Es ist keine Frage - wir stehen vor einer Datenexplosion. Eine kürzlich von EMC und IDC durchgeführte Studie ergab, dass sich das digitale Universum alle zwei Jahre verdoppelt und sich zwischen 2013 und 2020 verzehnfachen wird - von 4,4 Billionen Gigabyte auf 44 Billionen Gigabyte.

Um mit diesem Berg ständig wachsender Daten Schritt zu halten und sie besser zugänglich zu machen, zentralisieren Unternehmen die Daten zunehmend in Content-Management-Systemen wie SharePoint. Und während praktisch jede Art von Daten in dieser massiven Expansion vertreten ist, bereitet ein bestimmter Wachstumsbereich den IT-Abteilungen erhebliches Kopfzerbrechen - Video.

IDC schätzt inzwischen, dass 90 % der erstellten digitalen Informationen "unstrukturiert" sind - Dateien wie Videos und andere Medien, die nicht nach vordefinierten Datenmodellen organisiert sind. Gartner glaubt, dass diese unstrukturierten Daten mit einer Geschwindigkeit wachsen, die 5x so hoch ist wie die von strukturierten Daten.

Video war schon immer eine große Herausforderung für die Datenverwaltung

Einschränkungen bei den Suchfunktionen für Videos können das Auffinden von Inhalten innerhalb von Aufzeichnungen erschweren. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass Videos, die z. B. auf einer SharePoint-Website gespeichert wurden, oft noch in Form von "dunklen" - oder nicht durchsuchbaren - Daten vorliegen.

Aber ist das wirklich ein geschäftskritisches Problem? Für immer mehr Unternehmen ist die Antwort ein klares "Ja". Ein Beispiel: Vor einigen Jahren startete Microsoft ein "internes YouTube", das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, seine Ideen aufzunehmen und mit Kollegen zu teilen. Innerhalb von drei Jahren wurden mehr als 10.000 Videos auf dem Portal veröffentlicht. Die University of Essex in Großbritannien zeichnet inzwischen jährlich 80.000 Stunden Video auf - eine Praxis, die für die Studenten von heute beim Eintritt in das Berufsleben zur Norm wird. Der allgemeine Trend ist auch nicht auf eine Handvoll Early Adopters beschränkt - 2016 prognostiziert Gartner Research, dass jeder Mitarbeiter in jeder großen Organisation täglich 45 Minuten mit dem Ansehen von Geschäftsvideos verbringen wird.

Das Problem trifft den Kern des Wertes, den das Datenmanagement bieten sollte: Effizienz.

McKinsey schätzt, dass jede Woche fast 20 % der Zeit von Wissensarbeitern nur mit der Suche nach Informationen verbracht wird, die ihnen helfen, ihre Arbeit effektiver zu erledigen. Das ist ein ganzer unproduktiver Tag pro Woche, der mit der Suche und nicht mit der Arbeit verbracht wird. Da Videos im Unternehmen immer häufiger eingesetzt werden, müssen IT-Organisationen Wege finden, Videoinhalte zu verwalten und zugänglich zu machen, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen den vollen Wert der in Videos enthaltenen Informationen nutzen können.

Um Licht in die dunklen Daten zu bringen, die in Videos versteckt sind, sollten IT-Teams die Vorteile eines neuen, spezialisierten Tools nutzen, das für die einzigartigen Herausforderungen von Videos entwickelt wurde - ein Video Content Management System (Video CMS). Die heutigen Video-CMS-Optionen, die erst in den letzten zehn Jahren dank skalierbarer Cloud-Speicher und der kontinuierlichen Entwicklung und Kommerzialisierung der Videotechnologie möglich wurden, erleichtern das Speichern, Suchen und Freigeben von Videos.

Hier sind die Merkmale eines Video-Content-Management-Systems, auf die IT-Teams achten sollten:

Video indizieren: Video-Suche, die über YouTube hinausgeht

Wenn ein Video wertvoll genug ist, um es aufzunehmen, ist es wahrscheinlich auch wichtig, dass es gefunden wird. Aber die aktuelle, "YouTube-ähnliche Suche"- die nur nach Titeln, Tags und Kommentaren sucht - ist einfach nicht gut genug. In einer Welt, in der Geschäftsvideos 30-60 Minuten oder länger sind, erfassen solche manuell eingegebenen Metadaten fast nie genug indexierbare Informationen, um Mitarbeitern zu helfen, genau den Moment zu finden, nach dem sie gesucht haben.

Stattdessen müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, den tatsächlichen Inhalt innerhalb der Videos zu durchsuchen. Um Licht in diese dunklen Daten zu bringen, sind umfassendere Videosuchfunktionen erforderlich - eine, die jedes Video vollständig für jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort indiziert und dann die Effizienz der Mitarbeiter sicherstellt, indem sie es dem Betrachter ermöglicht, automatisch direkt zum relevanten Moment im Video vorzuspulen. Panopto löst diese Herausforderung bereits und bietet Technologien für die Videosuche, die sogar die von Google übertreffen.

