Mit dem Ausbau der Videobibliotheken von Hochschulen ist die Inhaltshygiene - das Ausblenden, Archivieren oder Löschen veralteter Vorlesungen, Besprechungen und anderer Videoinhalte - zu einer bewährten Praxis für Hochschuleinrichtungen geworden. 

Sie sind wahrscheinlich vertraut mit warum Inhaltshygiene für ein gesundes Lernökosystem unerlässlich ist: Überflüssige Videos belasten Ihr LMS- und Videoverwaltungssystem mit veralteten Inhalten, die den Lernerfolg beeinträchtigen, Ihre Einrichtung rechtlichen Risiken aussetzen und Ihr Budget belasten, da die Kosten für die Speicherung in der Cloud ständig steigen. Die Entwicklung einer vernünftigen Richtlinie zur Aufbewahrung von Videoinhalten ermöglicht es Ihnen, diesen überflüssigen Ballast zu beseitigen, Kosten zu senken und bessere Lernerfahrungen und -ergebnisse zu unterstützen. 

Wie fangen Sie also an?

Um die Content-Hygiene Ihrer Einrichtung zu verbessern, müssen Sie nicht Tausende von Dateien manuell archivieren oder löschen - es gibt automatisierte Programme, die das für Sie erledigen können. Was es jedoch erfordert, ist die strategische Umsetzung einer durchdachten Richtlinie. Löschen kann beängstigend klingen, und Fakultätsmitglieder, die an den Status quo gewöhnt sind, zögern vielleicht, sich darauf einzulassen. Wenn Sie jedoch alle Beteiligten in das Gespräch einbeziehen, ihre Überlegungen berücksichtigen und den Wert der Inhaltshygiene in Ihrer gesamten Einrichtung vermitteln, können Sie eine solide Richtlinie entwickeln, die Ihrer gesamten Bildungsgemeinschaft effektiv dient. 

1. Identifizierung, Anhörung und Aufklärung der wichtigsten Interessengruppen

Die Entwicklung einer wirksamen Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen Technologen und Administratoren die wichtigsten Interessengruppen von den Vorzügen des Plans überzeugen - vor allem, wenn sie innerhalb der komplexen Bürokratie vieler Hochschuleinrichtungen arbeiten. Einfach zu sagen: "Wir werden alte Inhalte archivieren oder löschen", wird Panik und Widerstand hervorrufen. Kommunikation ist der Schlüssel, um die Unterstützung der Führungskräfte und des Lehrkörpers zu gewinnen.

Ermitteln Sie zunächst, welche Akteure in Ihrer Einrichtung Einfluss auf die Speicherung von Inhalten haben. Dazu gehören u. a. das Führungsteam, die IT-Abteilung, die Sicherheitsabteilung, der Kanzler sowie die Hochschul- und Fakultätsgremien.

Erläutern Sie dann klar die Ziele Ihrer Initiative zur Inhaltshygiene, welche Probleme damit gelöst werden sollen und wie die Universität davon profitieren wird. Bringen Sie Daten mit, um Ihre Ideen zu untermauern. Zum Beispiel könnten Fakultätsmitglieder emotionalen Trost in dem "Sicherheitsnetz" finden, das ihnen den Zugang zu allen alten Videoinhalten ermöglicht. Durch die Weitergabe von Daten, die belegen, wie selten Menschen auf solche Inhalte zugreifen und welche rechtlichen und finanziellen Kosten für die Universität entstehen, können Sie ein Umdenken bewirken. Wenn Sie den Beteiligten eine leicht verdauliche Darstellung präsentieren, die sie untereinander diskutieren können, werden Sie die öffentliche Meinung auf Ihre Seite bringen. 

Abschließend sollten Sie die Gelegenheit zu Feedback und Dialog nutzen. Dies ist eine Gelegenheit für Sie, die Herausforderungen und Befürchtungen Ihrer Stakeholder in Bezug auf die Verwaltung von Inhalten zu verstehen und Wege zu finden, wie Sie diese in Ihren Plan einbeziehen können.

2. Entwicklung einer Strategie zur Beibehaltung von Inhalten, die alle Beteiligten befähigt

Eine neue Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten sollte nicht nur Gewinner und Verlierer hervorbringen - jeder an der Universität sollte von der Veränderung profitieren. Ihre Strategie zur Aufbewahrung von Inhalten und Ihr Umsetzungsplan sollten nicht nur den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden, sondern ihnen auch die Möglichkeit geben, Elemente der Inhaltsverwaltung selbst zu bestimmen.

