Sie fragen sich vielleicht, warum Besprechungen nicht produktiv sind. Diese Denkweise könnte Sie zu der Annahme verleiten, dass es unmöglich ist, dass Menschen Meetings noch mehr hassen, als sie es ohnehin schon tun. 

Aber Sie würden sich irren. 

Um fair zu sein, die Leute hassen nicht alle Tagungen– sie hassen schlechte Meetings. Wir alle kennen das unvermeidliche Gefühl der Frustration, wenn uns ein ineffektives Meeting ablenkt. davon ab, etwas anderes zu erledigen, oder stört unseren Arbeitsablauf, sodass wir uns den ganzen Tag weniger produktiv fühlen, als wir hätten sein können. Noch schlimmer ist es, wenn dies über mehrere Meetings im Laufe des Tages hinweg passiert.

Fragen Sie jeden beliebigen Mitarbeiter, und er wird Ihnen sagen, dass er den enormen Wert von Meetings zur Zusammenarbeit, Erstellung und Übermittlung detaillierter Informationen effizienter sieht, als dies per E-Mail oder über Messaging-Apps möglich wäre. Wenn das nicht der Fall wäre, hätten wir natürlich weniger Besprechungen in unseren Kalendern. 

Dennoch gelten Besprechungen bestenfalls als notwendiges Übel. Warum ist das so? Warum sind Meetings für die meisten Teams nicht produktiv?

Sind Meetings also wirklich nur Zeitverschwendung?

Wenn man beginnt, dem Problem auf den Grund zu gehen, zeichnet sich ein Trend ab. Meistens liegt das Problem in der Art und Weise, wie Meetings ablaufen - unklare Ziele, mäandernde Präsentationen, themenfremde Diskussionen, abgelenkte Teilnehmer und die Tatsache, dass wir alle andere Arbeiten haben, die um unsere Zeit konkurrieren, führen dazu, dass wir alle irgendwann frustriert sind. 

Muss das so sein? Mit einem Wort: Nein. 

Doch führen die meisten Ratschläge zur besseren Leitung von Meetings tatsächlich zu einer Verbesserung der Meetings? Auch Nein. 

Anstatt zuzulassen, dass sich schlechtes Besprechungsverhalten weiterhin negativ auf die Terminplanung der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und das Geschäftsergebnis des Unternehmens auswirkt, erlassen die Führungskräfte in Unternehmen überall auf der Welt neue – und oftfragwürdige – Regeln für die Durchführung effektiverer Besprechungen. 

Von willkürlichen Begrenzungen der Meeting-Dauer oder der Teilnehmerzahl bis hin zu der Aufforderung, alle Teilnehmer während des gesamten Meetings zu stehen oder sogar einer Person, die nur zum Mitschreiben an dem Meeting teilnimmt, tragen diese häufig zitierten „Best Practices“ kaum dazu bei, schlechtes Verhalten bei Meetings einzudämmen.

Darüber hinaus tragen all diese fragwürdigen Ratschläge kaum dazu bei, Besprechungen tatsächlich zu verbessern, während sie Ihren Mitarbeitern neue Gründe liefern, sie zu hassen.

10 Tipps zur Meeting-Hygiene und Produktivität, die Sie vermeiden sollten

Bevor wir uns auf die schlechtesten Ratschläge stürzen, möchten wir unbedingt darauf hinweisen, dass es einige wirklich hilfreiche Tipps für produktivere Meetings gibt. Das Festlegen einer klaren Tagesordnung, das pünktliche Beginnen und Beenden von Meetings, das vorab Versenden von Materialien und das Zuweisen von Aktionspunkten am Ende können dazu beitragen, Meetings nützlicher und weniger frustrierend zu gestalten. 

Darüber hinaus gibt es allerdings noch eine Reihe fragwürdigerer – ja geradezu narzisstischer – Strategien für „effektive Meetings“, die Unternehmen regelmäßig umzusetzen versuchen, um ihre Meetings zu verbessern. 

