Sie haben alles vorbereitet. Sie haben die Logistik bestätigt. Sie haben recherchiert. Ihre Argumente sind überzeugend. Ihre Folien sind scharf. Ihre Präsentation ist logisch aufgebaut und hat genau das richtige Maß an Details.

Es ist das perfekte Meeting. Die perfekte Zusammenfassung. Der perfekte Fall. Der perfekte Pitch.

Oder zumindest war es so, bis einer Ihrer Teilnehmer Sie mitten im Satz unterbrochen und die ganze Sache über den Haufen geworfen hat. Plötzlich haben Sie nun 7 Folien übersprungen, ein Drittel Ihres Pitches gemacht, ohne vorher die Gründe dafür zu nennen, und irgendwie 2 neue Aufgaben übernommen - und Sie sind immer noch nicht wieder auf dem Weg zu Ihrer ursprünglichen Präsentation.

Meetings haben in den meisten Organisationen einen schlechten Ruf . Sie sind oft unproduktiv und im schlimmsten Fall eine Zeitverschwendung.

Um die Dinge in Ordnung zu bringen, haben eine Reihe von Effizienzexperten Strategien für das Management von Meetings empfohlen, um sie wertvoller zu machen. Heute wird empfohlen, eine Tagesordnung festzulegen und sich daran zu halten, die Teilnehmerzahl auf 5 (oder 6, oder 7, oder 8, oder 9, je nachdem, welchem Experten Sie vertrauen) zu begrenzen, das Meeting nach 30 Minuten zu beenden (einige Empfehlungen behaupten, es sollten nur 10 sein!) und sich darauf zu beschränken, ein Ziel pro Meeting anzusprechen.

Aber selbst wenn Sie alles richtig machen - es kann alles in einem Herzschlag schief gehen, sobald eine Person beschließt, zu unterbrechen.

Viele Teams haben versucht, Unterbrecher mit harten Techniken zu knebeln, indem sie vorschreiben, dass niemand, egal wie hochrangig oder wie versiert er im Thema ist, außer der Reihe spricht. Aber die Schwierigkeit bei solchen Maßnahmen ist, dass sie das Problem missverstehen - in den meisten Organisationen unterbrechen die Leute nicht, um unhöflich zu sein; wenn sie unterbrechen, dann weil sie legitim interessiert sind und relevante Gedanken, Kommentare und Fragen haben, die sie in Ihrer Präsentation noch nicht angesprochen gesehen haben.

Wie können Sie also die menschliche Neigung überwinden, laut zu sprechen, wenn Sie beschäftigt sind?

Die Antwort ist vielleicht einfacher, als Sie denken. Ändern Sie einfach Ihr Meeting-Format.

Erstellen Sie Ihre Präsentation, bevor Sie die Besprechung überhaupt beginnen - Flipped Meetings 101

Innovative Unternehmen wie Amazon und LinkedIn sind Vorreiter eines neuen Weges. Es handelt sich um einen neuen Stil von Meetings, bei dem Aktion vor Präsentation, Engagement vor Anwesenheit und tatsächliche Informationen vor hübschen PowerPoint-Folien Vorrang haben.

Das Beste daran ist, dass es sich um ein neues Format handelt, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann - alles, was es erfordert, ist eine einfache, grundlegende Änderung von zwei der Erwartungen, die wir an unsere Meetings haben.

First: Dieser neue Stil schreibt vor, dass der Vortragende seine Präsentation vor Beginn des Meetings vorstellt und dass die Zuhörer sie ebenfalls vorher durchsehen.

Zweitens: besteht dieser neue Stil darauf, dass jeder Teilnehmer des Meetings die Zeit nutzen muss, um das Ziel des Meetings auszuführen, anstatt Listen mit Dingen zu erstellen, die später zu erledigen sind.

Egal, ob es darum geht, eine Entscheidung zu treffen, einen Plan zu skizzieren, einen Arbeitsablauf zu überarbeiten oder irgendetwas anderes, das Team muss die geplante Besprechungszeit nutzen, um diese Ziele tatsächlich zu erreichen - dann und dort.

Was ist der Wert? Mit einem Wort: Action.

 

Ein Beispiel für ein Präsentationsvideo für ein geflipptes Meeting, das vor dem eigentlichen Meeting mit dem Publikum geteilt werden kann

 

Das Durchsehen von Präsentationsmaterialien im Voraus stellt sicher, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich ernsthaft mit dem Thema auseinanderzusetzen. Annahmen können doppelt geprüft werden. Fachexperten können zur Stellungnahme herangezogen werden. Alternativen können erdacht werden. Es kann eine gesunde Debatte entstehen. Und die Zuhörer können nicht unterbrechen, während der Vortragende seine Argumente vorträgt.

So funktioniert das geflippte Meeting:

1. Notieren Sie sich vor der Besprechung einen kurzen Überblick über die Besprechungsinformationen und die erforderlichen Aktionspunkte.
2. Geben Sie diese Aufzeichnung etwa einen Tag vor der geplanten Sitzung für Ihre Besprechungsplattformen frei.
3. Wenn sich die Teilnehmer zum Meeting versammeln, überspringen Sie das Deck und gehen Sie direkt zur Diskussion über: Fragen und Antworten, Brainstorming, Entscheidungsfindung - welche Methode zur Sammlung von Input auch immer am besten zur Situation passt.

 

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Die Art und Weise, wie wir heute Meetings durchführen, ist kaputt. Meetings in den meisten Organisationen sind PowerPoint-getriebene Vorträge, die so strukturiert sind, dass sie wenig Gelegenheit bieten, echte Arbeit zu leisten und echte Entscheidungen zu treffen.

Aber es gibt eine Alternative. Unser flipped meeting how-to handbook enthält einen Leitfaden zur Entwicklung einer flipped meeting Kultur in Ihrer Organisation, einschließlich:

• Bedarf an Kommunikation und Informationsaustausch vor der Besprechung
• Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Gruppen in Meetings
• Ideen für den Einsatz von Video, um Flipped Meetings noch effizienter zu gestalten

Mit Flipped Meetings können Sie die verschwendete Zeit zurückgewinnen und sicherstellen, dass jede Besprechung, an der Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams in die Lage versetzen, gemeinsam intelligentere und pünktlichere Entscheidungen zu treffen.

Sind Sie bereit, mehr aus Ihren Meetings herauszuholen? Laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings today.