El vídeo es una bestia única. Es más atractivo que un manual de formación y ayuda a ampliar la formación en grandes organizaciones. Pero es excepcionalmente difícil gestionar y compartir los recursos de formación basados en vídeo de sin el conjunto adecuado de herramientas. Y los sistemas en los que las organizaciones suelen confiar para apoyar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos en el trabajo, como los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), los sistemas de gestión de contenidos (CMS) y los sistemas de intercambio de archivos corporativos, simplemente nunca se crearon para apoyar el aprendizaje basado en vídeo.

En Panopto, hemos tenido la oportunidad de trabajar con más de mil organizaciones como parte de sus iniciativas de aprendizaje por vídeo, y aunque los objetivos y estrategias de cada empresa son únicos, casi todas ellas se encuentran con el mismo conjunto de problemas cuando se trata de incluir el vídeo en la formación de los empleados .

Reto 1: Almacenamiento de archivos de vídeo

Has terminado de grabar un vídeo. Enhorabuena. Ahora, ¿dónde lo colocas? Es una pregunta sencilla con una respuesta complicada porque los archivos de vídeo son enormes.

Considera, como referencia, que un vídeo de un minuto de duración grabado con un iPhoneX a una resolución de 1080p producirá un archivo de aproximadamente 175 MB. Para ilustrar su tamaño, comparémoslo con un enorme documento de texto. La Guerra y la Paz de León Tolstoi es un voluminoso libro de 1.440 páginas con más de 587.000 palabras, pero sólo ocupa 2 MB en un documento de Microsoft Word.

El tamaño comparativo de los archivos de vídeo se convierte en un problema práctico si tenemos en cuenta dónde almacenan la mayoría de las empresas sus materiales de aprendizaje: en un LMS como Saba o Cornerstone, o en un CMS como SharePoint.

El problema es que el tamaño máximo de archivo por defecto de esos sistemas suele estar fijado entre 50-100MB. En el momento de escribir este artículo, el tamaño máximo de archivo por defecto que se puede subir a SharePoint, fuera de la caja, es de 50MB. Cornerstone tiene un tamaño máximo de archivo por defecto de 100MB. Y la mayoría de los otros LMS populares tienen limitaciones similares. Esto nos deja con un desafío obvio: ¡incluso un video de un minuto excede nuestros límites de tamaño de archivo!

Por supuesto, la mayoría de las organizaciones pueden tomar medidas, y lo hacen, para aumentar el tamaño máximo de los archivos en sus sistemas LMS y CMS. Pero esas medidas sólo pueden llegar hasta cierto punto. En la actualidad, la mayoría de los LMS y CMS siguen estableciendo un límite máximo de 2 GB por archivo. A 175 MB por minuto, sólo podremos grabar unos 11 minutos de vídeo antes de que nuestro archivo supere también ese límite. Pero, ¿cuántos ayuntamientos, cursos de formación en el aula y discursos ejecutivos duran menos de 11 minutos?

En el caso de las grabaciones más largas, que suelen constituir la mayoría de las grabaciones comerciales, surge un nuevo conjunto de dolores de cabeza. Para que estos videos estén disponibles, primero alguien deberá
dedique un tiempo valioso a comprimir y convertir archivos de video a la velocidad de bits correcta, la velocidad de fotogramas correcta y la resolución correcta que permitirá que el video se cargue en un LMS. Se trata de pasos técnicos de producción complejos que a menudo requieren un software costoso o especialistas externos.

Con tantas dificultades para utilizar los sistemas LMS y CMS, algunas organizaciones se dan por vencidas y se limitan a subir sus vídeos a los sistemas de intercambio de archivos de la empresa (ya sean simples unidades LAN de red o soluciones basadas en la web como Google Drive o Dropbox). Aunque estos sistemas no suelen tener limitaciones similares en cuanto al tamaño de los archivos, presentan otros retos relacionados con los formatos de archivo, la capacidad de descubrimiento y los análisis.

Reto 2: Formatos de archivos de vídeo

Un rápido ejercicio de reflexión: intenta pensar en un formato de vídeo digital que estés seguro de que se reproducirá en todos los dispositivos de tus empleados. Si necesitas una pista, aquí tienes algunas posibilidades: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA y M4V.

¿Adivinan algo?

