Wenn Sie auf der Suche nach einem Videoverwaltungssystem (VMS) für die Hochschulbildung sind, hilft Ihnen dieser VMS-Einkaufsführer dabei, sich in der Vielzahl der Optionen auf dem Markt zurechtzufinden. Von der Vorlesungserfassung bis zum HyFlex-Klassenzimmer ist Video zu einem integralen Bestandteil der Hochschulbildung geworden. Doch wenn es um das VMS geht, das diese Modalitäten unterstützt, gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Optionen – oft zu radikal unterschiedlichen Preisen.

Warum ist das so? Welche Auswirkungen hat die VMS-Preisgestaltung? Welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?    

Lassen Sie uns die Nuancen der VMS-Preisstrukturen untersuchen, damit Sie fundierte Entscheidungen über Ihre Investitionen in Video-Lernen treffen können. 

Welche Institutionen benötigen ein VMS (und welche nicht)?

Gemäß der 2023 Videotrends in der Hochschulbildung melden83,8 % der Hochschulleitungen geben an, dass die Lernergebnisse der Studierenden bei der Einführung von asynchronem Video in ihrer Einrichtung wichtig oder äußerst wichtig waren. Angesichts knapper Budgets und steigender Anforderungen ist die Suche nach kostengünstigen Lösungen jedoch immer wichtiger geworden. Wie kann dies ohne Qualitätseinbußen erreicht werden? 

Stellen Sie zunächst fest, ob Ihre Einrichtung ein VMS benötigt. 

Für Einrichtungen, die innovative Klassenzimmermodalitäten bereitstellen möchten, die eine sich weiterentwickelnde Pädagogik unterstützen, oder ihren Teilnehmerkreis durch flexiblere Lernmöglichkeiten erweitern möchten, ist ein VMS ein unschätzbarer Vorteil, der seinen Preis rechtfertigt. Wenn Ihre Einrichtung Wert auf die Einbindung und Zugänglichkeit der Lernenden legt, in der sich ständig weiterentwickelnden Bildungslandschaft die Nase vorn behalten möchte und bereit ist, ein Budget für langfristiges Wachstum bereitzustellen, dann ist ein VMS von entscheidender Bedeutung für Ihren Erfolg. 

Ob Sie eine zukunftsorientierte Grundschule, eine Universität mit mehreren Standorten oder ein Community College sind, das sich auf die unterschiedlichen Anforderungen seiner Studierenden konzentriert – die Vielseitigkeit eines VMS deckt ein breites Spektrum an Bildungsbedürfnissen ab und macht es zu einer lohnenden Investition für alle, die sein Potenzial nutzen möchten.

Wenn Ihre Bildungseinrichtung hingegen sehr klein und aufs Budget bedacht ist und stark auf traditionelle, persönliche Lehrmethoden angewiesen ist, ist ein VMS für Sie möglicherweise nicht die unmittelbar notwendige Lösung. Zwar ist mit der Umstellung möglicherweise eine anfängliche Investition verbunden, doch Einrichtungen, die sich der von den Studierenden erwarteten flexibleren Lehre widersetzen, laufen Gefahr, bei den Einschreibungen und dem Wachstum zurückzufallen. 

Für diejenigen, die jedoch offen für transformative Lernerfahrungen sind und die langfristigen Vorteile verstehen, ermöglicht ein VMS den Lehrkräften die Bereitstellung ansprechenderer Inhalte und ermöglicht den Lernenden, in ihrem eigenen Tempo auf Materialien zuzugreifen, was möglicherweise zu besseren Lernergebnissen und einer allgemeinen Kosteneffizienz führt.

