Haben Sie es schon gehört? Video am Arbeitsplatz ist auf dem Vormarsch.

Kein heimliches Sport-Streaming, kein Teilen der neuesten viralen Sensation, kein Durchklicken auf den neuesten YouTube-Hit - echte, wertvolle Geschäftsvideos mit echtem, wertvollem Geschäfts-ROI.

In Unternehmen auf der ganzen Welt ist Video zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitern zu erweitern und gleichzeitig die Schulungskosten zu senken, das Engagement von Führungskräften und Personalverantwortlichen zu verbessern Kommunikationsbotschaften, soziales Lernen und kollaborative Innovation zu ermöglichen und zu fördern, Onboarding und Sales Enablement zu standardisieren und zu skalieren und so vieles mehr - zusätzlich zu den bestehenden traditionellen Geschäftsanwendungen in Marketing, Vertrieb und Kundenservice.

Doch trotz aller Möglichkeiten - und trotz der weiten Verbreitung - haben noch zu wenige Unternehmen Schritte unternommen, um Video in ihrem IT-Ökosystem zu unterstützen.

Heute berichtet Forrester, dass nur die Hälfte der großen Organisationen eine Unternehmenslösung für Video implementiert hat. Noch besorgniserregender sind die Daten für kleinere und mittelgroße Unternehmen, in denen sich nur 2 von 5 mit den einzigartigen Herausforderungen von Video befasst haben.

Zu viele Unternehmen begnügen sich damit, Video wie jeden anderen Inhalt zu behandeln - und den Mitarbeitern zu erlauben, es so zu nutzen, wie es für ihre Bedürfnisse am besten ist. Im Prinzip ist das ein Ansatz, der Flexibilität und technische Entwicklung zulässt - in der Praxis führt das Fehlen eines umfassenden Plans für die Nutzung von Video durch Mitarbeiter jedoch in der Regel zu vier schwerwiegenden Problemen:

1. Maximale Dateigröße - "Das SharePoint-Problem"

Selbst kurze Videos von Webcams und Smartphones überschreiten schnell die maximale Dateigröße des am weitesten verbreiteten Enterprise Content Management Systems.

Ein 60 Sekunden langes Video, aufgenommen mit einem iPhone 5s, ergibt eine 80 MB große Datei. Das gleiche Video, das mit einem iPhone 4 aufgenommen wurde, ist mit 150 MB sogar noch größer. Diese beiden Dateien überschreiten bereits die standardmäßige maximale Dateigröße von 50 MB für SharePoint.

Natürlich kann Ihr Unternehmen die maximale Dateigröße in SharePoint erhöhen, aber nur auf 2 GB. Selbst das erlaubt nur ein 25-minütiges Video vom iPhone 5s - nicht annähernd genug für eine 30- bis 60-minütige Schulung, die Ankündigung eines vierteljährlichen Updates, eine Demo eines technischen Prozesses oder die meisten anderen üblichen Anwendungsfälle für Geschäftsvideos.

Das ist ein Problem, das nicht nur bei SharePoint auftritt. Das gleiche Problem gilt für die LMS, die viele Organisationen verwenden.

Cornerstone hat ein Maximum von 100MB pro Datei. Docebo ist auf 128 MB begrenzt. Moodle kann 200MB zulassen, aber je nach Dateityp können Sie auf ziemlich viel weniger begrenzt sein.

2. Suche in Videos - "Das Google-Problem"

Video ist die einzige Art von Unternehmensdaten, bei der noch nicht einmal Google herausgefunden hat, wie man sie indiziert und durchsucht. Sicher, Google und viele Unternehmenssysteme können die zusätzlichen Daten durchsuchen, die Sie manuell zu einer Video Datei hinzufügen – Titel, Beschreibungen, Ersteller, Tags und Kommentare –, aber sie sind nicht in der Lage, den tatsächlichen Inhalt der Videozu sehen.

