Das Identifizieren, Sammeln, Produzieren und Überprüfen von elektronisch gespeicherten Informationen und Inhalten, die für Audits und Rechtsstreitigkeiten benötigt werden - ein Prozess, der als Electronic Discovery oder eDiscovery bekannt ist - ist für viele größere Organisationen zu einem grundlegenden rechtlichen Verfahren geworden.

eDiscovery ist keine kleine Herausforderung. Unternehmen müssen nicht nur erkennen, welche Informationen vorhanden sind, sondern auch, wo sie gespeichert sind und wie sie gesammelt, überprüft und für eine breitere Nutzung produziert werden können - oft unter erzwungenen Fristen mit dem Potenzial, Bußgelder und Strafen zu ziehen.

Jede Information, die in elektronischer Form gespeichert ist, kann nach den gängigen eDiscovery-Regeln produziert werden - und während diese Definition sicherlich traditionelle Bürodokumente und E-Mails einschließt, bedeutet sie zunehmend auch Video.

Video: Die nächste große Herausforderung für Electronic Discovery

Video ist eine der am schnellsten wachsenden Arten von Inhalten in der heutigen Unternehmenswelt und wird für alles verwendet, von Telefonkonferenzen und Webinaren bis hin zu Schulungen, Marketing, Kommunikation mit Führungskräften und Investoren, Verkaufsprospektion, Kundendienst und mehr.

Schauen Sie sich einfach die Daten an:

• Laut dem EMC Digital Universe Report machen unstrukturierte Informationen wie Videos bereits 90 % aller digitalen Informationen aus, die erstellt werden, und sie wachsen 2-3 mal so schnell wie strukturierte Daten.
• Palo Alto Networks berichtet, dass sich die Menge des Video-Streamings über Unternehmensnetzwerke in den ersten sechs Monaten 2012 mehr als verdreifacht hat .
• Laut Gartner Research werden große Unternehmen bis 2016 mehr als 16 Stunden Video pro Mitarbeiter und Monat streamen. Das entspricht 45 Minuten Video, jeden Tag.

Nur 3 Jahre, nachdem Microsoft seine eigene interne Videoplattform geschaffen hatte, stellte das Unternehmen fest, dass seine Mitarbeiter jährlich 9.000 neue Videos aufnahmen - fast 1 Video pro 10 Mitarbeiter, jedes Jahr.

Video schafft 3 eDiscovery-Herausforderungen

Da immer mehr Videos erstellt werden, wird die Suche in den Videos immer wichtiger für eDiscovery. Dennoch stellen Videos die Experten für elektronische Discovery vor drei verschiedene Probleme.

Erstens: Die Suche nach dem eigentlichen Inhalt eines Videos ist traditionell sehr schwierig
Herkömmliche Videosysteme können Videos nur anhand von manuell angehängten Metadaten wie Titel, Autor und einigen wenigen Themen-Tags durchsuchen. Wenn Geschäftsvideos in der Regel 30 bis 60 Minuten oder länger sind, ist es für diese begrenzte Menge an Metadaten unmöglich, den gesamten Inhalt der Datei genau wiederzugeben.

Zwei: Unzusammenhängende Videospeicherung bedeutet, dass wichtige Dateien übersehen werden können
Unternehmen, die nicht über ein Video-Content-Management-System (oft auch als Videobibliothek oder "Unternehmens-YouTube" bezeichnet) verfügen, haben in der Regel Videodateien, die über die SharePoint-Websites des Unternehmens, Dateifreigaben, Festplatten der Mitarbeiter und sogar auf öffentlichen Websites wie DropBox und YouTube verstreut sind. Dies erschwert die Durchführung einer vollständigen Prüfung Ihrer Videodateien und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass vertrauliche Materialien unsachgemäß gespeichert, freigegeben oder außerhalb der Unternehmensstandards aufbewahrt werden.

Drittens: Das Überprüfen von Videodateien nimmt viel Zeit in Anspruch - zu erheblichen Kosten
Ohne eine Möglichkeit, Videos nach relevanten Inhalten zu durchsuchen, wird Ihr eDiscovery-Prozess unweigerlich jemanden dazu zwingen, entweder eine Video-Timeline zu durchforsten, um jedes Video zu überprüfen, oder möglicherweise sogar jede Datei von Anfang bis Ende zu betrachten. Da Unternehmen immer mehr Videos aufzeichnen, können die rechtlichen Kosten für diesen Arbeitsablauf schnell astronomisch werden.

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Besseres eDiscovery erfordert eine bessere Video-Plattform: Panopto

Für die elektronische Discovery hat Video den Wendepunkt überschritten - es wird einfach zu viel jeden Tag erstellt, um es ohne effektive Suche verantwortungsvoll zu verwalten.

Das macht Smart Search by Panopto zu einem unverzichtbaren Bestandteil Ihres eDiscovery-Programms.

Smart Search ist das branchenweit umfassendste Tool zum Durchsuchen des tatsächlichen Inhalts jedes Videos in Ihrer Bibliothek. Keine andere Unternehmensvideoplattform kann Sie so gut beim Durchsuchen Ihrer Videos unterstützen wie Panopto.

Smart Search von Panopto ermöglicht es jedem, Videoinhalte so einfach zu durchsuchen wie ein Dokument, eine Website oder eine E-Mail.

Mit Smart Search kann nun jede Aufnahme - ob neu oder alt und ob sie mit Panopto aufgezeichnet wurde oder nicht - durchsucht werden:

• Von einem beliebigen Sprecher gesprochene Wörter (mit automatischer Spracherkennung)
• Wörter, die an beliebiger Stelle in einem Video erscheinen, einschließlich Text, der bei Screencasts auf dem Bildschirm angezeigt wird (mit optischer Zeichenerkennung)
• Wörter aus PowerPoint- und Keynote-Präsentationen, einschließlich Sprechernotizen
• Wörter, die Teil der öffentlichen Notizen oder Kommentare eines Videos sind

Und Panopto macht Schluss mit dem Hunting-and-Ppeck-Workflow - sobald ein Schlüsselwort im Video gefunden wurde, können Sie sofort zu dem Moment im Video vorspulen, in dem das Schlüsselwort erscheint.

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