En realidad es una pregunta con trampa. No tenemos forma de saber si un archivo de vídeo es compatible simplemente mirando su tipo de archivo. La razón es que los archivos de vídeo son más complejos que las imágenes fijas o los documentos de texto. En concreto, los archivos de vídeo se componen de dos partes: contenedores y códecs.

Considere un archivo de vídeo, MyTraining.mov. La extensión del archivo .mov es el contenedor. Es simplemente una cubierta para lo que hay dentro del archivo. Dentro del contenedor hay códecs de audio y vídeo, y son estos códecs los que determinan si el archivo se reproducirá en los dispositivos de sus empleados. Por lo tanto, simplemente mirando la extensión .mov, no podemos decir si el archivo consiste en un vídeo de baja calidad de la cámara web sin sonido en absoluto, o un vídeo 4K con cinco canales de audio de calidad de cine. Y si el dispositivo de un empleado no es compatible con uno de los muchos códecs posibles dentro del archivo, sus espectadores verán un mensaje de error cuando hagan clic en reproducir.

Los códecs han evolucionado a lo largo de los años, y las distintas herramientas de grabación crean vídeos con códecs diferentes. Por eso, para garantizar que tus vídeos se reproduzcan en los dispositivos de tus empleados, primero hay que convertirlos (o "transcodificarlos") a formatos compatibles con los navegadores y dispositivos disponibles actualmente en el mercado. Al igual que la compresión para aumentar el tamaño de los archivos, la transcodificación de los mismos es otro paso técnico de producción complejo que puede requerir programas informáticos caros o especialistas.

Desafío 3: Entrega de video

¿Ha resuelto el doble reto del tamaño y el formato que hacen que el almacenamiento de vídeo sea un problema? Fantástico. Ahora tienes una nueva pregunta que responder: ¿qué pasa con tu red cuando la gente empieza a pulsar el play?

Tanto si su personal lo ve a distancia como si lo hace in situ, y tanto si utilizan sus ordenadores de sobremesa, portátiles o dispositivos móviles, la entrega de vídeo puede suponer un serio desafío para las redes corporativas. El culpable, la mayoría de las veces, no es el vídeo en sí mismo, sino el sistema en el que has elegido almacenar tus vídeos.

Ya sea que se trate de un LMS, un CMS o una solución de intercambio de archivos empresariales, la mayoría de los repositorios de contenido entregan archivos de video de la misma manera que entregan archivos de texto o imagen. Cuando
un empleado descarga un manual de capacitación de su LMS, el archivo se descarga en su totalidad. Una vez descargado, se puede abrir. Este enfoque funciona bastante bien cuando se trabaja con documentos de 2 MB. Sin embargo, es completamente insuficiente cuando se trata de archivos de video de varios gigabytes.

Si ese mismo empleado hiciera clic en la reproducción de un vídeo de formación alojado en su LMS, éste intentaría entregar el archivo de vídeo en su totalidad, al igual que el manual de formación. Para un video de 2GB en una red de 25Mbps, tomará más de 10 minutos recibir el archivo completo. Si su empleado está en una conexión más rápida de 100Mbps, todavía tardará unos 3 minutos.

A medida que el vídeo comienza a descargarse, también comenzará a reproducirse. Por desgracia, los vídeos suelen reproducirse más rápido de lo que se descargan, lo que provoca los temidos retrasos en la reproducción, llamados "buffering". El buffering obliga a pausar un vídeo hasta que se haya descargado más.

¿Por qué se teme el buffering? Porque cuando los vídeos se quedan en el búfer, los espectadores se van. Los estudios de la industria muestran que un solo evento de buffering disminuye la cantidad de vídeo visto en un 39%. En pocas palabras, si los espectadores experimentan un buffering, es mucho más probable que abandonen el vídeo y busquen la información en otra parte.

Además del almacenamiento en búfer, hay otro reto en la descarga de vídeos en su totalidad. En muchos dispositivos móviles, no hay espacio suficiente para almacenar un vídeo de 2 GB. ¿El resultado? Una reproducción fallida.

Tenga en cuenta que los retos anteriores se aplican a los vídeos que se ponen a disposición a la carta. Si quieres transmitir tu vídeo en directo, surgen otros problemas. Por ejemplo, si utilizas un repositorio de contenidos tradicional como SharePoint o tu LMS, tendrás que conectar y configurar manualmente un servidor de transmisión en directo dedicado para poder habilitar la transmisión en directo de .

