A estas alturas no es ninguna novedad que la mayoría de la gente detesta las reuniones. Se comen preciosas horas de trabajo, pueden crear todo tipo de confusiones o retrasos y, lo que es peor, con demasiada frecuencia no tienen ningún valor.

Por eso no es de extrañar que, según un estudio de Clarizen, el 35% de las personas afirme que las reuniones son una "pérdida de tiempo" y que el 60% admita que realiza varias tareas a la vez durante la reunión. Y lo que es peor: casi la mitad de las personas preferirían explícitamente cualquier otra actividad desagradable (incluso ver cómo se seca la pintura o esperar en el departamento de tráfico) antes que asistir a otra reunión de estado.

Para que quede claro, Clarizen ha elaborado una infografía muy ilustrativa sobre lo poco que la gente valora sus reuniones:

 

Las ideas de "X maneras de mejorar sus reuniones" no han funcionado

Hoy en día, la mayoría de las personas interesadas en mejorar la forma de celebrar reuniones han leído todos los consejos habituales. Tener un orden del día. No programar más de 20 minutos. No más de 10 personas en la sala. Y, en serio, cíñase al orden del día.

Eso puede ayudar a que se desarrollen más rápido, pero nada de lo que hay ahí garantiza que las reuniones de se desarrollen mejor. Aunque sigas todos esos consejos, seguirás atascado en la misma rutina de las reuniones: intentar presentar una idea a una sala llena de personas con diferentes agendas, ninguna de las cuales es probablemente tan conocedora del tema (o, al menos, de tu propuesta para el tema) como tú.

Demasiadas de nuestras reuniones comienzan con poco más que un orden del día rápido y un montón de ilusiones. Esperamos que asistan las personas adecuadas, que sepan de antemano cualquier información que necesitemos y que podamos llegar a un consenso viable. Lo que se consigue a menudo son sesiones con asistencia parcial y participantes parcialmente informados, que a menudo sólo son capaces de aceptar o rechazar las ideas del programador de la reunión en lugar de aportar ideas inteligentes como grupo.

¿Por qué no puede cambiar el formato?

Hay una forma mejor: La reunión invertida

Ya implantado en empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, el flipped meeting es un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana: todo lo que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

Una vez que todas las partes se sientan a la mesa, la reunión básica de flipped es fácil. Solo hay una pega: una vez que todos están en la mesa, ya has perdido la oportunidad de dar la vuelta.

La conversión de una reunión requiere que el organizador de la misma planifique -y se comunique- con antelación. El éxito o el fracaso de su próxima reunión invertida depende casi siempre del trabajo realizado antes de que nadie abra la puerta de la sala de conferencias.

Así es como funciona la reunión invertida:

1. Antes de la reunión, anota un rápido resumen de la información de la reunión y los puntos de acción necesarios.
2. Comparta esa grabación con sus plataformas de reuniones un día antes de la sesión programada.
3. Cuando los asistentes a la reunión se reúnan, sáltate la baraja y pasa directamente al debate: Preguntas y respuestas, lluvia de ideas, toma de decisiones... cualquier método de recogida de información que se ajuste a la situación.

 

Más información sobre las reuniones invertidas

 

La forma en que hacemos las reuniones hoy está rota. Las reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias impulsadas por PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar un trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero hay una alternativa. Nuestro manual flipped meeting how-to handbook incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones flipped en su organización, incluyendo:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Mejores prácticas de gestión de grupos en las reuniones
• Ideas para utilizar el vídeo con el fin de que las reuniones invertidas sean aún más eficaces

Invertir las reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asiste son productivas y a capacitar a sus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

¿Está preparado para sacar más partido a sus reuniones? Descargue nuestra guía gratuita, Déle la vuelta a su reunión: una guía para las reuniones invertidas hoy mismo.