Die Art und Weise, wie wir heute Meetings durchführen, ist kaputt. Meetings in den meisten Organisationen sind PowerPoint-getriebene Vorträge, die so strukturiert sind, dass sie wenig Gelegenheit bieten, echte Arbeit zu leisten und echte Entscheidungen zu treffen.

Aber es gibt eine Alternative. Das flipped meeting - Pionierarbeit geleistet von innovativen Unternehmen wie Amazon und LinkedIn, und aufgebaut auf dem Modell des flipped classroom, das in Universitäten im ganzen Land und auf der ganzen Welt eingeführt wurde.

Der Flipped-Meeting-Ansatz ist in seiner Einfachheit revolutionär:

• Geben Sie die Informationspräsentation vor der Besprechung frei, damit die Teilnehmer im Vorfeld vollständig informiert sind.
• Konzentrieren Sie sich in der Besprechung darauf, Entscheidungen zu treffen, die Diskussion zu eröffnen und die Arbeit zu erledigen in der Besprechung, nicht danach.

Klingt einfach? Ist es auch. Und so machen Sie es.

Das Geheimnis des Erfolgs ist die Vorbereitung. Um Ihr nächstes Meeting zu flippen, gibt es drei wesentliche Elemente, die Sie im Vorfeld parat haben müssen:

1. Ihr(e) Ziel(e). Seien Sie konkret - sagen Sie Ihrer Gruppe, welche Arbeit Sie erledigen möchten und welche Entscheidungen Sie bis zum Ende der Besprechung getroffen haben möchten.
2. Ihre Materialien. Der Sinn eines Gruppentreffens ist es, etwas durchzuarbeiten, daher sollten Sie im Voraus einen Diskussionsleitfaden vorbereiten. Geben Sie den Teilnehmern die Informationen, die sie brauchen, um sich sachkundig beteiligen zu können, und genug Zeit, um alles vernünftig durchzugehen.

Der wichtigste Teil eines jeden Flipped Meetings

Auch wenn es offensichtlich erscheint, ist die Weitergabe von genügend Informationen im Vorfeld, damit die Teilnehmer fundierte Entscheidungen treffen können, der wichtigste Teil eines Flipping-Meetings. Organisationen, die in dem alten Modell der Top-Down-Information verhaftet sind, geben oft nicht genug Informationen im Voraus weiter und sind nicht in der Lage, die Vorteile des Flippings zu nutzen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team genügend Informationen anbietet, sollten Sie mit diesem sechsteiligen Rahmen für den Informationsaustausch arbeiten:

• Kontext oder Frage: Was ist das Problem, das gelöst werden muss, oder die Maßnahme, die ergriffen werden muss, in 1-2 Sätzen?
• Größere Vision: Was sind die übergeordneten Ziele, die auf einer hohen Ebene beschreiben, wie Erfolg aussieht?
• Grundsätze: Was sind die dauerhaften, leitenden Prinzipien für unsere Organisation, die wir zur Bewertung dieser Entscheidung oder Arbeit verwenden werden?
• Annahmen: Was sind die grundlegenden Annahmen bei der Formulierung von Optionen? Welches sind die wichtigsten Fakten, die für die anstehende Entscheidung oder Arbeit relevant sind?
• Optionen: Was sind die wichtigsten alternativen Optionen, die zur Verfügung stehen? Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen?
• Empfehlung: Welche Option empfehlen Sie den Zuhörern? Warum? Was sind die nächsten Schritte?

Wenn die Besprechung beginnt

Während ein geflipptes Meeting im Vorfeld ein wenig mehr Arbeit erfordert, werden Sie während der Sitzung die Früchte ernten. Der Schlüssel ist, dass Ihre Rolle jetzt nicht darin besteht, zu dozieren, sondern die Diskussion und die Arbeit zu leiten.

Ein paar Tipps, damit Ihr Flipped Meeting effizient abläuft:

• Beginnen Sie mit 5-7 Minuten für die unabhängige Durchsicht der Besprechungsunterlagen.
• Beauftragen Sie jemanden, Notizen zu machen.
• Definieren Sie das Ziel des Meetings, das Sie abhalten, und wiederholen Sie das Ziel.
• Eröffnen Sie den Raum für Diskussionen und Arbeiten.
• Beenden Sie die Diskussion, wenn eine Entscheidung getroffen wurde, die Arbeit abgeschlossen ist oder ein weiterer Fortschritt unmöglich ist.
• Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen in einer Folgemeldung zusammen.

Machen Sie alles einfacher - mit Video

Sie möchten Ihre Meetings noch einfacher gestalten? Das Werkzeug liegt oft direkt vor Ihnen - in der Videokamera auf Ihrem Laptop oder Smartphone.

Video kann verwendet werden, um fast jeden Aspekt eines Flipped Meetings zu unterstützen und zu vereinfachen. Es gibt vor allem drei Aufgaben, bei denen Video Ihnen das Leben sehr erleichtern wird.

1. Versenden Sie Materialien vor dem Meeting per Video. Nehmen Sie eine schnelle Videopräsentation Ihrer Materialien auf – genau wie eine Bildschirmaufzeichnung Ihres Decks mit einem Webcam-Stream, den Sie teilen. Nehmen Sie ein Video online mit einem kurzen, 4-6-minütigen Überblick auf, um Ihr Publikum mit Ihrem Thema vertraut zu machen und Ihnen die wichtigsten Punkte zu vermitteln, die Sie berücksichtigen sollten.
2. Zusammenfassung nach der Besprechung/Aktionspunkte. Eine E-Mail-Zusammenfassung nach der Besprechung, in der Aktionspunkte, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten aufgeführt sind, ist wichtig, damit die Arbeit weitergeht. Aber all das aus Ihren Notizen in eine E-Mail zu übertragen, braucht Zeit. Eine bessere Option? Eine Video-Zusammenfassung! Nehmen Sie sich nach der Besprechung einen Moment Zeit und zeichnen Sie mit der Webcam Ihres Laptops oder Smartphones auf, wie Sie die Diskussion zusammenfassen und die Entscheidungen und nächsten Schritte detailliert beschreiben. Und wenn Sie ein Whiteboard verwendet haben, um sich Notizen zu machen, können Sie die dort aufgezeichneten Details sogar mit aufnehmen.

Wie bei jedem neuen Prozess sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, die Art und Weise zu optimieren, wie Ihr Team seine Meetings durchführt - um noch mehr Zeit zu sparen, noch mehr zu erledigen und noch mehr zu erreichen.

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