Independientemente de si se distribuye vídeo en directo o a la carta, se necesita un sistema de para distribuir vídeo que minimice la fricción para el espectador y no comprometa el flujo de datos en su red.

Reto 4: Encontrar información en los vídeos

Encontrar información en los vídeos es como investigar en una biblioteca. Ambos implican un proceso de dos pasos. En la biblioteca, el primer paso es encontrar el libro adecuado, y el segundo es encontrar la página correcta en el libro.

Pero imagina una biblioteca en la que la disposición de los libros en las estanterías no está ordenada y no hay un Sistema Decimal Dewey que ayude a encontrar el libro adecuado. E imagina que los propios libros no tuvieran un índice de contenidos, ni marcadores de capítulos.

Lo creas o no, esta es la misma forma en que buscamos la información almacenada en los vídeos. Con la búsqueda de vídeos, el primer paso es encontrar el vídeo adecuado en tu colección. El segundo paso es encontrar el momento preciso del vídeo en el que se trata el tema relevante. Los enfoques tradicionales de la búsqueda de vídeos suelen fallar en el primer paso y ni siquiera empiezan a abordar el segundo.

La razón es que su CMS, LMS, los sistemas de intercambio de archivos e incluso YouTube no miran el contenido real de los vídeos en sí: las palabras pronunciadas por los presentadores o mostradas en pantalla. En cambio, cuando estos sistemas buscan vídeos, lo hacen utilizando información sobre el vídeo, como el título, la descripción y las etiquetas. Este enfoque es totalmente insuficiente para los vídeos de más de 2 ó 3 minutos.

Consideremos una sesión de formación con instructor grabada, de 45 minutos de duración. Por término medio, el formador pronunciará 125 palabras por minuto, por lo que durante la sesión se pronunciarán aproximadamente 5.625 palabras. Incluso si el 90% de esas palabras tienen poco valor para la búsqueda (por ejemplo: conjunciones como y, pronombres como ella, preposiciones como después, determinantes como aquellos), todavía quedan 563 palabras en el vídeo que serían valiosas para la búsqueda. Intentar etiquetar manualmente cada uno de esos términos llevaría muchísimo tiempo. Suponiendo que pudiéramos añadir una nueva etiqueta cada cinco segundos, tardaríamos unos 47 minutos en incluir las 563. Eso es más tiempo que el propio vídeo.

Dado que el etiquetado eficaz requiere mucho tiempo, la mayoría de las organizaciones añaden muy pocas etiquetas a cada vídeo. Según un estudio de la Universidad de Minnesota, los editores de vídeo añaden una media de nueve etiquetas a cualquier vídeo. En nuestro ejemplo anterior, esas etiquetas cubrirían menos del dos por ciento del contenido valioso. El 98% restante será invisible para cualquier empleado que busque el contenido.

Pero ahí no acaba el problema. Incluso si hubiéramos añadido minuciosamente las 563 etiquetas al vídeo, esas etiquetas sólo ayudarían a los empleados a encontrar el punto de partida de la grabación. En la mayoría de los casos, sus empleados no quieren ver los vídeos de formación en su totalidad. En su lugar, buscan momentos precisos del vídeo que contengan información sobre un tema concreto. Con la búsqueda tradicional de vídeos en , la única solución es hacer clic al azar en la línea de tiempo o tomarse el tiempo de ver la grabación completa.

Por supuesto, una búsqueda suele completarse en segundos, e incluso las búsquedas ineficaces no llevan más de unos minutos. Pero a lo largo de un año, esos minutos se acumulan. Según McKinsey, el trabajador del conocimiento medio dedica casi el 20% de su tiempo a la semana a buscar la información que necesita para realizar su trabajo de forma eficaz, lo que supone un día entero a la semana.

El vídeo ha sido tradicionalmente el tipo de datos que menos se puede buscar en la empresa, y la ineficacia de encontrar información específica en este medio no sólo le cuesta a su personal una cantidad de tiempo desproporcionada, sino que, para muchas organizaciones, también acaba devaluando todo el formato, ya que los empleados se dan cuenta de que es mejor buscar referencias rápidas en otra parte.

Reto 5: Seguimiento del aprendizaje basado en vídeo

En la escuela, los estudiantes obtienen un título asistiendo a las clases, progresando en los itinerarios educativos y demostrando el dominio de los conceptos aprendidos.

