Lo más probable es que, si alguna vez has tenido un trabajo, hayas experimentado alguna forma de incorporación de empleados. Desde el momento en que entras en una oficina en tu primer día, hay un montón de caras nuevas que conocer, procesos que aprender y tecnología que configurar, por no mencionar la tediosa tarea de rellenar una montaña de papeleo inicial. Todas estas actividades forman parte de la incorporación de los empleados a cualquier empresa.

Pero, ¿qué es exactamente la incorporación de los empleados?

Según la Sociedad para el Desarrollo de los Recursos Humanos (SHRM), la incorporación de los empleados (también conocida como socialización organizativa) es el "proceso de ayudar a los nuevos contratados a adaptarse a los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos de trabajo de forma rápida y sin problemas, y a aprender las actitudes, los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización."

En resumen, la incorporación de los empleados implica los procesos que le ayudan a garantizar que sus nuevas contrataciones comiencen con el pie derecho. Estos procesos pueden dividirse en dos categorías:

• La incorporación formal abarca las tareas y procedimientos organizados que ayudan a un nuevo empleado a adaptarse a su nuevo puesto. En el marco de la incorporación formal, los nuevos empleados suelen estar separados de los ya existentes para experimentar actividades coordinadas de orientación, formación en el aula y socialización.
• Incorporación informal se refiere a las actividades ad hoc y semiorganizadas mediante las cuales un nuevo empleado aprende sobre su nuevo trabajo. La incorporación informal puede incluir el seguimiento del trabajo y la formación individual improvisada o las reuniones con la dirección y los nuevos compañeros, así como las minucias de la incorporación a la empresa, como la recepción de insignias y equipos.

Dinero bien gastado

Independientemente de si una organización elige la incorporación formal, la incorporación informal o una combinación de ambas, poner al día a los nuevos empleados es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro Successful Onboarding, las empresas gastan hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación.

Si bien el gasto de incorporar nuevos empleados puede ser desalentador, es dinero que se gasta bien: un proceso centralizado y con los recursos adecuados para dar la bienvenida a los nuevos empleados puede evitar la rotación temprana de hasta 1 de cada 4 nuevas contrataciones. Y cuanto más rápido se sientan bienvenidos y adaptados a sus nuevos roles, más rápido podrán comenzar a aportar valor a su empresa.

A medida que tu plantilla crece, tus empleados están más distribuidos que nunca: puedes encontrar empleados en la oficina principal, otros que trabajan totalmente a distancia o que trabajan desde casa ciertos días de la semana, e incluso personal de primera línea que presta asistencia a los clientes. Reunir a los formadores y a los equipos para la formación presencial es un proceso ineficaz que absorbe un asombroso 85% de los presupuestos de formación, una cifra que se está volviendo rápidamente insostenible en la era del trabajo a distancia.

Teniendo en cuenta el gasto que supone la incorporación de los nuevos empleados, ¿cómo pueden las grandes empresas crear una formación que se adapte a los tiempos y que abarque un conjunto diverso de funciones, e impartirla a los nuevos empleados que pueden estar ubicados a distancia en todo el país o incluso en todo el mundo?

La solución al escalamiento es el vídeo.

El vídeo ya se ha convertido en la base de cómo compartimos el conocimiento en un mundo distribuido, y muchos líderes de L&D están aprovechando el vídeo para realizar la incorporación y la formación. Mediante el uso del vídeo, las organizaciones de RRHH han podido mejorar la incorporación de los empleados de las siguientes maneras:

• Reducir los costes de los programas de formación. Al sustituir las formaciones presenciales y los eventos más pequeños por el vídeo, empresas como IBM y Microsoft han podido ahorrar millones de dólares sólo en viajes y alojamiento.
• Mejorar la retención de conocimientos. Se ha demostrado que el uso del vídeo mejora la capacidad de las personas para recordar conceptos y detalles, con efectos que realmente aumentan con el tiempo. Además, las plataformas de vídeo empresarial permiten a las personas buscar en toda una biblioteca de vídeos de formación, así como buscar dentro de cada vídeo, cualquier palabra que se haya pronunciado o haya aparecido en la pantalla. Esta capacidad de búsqueda ofrece a los empleados un recurso de búsqueda que les permite encontrar la información que necesitan a la carta.
• Garantizar la coherencia de los materiales de formación. En el caso de las grandes organizaciones o de las empresas dispersas geográficamente, el hecho de tener varios formadores puede suponer un reto a la hora de ofrecer una experiencia de incorporación coherente para todos los nuevos empleados. El vídeo resuelve este problema garantizando que las empresas mantengan un estándar de mensajería consistente y de alta calidad, independientemente de quién realice la formación.
• Ayude a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados. Establecer redes y relaciones interpersonales sólidas es uno de los aspectos más olvidados de la incorporación de los empleados. El vídeo puede ayudar a ampliar el alcance de sus programas de incorporación en todo el mundo mediante el uso de presentaciones de la empresa y del equipo que pueden ayudar a sus nuevos contratados a poner caras y personalidades a los nombres que verán en los directorios de la empresa y en las bandejas de entrada del correo electrónico.

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