Es gibt zu viele Präsentationen, die in den heutigen Sitzungen gehalten werden.

Das sagen wir nicht leichtfertig - schließlich stellen wir Videosoftware für her, mit der man Online-Präsentationen aufzeichnen und teilen kann: .

Die Harvard Business Review hat sich den Sommer über mit der Frage beschäftigt , ob in Meetings Präsentationen oder Gespräche im Vordergrund stehen sollten. Das HBR-Team fordert vernünftigerweise kein völliges Verbot eines der beiden Stile, stellt aber wiederholt fest, dass sich die meisten Organisationen zu sehr auf Präsentationen als Treiber von Meetings verlassen und dadurch oft produktivere Gespräche verpassen.

Was genau sind die Probleme, die präsentationsbasierte Meetings mit sich bringen können? HBR hat mehrere gefunden:

• Zu viele wesentliche Informationen werden erst am Ende des Meetings preisgegeben - gehalten für die sogenannte "große Enthüllung"
• Verpasste Gelegenheiten, Input zu bekommen, was schon vorher oder anderswo versucht wurde, bevor eine endgültige Lösung präsentiert wird
• Seite-für-Seite-PowerPoint-Walkthroughs, die zu uninteressierten Zuhörern führen
• Wenig Gelegenheit, Fragen zu stellen, Antworten zu geben oder eine Idee weiterzuentwickeln

Obwohl HBR viele gute Gründe für Teammitglieder gefunden hat, in Meetings zu präsentieren, empfehlen die Autoren insgesamt, bei jedem Meeting genau zu überlegen, ob die Sitzung nicht besser wäre, wenn sie stattdessen als Gespräch strukturiert wäre.

Das wahre Problem beim Präsentieren in Meetings

Wenn es darum geht, eine Präsentation im Rahmen eines Meetings zu halten, geht es selten um die spezifischen Informationen, die weitergegeben werden - schließlich ist eine persönliche Präsentation oft viel effektiver bei der Vermittlung einer Idee als Text allein. Das größere Problem ist eines der Zeit.

Jedes Meeting ist eine praktische Frage der Logistik. Wer muss teilnehmen? Stimmen die Zeitpläne überein? Auch wenn sich die Arbeitszeiten ausweiten, gibt es immer noch eine begrenzte Anzahl von Stunden in einer Arbeitswoche. Das Ansetzen eines Meetings gibt also einer Person die Autorität darüber, wie die anderen einen Teil dieser begrenzten Zeit verbringen werden.

Wenn ein Meeting produktiv ist, stört sich niemand an den Zeitanforderungen.

Wenn ein Meeting jedoch nicht produktiv ist, wird diese knappe Ressource ohne Wert ausgegeben.

Und wie die HBR-Mitarbeiter festgestellt haben, besteht das Problem bei einer Live-Präsentation in einem Meeting darin, dass der Vortragende im Interesse der Weitergabe einer ausgereiften Idee nur allzu oft die Erkenntnisse und Ideen der anderen Anwesenden übersieht. Annahmen werden ohne den richtigen Kontext getroffen. Es werden Möglichkeiten vorgeschlagen, ohne ein Verständnis für vergangene Erfahrungen zu haben. Strategien werden empfohlen, ohne die Pläne der anderen differenziert zu betrachten.

Es wird Zeit damit verschwendet, eine Idee vorzeigbar zu machen, anstatt direkt an der Entwicklung dieser Idee zu arbeiten.

Sehen Sie sich das Webinar an >> Wie Sie mehr aus Ihren Meetings herausholen

Meetings waren für Gespräche gedacht

Sicher, wie das HBR-Team festgestellt hat, gibt es viele Gründe, ein Meeting um eine Präsentation herum zu strukturieren. Aber in den heutigen Organisationen haben zu viele Menschen das Slide Deck zur Regel gemacht, statt zur Ausnahme.

Es gibt einen besseren Weg.

HBR schließt seinen Sommerbericht über den Zustand von Meetings mit einer einfachen Empfehlung zur Verbesserung praktisch jeder Sitzung:

"Schicken Sie die 'endgültigen' Materialien lange vor der Gruppendiskussion und verlangen Sie ein Vorlesen."

Diese Idee klingt radikal, wird aber in Unternehmen wie LinkedIn und Amazon bereits umgesetzt. In Anlehnung an einen schnell wachsenden Trend in Universitätsvorlesungen und in der Geschäftswelt als "flipped meeting" bekannt, ist es ein neuer Standard für produktivere Meetings, der sicherstellt, dass jeder auf derselben Seite beginnt und auf dasselbe Ziel hinarbeitet.

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Das Flippen eines Meetings erfordert nur, dass der Organisator des Meetings seine Materialien im Voraus zur Verfügung stellt, und konzentriert die tatsächliche Zeit des Meetings auf die produktive Arbeit des Treffens von Entscheidungen, der Konsensbildung und der Erledigung von Dingen, während die Teilnehmer alle zusammen sind.

Obwohl die gemeinsame Nutzung eines Decks im Vorfeld ein guter erster Schritt zu einem besseren Meeting ist, haben viele der frühen Anwender des Formats festgestellt, dass das Material allein nicht immer ausreicht.

Die Zeit in einem Meeting ist vielleicht nicht optimal für eine Präsentation, aber das bedeutet nicht, dass eine starke Präsentation nicht wertvoll ist. Präsentieren ist schließlich eine der ältesten Fähigkeiten der Menschheit - unsere Gehirne sind fest verdrahtet, um auf diese Weise zu kommunizieren und zu lernen.

Die gute Nachricht: Sie können beides haben.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine umgedrehte Meeting-Präsentation an, die im Vorfeld aufgezeichnet und freigegeben wurde:

 

 

Sobald die endgültigen Materialien fertig sind, können die Teammitglieder einfach Panopto Express, einen kostenlosen Online-Videorekorder, zusammen mit der integrierten Webcam auf ihrem Laptop verwenden, um die Präsentation, die sie während der Besprechung gehalten hätten, schnell aufzuzeichnen. Auf diese Weise können die Organisatoren von Meetings immer noch so durch das Deck gehen, wie sie es sich vorgestellt haben, die wichtigen Notizen hervorheben und die Details ausfüllen.

Die Teilnehmer können sich die Videopräsentation dann nach ihrem eigenen Zeitplan online ansehen – bei Bedarf sogar zurückspulen und wiederholen – und sind vorbereitet und bereit, einen intelligenten Beitrag zur Tagesordnung des Tages zu leisten.

Das Flipping Ihrer Meetings kann Ihnen helfen, in Meetings verschwendete Zeit zurückzugewinnen, sicherzustellen, dass jedes Meeting, an dem Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams zu befähigen, gemeinsam klügere und zeitgerechtere Entscheidungen zu treffen. Das Beste von allem ist, dass Flipping ganz einfach ist - machen Sie das, was Sie immer gemacht haben, ein oder zwei Tage früher. Und wenn Sie bereit sind, drücken Sie einfach auf "Aufnehmen".

Suchen Sie einen Leitfaden, um mehr aus Ihren Meetings herauszuholen? Laden Sie noch heute unser Handbuch herunter: Turn Your Meeting On Its Head: A Guide to Flipped Meetings .