Dieses Problem wird in Unternehmen noch verschärft, wo Videos in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten lang sind und ein großer Teil der Videobibliothek eines Unternehmens aus 2- und 4-stündigen Schulungssitzungen besteht. Es gibt einfach keine Möglichkeit, alle in diesem Video besprochenen Konzepte zu erfassen, zu indizieren und von einer normalen Suchmaschine zu finden, die nur auf manuelle Metadaten zurückgreift. Das bedeutet, dass alles, was nicht in diesen Tags vermerkt ist, praktisch verloren ist.

Und selbst wenn die traditionelle Suche eine relevante Aufzeichnung findet, kann sie den Mitarbeitern nicht dabei helfen, genau den Moment zu finden, den sie brauchen. Stellen Sie sich vor, dass Sie sich durch die Zeitleiste eines zweistündigen Schulungsvideos wühlen müssen, um die 5 Minuten zu finden, die ein bestimmtes Thema abdecken, und Sie können schnell erkennen, wie frustrierend (und ineffizient) dies sein kann.

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3. Sicheres Freigeben von Videos - "Das YouTube-Problem"

Videodateien sind groß. Viele Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Videos aufzeichnen, stellen fest, dass das einfache Speichern dieser großen Dateien auf dem Desktop (ein übliches Endergebnis für viele Video- und Bildschirmaufzeichnungslösungen) schnell zu einem Problem mit der Speicherkapazität führt.

Videodateien werden auch fast immer erstellt, um geteilt zu werden. Die meisten Mitarbeiter, die Videos für die Arbeit aufnehmen, suchen nach einer Möglichkeit, sie mit Kollegen zu teilen, sobald sie fertig sind.

Egal, ob das Ziel die Speicherung, die Freigabe oder beides ist, Mitarbeiter, die nicht angeleitet werden, laden ihre Videos dort hoch, wo es am bequemsten ist. Und wo sie dies tun, ist fast nie die beste Option.

In vielen Fällen entscheiden sich Mitarbeiter dafür, eine Datei auf ein vorhandenes freigegebenes Laufwerk des Unternehmens oder ein Netzwerk-LAN hochzuladen. Diese Websites sind jedoch selten für Videos optimiert. Sie sind nicht dafür ausgelegt, große Videodateigrößen zu unterstützen, sie streamen Videos nicht effektiv auf Laptops, Tablets und Smartphones und sie erlauben es nicht, den Videoinhalt zu durchsuchen.

In anderen Fällen – insbesondere wenn die Dateien zu groß für interne Dateifreigabeseiten sind – verwenden die Mitarbeiter standardmäßig die öffentlichen Freigabeseiten, die sie bereits kennen. Manchmal ist es YouTube. Manchmal Dropbox. Manchmal ist es eine von Dutzenden (wenn nicht Hunderten) anderer öffentlicher Speicherstätten. Das Problem bleibt das gleiche – Ihre internen, potenziell vertraulichen organisatorischen Informationen befinden sich jetzt außerhalb Ihrer Mauern, wo Wettbewerber, Presse, Investoren oder andere sie finden könnten.

4. Format-Inkompatibilität - "Das Flash-Problem"

Während wir gerne glauben, dass neue Technologie immer mit der alten kompatibel sein muss, wissen wir, dass das nicht stimmt - Apple, um nur ein Beispiel zu nennen, unterstützt bekanntermaßen keine Flash-Videos auf seinen iPhones oder iPads. Das wiederum stellt ein echtes Problem für Unternehmen dar, die über ein Archiv mit Flash-codierten Videos verfügen - wie können Sie diese für die wahrscheinlich 50 % oder mehr Ihrer Mitarbeiter zugänglich machen, die ein Apple-Gerät besitzen?

Natürlich kratzt die fehlende Unterstützung des iPhones für Flash nur an der Oberfläche des Problems.

Die Matrix der verfügbaren und im Einsatz befindlichen Tablets und Smartphones und ihrer jeweiligen Aufnahme- und Anzeigefunktionen ist riesig - und hat das Potenzial, mit jedem neuen Gerät zu wachsen.