Eine Möglichkeit, den Beteiligten mehr Kontrolle zu geben, sind Tools zur Aufbewahrung von Inhalten. Das manuelle Ausblenden, Archivieren oder Löschen einzelner Dateien ist unmöglich zu skalieren, was bedeutet, dass Sie ein Aufbewahrungstool für die Massenverwaltung Ihrer Inhalte verwenden müssen. Viele dieser Tools sind flexibel und ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Archivierungs- und Löschrichtlinien für verschiedene Abteilungen festzulegen und besondere Umstände zu berücksichtigen. Obwohl diese Flexibilität sicherlich ein Vorteil ist, sollten Ihre Modelle nicht zu komplex sein. Das Ziel besteht darin, den Mitarbeitern Handlungsspielraum zu geben, ohne sie in einem Labyrinth verwirrender Richtlinien gefangen zu halten. Die richtige Lösung wird für jede Einrichtung anders aussehen. 

Außerdem müssen Administratoren, Professoren und Studenten die Möglichkeit haben, Materialien, die nicht gelöscht werden sollen, einfach zu verstecken oder zu archivieren. Niemand hat gerne das Gefühl, dass er die Kontrolle über seine Arbeit verloren hat. Durch die Erstellung von Archivordnern, die nicht unter die Löschrichtlinien fallen, geben Sie allen einen sicheren Ort, an dem sie die Inhalte aufbewahren können, die sie auf jeden Fall schützen möchten. 

3. Vorbereitung von Lehrkräften, Verwaltungsangestellten und Studenten auf bevorstehende Veränderungen

Sobald Sie die Genehmigung zur Einführung einer neuen Richtlinie erhalten haben, sollten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Ihrer Universität auf die Änderung vorbereitet sind. Wenn Sie die Lehrkräfte mit der unerwarteten Löschung von altem Material überraschen, könnte dies zu Verwirrung und Unmut führen. Wenn Sie das Thema mit Takt und Klarheit ansprechen, können Sie die gesamte Organisation auf einen nahtlosen Übergang vorbereiten. 

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der sich an alle von den bevorstehenden Änderungen betroffenen Akteure sowie an Ihre Studierenden richtet. Dieser Plan könnte ausführliche Newsletter umfassen, in denen genau erklärt wird, was archiviert oder gelöscht wird, die neue Richtlinie in die Schulungsunterlagen aufgenommen wird und in den Wochen vor der Änderung Banner in Ihrem LMS, Videoverwaltungssystem und anderen pädagogischen Ökosystemtools erstellt werden. Durch diese umfassende Kampagne wird sichergestellt, dass alle Beteiligten gut vorbereitet sind und ihre Arbeitsabläufe bei Bedarf anpassen können. 

4. Strategische Umsetzung neuer Strategien und kontinuierliche Unterstützung

Universitäten sind komplexe Einrichtungen, und Sie müssen die neue Richtlinie so einführen, dass sie für alle Beteiligten möglichst wenig Probleme verursacht. Um Ihre neue Richtlinie mit anderen Regeln und Vorschriften in Einklang zu bringen, ist viel Liebe zum Detail erforderlich. Ihre Universität verfügt wahrscheinlich über interne Richtlinien zur Datenspeicherung und zum geistigen Eigentum, die alle überprüft werden müssen, bevor die Änderungen in Kraft treten. Auch der Zeitpunkt ist zu bedenken - eine erste Einführung könnte sich als weniger störend erweisen, wenn sie z. B. in den Ferien oder in der Zeit zwischen den Semestern erfolgt. 

Die Kommunikation endet auch nicht nach der Einführung. Unterstützen Sie die Beteiligten dabei, sich an die neue Art der Verwaltung von Inhalten zu gewöhnen. Geben Sie vierteljährlich oder halbjährlich Aktualisierungen an Ihre Institution weiter, um den Fortschritt und den Wert Ihrer neuen Richtlinie zu demonstrieren und Probleme zu beheben, wenn die Beteiligten noch nicht so weit sind.

Inhaltshygiene: Bessere Lehr- und Lernerfahrungen unterstützen 

Mit dem richtigen Ansatz wird eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten nicht nur Ihre Video-Lernbibliothek stärken, sondern auch Ihre Lehrkräfte und Studenten befähigen, ein einheitliches Verständnis für die besten Praktiken der Inhaltshygiene zu entwickeln, die zu besseren Lehr- und Lernerfahrungen in Ihrer gesamten Einrichtung beitragen. 

Weiterführende Lektüre: 3 Gründe, warum Inhaltshygiene für ein gesundes Lernökosystem unerlässlich ist