Video formatieren: Videos auf jedem Gerät zugänglich machen

Da immer mehr Unternehmen einen BYOD-Ansatz für die Bereitstellung von Smartphones, Tablets und sogar Laptops verfolgen, erwarten immer mehr Mitarbeiter, dass sie von einer Vielzahl von persönlichen Geräten auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen können. Auch hier gibt es jedoch eine Reihe von Herausforderungen, die Organisationen, die ihren Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu internen Videos bieten wollen, das Leben schwer machen.

Die erste Herausforderung besteht einfach darin, dass Videodateien im Durchschnitt riesig sind. Selbst ein 30-minütiges Video - nicht unüblich für Unternehmenspräsentationen, Schulungen, Veranstaltungen usw. - kann mehrere Gigabyte groß sein. Das macht es schwierig, sie auf Handys und Tablets herunterzuladen, besonders wenn sie über eine 4G-Verbindung auf die Daten zugreifen. Eine zweite Herausforderung, die mit jedem neuen Aufnahme- und Anzeigegerät auf dem Markt komplizierter wird, besteht darin, dass nicht alle Videodateien mit jedem mobilen Gerät kompatibel sind. iOS-Geräte können zum Beispiel bekanntermaßen keine Flash-Videos anzeigen.

Ein Video-CMS adressiert beide Probleme und bietet eine Lösung für verschiedene Dateiformate, mit der Unternehmen ihre Videodaten besser verwalten können. Panopto kann optimierte Versionen von Videos für mobile Geräte erstellen - Videodateien mit geringerer Größe, Auflösung und Bitrate bereitstellen, die für Telefone und Tablets optimiert sind, um die Bandbreitenbelastung in Unternehmensnetzwerken zu reduzieren und das Wiedergabeerlebnis auf mobilen Geräten zu verbessern.

Video analysieren: Nutzungsdaten führen zu besserem Video

Da Unternehmen versuchen, Video als Teil ihrer Dateninfrastruktur besser zu verwalten, besteht ein wichtiger Teil der effektiven Nutzung einfach darin, die richtigen Einblicke in die Art und Weise zu erhalten, wie die Aufnahmen angesehen werden. Hier können die spezialisierten Berichts- und Videoanalysefunktionen eines Video-CMS sehr nützlich sein.

Unternehmen benötigen oft tiefere Einblicke in Videos als andere Datentypen. Sie möchten wissen, wie oft ein Video angesehen wurde, und sie müssen wissen, wer das Video speziell angesehen hat. Sie müssen auch bestätigen, dass die Personen das Video bis zum Ende angesehen haben - insbesondere bei Videos, die mit der Einhaltung von Vorschriften zu tun haben. Panopto kann oft solche detaillierten Berichte liefern und Unternehmen dabei helfen, mehr Wert aus ihren Videobibliotheken zu ziehen.

Integrieren von Video: Verbinden mit bestehenden Systemen

Auch wenn Video einzigartige Anforderungen stellt, möchten einige IT-Organisationen möglicherweise kein weiteres Silo speziell für alle Videoinhalte erstellen. Daher ist es wichtig, dass ein Video-CMS das Video in die bestehenden Content-Management-Systeme des Unternehmens integriert. Insbesondere sollten IT-Organisationen nach Video-CMS suchen, die Folgendes ermöglichen:

• Einzelanmeldung: Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihr bestehendes Firmenlogin und Passwort zu verwenden, um auf Videos zuzugreifen, die in einem Video-CMS gespeichert sind
• Integrierte Videowiedergabe: Videos, die in einem Video-CMS gespeichert sind, sollten für die Wiedergabe von der bestehenden Content-Management-Website einer Organisation eingebettet werden können.
• Integrierte Suche: Durch die Verwendung von Entwickler-APIs sollten Organisationen in der Lage sein, die Suchergebnisse von Video-CMS in die Suchergebnisse ihres bestehenden Content-Management-Systems zu integrieren

Video ist eine der am schnellsten wachsenden Arten von Informationen im Unternehmen. Doch bei all den Videodateien, die in Unternehmensnetzwerken gespeichert und freigegeben werden, bleibt ein Großteil dieser wertvollen Informationen in Form von dunklen Daten unter Verschluss. Durch die Implementierung eines Video-CMS mit umfassender Suche, Analyse, mobilem Zugriff und Integration in bestehende Content-Management-Systeme kann die IT-Abteilung die Nutzung von Videos so einfach machen wie die von E-Mails.

Dieser Artikel von Panopto erschien ursprünglich in Data Center Post.