No hace mucho, reunió a más de 800 personas en Madrid, España. El evento: una conferencia interna organizada por un líder mundial en electrónica e ingeniería, diseñada para ofrecer un intercambio de conocimientos de expertos y formación técnica práctica para una línea de productos clave.

Durante dos días y medio, los empleados asistieron a sesiones intensivas centradas en la creación de conjuntos de habilidades, el intercambio de mejores prácticas y el aumento de la comprensión técnica detallada de todo el potencial de las opciones de software de gestión del ciclo de vida de los productos de la empresa, líder en la industria.

Y a partir de sólo una semana más tarde, cientos de personas que no estaban en Madrid también asistieron a las sesiones.

El reto: Capturar en vídeo una gran conferencia interna y compartirla rápidamente
La solución: Un servicio todo en uno basado en software para grabar, editar, organizar y compartir vídeos
El resultado: Una completa biblioteca de vídeos de conferencias lista apenas una semana después del evento

Aunque acoger a 800 personas no es poca cosa, ese total era sólo una fracción de la plantilla mundial de la empresa. Al darse cuenta de que muchos de los empleados que no pudieron asistir a la conferencia podrían beneficiarse del tipo de conocimiento que se compartió allí, los planificadores de la conferencia idearon una estrategia para grabar y compartir el evento.

A lo largo de tres días y en 8 salas, el equipo grabó y capturó a 35 ponentes y en más de 30 sesiones del evento.

Y lo hicieron utilizando únicamente cámaras web estándar, micrófonos USB, los propios portátiles de los presentadores... y Panopto.

Para estar seguros, el equipo trajo sus propias videocámaras como medida de seguridad. Luego esperaron el resultado. Ninguno de los vídeos de la videocámara se utilizó; las cámaras web funcionaron.

Aquí te decimos cómo.

El desafío

Pero primero, un poco de historia.

Durante la planificación de la conferencia de Madrid, la empresa se enfrentó a un reto común: cómo preservar sus valiosas presentaciones de manera oportuna y rentable.

La experiencia pasada demostró que no era un problema menor. El proceso tradicional de registro de eventos presentaba una serie de problemas, principalmente:

• Personal y equipos costosos. Los organizadores del evento tuvieron que presupuestar asesores audiovisuales y videógrafos profesionales, así como numerosos micrófonos, videocámaras y otros equipos costosos.
• Ejecución compleja y laboriosa. Incluso los consultores audiovisuales profesionales tuvieron a veces dificultades para captar varias sesiones simultáneas y cumplir con los ajustados calendarios. La configuración del equipo requería mucho tiempo, al igual que el proceso de cargar los vídeos en el software de edición una vez grabados.
• Lentitud en la entrega del producto final. Una vez capturados, los vídeos debían someterse a múltiples rondas de larga edición de postproducción antes de poder ser vistos o compartidos.

Debido a estos problemas persistentes, los planificadores de conferencias prevén que recrear su conferencia digitalmente les llevaría 200 horas de trabajo, y que no estaría lista para entre 30 y 45 días después del evento.

Por eso, el equipo decidió intentar algo diferente esta vez.

En su lugar utilizaron Panopto.

La conferencia fue muy grande. Aun así, el equipo fue capaz de grabar y compartir todo con sólo unos cuantos portátiles, cámaras web y Panopto. 

La solución

No fue una decisión difícil. El equipo de Desarrollo de Aprendizaje de la empresa & ya había estado utilizando una pequeña implementación de Panopto para potenciar la formación basada en vídeo y la incorporación de nuevos empleados.

Con el respaldo del equipo de desarrollo de Learning &, los planificadores de eventos internos buscaron qué más podía hacer Panopto. Y fue entonces cuando empezaron a ver cómo Panopto podía ayudarles a superar también los tres retos de los vídeos de eventos en directo.

Panopto puede instalarse rápida y fácilmente en cualquier ordenador portátil. El software reconoce automáticamente los dispositivos de grabación de vídeo y audio, desde cámaras web USB hasta cámaras de vídeo HDMI, por lo que cualquiera puede utilizarlo en cualquier lugar, con casi cualquier dispositivo y con una configuración mínima.

Panopto puede grabar varias secuencias de vídeo con un solo clic y, a continuación, se encarga automáticamente de sincronizar, codificar y cargar el vídeo en una biblioteca de vídeo segura y con capacidad de búsqueda en . Los presentadores sólo tienen que hacer clic en "grabar", presentar, hacer clic en "parar", y Panopto se encarga del resto.

Con Panopto, los anfitriones de la conferencia podrían actuar como su propio equipo audiovisual, grabando ellos mismos tanto a los ponentes como los materiales de presentación que los acompañan. Inmediatamente después de las sesiones, cada grabación se cargaría automáticamente en la videoteca central de Panopto de la empresa, donde los vídeos podrían editarse con el editor de vídeo basado en la web de Panopto.

