Während einer aktuelles Interview, Amazon-CEO Jeff Bezos erklärte, wie er immer noch Besprechungen abhält, was, wie er zugab, für Außenstehende „seltsam“ erscheinen mag. „Bei Amazon werden keine PowerPoints verwendet“, sagte er. „Wenn wir eine neue Führungskraft von außerhalb einstellen [warnen wir sie]: 'Das ist die seltsamste Meeting-Kultur, der du je begegnet bist. '“

Wenn ein Mitglied des Amazon-Teams eine Idee vorschlägt, erstellt es nicht noch ein PowerPoint-Deck, wie es in den meisten anderen Unternehmen üblich ist. Stattdessen strukturieren sie ihren Pitch in Form eines vier- bis sechsseitigen Memos, das das Unternehmen als "Erzählung" bezeichnet.

Diese Praxis besteht seit 2004, als Bezos ursprünglich eine E-Mail an sein Führungsteam schickte, in der er erklärte, warum er die Bullet Points verbot. Sie lautet:

"Ein bisschen mehr, um das "Warum" zu verdeutlichen.

Wir wollen einen gut strukturierten, erzählenden Text und nicht einfach nur Text. Wenn jemand eine Liste von Aufzählungspunkten in Word erstellt, wäre das genauso schlecht wie Powerpoint.

Der Grund, warum das Schreiben eines 4-seitigen Memos schwieriger ist als das "Schreiben" einer 20-seitigen Powerpoint, liegt darin, dass die narrative Struktur eines guten Memos ein besseres Denken und ein besseres Verständnis dafür erzwingt, was wichtiger ist als was und wie die Dinge zusammenhängen.

Powerpoint-Präsentationen geben irgendwie die Erlaubnis, Ideen zu beschönigen, jeden Sinn für relative Wichtigkeit zu verflachen und die innere Verbundenheit von Ideen zu ignorieren."

Und da es so viel Zeit in Anspruch nimmt, ein großartiges Memo zu erstellen, hat Bezos auch eine narrensichere Methode eingeführt, um sicherzustellen, dass jeder es liest - das gemeinsame Lesen.

"Wir lesen im Raum. Sonst bluffen sich die Führungskräfte wie Schulkinder durch das Meeting, als ob sie das Memo gelesen hätten", sagte er. In dem Meeting, in dem das Memo verteilt wird, werden die ersten 20-30 Minuten damit verbracht, das Memo zu lesen. Danach stellt sich der Vortragende den Fragen des restlichen Teams.

Würde dies auch anderswo als bei Amazon funktionieren?

Die Meetings von Amazon sind zwar ein wenig einzigartig, aber die zugrunde liegende Struktur und die Ziele sind es nicht. Das Format von Amazons Meetings lässt sich allgemeiner als gewendetes Meeting. In Anlehnung an das flipped classroom-Modell im Bildungsbereich werden in einem flipped meeting den Plattformen relevante Präsentationsmaterialien zur Verfügung gestellt, die sie vor der eigentlichen geplanten Sitzung durchsehen können.

Wie auch immer implementiert, das Flipped Meeting ist darauf ausgelegt, einige der häufigen Probleme zu lösen, die bei traditionellen präsentationsbasierten Meetings auftreten können. Wir alle kennen die stereotypen, langatmigen Durchgänge mit unterentwickelten Ideen und unbeteiligten Zuhörern, die so strukturiert sind, dass nur wenige Minuten für Fragen oder Gespräche bleiben.

Aber das umgedrehte Meeting ist keine schnelle Lösung. Es ist ein kultureller Wandel, der eine erhebliche Investition von Zeit und Ressourcen erfordert - Kosten, die Bezos immer wieder erklärt hat, dass er mehr als bereit ist, im Austausch für informiertere und produktivere Teamdiskussionen zu opfern.

Natürlich sind nicht alle traditionellen, auf Präsentationen basierenden Meetings inhaltslos oder unproduktiv. Die Harvard Business Review (HBR) befürwortet kein völliges Verbot von Präsentationen in Meetings, stimmt aber Bezos in gewisser Weise zu. Die HBR hat festgestellt dass ein übermäßiger Rückgriff auf Präsentationen in Meetings dazu führen kann, dass Organisationen produktivere Gespräche verpassen, die echte Veränderungen im Unternehmen vorantreiben.

