Es sollte niemanden überraschen, dass wir alle zusammen eine beträchtliche Menge an Zeit in Meetings bei der Arbeit verbringen. Allein in den USA schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass jeden Tag zwischen 36 und 56 Millionen Arbeitsbesprechungen abgehalten werden. Das bedeutet, dass im Durchschnitt die meisten Mitarbeiter an etwa 62 Meetings pro Monat teilnehmen.

Da ein so großer Teil unserer Tage für Meetings und die Zusammenarbeit mit Teamkollegen verwendet wird, haben Führungskräfte natürlich begonnen, nach neuen Lösungen zu suchen, um das Meeting-Erlebnis zu verbessern und zu vereinfachen.

Wenn sie gut geplant sind, können Verbesserungen an Meeting-Systemen eine große Investitionsrendite bedeuten, sowohl in Bezug auf die Produktivität am Arbeitsplatz als auch auf die Verwaltungskosten für die IT. Für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes kann die Verbesserung der Meeting-Erfahrungen zu einer schnelleren und effizienteren Problemlösung, mehr Innovation, einer erweiterten Kompetenzentwicklung und sogar zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen. Für die IT-Abteilung kann es die Variabilität der verwalteten Systeme und der Infrastruktur reduzieren, den Bedarf an technischem Support für häufige Interaktionen mit Meeting-Technologien minimieren und auch helfen, Geld für zukünftige Upgrades zu sparen.

Treffen Sie den modernen Konferenzraum

Die Art und Weise, wie wir über Konferenzräume und -räume denken, hat sich geändert. Während früher ein "Besprechungsraum" einfach ein Ort war, an dem man einen großen Tisch umgeben von einer angemessenen Anzahl von Stühlen vorfand, umfasst das Konzept heute die gesamte Infrastruktur und die Technologien , die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu treffen und zusammenzuarbeiten.

Und mehr und mehr kann dieser "Raum" sogar komplett virtuell sein, wobei die Mitarbeiter über Videokonferenz-Tools online zusammenarbeiten.

In den letzten Jahren ist die Modernisierung von Konferenzräumen für IT-Teams überall zur obersten Priorität geworden. Das Meeting-Erlebnis für die Mitarbeiter von heute neu zu gestalten, bedeutete, anpassungsfähige Meeting- und Kollaborationslösungen für Mitarbeiter zu entwickeln, die zunehmend von unterwegs mit ihren eigenen Geräten arbeiten, interaktive videobasierte Kommunikation bevorzugen und erwarten, dass die Technologie einfach funktioniert.

Unter dem starken Einfluss der sich verändernden Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, haben sich eine Reihe gemeinsamer Trends in Bezug auf die Modernisierung von Besprechungs- und Kollaborationsräumen herausgebildet. Das unabhängige Analystenunternehmen Gartner berichtete kürzlich , dass Unternehmen überall ähnliche Strategien für die Aktualisierung von Besprechungsräumen verfolgen, zu denen die folgenden gehören:

• Gestaltung einer flexibleren Meeting-Infrastruktur, um unterschiedliche Anforderungen an Geräte und Räume zu erfüllen
• Reduzierung des Einsatzes von maßgeschneiderten Meetingraumlösungen verschiedener Anbieter, die teuer und schwer zu verwalten sind
• Suche nach zuverlässigen Lösungen und Diensten, die sich im Laufe der Zeit an die sich ändernden Anforderungen der Benutzer anpassen können

Darüber hinaus erweitern die Technologien, die Meetings und die Zusammenarbeit unterstützen, immer mehr Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Meeting-Lösungen zu entwerfen, die sowohl für Mitarbeiter im Raum als auch für Mitarbeiter an entfernten Standorten ( ) ein umfassenderes, integriertes Erlebnis bieten. Moderne Besprechungsräume verfügen daher oft über:

• Intelligente Gebäudedisposition
• Cloud-basierte Videokonferenzen
• Drahtlose Konnektivität für einfache Freigabe von jedem Gerät aus
• Integrierte Displays mit 360°- und PTZ-Kameras, Whiteboards, Dokumentenkameras und Remote-Screencasting
• Automatisierte Meeting-Erfassung

Natürlich hat jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen für die Aktualisierung von Meetingräumen und -systemen, aber immer mehr IT-Verantwortliche suchen nach ähnlichen Lösungen, um die Meetinglösungen zu modernisieren und Produktivitätshürden zu überwinden, die sich bei der Skalierung wirklich summieren. Im Folgenden finden Sie drei wichtige Trends, die sich bei der Modernisierung von Meeting-Räumen und Collaboration-Lösungen abzeichnen, und die Erfahrungen, die sie schaffen können, wenn sie alle synchron arbeiten.

3 große Trends bei der Modernisierung von Meetingraum-Ressourcen

1. Smartere Meetingräume

Jeder musste schon einmal den Konferenzraum neu besetzen. Während viele Meetings im Voraus geplant werden, laufen sie manchmal über oder dauern nicht immer so lange, wie sie geplant sind. Und wieder andere Meetings finden spontan statt, wobei die Teilnehmer in jeden verfügbaren Raum springen. Das ist eine Realität, die das Finden und Planen geeigneter Besprechungsräume etwas chaotisch macht, selbst mit den Kalendertools des Unternehmens und den Lösungen zur Planung von Besprechungsräumen.

Die gute Nachricht ist, dass die ehemals eigenständigen Systeme jetzt zu intelligenteren, integrierten Konferenz- und Kollaborationssystemen werden. Smarte, integrierte Meeting-Ressourcen machen Meeting-Räume so flexibel und effizient wie Ihre Mitarbeiter - sie zeigen automatisch Ressourcen als verfügbar an, wenn Meetings nicht stattfinden oder vorzeitig enden - und minimieren die Notwendigkeit für den Endbenutzer, mit Meeting-Technologien zu interagieren, indem sie Videokonferenzen automatisch wie geplant starten und aufzeichnen.

Moderne Meetingräume ermöglichen es den Teilnehmern zunehmend, sich drahtlos mit Technologien zu verbinden, anstatt sich mit Kabelsalat und dem Umschalten von Eingängen auf Displays im Raum herumzuschlagen. Neuere Tools können auch die physischen Aspekte des Raums in Ihr Meeting-System einbeziehen, einschließlich Beleuchtung, Jalousien und HLK. Und die Arbeitsplatzanalyse kann Ihrem Team helfen, die Planung von Ressourcen zu verbessern, und bietet darüber hinaus neue Analysen zur Meeting-Performance, die Ihrem Unternehmen helfen können, im Laufe der Zeit mehr aus Meetings herauszuholen.

2. Huddle-Räume und agile Besprechungsräume

Die Anzahl der privaten Räume und Büroflächen schrumpft, während offene Büropläne und Konzepte wie Hot-Desking schnell zur neuen Normalität werden. Diese Trends haben Unternehmensleiter dazu veranlasst, kreativ zu werden, wenn es darum geht, wie sie den Raum für Besprechungen und Zusammenarbeit gestalten, ausstatten und zuweisen.

Voll ausgestattete Konferenzräume sind nach wie vor sehr gefragt, aber in den meisten Fällen benötigen Teams nicht die gesamte Infrastruktur und Ausstattung von Premium-Meetingräumen. Moderne Meeting-Strategien priorisieren die am häufigsten genutzten Funktionen, um Dinge wie Huddle Rooms und weniger konventionelle Meeting-Bereiche auszustatten.

Eine der neuesten Lösungen sind schlanke, schlüsselfertige Meetingraum-Kits wie Zoom Rooms (unten abgebildet), WebEx Room Kits oder Skype Room Systems. Diese Systeme begrenzen die Komplexität und neigen dazu, zuverlässig und vorhersehbar zu funktionieren, ohne dass viele Benutzerschulungen erforderlich sind. Sie lassen sich außerdem leicht installieren und sind für einen relativ schnellen Einsatz in neuen Räumen verfügbar, wenn sich die Nachfrage ändert.

3. Alles in der Wolke

Die Bereitstellung eines neuen Geräts sollte keine lokale Einrichtung erfordern. Stattdessen suchen IT-Manager nach Cloud-Diensten, die es ermöglichen, ein Gerät einfach anzuschließen, es zum Laufen zu bringen und alle Updates über die Cloud an mehrere Räume und Setups gleichzeitig zu verteilen. Das ist ein Segen für Teams, die ohnehin schon knapp an Zeit und Ressourcen für andere geschäftskritische Aufgaben sind.

Darüber hinaus bieten Cloud-basierte Meeting-Systeme sogar noch mehr Möglichkeiten zur Interoperabilität, was Anpassungen ermöglichen kann, die das Benutzererlebnis für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens verbessern.

Meetings enden nicht im Konferenzraum

So wie Meetings heute nicht mehr immer in einem Konferenzraum stattfinden, müssen sie auch nicht mehr im Konferenzraum enden (oder wenn die Videokonferenz endet).

Aufzeichnungen von Meetings können nun die Zusammenarbeit über das Meeting hinaus verlängern, so dass Personen, die nicht in Echtzeit teilnehmen konnten, später zuschauen und sich einbringen können, einen Bezugspunkt und Kontext für die laufende Arbeit und sogar für neue Mitarbeiter bieten und vieles mehr. Durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste bei den derzeit verwendeten Videokonferenz-Tools können Mitarbeiter ihre Meetings problemlos aufzeichnen.

Und sie tun es bereits. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter den Mitgliedern des Project Management Institute (PMI) gaben über 30 % an, dass sie ihre Videokonferenzsoftware tatsächlich für die Aufzeichnung von Meetings verwendet haben.

Dies stellt ein Problem dar, von dem Sie vielleicht nicht einmal wussten, dass Sie es haben.

Können Sie sicher sein, dass die Meetings, die Ihre Mitarbeiter bereits aufzeichnen - voll mit sensiblen Geschäftsinformationen - nicht in die falschen Hände geraten, weder intern noch außerhalb Ihres Unternehmens?

Das Problem ist, dass Sie eine mp4-Datei im Gegensatz zu anderen Dateitypen nicht mit einem Passwort schützen können. Selbst Dateifreigabesysteme wie Dropbox und Google Drive können es den richtigen Personen ermöglichen, private Meeting-Aufnahmen herunterzuladen und mit so gut wie jedem zu teilen. Aufnahmen von internen Besprechungen könnten sogar für die ganze Welt auf der Seite freigegeben werden, auf der jeder Videos austauscht - YouTube. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels liefert eine schnelle Suche auf YouTube nach "internem Meeting" bemerkenswerte 883.00 Ergebnisse. Selbst wenn wir davon ausgehen, dass 95 % davon ziemlich harmlos sind, bleiben immer noch etwa 44.000 Videos übrig, die wahrscheinlich nicht für die Öffentlichkeit bestimmt waren.

Man würde hoffen, dass nichts Vertrauliches aus Ihrem Unternehmen öffentlich geteilt wurde, aber die sehr reale Möglichkeit sollte jedes Unternehmen innehalten lassen.

Die Lösung: Automatisieren Sie die Meeting-Aufzeichnung mit einem sicheren Video-Management-System

Eine Lösung für die Verwaltung von Meeting-Aufzeichnungen hilft Unternehmen, neue Sicherheitsrisiken zu bewältigen, die entstehen, wenn Mitarbeiter unvollkommene Optionen für die Speicherung und Freigabe interner Videos haben. Ein Videoverwaltungssystem wie Panopto arbeitet mit Ihrer Videokonferenztechnologie zusammen, um automatisch Meeting-Aufnahmen zu erfassen, sie in eine sichere Online-Videobibliothek hochzuladen und alles, was im Meeting gesagt wurde, zu transkribieren, um auch den Inhalt Ihrer Aufnahmen durchsuchbar zu machen. Genauso wichtig ist, dass es auch eine fein abgestufte Rechteverwaltung für Administratoren ermöglicht, damit Meeting-Aufnahmen nur von den richtigen Personen angesehen werden können.

Darüber hinaus ist die Automatisierung der Meeting-Erfassung in großem Umfang eine Strategie zur Meeting-Modernisierung, die Unternehmen zunehmend umsetzen, um die Produktivität und Zusammenarbeit weiter zu fördern.

According to a recent Wainhouse Research survey, 69% of respondents agreed that it is useful to have recordings of past video meetings available for later access as a reference source. Whether it’s the freedom to fully engage and not take notes or the ability to share a meeting with someone who couldn’t attend, there are many reasons people want to record their meetings. Download our latest white paper to learn 10 reasons to record your meetings.

DOWNLOAD: 10 Gründe, warum Ihr Unternehmen alle Ihre Meetings aufzeichnen sollte

 

Aber es reicht nicht aus, die Aufnahme zu drücken. Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, diese Aufnahmen problemlos zu finden, zu suchen und zu teilen, ganz zu schweigen vom Streaming und der Interaktion mit ihnen auf jedem Gerät, um den vollen Nutzen aus diesen wichtigen Wissensbeständen zu ziehen.

Eine sichere Videoplattform mit Meeting Intelligence-Lösungen kann in Ihre bestehenden Meeting-Technologien integriert werden, um Ihre internen Videoinhalte zu sichern und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Meetings voll auszuschöpfen.

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