Después de eso, sólo sería cuestión de decirle al resto de los empleados que las grabaciones estaban allí.

El proceso

Antes del evento, el equipo del evento se asoció con Panopto para desarrollar un plan de implementación de tres pasos “listo para usar”.

Listo | Preparación previa al evento

Como ninguno de los 35 presentadores estaba familiarizado con Panopto, los organizadores y Panopto trabajaron juntos para preparar a todos. Los presentadores recibieron un breve vídeo con instrucciones para descargar Panopto y conectarse a la videoteca de la empresa. La preparación de los presentadores fue intencionadamente breve para fomentar la adopción y permitir a los ponentes centrarse en sus sesiones.

Establecer | Días de presentación

La grabación de una conferencia diseñada para 800 asistentes presenta más de un reto. En Madrid, esos retos se redujeron a la forma de captar mejor dos entornos muy diferentes: grandes sesiones plenarias en la sala principal y sesiones simultáneas más pequeñas y dispersas.

Para las sesiones principales, el equipo del evento optó por captar la visión "de conjunto". El vídeo y el audio del escenario se grabaron con una sola cámara web. Las diapositivas de PowerPoint de los ponentes se añadieron y sincronizaron en la edición de postproducción con Panopto.

Para las sesiones de trabajo, el reto fue el tiempo de preparación. Cada sala tenía que estar conectada con un micrófono (junto con las cámaras de reserva). Los presentadores se grabaron con sus propios ordenadores portátiles, y cada uno de ellos necesitó entre 3 y 5 minutos para prepararse, con sólo 10 minutos disponibles entre sesiones.

A pesar de la falta de experiencia con Panopto, la empresa grabó con éxito todas las salas menos dos en la primera ronda de sesiones y, a partir de entonces, vio cómo se capturaban todas las sesiones en su totalidad. La velocidad de montaje mejoró en cada ciclo, reduciéndose a 2-3 minutos por sala al final de la conferencia.

Ir a la presentación

Después de que los presentadores grabaran sus propias sesiones, sólo quedaba subir los archivos a la videoteca de la empresa. Aunque Panopto suele hacerlo automáticamente, el wifi en el lugar de la conferencia era irregular y los organizadores del evento habían optado por grabar la mayoría de las sesiones sin conexión.

Con un rápido correo electrónico de recordatorio, la mayoría de los presentadores subieron sus sesiones grabadas de inmediato. No se perdió ninguna grabación de Panopto y la empresa logró un 100% de éxito en la transferencia de archivos.

Una semana después del cierre de la conferencia, el equipo de la conferencia había revisado, editado y compartido todas las sesiones cargadas.

Cuando todo terminó, la empresa grabó una conferencia completa de tres días, con presentaciones individuales de 35 ponentes en más de 30 sesiones, y la puso a disposición de su personal de todo el mundo en el plazo de una semana. Y lo hicieron con sólo un puñado de cámaras web estándar, los propios ordenadores portátiles de sus presentadores y Panopto.

Los resultados

El plan había funcionado.

En primer lugar, habían creado una biblioteca de más de 30 vídeos originales de alta calidad, todos con notas, diapositivas y contenido indexado, y todos capturados perfectamente.

Y fueron oportunos. El equipo grabó, cargó, editó y organizó con éxito todos los vídeos una semana después de la clausura de la conferencia. Los empleados que no pudieron asistir en persona lo vieron todo una semana después, en lugar de un mes y medio después.

Y se podían buscar. En las semanas siguientes, la empresa descubrió que Panopto permitía incluso buscar dentro de los vídeos del evento cualquier palabra pronunciada o mostrada. Los empleados que no habían asistido podían encontrar rápidamente no sólo las sesiones que les interesaban, sino también los momentos exactos dentro de las sesiones que despertaban su interés. Los que habían asistido, por su parte, pudieron encontrar y volver a ver sus momentos favoritos.

Lo mejor de todo fue el ahorro. El antiguo proceso -que habría requerido 200 horas de trabajo contratado por especialistas técnicos, por no hablar de casi una docena de videocámaras HD de mil dólares y equipos de apoyo- solía suponer una parte importante del presupuesto de cada evento. Panopto eliminó la necesidad de todo eso, a la vez que producía vídeos de mejor calidad y sin necesidad de nuevo hardware, ni consultores técnicos, ni formación especializada.

Efectivamente, la conferencia de Madrid fue un éxito, al igual que las sucesivas conferencias de Madrid celebradas en línea. Poco después de que se pusieran a disposición los vídeos, éstos habían sido vistos más de 500 veces por más de 200 empleados.