Die durchschnittliche Person wechselt heute im Laufe ihrer Karriere zwölf Mal den Arbeitsplatz und verbringt im Durchschnitt fünf Jahre in jeder Rolle.

Und obwohl das nach einer kurzen Zeitspanne klingen mag, hat der durchschnittliche Mitarbeiter in der heutigen Wissensökonomie bereits nach wenigen Jahren in einem Unternehmen eine Fülle an kritischem Erfahrungswissen angehäuft, das, wenn es verloren geht, die Unternehmensleistung beeinträchtigen kann.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Betriebszugehörigkeit immer kürzer und die beruflichen Fähigkeiten immer spezieller werden, so dass die meisten Unternehmen nicht wissen, welches Fachwissen sie verloren haben, bis nach ein Mitarbeiter ausscheidet.

Gemäß der Harvard Business Review (HBR)Es gibt vor allem vier Bereiche, in denen Unternehmen den größten Schmerz durch den Weggang von Experten spüren:

• Beziehungen - Ihre Experten wissen, wer die anderen Experten sind und wann sie eingesetzt werden sollen.
• Reputation - Kunden können an den Fähigkeiten Ihres Unternehmens zweifeln, wenn ihre Erfahrungen mit einem neueren Mitarbeiter nicht mit den Erfahrungen mit Ihrem früheren Mitarbeiter vergleichbar sind.
• Nacharbeit - der neue Mitarbeiter muss Zeit damit verbringen, Dinge zu lernen, die der scheidende Mitarbeiter bereits wusste (unabhängig davon, wie viel neues Wissen der neue Mitarbeiter mitbringt).
• Regeneration - Innovationen bauen oft auf jahrelanger Erfahrung und Expertise mit einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung auf, so dass der Verlust erfahrener Mitarbeiter die Entwicklung neuer Ideen beeinträchtigen kann.

Nach einer Befragung von Dutzenden von CTOs, CIOs und Top-Personalmanagern fand HBR heraus, dass die Kosten, die mit dem Verlust von Fachexperten verbunden sind, auf bis zu 20 mal höher als typische Einstellungs- und Schulungskosten.

Lassen Sie das einen Moment sacken.

Fast zwei Drittel der Unternehmen haben wenig bis gar keinen formalen Offboarding-Prozess. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass ihr institutionelles Wissen die Tür verlässt, einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz haben. Und während die Erfassung des Mitarbeiterwissens von ausscheidenden Mitarbeitern Teil eines umfassenderen, ganzheitlichen Offboarding-Prozesses sein sollte, beginnen erfolgreiche Unternehmen oft damit, den Transfer von Expertenwissen in Angriff zu nehmen, bevor ein Mitarbeiter überhaupt seine Kündigung einreicht.

Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps für den Transfer von wichtigem Know-how, sowohl vor als auch nach der Kündigung eines Mitarbeiters, der Ihr Unternehmen verlässt.

 

4 Tipps für den Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeitern

Vor dem Offboarding

Anreize für das Teilen von Abkürzungen, Lösungen und anderen Hacks

Weiche Informationen können verwendet werden, um anderen zu helfen, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und ähnliche Probleme zu beheben. Da die kleinen Dinge oft von größeren Problemen überschattet werden, zahlt es sich aus, diese Art des Austauschs unter allen Mitarbeitern zu fördern, und zwar ständig.

Machen Sie es sich mit Video einfacher:

Wir alle kennen die E-Mail mit 17 Aufzählungspunkten und einem halben Dutzend Screenshots, die eine nützliche Lösung für ein Routineproblem beschreiben sollen. Diese Art von Dokumentation ist jedoch mühsam zu erstellen - aber Aufzeichnung eines kurzen Videos mit der Beschreibung der Vorgehensweise kann wesentlich schneller sein (und wird mit größerer Wahrscheinlichkeit beobachtet). Ein Mitarbeiter kann einfach seinen Bildschirm und sich selbst bei der Präsentation des Hacks aufzeichnen, so dass andere die Informationen und Strategien in einem Bruchteil der Zeit aufnehmen können, die es dauern würde, alles aufzuschreiben und Screenshots zu machen.

Wissensaustausch überall ermöglichen

Oftmals überschneiden sich in größeren Organisationen (und zunehmend auch in mittelständischen Unternehmen) die Fähigkeiten und das Wissen, das in einer bestimmten Position verwendet wird, mit denen in anderen Stellen im ganzen Land oder auf der ganzen Welt. Im Idealfall möchten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Lösungen für Probleme neu erfinden, die Ihre Mitarbeiter in anderen Büros bereits gelöst haben - daher sollten Sie Systeme für die gemeinsame Nutzung von Wissen einführen, die soziales Lernen unterstützen und von jedem Gerät aus jederzeit und überall auf der Welt durchsuchbar und zugänglich sind.