Ahora, imagine una escuela en la que los instructores no toman asistencia, los estudiantes no pueden interactuar con el instructor o hacer preguntas, y los estudiantes no toman exámenes o reciben calificaciones que demuestren lo que han aprendido. Eso es lo que ocurre cuando las empresas incorporan el vídeo en sus iniciativas de aprendizaje y desarrollo sin ningún medio para recopilar datos sobre la participación de la audiencia, el comportamiento de visualización o la comprensión del alumno de esos vídeos.

Los sistemas estándar de LMS, CMS y de almacenamiento de archivos de la empresa suelen proporcionar muy pocos datos sobre la forma en que los empleados pueden estar participando en el contenido de formación basado en vídeo. La mayoría de los sistemas de almacenamiento de archivos empresariales y CMS, por ejemplo, no ofrecen ningún dato sobre quién ha accedido a un contenido. Simplemente no hay manera de saber qué empleados han visto qué vídeos de alojados en .

Los sistemas de gestión del aprendizaje suelen ofrecer más, pero todavía no proporcionan el nivel de detalle necesario para comprender las tendencias de visualización y la participación. Por ejemplo, algunos LMS pueden informar sobre el número de veces que se ha reproducido un vídeo y si se ha visto hasta el final. Sin embargo, la mayoría no puede informar sobre el número de veces que se vieron y volvieron a ver segmentos del vídeo. Esto puede ser un descuido crítico a la hora de evaluar qué contenido es problemático para los alumnos. Los formadores necesitan datos que muestren lo que funciona bien y lo que no, para poder realizar cambios iterativos en las estrategias de formación y el plan de estudios.

En el aula, las preguntas de los alumnos y las conversaciones individuales con el instructor pueden ayudar a informar al formador sobre los aspectos que pueden mejorarse en el plan de estudios. Los cuestionarios también ayudan a los instructores a entender en qué aspectos tienen dificultades los alumnos. Si todos responden incorrectamente a la misma pregunta, es un buen indicio de que la formación podría mejorarse.

Sin embargo, con los LMS y CMS tradicionales, es mucho más difícil conectar los puntos para entender si un vídeo de formación fue eficaz para ayudar a un empleado a dominar una nueva habilidad o si una parte específica del vídeo no dio en el blanco. No existen opciones de retroalimentación para el vídeo que sustituyan esas interacciones interpersonales con los alumnos. Y la mayoría de los formadores no tienen acceso a herramientas que les permitan añadir cuestionarios a sus contenidos de formación basados en vídeo o, en el mejor de los casos, los cuestionarios están desconectados del vídeo de formación real y se completan por separado.

Como educadores, los formadores corporativos saben que los datos pueden desempeñar un papel importante en el desarrollo y el perfeccionamiento de las actividades y los materiales de aprendizaje. Y para los responsables de la formación y el desarrollo, los datos son una parte esencial para demostrar el valor de los esfuerzos de su equipo (así como para justificar futuras inversiones en nuevos miembros del equipo y tecnologías). Sin embargo, estos datos a menudo simplemente no existen en los sistemas tradicionales que las empresas utilizan para gestionar sus vídeos.

¿Cuál es la solución a todos estos retos?

Software de formación en vídeo todo en uno

Para la mayoría de las organizaciones, la creación y gestión de vídeos de formación requiere un complejo mapa de sistemas y software desconectados. Hoy en día, una empresa puede utilizar fácilmente ocho soluciones de vídeo diferentes para:

1. Grabación de vídeo a la carta
2. Grabación del contenido de la pantalla
3. Eventos en directo
4. Edición de vídeos
5. Compresión y transcodificación de vídeos
6. Indexación de contenidos de vídeo para la búsqueda
7. Almacenamiento y reproducción de vídeos
8. Optimización de la distribución de vídeo en la red corporativa

Es caro e ineficiente gestionar el vídeo de esta manera. Además, hacerlo sería comparable a llevar un ordenador portátil, un punto de acceso WiFi, un reproductor de mp3, una cámara digital, una videocámara GoPro, un rastreador GPS y un teléfono: ya no tiene sentido llevar todo ese equipo por separado cuando puedes tener todas esas herramientas y más en un solo smartphone.

En el caso del vídeo, ahora existe una única tecnología que resuelve los mayores retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de utilizar el vídeo para mejorar la formación de los empleados: un sistema de gestión de contenidos de vídeo, o vídeo CMS. Lea sobre cómo un CMS de video resuelve los 5 principales desafíos para la capacitación con video en nuestro último documento técnico.