Allein in den USA finden täglich zwischen 36 und 56 Millionen Geschäftstreffen statt, und im Durchschnitt nehmen die Mitarbeiter an 62 Meetings pro Monat teil. Und leider gehen viele der wertvollen Informationen, die in diesen Meetings ausgetauscht wurden, nur wenige Augenblicke später verloren. Was ist also der beste Weg, um ein Meeting aufzuzeichnen?

Eine Stunde nach dem Ende eines Meetings können sich die Mitarbeiter nur noch an 44 Prozent der besprochenen Inhalte erinnern. Und sechs Tage nach einem Meeting sinkt diese Zahl auf 25 Prozent. 

Um die "Vergessenskurve" zu besiegen, haben wir alle unsere eigenen Methoden entwickelt, um die wichtigen Momente in unseren Meetings für spätere Referenzen zu dokumentieren. Für die meisten Menschen bedeutet das manuelle Notizen machen, ob informell für uns selbst oder formell als Sitzungsprotokoll, das dann später mit allen Anwesenden geteilt werden kann. 

Aber als Dokumentationsstrategie für Meetings ist das Anfertigen von manuellen Notizen bestenfalls ineffizient - und schlimmer noch, es garantiert, dass Sie nur einen Bruchteil der Diskussion erfassen und keine der visuellen Hilfsmittel, die oft gemeinsam genutzt werden, wie Bildschirmfreigaben und Whiteboards.

Der beste Weg, um ein Meeting aufzuzeichnen

Natürlich ist das Anfertigen von Notizen nur eine Möglichkeit, ein Meeting zu dokumentieren. 

Diejenigen, die eine umfassendere Aufzeichnung ihrer Besprechungen wünschen, haben eine weitere Option - eine einfache Lösung, die leicht einzurichten ist und weitaus detaillierter ist, als es mit einem Notizbuch jemals möglich war. Mit dem Smartphone in der Tasche und einer der vielen verfügbaren Sprachaufzeichnungs-Apps haben viele Menschen begonnen, jedes Meeting und jede Telefonkonferenz, an der sie teilnehmen, aufzuzeichnen.

Während eine vollständige Audioaufnahme eines Meetings mit Sicherheit mehr von der Diskussion erfasst, als es handschriftliche Notizen jemals könnten, erfassen Voice-Recorder-Apps auch nicht das gesamte Meeting. Sie sind auch unvollkommen, wenn es darum geht, Schlüsselmomente in Meetings einfach wieder aufzurufen - wenn Sie einen bestimmten Teil Ihrer Konversation wiedergeben möchten, müssen Sie die Aufzeichnung überfliegen, um den relevanten Abschnitt zu finden, oder sich das Meeting einfach noch einmal komplett anhören.

Wie kann man also alle Details eines Meetings besser festhalten?

Nehmen Sie ein Video des gesamten Meetings auf. 

Die meisten modernen Videokonferenzlösungen - wie Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans und Skype For Business (das Teil von Microsoft Teams wird) - bieten native Unterstützung für die Aufnahme von Audio, Video und Bildschirmfreigaben aus einem Meeting durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste. 

Und selbst wenn Sie es geschafft haben, alle Teilnehmer in denselben Raum zu bekommen (was in der heutigen Arbeitswelt keine Kleinigkeit ist), können Sie Ihre Videokonferenzsoftware in Verbindung mit rauminternen AV-Systemen verwenden, um ein Video in einem Meeting oder Konferenzraum aufzunehmen.

In jedem Fall müssen Sie, sobald Sie die Aufnahmetaste gedrückt haben, nur noch wie gewohnt tagen, und die Kamera übernimmt die gesamte Dokumentation Ihrer Besprechung für Sie. 

Die Vorteile von Aufnahme every meeting

In Meetings werden Details besprochen, neue Ideen erwogen, Abstimmungen vorgenommen und Entscheidungen getroffen. Ohne eine vollständige Aufzeichnung eines Meetings, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können, verschwenden Ihre Teams jedoch wertvolle Zeit damit, Informationen aufzuspüren und erneut weiterzugeben, die bereits während eines Meetings zur Verfügung gestellt wurden, aber danach entweder verloren gingen oder vergessen wurden.

Aus diesem Grund ermöglichen immer mehr Unternehmen die Erfüllung von Meetings in großem Maßstab, Aufnahme jeder Videokonferenz das findet innerhalb der Organisation statt. Es ist eine neuartige Produktivitäts- und Kollaborationsstrategie, die aus einer Reihe von Gründen an Dynamik gewinnt:

