verwerfen, anstatt als Gruppe intelligente Gedanken zu entwickeln.

Es gibt einen besseren Weg: Das Flipped Meeting.

Es ist ein neues Format, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann – alles, was nötig ist, ist eine einfache, grundlegende Änderung von zwei der Erwartungen, die wir an unsere Meetings haben.

Wenn Sie erst einmal alle Parteien an den Tisch bekommen haben, ist Ihr grundlegendes Flipp-Meeting einfach. Es gibt nur einen Haken: Sobald Sie alle am Tisch sitzen, haben Sie die Gelegenheit zum Flippen bereits verpasst.

Um ein Meeting umzudrehen , muss der Organisator des Meetings im Voraus planen - und kommunizieren. Ob Ihr nächstes geflipptes Meeting erfolgreich ist oder scheitert, hängt fast immer von der Arbeit ab, die geleistet wird, bevor überhaupt jemand die Tür des Konferenzraums öffnet.

Die Grundlagen eines Flipped Meetings: Ein Leitfaden

Um den Erfolg Ihres geflippten Meetings sicherzustellen, gibt es drei wesentliche Elemente, die Sie im Vorfeld vorbereiten und weitergeben müssen:

  • Ihr(e) Ziel(e) für die Besprechung. Sie können eine Besprechung nicht umdrehen, wenn Sie nichts haben, was die versammelte Gruppe erreichen soll. Welche Arbeit möchten Sie erledigt haben? Welche Entscheidungen wollen Sie treffen? Seien Sie konkret.
  • Ihr(e) Lenker für die Besprechung. Der Lenker für die Besprechung sollte die Befugnis haben sicherzustellen, dass die Besprechung zu Ergebnissen führt, und nach diesen Ergebnissen zu handeln. In den meisten Fällen werden das Sie sein, aber in manchen Fällen müssen Sie Ihren Chef (oder ein anderes Teammitglied) darauf vorbereiten, die Leitung zu übernehmen.
  • Ihre Materialien für das Treffen. Der Sinn eines Gruppentreffens ist es, zu diskutieren, daher sollten Sie im Voraus einen Diskussionsleitfaden vorbereiten. Geben Sie den Teilnehmern die Informationen, die sie brauchen, um sich sachkundig beteiligen zu können, und genug Zeit, um alles vernünftig durchzugehen.

Was die Vorlaufzeit betrifft, so sind 24 Stunden der Goldstandard. Wenn Sie das Flipped-Meeting-Format gerade erst ausprobieren, beginnen Sie damit und evaluieren Sie, wie die Leute reagieren. Vielleicht stellen Sie fest, dass 48 oder 72 Stunden für Ihr Team besser geeignet sind oder dass stattdessen nur ein paar Stunden Vorlaufzeit für Meetings, die später am Tag angesetzt sind, perfekt funktionieren.

Was die Weitergabe von Informationen angeht, so ist auch dies etwas, das Sie mit Ihrem Team testen und optimieren sollten. Vielleicht stellen Sie fest, dass die gleiche PowerPoint-Präsentation, die Sie bereits erstellen, perfekt funktioniert, oder dass eine kurze Gliederung in Stichpunkten per E-Mail ausreicht. Oder Sie stellen fest, dass die Einführung eines neuen Modells das Ergebnis verbessert – Amazon organisiert seine Meetings jetzt bekanntermaßen mit 6-seitigen Word-Dokumenten.

Lesen Sie dazu: Amazon verdoppelt das Verbot von Präsentationen in Meetings

 

Unabhängig vom Format besteht der entscheidende Teil des Informationsaustauschs darin, tatsächlich genügend Informationen auszutauschen, damit die Teilnehmer fundierte Entscheidungen treffen können. Zu Beginn kann es hilfreich sein, einen dokumentierten Rahmen zu verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen geteilt werden, während Sie herausfinden, was für Ihre Organisation richtig ist.

Der sechsteilige Rahmen für den Informationsaustausch

  • Kontext oder Frage: Was ist das Problem, das gelöst werden muss, oder die Maßnahme, die ergriffen werden muss, in 1-2 Sätzen?
  • Größere Vision: Was sind die übergeordneten Ziele, die auf einer hohen Ebene beschreiben, wie Erfolg aussieht?
  • Grundsätze: Was sind die dauerhaften, leitenden Prinzipien für unsere Organisation, die wir zur Bewertung dieser Entscheidung oder Arbeit verwenden werden?
  • Annahmen: Was sind die grundlegenden Annahmen bei der Formulierung von Optionen? Welches sind die wichtigsten Fakten, die für die anstehende Entscheidung oder Arbeit relevant sind?
  • Optionen: Was sind die wichtigsten alternativen Optionen, die zur Verfügung stehen? Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen?
  • Empfehlung: Welche Option empfehlen Sie den Zuhörern? Warum? Was sind die nächsten Schritte?

 

Wenn die Besprechung beginnt

Während ein geflipptes Meeting im Vorfeld ein wenig mehr Arbeit erfordert, werden Sie während der Sitzung die Früchte ernten. Der Schlüssel ist, dass Ihre Rolle jetzt nicht darin besteht, zu dozieren, sondern die Diskussion und die Arbeit zu leiten.

Ein paar Tipps, damit Ihr Flipped Meeting effizient abläuft:

    • Beginnen Sie mit einer kurzen Zeitspanne für die unabhängige Überprüfung der Besprechungsunterlagen - damit Sie wissen, jeder sie gelesen hat. Versuchen Sie 5 Minuten für ein 30-minütiges Meeting, 10 Minuten für eine Stunde.
    • Beauftragen Sie jemanden, sich Notizen zu machen. Eine vollständige Niederschrift ist nicht notwendig, aber eine gute Zusammenfassung der eingenommenen Positionen und getroffenen Entscheidungen ist nützlich.
    • Definieren Sie das Ziel des Meetings, das Sie abhalten und wiederholen Sie das/die Ziel(e). Tun Sie dies zu Beginn, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind.
    • Eröffnen Sie das Wort zur Diskussion/Arbeit. Das war's! Beginnen Sie, auf Ihr Ziel hinzuarbeiten.
    • Beenden Sie die Diskussion wenn eine Entscheidung getroffen, die Arbeit abgeschlossen oder ein weiterer Fortschritt unmöglich ist. Treffen Sie sich nicht eine Sekunde länger als nötig.
    • Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen zusammen. Eine kurze E-Mail-Zusammenfassung und eine Erinnerung an die nächsten Schritte helfen, die Arbeit in Gang zu halten. Versuchen Sie, eine solche Zusammenfassung vor dem Ende des Tages für die Gruppe fertig zu haben.

Wie bei jedem neuen Prozess kann es einige Zeit dauern, bis sich Ihre Organisation an diese neue Arbeitsweise gewöhnt hat. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Art und Weise zu optimieren, wie Ihr Team seine Meetings durchführt - um noch mehr Zeit zu sparen, noch mehr zu erledigen und noch mehr zu erreichen.

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