Beheben häufiger Probleme, die beim Kauf eines VMS auftreten

Die Preisgestaltung eines VMS für Bildungseinrichtungen kann durch allgemeine Herausforderungen, die während des Kaufprozesses auftreten, erheblich beeinflusst werden. Um eine kosteneffiziente Investition sicherzustellen, ist es für Entscheidungsträger wichtig, sich dieser Herausforderungen bewusst zu sein:

1. Versteckte Kosten: Versteckte Kosten in der VMS-Preisgestaltung können für Bildungseinrichtungen zu Budgetüberraschungen führen. Beim Kauf eines VMS ist es wichtig, die Preisstruktur und die Vertragsbedingungen sorgfältig zu prüfen, um mögliche versteckte Gebühren, wie z. B. für Speicherlimits oder professionelle Dienstleistungen, zu erkennen. Dabei kann es sich um unerwartete, aber notwendige Zusatzleistungen handeln, die nicht im angegebenen Preis enthalten sind. Durch die Kenntnis der vollständigen Kostenaufschlüsselung können Institutionen unerwartete Ausgaben vermeiden und eine fundiertere Entscheidung hinsichtlich der allgemeinen Finanzierbarkeit des VMS treffen.

Lösung: Erkundigen Sie sich nach Speicherbeschränkungen, Gebühren für professionelle Dienstleistungen und zusätzlichen Gebühren für die Freischaltung von Funktionen. Wählen Sie ein VMS mit transparenten Preisen und klar umrissenen Vertragsbedingungen, um unerwartete Kosten zu vermeiden und eine fundierte Entscheidung über die Erschwinglichkeit zu treffen.

2. Kompatibilitätsprobleme: Kompatibilitätsprobleme können sich indirekt auf die Preisgestaltung auswirken, da die Lösung dieser Probleme möglicherweise zusätzliche Investitionen in Hardware, Software oder Integrationen erfordert. Um die mit der Kompatibilität verbundenen Kosten zu senken, sollten Institutionen die Kompatibilität des VMS mit bestehenden Systemen gründlich bewerten und eine nahtlose Integration mit anderen Tools sicherstellen. Wenn Kompatibilitätsprobleme von Anfang an berücksichtigt werden, können potenzielle Kosten im Zusammenhang mit Systemänderungen oder -austausch eingespart werden.

Lösung: Stellen Sie fest, ob sich das VMS in Ihre Videokonferenzplattform, LMS, SSO und APIs von Drittanbietern integrieren lässt. Entscheiden Sie sich für ein VMS, das eine robuste Kompatibilität mit Ihren aktuellen Systemen bietet, und suchen Sie Unterstützung bei Anbietern, die eine nahtlose Integration und Unterstützung bieten.

3. Mangelnde Benutzerakzeptanz: Wenn sich die Verwendung eines VMS als schwierig erweist oder es an benutzerfreundlichen Funktionen mangelt, kann dies die Benutzerakzeptanz beeinträchtigen und sich letztendlich auf den Wert und die Kapitalrendite auswirken. Bei der Betrachtung der VMS-Preisgestaltung sollten Entscheidungsträger Lösungen priorisieren, die intuitive Schnittstellen und umfassende Schulungen bieten, um die Benutzerakzeptanz zu erhöhen. Die Erfüllung der Bedürfnisse moderner Lernender und Studenten kann kompliziert sein und erfordert besondere Anstrengungen. Wählen Sie daher ein VMS, das Ihre Inhalte jederzeit und an jedem Ort auf jedem Gerät abspielen kann. Durch die Investition in ein VMS, das sowohl von Lehrkräften als auch von Lernenden angenommen wird, können Institutionen ihre Investitionen optimieren und langfristig höhere Renditen erzielen.

Lösung: Ermitteln Sie, ob Ihr VMS-Anbieter Onboarding-Unterstützung für Stakeholder und Endbenutzer bietet. Priorisieren Sie ein benutzerfreundliches VMS und führen Sie gründliche Schulungen durch, um eine breite Akzeptanz sicherzustellen und den Nutzen Ihrer Investition zu maximieren.