Hier ist eine Liste mit den 10 schlimmsten Ideen, die gemeinhin als gute Lösungen für produktivere Meetings angepriesen werden und die Sie wahrscheinlich vermeiden sollten: 

1. Planen Sie Meetings, die zu ungeraden Zeiten beginnen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CBS Nachrichten)

Sind die Teammitglieder nicht gerade begeistert, an Ihren Meetings teilzunehmen? Vielleicht gefallen sie ihnen zu ungewöhnlichen Zeiten besser! Diese Empfehlung kann in vielen Varianten angewendet werden. Sie reicht von der Ansetzung von Besprechungen sehr früh oder sehr spät am Tag bis hin zum Beginn von Besprechungen zu einer unerwarteten Uhrzeit, beispielsweise 7 Minuten nach der vollen Stunde. 

Natürlich ist die Vorstellung, dass eine unregelmäßige Planung den Wert eines Meetings in den Augen der Mitarbeiter steigert, unlogisch. Den Teilnehmern fällt vielleicht eher die Seltsamkeit dieser Strategie auf, sie werden sich aber vor allem über die zusätzliche Störung ihres Arbeitsalltags ärgern. Niemand möchte früh im Büro ankommen oder lange im Büro bleiben, um an Ihrem Meeting teilzunehmen, und der schiere Mangel an Konsistenz zwingt die Leute dazu, noch härter zu arbeiten, um ihre ohnehin schon vollen Terminkalender zu bewältigen.

2. Sitzungen nur am Mittwoch ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Forbes)

Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Ihre Besorgungen nur an einem Tag in der Woche erledigen. Bank, Einkäufe, Reinigung, Arztbesuche und alles andere - all das kann nur an diesem einen Tag erledigt werden, sonst muss es bis zur nächsten Woche warten. Um fair zu sein, als Strategie für das Management von Meetings klingt das zunächst großartig - Sie haben den ganzen Rest der Woche für Ihre persönliche Produktivität frei! 

Innerhalb weniger Wochen werden Sie jedoch feststellen, dass die Beschränkung der wöchentlichen Teambesprechungen die Ineffizienz nur steigert. Und zwar gleich doppelt. Erstens schaffen Sie eine Umgebung, in der formelle Diskussionen und Entscheidungen auf den festgelegten Termin verschoben werden, sodass die Arbeit möglicherweise bis zu einer Woche lang brachliegt . Zweitens: Da alle Meetings im selben 8-Stunden-Zeitraum stattfinden sollen, entsteht jede Woche ein Albtraumtag, an dem jeder schnell ausgebucht ist. Dadurch müssen spontane Meetings Wochen oder Monate im Voraus angesetzt werden, um Terminkonflikte zu umgehen. Für den CEO mag das Vermeiden von Meetings im Namen der Produktivität ein überzeugendes Argument sein. Wenn jedoch alle Ihre Mitarbeiter diesem Beispiel folgen, laufen Sie Gefahr, Innovationen zu unterdrücken und den Fortschritt wichtiger Initiativen zu verzögern.

3. Laden Sie nicht mehr als 7 Personen ein

(A bad idea recommended by the Wall Street Journal)

Natürlich möchte niemand an einem Meeting teilnehmen, das für ihn nicht relevant ist. Objektiv gesehen fällt es kleineren Gruppen oft leichter, einen Konsens zu erzielen . Wenn Sie die Teilnehmerzahl bei Meetings jedoch willkürlich begrenzen, besteht das Risiko, dass Ihnen wertvolle Erkenntnisse und Ideen derjenigen entgehen, die nicht zur Teilnahme eingeladen wurden. Oder schlimmer noch, Sie müssen später weitere Meetings mit den nicht eingeladenen Personen ansetzen. Man sollte sorgfältig überlegen, wer an den Meetings teilnehmen muss und die richtigen Leute einladen, ohne zu versuchen, im Rahmen einer bedeutungslosen und oft kontraproduktiven Sitzordnung zu arbeiten.