Das Flipped Meeting für Ihr Unternehmen nutzen

Heute werden immer noch zu viele Meetings mit wenig mehr als einer dünnen Tagesordnung und einer Menge Wunschdenken organisiert. Eine Studie schätzt dass in den USA jedes Jahr 37 Milliarden Dollar für sinnlose Meetings verschwendet werden - eine Zahl, die immer schneller steigt, da wir an immer mehr Meetings teilnehmen.

Wir versuchen, die richtigen Leute einzuladen, und hoffen dann, dass sie aus dem Stegreif wissen, welche Informationen wir für eine produktive Diskussion brauchen. Mit etwas Glück können wir uns einen tragfähigen Konsens herbeireden. Was wir jedoch oft bekommen, sind teilweise besuchte Sitzungen mit teilweise informierten Teilnehmern, die nur in der Lage sind, eine Reihe von nächsten Schritten und Aktionspunkten zusammenzusetzen, um die Löcher aus der ersten Sitzung zu füllen. Dann setzen wir ein zweites Treffen an und wiederholen es.

Flipping Meetings hilft, Meeting-Plattformen im Vorfeld zu informieren, um wertvolle Zeit zurückzugewinnen, die in unproduktiven Sitzungen verschwendet wird. Es stellt sicher, dass jede Besprechung produktiv ist und ermöglicht Ihren Teams, gemeinsam intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Bedeutet das, dass Präsentationen tot sind?

Während das Vorlesen eines "6-Pagers" zu Beginn eines Meetings und die anschließende aktive Diskussion für die Dauer des Meetings bei Amazon gut zu funktionieren scheint, ist dies vielleicht nicht unbedingt der beste Ansatz für Ihr Unternehmen. Glücklicherweise kann das Modell des geflippten Meetings an Ihre Unternehmenskultur angepasst werden.

Gut strukturierte Präsentationen - auch solche, die PowerPoint verwenden - sind nach wie vor ein wertvolles und effizientes Mittel, um neue Ideen zu vermitteln, und benötigen in der Regel nur einen Bruchteil der Zeit, die für das Verfassen eines langen Memos benötigt wird. Sie müssen diese Präsentationen nicht aufgeben, sondern sie nur vor das eigentliche Meeting verschieben.

Vor dem Meeting kann die Moderatorin Folien vorbereiten und ihre Gesprächspunkte strukturieren, so wie sie es immer tun würde. Dann verwendet sie einfach die integrierte Webcam ihres Laptops, um die Präsentation aufzuzeichnen, die sie während des Meetings gehalten hätte. Die Präsentatorin würde dann die Videopräsentation etwa einen Tag vor dem Meeting freigeben, so dass die Teilnehmer sie nach ihrem eigenen Zeitplan ansehen können - und bei Bedarf sogar zurückspulen und wiederholen können - und voll vorbereitet zum persönlichen Meeting kommen, um zur Diskussion beizutragen.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine mit Panopto aufgezeichnete Flipped-Meeting-Präsentation an:

 

 

Während ein geflipptes Meeting im Vorfeld etwas mehr Arbeit erfordert, werden Sie während der Sitzung die Früchte ernten. Das Durchsehen der Präsentationsmaterialien im Voraus stellt sicher, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich ernsthaft mit dem Thema zu befassen. Traditionelle Meetings sind so strukturiert, dass Meinungsverschiedenheiten und Debatten minimiert werden, indem der Vortragende den größten Teil des Gesprächs übernimmt. Echte Fortschritte können jedoch nur erzielt werden, wenn Sie Besprechungen so strukturieren, dass strittige Punkte so früh wie möglich in der Besprechung zur Sprache kommen - so wird die Zeit für Meinungsverschiedenheiten minimiert und die Zeit, die dem Kollektiv zur Verfügung steht, um einen Konsens zu finden, maximiert.

 

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Bildnachweis: Joe Wolf via Flickr