4. Eingeschränkte Skalierbarkeit: Ein VMS mit eingeschränkter Skalierbarkeit kann mit der Zeit unwirtschaftlich werden, wenn Bildungseinrichtungen ihren Betrieb ausweiten. Durch die Vorabinvestition in ein skalierbares VMS können Institutionen zukünftiges Wachstum bewältigen, ohne dass zusätzliche Kosten für Systemaustausch oder Upgrades anfallen. Indem Entscheidungsträger die Skalierbarkeit als Teil der Preisgleichung berücksichtigen, können sie eine kosteneffiziente Wahl treffen, die mit den langfristigen Zielen ihres Instituts im Einklang steht.

Lösung: Fragen Sie Ihr zukünftiges VMS, wie es Speicher, Inhaltshygiene und Benutzerberechtigungen bei steigender Nutzung unterstützt, um die Auswirkungen auf Ihre Einrichtung zu verstehen und unnötige Kosten für den Systemaustausch zu vermeiden.

Wenn Sie diesem VMS-Käuferleitfaden folgen und diese allgemeinen Herausforderungen bei der Bewertung von VMS-Optionen berücksichtigen, können Bildungseinrichtungen fundierte Entscheidungen treffen, die ihrem Budget und ihren Zielen entsprechen. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Entscheidungsträger den VMS-Markt effektiver navigieren und eine Lösung finden, die nicht nur ihren Preisanforderungen entspricht, sondern auch langfristigen Wert und optimale Leistung bietet.

Auf welche potenziellen versteckten Kosten Sie beim Vergleich von VMS Plattform stoßen können

Beim Kauf eines VMS müssen Sie sich unbedingt über mögliche versteckte Kosten im Klaren sein, die Ihr Budget belasten könnten. In diesem VMS-Käuferleitfaden werden drei dieser Kosten hervorgehoben:

1. Datenspeichergebühren: Einige VMS-Anbieter erheben möglicherweise zusätzliche Gebühren, die auf der Datenmenge basieren, die Sie in ihrem System speichern, was möglicherweise zu unerwarteten Kosten führt.

2. Bandbreitenüberschreitungen: Eine hohe Videonutzung kann zu einem erhöhten Bandbreitenverbrauch führen und zusätzliche Kosten verursachen, die möglicherweise nicht sofort erkennbar sind.

3. Zusatzfunktionen: Für bestimmte erweiterte Funktionen wie Videoanalyse oder automatische Untertitel können zusätzliche Kosten anfallen, die über das Basis-VMS-Paket hinausgehen.

Durch eine sorgfältige Prüfung der Preisstruktur und Vertragsbedingungen können Bildungseinrichtungen unangenehme Überraschungen vermeiden und bei der Investition in ein VMS eine fundierte Entscheidung treffen.

Was beim Kauf mit diesem VMS-Käuferleitfaden Priorität haben sollte

Wenn es darum geht, das richtige VMS für Ihre Bildungseinrichtung auszuwählen, kann die Priorisierung der folgenden Schlüsselfaktoren in diesem VMS-Käuferleitfaden einen großen Unterschied bei Ihren Lern- und Entwicklungsinitiativen ausmachen:

1. Integrationen: Stellen Sie sicher, dass sich das von Ihnen gewählte VMS nahtlos in Ihre aktuellen Kommunikationstechnologien integrieren lässt, z. B. Videokonferenzsysteme wie Zoom und Learning Management Systems (LMS). Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Inhaltsfluss und erleichtert das Hochladen und den Zugriff auf Ihre gesamte Kommunikation über das Videosystem. Dieser optimierte Prozess verbessert die Zusammenarbeit und Effizienz Ihrer Schulungsprogramme.

Mögliche Auswirkungen: Wenn Integrationsfähigkeiten beim Kauf eines VMS nicht im Vordergrund stehen, können Bildungseinrichtungen mit unzusammenhängenden Kommunikationskanälen konfrontiert sein. Das Content-Management wird schwierig und behindert die Zusammenarbeit und Effizienz in Schulungsprogrammen. Das Fehlen einer nahtlosen Integration kann zu redundanten manuellen Prozessen führen, was letztendlich wertvolle Zeit verschwendet und das volle Potenzial des videobasierten Lernens beeinträchtigt.

