Wir leben in einem Zeitalter der Unmittelbarkeit. Bei so vielen Informationen, die uns im Internet zur Verfügung stehen, und so vielen Möglichkeiten, mit unseren Mitarbeitern zu kommunizieren, erwarten wir, dass unsere Fragen umgehend beantwortet werden und unsere Arbeit den ganzen Tag über zügig voranschreitet.

Wenn das Wissen innerhalb einer Organisation nicht bewahrt wird, werden diese Erwartungen jedoch nicht immer erfüllt. Menschen reisen und nehmen Urlaub. Wir haben unsere eigenen Jobs und Verantwortlichkeiten und können nicht rund um die Uhr verfügbar sein, um die Fragen anderer Leute zu beantworten. Wenn unser einzigartiges Wissen nie außerhalb unseres eigenen Kopfes existiert, dann müssen unsere Mitarbeiter manchmal einfach darauf verzichten. Das ist ein großer Dämpfer für die Produktivität - die sich Stunde für Stunde erheblich auf den Gewinn des Unternehmens auswirkt.

In unserer erstmals durchgeführten Studie Workplace Knowledge And Productivity haben wir 1001 amerikanische Angestellte aus verschiedenen Branchen befragt, um so viel wie möglich über ihre Erfahrungen mit - und ohne - einzigartiges Wissen zu erfahren. Drei Viertel dieser Befragten arbeiten seit mindestens 15 Jahren, wenn auch nicht unbedingt im selben Job. Ein Drittel von ihnen arbeitet speziell in einer Lern- und Entwicklungsfunktion, was es uns ermöglichte, noch tiefer in die Art und Weise einzutauchen, wie Wissen in Organisationen verwaltet wird und wie nicht.

Was wir herausgefunden haben, ist, dass Mitarbeiter viel weniger produktiv sind, als sie sein könnten, wenn Wissen nicht effizient geteilt wird.

Wie ineffizienter Wissensaustausch die Produktivität beeinträchtigt

1. Auf Wissen von Kollegen warten

Die Mitarbeiter in unserer Umfrage verbringen durchschnittlich 5 Stunden pro Woche damit, darauf zu warten, mit Menschen in Kontakt zu kommen, die über das einzigartige Wissen verfügen, das sie benötigen. Für 1 von 10 Arbeitnehmern ist es nicht ungewöhnlich, doppelt so lange zu warten. Während dieser Zeit wird die Arbeit verzögert, unterbrochen oder sogar ganz abgebrochen.

 

 

Nehmen wir an, Sie möchten einen Ratschlag, wie Sie eine Präsentation für einen Kunden strukturieren sollen. Sie haben mehrere Beispiele gesehen, und jedes ist anders strukturiert. Sie senden eine E-Mail an Ihre Kollegin Mandy, die den Kunden besser kennt als jeder andere und Ihnen sagen kann, wie Sie Ihre Präsentation am besten angehen. Aber Mandy ist den ganzen Tag in Meetings und schreibt nicht zurück. Sie schicken am nächsten Morgen eine Folge-E-Mail, und später am Nachmittag kann sie Ihnen endlich den gewünschten Rat geben.

Während Sie auf die Antwort von Mandy warteten, haben Sie sich auf andere Dinge konzentriert. Aber Ihre Präsentation blieb am Anfang stehen. Sie haben ein oder zwei Tage potenzieller Fortschritte verloren, und jetzt müssen Sie pauken, um alles bis zur Deadline fertig zu bekommen.

2. Ineffiziente Suche nach Wissen

Anstatt Zeit zu verlieren, während sie darauf warten, von jemandem eine Antwort zu erhalten, versuchen Mitarbeiter vielleicht, auf eigene Faust weiterzukommen. Aber das ist oft sehr ineffizient: Sie suchen im Internet nach Informationen, hinterfragen ihre Entscheidungen und greifen im Grunde nach Strohhalmen.