1. Kein Detail geht verloren oder wird vergessen. Jede Diskussion, jede Entscheidung, jede Bildschirmfreigabe aus Ihren Meetings wird aufgezeichnet, damit Sie wissen, wer was gesagt hat, und damit Sie die visuellen Hilfsmittel sehen können, auf die sich die Teilnehmer während des Meetings beziehen. 
2. Verbessern Sie den Fokus und das Engagement während des Meetings. Die Garantie, dass eine Aufzeichnung des Meetings zur Verfügung steht, bedeutet, dass die Teilnehmer ihre volle Aufmerksamkeit schenken können, ohne sich Notizen machen zu müssen, und dass die Meeting-Leiter die Ablenkung durch Computerbildschirme minimieren können.
3. Minimieren Sie die Auswirkungen von Terminkonflikten. Alle richtigen Leute in ein Meeting zu bekommen, kann ein Hindernis sein, um Projekte voranzubringen. Mit einer detaillierten Aufzeichnung der Besprechung können diejenigen, die einen vollen Terminkalender haben, die Besprechung verfolgen und im Nachhinein Beiträge leisten, und die Arbeit kann schneller voranschreiten.
4. Bringen Sie neue Mitwirkende schnell auf den neuesten Stand. Wenn Mitarbeiter in laufende Projekte oder Initiativen eingebunden werden, können sie Aufzeichnungen vergangener Besprechungen ansehen und durchsuchen, um alle Details zu erhalten, die sie benötigen, um einen Beitrag zu einem Projekt leisten zu können. Das ist viel effizienter, als Download-Meetings zu planen und auf Informationen von Personen zu warten, die tatsächlich an den Meetings teilgenommen haben, bevor eine neue Person in das Projekt kam.
5. Unterstützen Sie die Zusammenarbeit außerhalb des Konferenzraums. Teilen Sie Wissen und Informationen, die in Besprechungen aufgetaucht sind, sofort mit anderen, ohne dass Ihre Experten zusätzlich zu dem, was sie bereits präsentiert haben, weitere Zeit für die Erstellung von erklärenden Dokumenten aufwenden müssen.
6. Verbessern Sie die Projektergebnisse durch Durchsicht von Meeting-Archiven. Verstehen Sie, wie und warum in der Vergangenheit Entscheidungen getroffen wurden, identifizieren Sie lehrreiche Momente und gewinnen Sie Einblicke in Ideen für mögliche nächste Schritte.

Aber denken Sie daran, Aufnahme ist nur Schritt #1

Natürlich entfalten Videoaufzeichnungen Ihrer Besprechungen nicht ihren vollen Nutzen, wenn sie einfach nur vorhanden sind. Ihre Teams müssen in der Lage sein, die in den Videos gespeicherten Informationen einfach zu finden, anzusehen und zu teilen.

VideoKonferenzsystem-Systeme enthalten keine Lösungen für die Erstellung und Verwaltung einer ständig wachsenden Bibliothek von Aufgezeichneten Besprechungen und anderen videobasierten Informationsbeständen wie Mitarbeiterschulungs-Videos und Videos zur Unternehmenskommunikation.

Glücklicherweise besteht eine einfache Lösung für diese Herausforderung darin, Ihr Videokonferenzsystem-Tool einfach mit einem Video-Content-Management-System (oder Video-CMS) zu koppeln. 

Durch die Verwendung eines Video-CMS wie Panopto neben Ihrer Videokonferenzlösung können Sie ein sicheres, durchsuchbares internes Videoportal erstellen (wie ein privat YouTube für Ihr Unternehmen), die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, einfacher zusammenzuarbeiten und produktiver zu sein. Und das bedeutet, dass Sie viel mehr mit Ihren Meeting-Aufzeichnungen machen können: 

• Sicheres Speichern & Videos freigeben: Automatisches Hochladen von Meeting-Aufzeichnungen in eine sichere, mobilfähige Videobibliothek mit unbegrenztem Langzeitspeicher.
• Betrachterberechtigungen verwalten & Zugriff: Ermöglicht Administratoren die Verwaltung von Freigabebeschränkungen, Richtlinien für die Aufbewahrung von Inhalten und die Verfügbarkeit im großen Maßstab.
• Transcribe & Suche: Transkribieren Sie automatisch jede Aufzeichnung und machen Sie die während der Besprechungen gesprochenen und gezeigten Wörter durchsuchbar.
• Aufzeichnungen bearbeiten: Bearbeiten Sie themenfremde Diskussionen, fügen Sie neue Inhalte, Quizfragen und vieles mehr hinzu, um Ihre Meeting-Aufzeichnung schnell in ein formelleres Informationsmittel zu verwandeln.
• Verstehen Sie das Engagement des Zuschauers: Überprüfen Sie die Videoaufrufe, erfahren Sie, welche Personen sich die Videos am häufigsten ansehen, und exportieren Sie ansichtsbezogene Engagement-Daten in andere Systeme.

Was sind also die besten Apps für die Aufzeichnung von Meetings?

Bleiben Sie bei den Tools, die Sie bereits haben, und stellen Sie sicher, dass sie mit einem Video-CMS wie Panopto integriert sind. Sie möchten mehr erfahren? Klicken Sie auf einen der unten stehenden Links, um mehr über die integrierten Videokonferenz-Integrationen von Panopto zu erfahren, die Ihnen eine komplette Cloud-basierte Lösung für die Automatisierung von Meetings in großem Umfang bieten:

• Zoom + Panopto
• Webex-Besprechungen + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype für Unternehmen + Panopto

Aktivieren der Meeting-Erfassung für Ihre Organisation mit Panopto

Panoptos Enterprise-Video-Plattform unterstützt Sie bei der Aufzeichnung von Meetings, Schulungen und Präsentationen und archiviert anschließend die On-Demand-Videoinhalte, damit sie später gesucht, gefunden und wieder verwendet werden können. Möchten Sie Panopto in Aktion sehen? Kostenlos ausprobieren.