For more than a decade, workers have ranked the ability to telecommute as one of the most important job perks. Research indicates that the number of people considering their home as their primary place of work has grown by 80% since 2005. And with 79% of US workers reporting that they would like to work from home at least part of the time, the telecommuting trend shows no sign of stopping.

Als Reaktion auf die Zunahme der Telearbeit ist auch die Verfügbarkeit von Tools, die die Gruppenkommunikation und -zusammenarbeit erleichtern, in den letzten Jahren stark gewachsen. Von Messaging-Tools wie Lync und Slack über Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello bis hin zu Kollaborationsanwendungen wie Google Drive und Smartsheet - Telearbeiter haben heute keinen Mangel an Tools, die sie produktiv und mit anderen Remote-Teams verbunden halten.

Die Autorin Alexandra Samuel ist in ihrem ausgezeichneten Artikel für Harvard Business Review mit dem Titel "Collaborating Online is Sometimes Better than Face-to-Face" der Meinung, dass die Online-Zusammenarbeit der persönlichen Zusammenarbeit oft vorzuziehen ist. In dem Artikel behauptet Frau Samuel, dass die Online-Zusammenarbeit gut geeignet ist, um drei bestimmte Arten von Problemen zu lösen: Zeitprobleme, Entfernungsprobleme und Kommunikationsprobleme.

Zeitprobleme durch Online-Zusammenarbeit lösen

Für globale Unternehmen mit Mitarbeitern und Partnern, die über den ganzen Globus verstreut sind, können Zeitunterschiede oft eine Belastung für die Produktivität darstellen, wenn sie nicht effizient gehandhabt werden. Als einen der Hauptvorteile der Online-Zusammenarbeit nennt Frau Samuel die 24/7-Produktionszyklen, die es virtuellen Teams ermöglichen, die Arbeit an einen Kollegen oder ein Team in einer anderen Zeitzone abzugeben und die nächste Arbeitsphase bis zum Arbeitsbeginn am nächsten Tag wieder bereit zu haben.

Damit die Produktionszyklen rund um die Uhr effektiv sind, ist es jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter die geleistete Arbeit ordnungsgemäß dokumentieren, bevor sie sie am Ende des Tages an ein entferntes Teammitglied weitergeben. Ohne Dokumentation können Remote-Teammitglieder Fragen haben oder auf Straßensperren stoßen, die den Produktionszyklus verzögern können.

Obwohl sich viele Unternehmen auf textbasierte Dokumentation verlassen, kann es im besten Fall mühsam sein, sich durch Absätze von Schritten zu wühlen, und im schlimmsten Fall ignoriert oder übersehen werden. Wenn Dokumentation oder Kommunikation zu einem Engpass werden, kann Video eine schnelle und effiziente Lösung bieten. Selbst mit nichts weiter als einem Bildschirmrekorder und einer Webcam oder Smartphone-Kamera können sich die Kollegen ganz einfach selbst aufzeichnen und jeden einzelnen Aspekt ihres Fortschritts dokumentieren.

Sehen Sie sich unten ein Beispiel für ein mit Panopto erstelltes Dokumentationsvideo an:

 

Entfernung zu Ihrem Vorteil nutzen

Die Online-Zusammenarbeit ermöglicht die Zusammenarbeit von Remote-Teams innerhalb desselben Unternehmens. Sie ermöglicht es Unternehmen auch, Teams und Ressourcen von anderen Organisationen oder Standorten zu beschäftigen. Externe Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen sind ein Beispiel dafür, ebenso wie On-Demand-Arbeitsdienste wie oDesk und Fiverr, die Unternehmen bei der schnellen Lösung von Problemen helfen können, die spezielle Fähigkeiten oder Fachkenntnisse erfordern, die im Unternehmen gerade nicht verfügbar sind.

Stellen Sie sicher, dass die Remote-Ressourcen, die Sie hinzuziehen, über alle Informationen verfügen, die sie benötigen, um das Projekt erfolgreich anzugehen. Wenn Sie virtuellen Teams Zugriff auf die Video-Wissensdatenbank Ihres Unternehmens bieten, können Sie zeitaufwändige (und oft teure) persönliche Schulungen und Einweisungen vermeiden.

Verbesserung der Kommunikation zwischen virtuellen Teams

Einer der besten Ratschläge, die Frau Samuel in ihrem Artikel gibt, ist, dass die Online-Zusammenarbeit es Unternehmen ermöglicht, eine größere Bandbreite an Kommunikations- und Arbeitsstilen zu berücksichtigen. Nicht alle Gruppen arbeiten am besten, wenn sie an einem Tisch sitzen und Brainstorming betreiben. Bei komplizierten oder mehrdeutig definierten Problemen kann eine Mischung aus Tools, die die verschiedenen Kommunikationsarten Ihrer Remote-Mitarbeiter am besten unterstützen , dazu beitragen, Kreativität und Problemlösung zu fördern. Frau Samuel schlägt vor, dass virtuelle Mind-Mapping-Tools wie Lucidchart und Mindmeister visuellen Denkern helfen können, Lösungen zu konzipieren, während Teammitglieder, die definitivere Grenzen benötigen, Online-Projektmanagement-Tools wie Basecamp verwenden können, um spezifische Ziele und Zeitpläne festzulegen.

Videobasierte Tools für die Teamzusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen setzen auf Video, weil es ihnen ermöglicht, konsistentere Informationen an mehr Personen zu geringeren Kosten zu übermitteln. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Videoplattform von Panopto die Zusammenarbeit und die Kommunikation in Ihrem gesamten Unternehmen verbessern kann, kontaktieren Sie noch heute unser Team für eine persönliche Demonstration .