Es ist fast so, als ob sie wieder neue Mitarbeiter sind. Ihre eigene Erfahrung kann sie in dieser Situation nicht weiterbringen. Und die Person mit der richtigen Erfahrung ist nicht da, um die Lücke zu füllen. In unserer Umfrage gaben Mitarbeiter an, jede Woche 8 Stunden - einen ganzen Arbeitstag - in diesem Modus zu verbringen.

 

 

Es stimmt, dass Versuch und Irrtum lehrreich sein können. Oft kommt man am anderen Ende mit neuem Wissen heraus, das einem in der nächsten Situation weiterhilft. Aber es gibt effizientere Wege, sich das gleiche Wissen anzueignen. Es dauert viel weniger als 8 Stunden, sich ein Lernvideo anzusehen oder auf eine andere Form von Wissen zuzugreifen, in dessen Erhalt das Unternehmen investiert hat.

3. Duplizieren von Bemühungen

Eine dritte Quelle für Ineffizienz entsteht, wenn ein Mitarbeiter wissentlich oder unwissentlich Arbeiten erledigt, die bereits von jemand anderem erledigt wurden oder gerade erledigt werden. Im Durchschnitt gaben Mitarbeiter an, jede Woche fast 6 Stunden damit zu verbringen "das Rad neu zu erfinden" und die Arbeit anderer zu duplizieren. Fast 1 von 3 gibt an, jede Woche mehr als 6 Stunden mit redundanter Arbeit zu verbringen. Für 14 Prozent nimmt die doppelte Arbeit mindestens 10 Stunden in Anspruch.

Doppelarbeit kann aus verschiedenen Gründen passieren. Vielleicht ist der Kollege, der die Arbeit bereits erledigt hat, nicht sofort verfügbar, um eine Antwort zu geben oder Sie auf die richtigen Ressourcen hinzuweisen. Oder vielleicht sind Sie sich einfach nicht bewusst, dass Ihr Aufwand doppelt ist, und Sie investieren unwissentlich Zeit und Energie in eine Lösung, die jemand anderes bereits mühsam gefunden hat.

 

 

Was sind die häufigsten Gründe für die Duplizierung bestehender Arbeiten?

Etwa ein Drittel der von uns befragten Mitarbeiter erfindet die Arbeit anderer wissentlich und absichtlich neu, damit sie etwas Neues ausprobieren oder lernen können.

Aber bei mehr als 70 Prozent der Mitarbeiter kommt es zu Doppelarbeit, weil sie entweder die andere Person nicht erreichen können, die die gleiche Arbeit macht, oder weil sie gar nicht wissen, dass jemand anderes diese Arbeit macht.

Zum Teil ist dies eine Frage der Zeit. Zwanzig Prozent der Mitarbeiter gaben an, die Arbeit anderer nur deshalb zu duplizieren, weil sie den betreffenden Kollegen nicht erreichen konnten. Wären die Erkenntnisse des Kollegen bequemer verfügbar gewesen, hätte es keinen Grund gegeben, die Informationen selbst zu suchen.

Meistens liegt der Grund dafür, dass Mitarbeiter bestehende Arbeiten duplizieren, jedoch darin, dass sie einfach nicht wissen, dass die Arbeit bereits im Gange oder abgeschlossen ist. Auch hier spielt der Zeitfaktor eine Rolle - wenn Projekttermine anstehen, verbringen Mitarbeiter selten viel Zeit damit, zu untersuchen, ob potenzielle Lösungen bereits existieren. Die Herausforderung für Unternehmen besteht also darin, sicherzustellen, dass andere Mitarbeiter, wenn relevantes Wissen vorhanden ist, dieses schnell finden können, bevor sie selbst versuchen, ein Problem zu lösen.

 

 

Mitarbeiter schätzen Wissensbewahrung

Bis zu diesem Punkt wurde unser Bild von einzigartigem Wissen und Effizienz am Arbeitsplatz größtenteils auf Zeit und Proportionen aufgebaut, z. B. wie viel Zeit Arbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden und wie verschiedene Wissensquellen und -arten miteinander verglichen werden.