4. Alle sollen aufstehen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Lifehack.com) 

Für diejenigen, die mit dem wörtlichen Konzept einer „Stehbesprechung“ nicht vertraut sind: Die Idee besteht darin, dass sich die Leute im Stehen unwohl fühlen, sodass Besprechungen schneller voranschreiten und somit auch schneller enden. Und obwohl es tatsächlich eine Zeit und einen Ort für schnelle Zusammenarbeitssitzungen gibt (insbesondere in „agilen“ Entwicklungsumgebungen, die speziell für diese Art der Zusammenarbeit entwickelt wurden), ist es bestenfalls kurzsichtig, den Mitarbeitern Unbehagen zu bereiten, um Zeit zu sparen. Wenn Stehbesprechungen tatsächlich schneller ablaufen, was noch zur Debatte steht, liegt das wahrscheinlich nur daran, dass Sie die Mitarbeiter dazu angehalten haben, weniger Details preiszugeben und weniger Fragen zu stellen. 

Darüber hinaus können Stehbesprechungen, wenn es um die physische Besprechungsdynamik zwischen verschiedenen Arten von Menschen geht, ableistisch, altersdiskriminierend und sexistisch sein, was dazu führt, dass sich manche Menschen ängstlich fühlen und sich ganz aus der Besprechung zurückziehen. Die Harvard Business Review erklärt, warum Stand-up-Meetings nicht die richtige Lösung für jedes Meeting sind hier.

5. Nur 15-minütige Besprechungen ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Schnelle Firma)

Wir alle kennen das Parkinsonsche Gesetz, das besagt: „Arbeit dehnt sich in gleichem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Diese Empfehlung besagt daher, dass es für Sie kein Problem sein sollte, jedes Meeting auf 15 Minuten oder weniger zusammenzuquetschen – schließlich verwenden Sie jetzt nur deshalb mehr Zeit für Ihre Meetings, weil Sie sich selbst mehr Zeit eingeplant haben, nicht wahr? Die Empfehlung von Fast Company zitiert TED-Talks, um die „Wissenschaft“ hinter dieser Regel zu erklären. Laut dem TED-Universum sollten Sie in der Lage sein, jede noch so komplexe Idee in weniger als 18 Minuten zu präsentieren. Wenn das nicht möglich ist, wird man Ihnen sagen, dass Sie Ihr Thema einfach nicht gut genug kennen, um es einfach darzustellen. 

Aber Meetings sind keine Präsentationen, und das sollte auch nicht der Fall sein – es sind Gelegenheiten für Teammitglieder, zusammenzuarbeiten und schwierige Probleme zu lösen. Von den Organisatoren von Besprechungen kann man durchaus erwarten, dass sie nur die Mindestzeit einplanen, die für die Einhaltung der Tagesordnung einer Besprechung erforderlich ist. Wenn Sie sich jedoch an ein willkürliches (und objektiv kurzes) Zeitlimit halten, werden Sie wahrscheinlich immer mehr Meetings haben, die alle nötig sind, um eine größere Aufgabe zu erledigen, die Sie auch in einem einzigen, längeren Meeting hätten erledigen können. Und was ebenso wichtig ist: All diese kürzeren Meetings führen dazu, dass die Mitarbeiter im Laufe des Arbeitstages ständig mit der Arbeit beginnen und sie wieder unterbrechen, und diese Unterbrechungen wirken sich häufig noch verheerender auf die Produktivität aus. 

Schlupf hat dieses Diagramm zusammengestellt, das als viel vernünftigerer Leitfaden für die Länge von Meetings dient:

6. Halten Sie eine Vorbesprechung ab

Wann lohnt es sich, ein Meeting über ein anstehendes Meeting zu führen? Fast nie. Es gibt sehr wenige Umstände Hier kann es sinnvoll sein, im Vorfeld ein „Planungstreffen“ oder sogar mehrere „Vorbesprechungen“ abzuhalten. Fast immer geht es dabei um die Vorbereitung einer wichtigen Organisationsbesprechung, bei der wichtige Neuigkeiten aus dem Unternehmen bekannt gegeben werden. Und beachten Sie, dass wir hier nicht den Wert der Zusammenarbeit bei der Vorbereitung zukünftiger Aktivitäten abtun, wie etwa die Planung des Startschusses für eine große Veränderungsinitiative, die Vorbereitung einer gut sichtbaren Software-Demo oder die Durchführung eines Rundgangs vor einem bevorstehenden Meeting mit externen Geschäftspartnern. All dies erfordert von den Leitern und Teilnehmern, Informationen zu sammeln, Argumente zu prüfen und zu verfeinern und gemeinsam Ziele und Maßnahmen für ein bevorstehendes Meeting oder Event vorzubereiten.