Machen Sie es sich mit Video einfacher:

Sie werden mehr Erfolg haben, wenn Sie Mitarbeiter dazu bringen, ein paar Minuten ein Video-Tutorial für einen neuen Prozess oder ein neues System aufzunehmen und weiterzugeben, als wenn Sie sie bitten, alles schriftlich zu dokumentieren (vor allem, wenn einige Teammitglieder einer gemeinsamen Sprache nicht so mächtig sind). Eine Enterprise-Video-Plattform wie Panopto macht es für jeden einfach, Wissensbrocken nicht nur jederzeit aufzuzeichnen, sondern auch zu teilen und dieses Wissen durchsuchbar zu machen. Panopto's Intelligente Suchtechnologie macht jedes gesprochene Wort und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort in einem Video durchsuchbar, sobald es auf Ihren Computer hochgeladen wurde. Video-Content-Management-System.

 

Lesen Sie dazu: Lassen Sie Ihre Experten in den Ruhestand gehen - nicht ihre Expertise

 

Beim Offboarding von Mitarbeitern

Lassen Sie Ihren Experten Lernpfade erstellen, um wichtige Prozesse zu erfassen

Ein Lernpfad ist eine spezielle Art von Microlearning, die neuen Mitarbeitern (oder jemandem, der neu in einer bestimmten Rolle ist) dabei helfen soll, bestimmte Fertigkeiten zu erlernen, indem das Training in kurze, in einer geordneten Reihenfolge präsentierte Informationshäppchen aufgeteilt wird. Idealerweise sollte die Erstellung eines Lernpfads von einem organisatorischen Prozess geleitet werden, der für einen ausscheidenden Mitarbeiter einfach genug ist, um ihm zu folgen, und einen effektiven Schulungskurs ergibt, der auf die nächste Person in der Rolle zugeschnitten ist.

Machen Sie es sich mit Video einfacher:

Mit Videos lassen sich Lernpfade schnell erfassen, egal ob Sie sie in kürzere Videos aufteilen und in einer Wiedergabeliste strukturieren oder einfach ein längeres Video aufzeichnen und mit Kapiteln versehen wollen. Die Videoplattform von Panopto ist auf strukturiertes Lernen ausgelegt und erstellt daher automatisch ein Inhaltsverzeichnis, mit dem die Mitarbeiter längere Video-Trainingsmodule aufzeichnen können - für eine schnelle und flüssige Informationsvermittlung während des Offboardings. Und da Panopto jedes gesprochene und gezeigte Wort in jeder Aufzeichnung durchsuchbar macht, können neue Mitarbeiter bei Bedarf sofort bestimmte Details finden und schnell vorspulen, auch in längeren Videos.

Sehen Sie sich an, wie wir bei Panopto Wissen aus dem Offboarding von Mitarbeitern transferieren:

 

Lassen Sie Ihren Experten Ratschläge für die nächste Person in seiner Position geben

Dies ist ein schneller und einfacher Schritt, der wesentliches Wissen erfassen kann, das normalerweise bei der Dokumentation von Prozessen und harten, technischen Fähigkeiten, die für eine Rolle erforderlich sind, übersehen wird. Befragen Sie die ausscheidenden Mitarbeiter nach dem Wissen, das sie mit den Personen teilen würden, die für sie einspringen werden. Stellen Sie Fragen wie die folgenden:

• Was sind drei Dinge, die Sie gelernt haben, von denen Sie wünschten, Sie hätten sie gewusst, als Sie Ihren Job begonnen haben?
• Was ist die größte Herausforderung, der sich Ihr Nachfolger stellen wird? Welchen Rat würden Sie ihnen geben?
• Was sind zwei Initiativen, auf die Sie besonders stolz sind? Was macht sie effektiv?

Machen Sie es sich mit Video einfacher:

Sie könnten Ihren ausscheidenden Mitarbeiter bitten, einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen. Oder Sie könnten einfach das gesamte oder einen Teil des persönlichen Gesprächs auf Video aufnehmen und einen Teil der Zeit nutzen, um kurze Folgefragen zu stellen, um tiefer zu graben und mehr Informationen zu einem wichtigen Punkt zu erhalten. Sie erhalten auf diese Weise ehrlichere Antworten vom Mitarbeiter und es bleibt mehr Zeit für den Mitarbeiter, andere wichtige Projekte abzuschließen.

Sind Sie daran interessiert, die Offboarding-Prozesse von Mitarbeitern mit Video zu unterstützen?

Die End-to-End-Unternehmensvideoplattform von Panopto macht das Aufnehmen, Bearbeiten, Freigeben und Durchsuchen von Videos einfach, was bedeutet, dass die Erfassung und Weitergabe von institutionellem Wissen einfacher denn je sein kann. Kontaktieren Sie unser Team, um Kostenlose Testversion anfordern von Panopto und erfahren Sie, wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann.