In den USA steht der 15. April auf dem Kalender wie ein Chef, der dazu neigt, ein wenig zu viel zu managen. Es ist ein Datum, das das jährliche Unterfangen einer von nur zwei Gewissheiten im Leben markiert - die Frist für die Einreichung von staatlichen und bundesstaatlichen Einkommenssteuern.

Hier in den Staaten haben die Steuern den Ruf, der wohl verwirrendste Prozess zu sein, den die meisten Menschen versuchen werden. Es gibt eine Vielzahl offizieller Formulare, von denen nur eine Handvoll für jeden einzelnen Steuerzahler relevant ist. Und selbst nach einer konzertierten Aktion des U.S. Internal Revenue Service, um die Formulare leichter verständlich zu machen, ist fast jede Zeile auf jedem Dokument entweder mit Buchhaltungsjargon übersät oder einfach nur frustrierend vage.

Das Schlimmste ist, dass selbst die Materialien, die helfen sollen, Dinge zu erklären, am Ende nur noch mehr Verwirrung stiften. Schauen Sie sich zum Beispiel die Begleitmaterialien für das Formular 1040A an - selbst ein kurzes, zweiseitiges Formular -, das durch eine 84-seitige PDF-Anleitung ergänzt wird.

Wenn jemand nicht in der Lage ist, ein 1040A auszufüllen, wie hoch ist dann die Wahrscheinlichkeit, dass eine 84-seitige FAQ helfen wird?

Zum Glück für US-Steuerzahler gibt es einen besseren Weg. Buchhaltungsfirmen, Steuerberater und eine Reihe von gemeinnützigen Organisationen haben daran gearbeitet, das Ausfüllen von Steuerformularen einfacher zu machen - indem sie die Macht von Videos als Lehrmittel nutzen.

Ein perfektes Beispiel ist dieses Video von Laws.com, das in knapp 3 Minuten erklärt, wie man das Formular 1040A ausfüllt. Die Aufnahme verwendet eine scharfe Kombination von PowerPoint-Folien, um die wesentlichen Informationen vorzustellen, und fügt dann eine einfache Bildschirmaufnahme hinzu, um zu veranschaulichen, wie das Formular Schritt für Schritt ausgefüllt werden sollte. In wenigen Minuten macht das Video leicht verständlich, was in Textform auf 84 Seiten zu erklären war.

Video macht das Unterrichten komplexer, mehrstufiger Prozesse einfach

Sind die HR-Formulare Ihres Unternehmens einfacher auszufüllen als die heutigen Steuererklärungen?

Es ist verlockend zu denken, dass die Probleme der IRS der Standardstoff der bürokratischen Ineffizienz sind - Relikte der Prozesse, die moderne Organisationen vor Jahrzehnten verbessert haben.

Aber seien Sie sich nicht so sicher.

In vielen Unternehmen beruhen Dutzende - manchmal Hunderte - von Prozessen immer noch auf denselben formularbasierten Datenprozessen, die auch die moderne Steuerabrechnung steuern. Bundesformulare wie I9 und W4 sind offensichtliche Beispiele, ebenso wie Formulare für Mitarbeiterleistungen wie 401k-Anmeldungen und -Updates, Formulare für Kranken- und Lebensversicherungsleistungen und Dutzende anderer Personalunterlagen.

Selbst wenn Ihr Unternehmen den Prozess für diese digitalisiert hat und keinen tatsächlichen Papierkram mehr benötigt, löst das das Problem nicht. Digitale Formulare sind immer noch Formulare - und erfordern immer noch, dass die Mitarbeiter sie verstehen und ausfüllen.

Das ist ein Problem, das mit echten Kosten verbunden ist. Für die meisten Mitarbeiter ist das korrekte Ausfüllen der Anmeldeformulare ein ernstes Anliegen - etwas, das sie (und Sie) auf keinen Fall falsch machen wollen. Daher werden die meisten Ihre Personalabteilung mit Fragen über Fragen überhäufen, während sie hart daran arbeiten, jedes Detail richtig auszufüllen - was die Zeit der Personalabteilung für andere Projekte aufzehrt.

Einige Unternehmen, vor allem solche, die regelmäßig Mitarbeiter einstellen, versuchen, die zufälligen Fragen zu den Sozialleistungen zu minimieren, indem sie die Anmeldung zu einem Teil des Onboardings machen - aber auch das ist mit Kosten verbunden, da das Unternehmen einen speziellen Mitarbeiter haben muss, der nur dafür zuständig ist, anderen Mitarbeitern beim Ausfüllen eines Formulars zu helfen.

 

Sicherstellen, dass Formulare korrekt ausgefüllt werden, ist in den meisten Organisationen eine alltägliche Aufgabe

Selbst jenseits der Anmeldung zu Sozialleistungen sind die meisten Unternehmen mit Formularen überschwemmt - das Hinzufügen von Personen zu einer E-Mail-Liste erfordert ein Formular, die Aktualisierung von Laptops oder mobilen Geräten erfordert ein Formular, Spesenkonten erfordern ein Formular, Geschäftsreisen erfordern ein Formular, und das kratzt kaum an der Oberfläche.

Und das sind nur die einfachen Formulare - in einem größeren Sinne sind viele der Tools, auf die wir uns bei unserer täglichen Arbeit verlassen, wirklich nur ein komplexes Netz von Formularen. CRM-Tools wie Salesforce, CMS-Tools wie SharePoint, Marketing-Automatisierungssoftware wie Eloqua - all das sind Tools, die auf der Verwaltung und Ausführung von Informationen aus einer Reihe von individuellen Formularen basieren.

Schlimmer noch, in den meisten Organisationen gibt es kaum etwas Besseres als das 84-seitige Support-Handbuch des IRS, wenn es darum geht, den Mitarbeitern bei der Verwendung eines dieser Formulare zu helfen - egal wie komplex oder einfach, egal wie wichtig oder unwichtig es für die tägliche Arbeit ist, die meisten Organisationen bieten keine einfache Möglichkeit für die Mitarbeiter, zu lernen, wie man alles Erforderliche korrekt ausfüllt.

Und das ist schade, denn wie Laws.com im obigen Beispiel gezeigt hat, können sogar Bundeseinkommenssteuerformulare in weniger als 3 Minuten mit Video erklärt werden.

 

Video macht es einfach, Mitarbeitern das Ausfüllen von Formularen beizubringen - und leicht zu wiederholen

Mit einem kurzen Video kann Ihr HR-Team - und ein anderes Team, das in Ihrem Unternehmen auf Formulare angewiesen ist - durch jedes einzelne Dokument gehen, das Ihre Mitarbeiter ausfüllen müssen, und eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, ohne dass das 84-seitige PDF vorliegt.

Indem die Schulungsunterlagen visuell gestaltet werden, tragen Videos dazu bei, dass die Schritte leichter zu verstehen sind - so wird sichergestellt, dass mehr Mitarbeiter Ihre Formulare beim ersten Mal korrekt ausfüllen.

Indem Sie die Schulungen für jedes Formular aufzeichnen, kann Ihr Unternehmen diese Materialien jederzeit und überall auf Abruf in Ihrer sicheren Unternehmensvideobibliothek zur Verfügung stellen. Sie können sogar Links zu den Videos aus Ihren Dokumenten selbst bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter schnell darauf zugreifen können.

Und indem Sie diese Videos in Ihrer Videobibliothek speichern, können Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, relevante Momente innerhalb dieser Aufnahmen zu suchen und zu finden. Die Videosuchfunktion von Panopto indiziert jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort für jedes Video in Ihrer Bibliothek (unabhängig davon, ob es mit Panopto aufgezeichnet wurde oder nicht) - so können Ihre Teammitglieder die Antwort auf jede Frage finden und sofort vorspulen.

Das Beste ist, dass Sie mit Hilfe von Videos Ihrem HR-Team Zeit zurückgeben können, um sich auf neue und hochwertige Projekte zu konzentrieren, anstatt immer wieder die gleichen FAQs zu beantworten. Besonders für größere Organisationen ist das ein ROI, der für sich selbst spricht.

 

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