Aber für die meisten Besprechungen, und in der Tat sogar für einige der oben aufgeführten Beispielausnahmen, wenn Ihr Team bereits effektiv zusammenarbeitet, gibt es einfach keinen Grund, eine Vorbesprechung abzuhalten. Halten Sie einfach das reguläre Meeting ab und stellen Sie die Erwartung auf, dass jeder bereitwillig seinen Beitrag als Fachmann leistet, und gehen Sie dann wieder an die Arbeit. 

7. Verwenden Sie ein bestimmtes Sprechzeichen

Ein Tennisball, ein Stift, ein Notizblock, eine Muschel - viele Organisationen haben versucht, Unterbrechungen in Meetings einzuschränken, indem sie einen Gegenstand als "Sprechmünze" bestimmt haben und jedem, der diesen Gegenstand nicht in der Hand hält, das Sprechen verboten haben. 

Wäre der Konferenzraum stattdessen ein Kindergarten, könnte dies eine sinnvolle Möglichkeit sein, respektvolles Zuhören und Abwechseln zu lehren. Aber seien wir ehrlich: Wenn Sie ein Sprachrohr dafür brauchen, dass Ihre Mitarbeiter oder Teamkollegen in einem Konferenzraum die Ideen und Meinungen der anderen respektieren, dann haben Sie in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich größere kulturelle Probleme. Darüber hinaus kann dieses Ritual Besprechungen erheblich verlangsamen und in die Länge ziehen. Das will niemand.

8. PowerPoint vermeiden

(Eine weitere schlechte Idee, die von Forbes) 

“Amazon hat PowerPoint verboten Also sollten Sie es auch tun", lautet heutzutage die gängige Weisheit. Und da ist auch ein Körnchen Weisheit dabei - schließlich muss niemand in einem Konferenzraum Zeit damit verbringen, jemandem zuzuhören, der ein ganzes Foliendokument wortwörtlich vorliest. Aber Folien und andere unterstützende visuelle Elemente zu verbieten, geht einen Schritt zu weit. Gut eingesetzt, können diese Elemente dabei helfen, ein Meeting auf Kurs zu halten, Kontext für Gespräche zu liefern und alle Details zu bieten, die für eine Entscheidungsfindung benötigt werden. 

Wollen Sie Ihre Meetings wirklich effizienter gestalten? Sie sollten die tatsächlicher Akt der Präsentation während Besprechungen, nicht die Folien selbst. Wir alle haben schon stundenlange Meetings ertragen, bei denen der Organisator die ersten 45 Minuten damit verbracht hat, Informationen zu präsentieren, die auch vorab per E-Mail hätten versendet werden können. Das ist nicht die Schuld von PowerPoint. Schuld ist der Veranstalter. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, dass Besprechungen nicht produktiv sind.

Hier ist ein nützlicher Tipp: Wenn es Informationen oder eine Präsentation gibt, die den Teilnehmern bei der Vorbereitung auf ein bevorstehendes Meeting helfen, senden Sie diese Informationen (ob per E-Mail, Memo oder Videopräsentation) am Tag zuvor! Auf diese Weise kann sich jeder auf den neuesten Stand bringen, wann immer er einen freien Moment hat, und Ihre Meetings können schneller beendet werden, weil sie sich nur auf die Diskussion und die Entscheidungen konzentrieren können, die getroffen werden müssen.

9. Anreize für die Teilnahme bieten

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CIO-Magazin) 

Lebensmittel, Prepaid-Kreditkarten, Geschenkkarten. Ja, viele Ihrer Mitarbeiter haben nichts gegen diese spezielle Strategie. Aber wenn Sie Leute bestechen müssen, um an einem Meeting teilzunehmen, sollten Sie dieses Meeting dann überhaupt abhalten? 