Aber wir haben die Befragten auch nach ihren Ansichten und Einstellungen zu einzigartigem Wissen gefragt. Wie denken die Mitarbeiter über Wissensverlust und Wissensaustausch?

 

 

Insgesamt stimmten die Mitarbeiter einer Reihe von Aussagen zu, die die Vorstellung unterstützen, dass durch Erfahrung erworbenes Wissen außerordentlich wertvoll ist und dass Fluktuation sich negativ auf die Wissensressourcen des Unternehmens auswirkt - was das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld kostet.

Wir haben auch starke Stimmungen über die Art und Weise aufgedeckt, wie Organisationen mit Wissen umgehen. 63 Prozent der Mitarbeiter berichten, dass sie lieber für Organisationen arbeiten würden, in denen einzigartiges Wissen bewahrt wird. Ein ähnlicher Anteil ist der Meinung, dass Organisationen, die eine Kultur des Wissensaustauschs nicht unterstützen, einen Fehler machen.

Für Arbeitgeber lautet die große Frage, die sich aus unserer Einschätzung der Mitarbeitereinstellungen ergibt: "Was können wir dagegen tun?"

Die Antwort, laut unserer Umfrage: Finden Sie Wege, um zu erfassen und zu teilen, was Ihre Mitarbeiter wissen.

Wenn es eine Erkenntnis für Arbeitgeber gibt, dann die, dass die Menschen, die für sie arbeiten, sich mehr und bessere Mittel wünschen, um einzigartiges Wissen zu bewahren, so dass es auch dann noch zugänglich ist, wenn die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Von den 1001 befragten Mitarbeitern sind nur 3 Prozent der Meinung, dass die Erhaltung des Wissens nicht wichtig ist. Mit 85 Prozent ist eine große Mehrheit der Meinung, dass es wichtig ist.

 

 

Es ist nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter, die warten oder kämpfen mussten, um die benötigten Informationen zu erhalten, am ehesten für den Wissensaustausch sind. Vielleicht noch überraschender ist jedoch, dass Mitarbeiter, die keine persönlichen Unannehmlichkeiten hatten, nicht weit dahinter liegen: 80 Prozent der Mitarbeiter, die in ihrem Unternehmen leicht zugängliche Informationen vorfinden, sind immer noch von der Bedeutung des Wissensaustauschs überzeugt. Das Gleiche gilt für 77 Prozent der Mitarbeiter, die nicht persönlich mit Verzögerungen konfrontiert waren.

 

 

Das bedeutet, dass die Mitarbeiter den Wissensaustausch nicht nur als eine Möglichkeit sehen, gemeinsame Probleme zu lösen. Sie sehen es als eine gute Idee im Allgemeinen. Und wenn sie schon einmal persönlich betroffen waren, sind sie sogar noch mehr überzeugt.

Arbeitgeber sollten daher nicht warten, bis ihre Belegschaft frustriert ist, bevor sie sich mit besseren Möglichkeiten des Wissensaustauschs beschäftigen. Die Chancen stehen gut, dass ihre Mitarbeiter jetzt schon bereit dafür sind.

Wie viel kostet Sie das nicht geteilte Wissen?

Ungeteiltes Wissen hält Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zurück und macht sie nach und nach weniger produktiv als sie sein könnten. Sie warten auf Informationen. Sie kämpfen, um ohne sie voranzukommen. Und sie duplizieren die Bemühungen anderer Mitarbeiter. All diese Ineffizienzen in Ihrer gesamten Belegschaft summieren sich zu großen Verlusten für Ihr Unternehmen.

Bislang wurden die Frustrationen, die durch schlechten Wissensaustausch verursacht werden, größtenteils übersehen, weil sie schwer zu quantifizieren waren. Mit echten Daten, die zeigen, wie viel Zeit der durchschnittliche Mitarbeiter mit der Suche und dem Warten auf Wissen verliert, können wir dem nicht geteilten Wissen jetzt echte Kosten zuweisen.

Probieren Sie unseren Rechner aus, um zu sehen, wie viel Ihr Unternehmen verliert >