2. Funktionen: Schauen Sie über die grundlegenden Video Speicherfunktionen hinaus; Suchen Sie nach einem VMS, das eine Reihe von Funktionen bietet, um die Benutzerbindung und -zugänglichkeit zu verbessern. Zu diesen Funktionen kann die Video-Analytik gehören, die es Ihnen ermöglicht, wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten und die Leistung der Zuschauer zu gewinnen. Darüber hinaus ermöglichen Suchfunktionen innerhalb der Videobibliothek und einzelner Videos den Lernenden, bestimmte Inhalte effizient zu finden. Funktionen wie Live-Video-Streaming, In-Video-Quiz und automatische Untertitel bereichern die Lernerfahrung weiter und erfüllen unterschiedliche Lernbedürfnisse.

Mögliche Auswirkungen: Das Versäumnis, robuste Funktionen zu priorisieren, kann zu einer mangelhaften Lernerfahrung führen. Ohne Videoanalyse- und Suchfunktionen verpassen Institutionen wertvolle Einblicke in das Verhalten der Lernenden und behindern eine effiziente Inhaltssuche. Das Fehlen ansprechender Funktionen wie In-Video-Quiz und automatische Untertitelung kann zu einer geringeren Einbindung der Lernenden führen und die Inklusivität der Lernumgebung einschränken.

3. Benutzererfahrung: Sowohl Content-Ersteller als auch Mitarbeiter müssen eine intuitive und benutzerfreundliche Erfahrung mit dem VMS haben. Content-Ersteller sollten es einfach finden, Videoinhalte mühelos anzuzeigen, hochzuladen, zu erfassen und zu verwalten. Andererseits sollten Mitarbeiter von Funktionen wie Videoquiz, durchsuchbaren Inhalten und einer umfassenden Geräte- und Dateiformatkompatibilität profitieren. Eine positive Benutzererfahrung steigert das Engagement und fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens.

Mögliche Auswirkungen: Wenn die Benutzererfahrung außer Acht gelassen wird, kann dies sowohl bei Lehrkräften als auch bei Studierenden zu Frustration führen. Komplizierte Schnittstellen schränken die Erstellung und Verwaltung von Inhalten ein und führen zu minderwertigen Lernmaterialien. Ohne benutzerfreundliche Funktionen wie Videoquiz und umfassende Gerätekompatibilität können die Zufriedenheit und Motivation der Lernenden leiden und den gesamten Lernprozess beeinträchtigen.

4. Skalierbarkeit: Wenn Ihre Institution wächst, wachsen auch Ihre Schulungs- und Entwicklungsbedürfnisse. Wählen Sie ein VMS, das sich leicht skalieren lässt, sodass Sie Ihre Lernprogramme je nach Bedarf problemlos erweitern können. Der Einsatz der asynchronen Videobereitstellung kann bei der Skalierung Ihrer Initiativen besonders effektiv sein, den Mitarbeitern mehr Flexibilität auf ihrem Lernweg bieten und bessere Lernergebnisse erzielen.

Mögliche Auswirkungen: Ein VMS ohne Skalierbarkeit kann das institutionelle Wachstum behindern. Da der Schulungs- und Entwicklungsbedarf zunimmt, können Institutionen mit Einschränkungen bei der Unterbringung größerer Benutzergruppen und der Erweiterung der Inhaltsbibliotheken konfrontiert sein. Ohne ein skalierbares VMS wird zukünftiges Wachstum behindert, was möglicherweise kostspielige und störende Systemänderungen erforderlich macht.