Selbst wenn Anreize geboten werden, werden die meisten Leute dennoch nicht an einem Meeting teilnehmen, weil sie es für Zeitverschwendung halten. Und wenn sie trotzdem erscheinen, dürfen Sie nicht erwarten, dass sie engagiert sind. Meistens ist der finanzielle Aufwand die Teilnahme der Handvoll Mitarbeiter nicht wert, deren einzige Motivation dort Essen oder Geld ist. Letztendlich besteht die beste Strategie darin, Menschen dazu zu bewegen, an Besprechungen teilzunehmen und einen eigenen Beitrag zu leisten, darin, eine Tagesordnung festzulegen und sie zur Teilnahme zu bewegen. 

10. Weisen Sie einen engagierten Notizzettelschreiber zu

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Asana) 

Wenn Sie jemanden damit beauftragen, Notizen oder das Protokoll des Meetings zu machen, erhalten Sie eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und nächsten Schritte, auf die die Teilnehmer nach dem Meeting zurückgreifen können. Das ist eine großartige Idee. 

Doch warum sollten Sie einen Ihrer tatsächlichen, menschlichen Mitarbeiter – eine Person, für deren Anstellung Sie echtes Geld zahlen und die zweifellos Besseres zu tun hat als ihre Kurzschrift – an einem Meeting teilnehmen lassen, nur um sich Notizen zu machen, wenn Sie stattdessen einfach alles mit einem Mausklick aufzeichnen könnten? Niemand möchte bei einer Besprechung Protokoll führen. Und schlimmer noch: Wenn einem diese Aufgabe zugewiesen wird, ist man fast immer zu beschäftigt, um sich auch aktiv an der Diskussion zu beteiligen.

Warum sind Meetings nicht produktiv? So gestalten Sie Ihre Meetings effektiver

In den letzten ein, zwei Jahren hat eine neue Idee unter innovativen Unternehmensführern schnell an Popularität gewonnen. Der Grund hierfür liegt vor allem darin, dass sie sich leicht in jedes Meeting einbinden lässt und überraschend effektiv zu einem besseren und produktiveren Meeting-Verhalten führt.

Zeichnen Sie jedes einzelne Meeting auf

Durch Aufnahme von Sitzungen und deren Archivierung in einem zentralen, durchsuchbaren Videobibliothekerstellen Sie eine perfekte Aufzeichnung der genauen Gespräche, die stattgefunden haben. Auf diese können später diejenigen zurückgreifen, die dabei waren, diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, sowie andere in Ihrem Unternehmen, die möglicherweise nach Informationen suchen, die in Besprechungen besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben. 

Durch die standardmäßige Teilnahme an jedem Meeting können Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe geben und so sicherstellen, dass alle wichtigen Personen zu einem Meeting beitragen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Zudem geben Sie allen Teilnehmern die Möglichkeit, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen, da durch die Videoaufnahme ausführliche Notizen entfallen.  Insbesondere die Video-Plattform von Panoptotranskribiert jedes Video automatisch für Sie, sodass niemand dies manuell tun muss und alle Gespräche in Ihren Aufgezeichneten Besprechungen einfach durchsucht werden können.

Durch Aufnahme-Meetings erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können – und das ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. Klicken Sie einfach auf „Aufzeichnen“ und führen Sie das Meeting wie immer durch. Jetzt müssen Sie keine langen Zusammenfassungs-E-Mails oder Memos zu den „nächsten Schritten“ mehr tippen. 

Dies ist die einfachste und intelligenteste Möglichkeit, Mitarbeiter einzubinden, ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und letztendlich die Zusammenarbeit sowohl während als auch nach dem Meeting zu verbessern. Nach der Überprüfung des Videos können Sie möglicherweise feststellen, warum Besprechungen nicht produktiv sind.

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Panopto ist eine All-in-One-Videoplattform, die es Unternehmen ermöglicht, alle Meetings ihres Unternehmens automatisch zu erfassen, zu transkribieren und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek zu archivieren. Sie lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme von heute integrieren, sodass Sie ganz einfach mit der Aufzeichnung Ihrer Meetings beginnen können - ohne die Art und Weise Ihrer Meetings ändern zu müssen. 

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