Das Problem ist auch nicht auf mobile Geräte beschränkt - viele Arten von Videos, die im Unternehmen üblich sind, können ohne einen proprietären Player nicht angesehen werden. Standardmäßig mit WebEx kodierte Aufzeichnungen, viele Arten von Bildschirmaufzeichnungen und andere Spezialvideos können nicht einmal auf einem Standard-PC wiedergegeben werden, geschweige denn auf einem iPhone oder Android-Tablet.

Ihre Mitarbeiter werden jedes beliebige Gerät verwenden, um Ihre Geschäftsvideos sowohl aufzuzeichnen als auch anzusehen. Im Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, dass jemand dafür sorgt, dass all diese Geräte harmonisch miteinander existieren können - und dass Mitarbeiter nicht von wichtigen Schulungs- oder Kommunikationsvideos ausgesperrt werden, nur weil es Probleme mit der Dateikompatibilität gibt.

Enterprise Video Storage & Lösungen für die gemeinsame Nutzung

Keines dieser Probleme ist unüberwindbar.

Ihr Unternehmen könnte die maximale Dateigröße heraufsetzen und Videodateien manuell kodieren, damit sie unter dieses Limit passen.

Sie könnten in Videosuchtechnologien wie optische Zeichenerkennung und Sprache-zu-Text investieren und ein Skript in Ihr internes Content-Management-System einbauen, um diese Tools bei der Indizierung von Videoinhalten zu verwenden.

Sie könnten Firewalls einrichten, um den Zugriff auf Seiten wie YouTube und DropBox zu verhindern.

Sie könnten sogar Skripte erstellen, die eine Reihe vorhandener Videodateiformate in für Mobilgeräte geeignete Formate umwandeln.

Aber für die meisten Unternehmen ist die Realität, dass die Vorabkosten, der Zeitaufwand und die laufende Entwicklung und Wartung, die erforderlich sind, um Video reaktiv unterzubringen, einfach zu hoch sind - besonders im Zeitalter schlanker IT-Organisationen.

In den letzten Jahren ist jedoch eine neue Art von Unternehmenssoftware entstanden, die diese und andere Herausforderungen im Zusammenhang mit Unternehmensvideos angeht. Der Markt nennt es eine Verwaltung von Videoinhalten Plattform (Video-CMS) – obwohl es genauso häufig als sichere Videobibliothek bezeichnet wird.

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Ein Video-CMS ist ein Content-Repository, das speziell für die Anforderungen von Video entwickelt wurde. Ein Video-CMS befindet sich entweder in der Cloud oder ist auf einem Server hinter Ihrer Firewall installiert und kann Ihnen helfen, die Probleme von Unternehmensvideos zu lösen, indem:

• Unterstützung von massiven einzelnen Videodateien mit mehreren GB und noch massiveren Videobibliotheken mit mehreren TB
• Ermöglichung einer Suche, die den tatsächlichen Inhalt Ihrer Videos indiziert - jedes gesprochene Wort und jedes Wort, das auf dem Bildschirm erscheint (natürlich zusammen mit herkömmlichen Video-Metadaten)
• Es spielt keine Rolle, in welchem Dateityp (Container und Codec) Ihre Videos vorliegen oder für welches Gerät Sie die Videos bereitstellen. Es bietet eine universelle Möglichkeit, vorhandene Videos in mobilfreundliche Formate zu übersetzen - um Videos für jedes Gerät zu standardisieren
• Ermöglicht das Streamen von Videos auf mobile Geräte, unabhängig davon, wie viel Festplattenspeicher Sie auf Ihrem Gerät haben und welche Verbindungsgeschwindigkeit Sie verwenden
• Und wenn sich Videodateiformate weiterentwickeln, veröffentlichen Video-CMS einfach Updates, um die neuen Formate zu unterstützen, so dass Sie sich nicht um diese kümmern müssen