5. Ruf des Unternehmens: Vertrauen ist bei der Auswahl eines VMS-Anbieters von entscheidender Bedeutung.  Zuverlässige Unternehmensbewertungen finden Sie bei G2, Gartner und Aragon. Diese helfen Ihnen dabei, ein Unternehmen mit einem soliden Ruf zu finden, das durch positive Kundenbewertungen und eine Erfolgsbilanz in Sachen Zuverlässigkeit und Innovation untermauert wird. Entscheiden Sie sich für eine vertrauenswürdige Marke, die bereits von Top-Unternehmen weltweit verwendet wird, und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem seriösen und etablierten VMS-Anbieter zusammenarbeiten.

Mögliche Auswirkungen: Wenn Sie sich für einen VMS-Anbieter entscheiden, ohne dessen Ruf zu berücksichtigen, kann dies zu minderwertigem Service und Support führen. Schlechter Kundenservice und Unzuverlässigkeit können zu Frustration führen und die Fähigkeit der Institution, das VMS effektiv zu nutzen, beeinträchtigen. Die Zusammenarbeit mit einem renommierten und etablierten Anbieter gewährleistet eine reibungslosere und vertrauensvollere Partnerschaft und schafft Vertrauen in die VMS-Investition.

„Jedes Mal, wenn wir den Panopto-Support kontaktieren, ist es einfach und schnell. Wir bekommen unsere Antworten sofort.“

Lea-Ann Turner, Managerin für akademische und berufliche Exzellenz, Mid-State Technical College

Denken Sie daran, dass es sich auf lange Sicht auszahlt, Zeit in die Bewertung und Priorisierung dieser Faktoren bei der Auswahl eines VMS zu investieren. Durch die Wahl eines Systems, das sich nahtlos integrieren lässt, erweiterte Funktionen bietet, dem Benutzererlebnis Priorität einräumt, Skalierbarkeit ermöglicht und über einen guten Ruf verfügt, kann Ihre Bildungseinrichtung selbstbewusst auf videobasiertes Lernen und Entwicklung setzen und gleichzeitig außergewöhnliche Ergebnisse erzielen.

Die 7-Schritte-Checkliste für VMS-Käufer, die Sie brauchen

Navigieren Sie wie ein Profi durch die Welt der VMS-Preise und entdecken Sie die perfekte Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung zugeschnitten ist. Maximieren Sie Ihre Investition und bieten Sie mit Leichtigkeit fesselnde Bildungserlebnisse.

1. Transparente Preise: Suchen Sie nach VMS-Anbietern mit transparenten Preisstrukturen und umfassenden Aufschlüsselungen, um versteckte Kosten und Budgetüberraschungen zu vermeiden.

2. Kompatibilitätsprüfung: Bewerten Sie die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen und Tools, um eine nahtlose Integration ohne kostspielige Änderungen und teure Anbieterabhängigkeit sicherzustellen.

3. Benutzerfreundliche Oberfläche: Bevorzugen Sie ein VMS mit intuitiven Oberflächen, die umfassende Schulungen anbieten, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu erreichen.

4. Skalierbarkeit ist wichtig: Investieren Sie in ein skalierbares VMS, das mit den Anforderungen Ihrer Einrichtung wächst, während Sie versuchen, eine neue Kohorte von Studierenden zu erreichen – sowohl auf dem Campus als auch außerhalb – und so die Notwendigkeit kostspieliger Systemersetzungen überflüssig macht.

5. Funktionserkundung: Tauchen Sie ein in die verfügbaren Funktionen wie Videoanalyse, Videoquiz, In-Video-Suche und automatische Untertitelung, um das Lernerlebnis zu verbessern.

6. Support und Unterstützung: Suchen Sie nach VMS-Anbietern, die zuverlässigen Kundensupport und technische Unterstützung bieten, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

7. Freiheit bei der Integration: Wählen Sie ein VMS, das sich nahtlos in wichtige Tools wie LMS und Videokonferenzplattformen integrieren lässt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wenn Sie dieser prägnanten Checkliste des VMS-Käuferleitfadens folgen, begeben Sie sich auf die Suche nach dem perfekten VMS, das den Anforderungen Ihrer Einrichtung entspricht, das Videolernen optimiert und allen ein außergewöhnliches Lernerlebnis bietet.