¿Siente la presión del desgaste de los empleados y la pérdida de conocimientos institucionales? No estás solo.

Alrededor del 88% de los ejecutivos están de acuerdo en que están viendo una rotación más alta de lo normal, y las industrias en general están experimentando tasas de renuncia récord. Desde la tecnología, donde el 38% de los empleados buscan cambiar de rol , hasta la fabricación, que se enfrenta a 2,1 millones de puestos de trabajo sin cubrir para 2030, la Gran Renuncia no se detendrá pronto.

Este desgaste generalizado está acelerando la pérdida de conocimientos institucionales, dejando a las empresas vulnerables a costosas ineficiencias en un clima empresarial que exige más resistencia e innovación que nunca.

Ante esta disrupción, ¿cómo puede tu empresa preservar el conocimiento institucional y minimizar el impacto del desgaste en tu inteligencia organizativa?

¿Qué es el conocimiento institucional?

El conocimiento institucional es la memoria colectiva de una organización y el aprendizaje tribal. Abarca tanto las habilidades duras, como las capacidades técnicas y basadas en herramientas, como las habilidades blandas, como las relaciones con clientes y colegas. Este profundo conocimiento de la industria y de la empresa permite a su organización aprender del pasado y hacer apuestas innovadoras en el futuro.

Las organizaciones que no dan prioridad a la transferencia de conocimientos se arriesgan a perder el contexto, la confianza y la intuición necesarios para elaborar una estrategia eficaz, así como las herramientas, las tácticas y los procesos necesarios para cumplirla de forma competitiva. Sin un enfoque estratégico de la conservación del conocimiento, te verás obligado a reinventar la rueda cuando los empleados abandonen la organización.

Por suerte, hay una forma mejor.

El cambio es una parte natural del crecimiento. Las empresas que abordan la evolución de su negocio de forma proactiva y adaptable pueden equipar a los nuevos talentos prometedores con la experiencia de los empleados veteranos.

Retener y compartir el conocimiento institucional no solo mejora la incorporación, aumenta la productividad y reduce el riesgo, sino que también fomenta una mayor transparencia y coherencia en toda la organización. Esto contribuye a una experiencia laboral más equitativa y a una mentalidad de aprendizaje que puede reducir la deserción.

Exploremos cómo.

Cómo transferir y retener el conocimiento institucional

El enfoque proactivo: fomentar una cultura de intercambio de conocimientos

El intercambio de conocimientos tiene un valor mucho mayor que la mera mitigación del riesgo. Aunque muchos dirigentes no abordan la transferencia de conocimientos hasta que un empleado crítico anuncia su marcha, la creación de una cultura proactiva de intercambio de conocimientos fomenta la confianza, la colaboración y la innovación en toda la empresa.

1. Auditar tu conocimiento institucional existente

Haz un balance de las funciones más críticas en cada parte de tu organización. ¿Este conocimiento está aislado? ¿Con qué frecuencia se comparte? ¿Quién se beneficiaría de esta información: un colaborador individual, un equipo, una unidad de negocio o toda la organización?

Examina todos los niveles de tu empresa, desde los líderes estratégicos que toman pocas decisiones de alta calidad basadas en años de experiencia, hasta el personal de menor nivel que gestiona las herramientas y los procesos cotidianos esenciales. Al identificar el valor y el volumen del conocimiento institucional existente, puedes empezar a priorizar qué información debe captarse y compartirse.

Piensa también de forma creativa en nuevas oportunidades para compartir conocimientos. ¿Cómo podría cross-skilling ayudar a fortalecer la colaboración del equipo o apoyar las sustituciones a corto plazo por vacaciones o permisos parentales? ¿Podría la captura de los lanzamientos del proyecto y las comprobaciones de los hitos clave ayudar a preservar la resolución de problemas en el momento, que es difícil de sacar a la luz al final de un proyecto? ¿Compartir las revisiones mensuales de la empresa, las reuniones de la junta directiva u otros debates estratégicos facilitaría la puesta al día de las partes interesadas de la organización sobre las nuevas oportunidades?

2. Crea un proceso fácil de captación de conocimientos (pista: ¡dale a grabar!)

Ahora que has identificado la información organizativa más valiosa, haz de la preservación del conocimiento una práctica diaria.

¿Te parece una molestia? No tiene por qué ser así.

La clave es reducir la fricción. Es probable que sus ejecutivos y empleados no tengan el ancho de banda para crear documentación detallada sobre sus muchas responsabilidades. Quite la carga de la preservación del conocimiento de los hombros de sus empleados al proporcionar herramientas para grabar automáticamente reuniones importantes y guardarlas en una biblioteca de aprendizaje de video bajo demanda con capacidad de búsqueda para acceder a ellas en el futuro.

La grabación de las discusiones clave del proyecto, las reuniones de estrategia y los tutoriales de herramientas no solo apoya a los nuevos empleados, sino que también ayuda al personal existente a trabajar de manera más eficiente y estratégica al brindarles acceso al conocimiento institucional existente a la velocidad de la necesidad y empoderarlos con nuevos conocimientos y apoyo que a menudo permanecen a puerta cerrada.

Tus empleados ya utilizan el vídeo para comunicarse y colaborar en tiempo real. Graba y guarda automáticamente las reuniones importantes para empezar a construir tu propio YouTube corporativo de inteligencia institucional.

3. Fomentar y modelar el intercambio continuo de conocimientos

El conocimiento institucional sólo puede tener un impacto si tus empleados lo utilizan realmente. Comunica y demuestra el valor de tu biblioteca de aprendizaje corporativa para empezar a construir una cultura de intercambio continuo de conocimientos.

• Conducta ejemplar desde la cúspide. Pide a tu equipo directivo y a los líderes de las unidades de negocio que graben los ayuntamientos y otras reuniones estratégicas importantes de toda la empresa para poder acceder a ellas bajo demanda.
• Reduce las barreras a la conservación del conocimiento haciéndola fácil y divertida. Anima al personal a grabar vídeos de aprendizaje social informales, del tamaño de un bocado, directamente desde su smartphone o tableta. Crea concursos para que los empleados se sientan más cómodos grabando reuniones o tutorías.
• Considere la posibilidad de añadir métricas de intercambio de conocimientos a las evaluaciones de rendimiento o a los programas de incentivos, o de crear una iniciativa de tutoría que empareje al personal veterano con los empleados menos experimentados. Celebre el valor del personal a largo plazo y reconozca a los empleados que ayudan a construir su base de conocimientos institucionales.

El crecimiento y la educación son poderosos incentivos para retener a los empleados. Al involucrar a tus trabajadores como participantes activos en el desarrollo y la captación de tu conocimiento institucional, no sólo preservarás y construirás la inteligencia organizativa, sino que capacitarás al personal para crecer en el proceso.

El enfoque reactivo: preservar los conocimientos de los empleados salientes

A veces, no puedes permitirte ser proactivo. No siempre tenemos el lujo del tiempo cuando nos enfrentamos a un aviso de dos semanas de un empleado crítico.

Un empleado que se va perderá rápidamente la motivación si se le pide que cree una documentación detallada de sus últimos años de trabajo y experiencia. Además, esta información táctica a menudo no es el conocimiento más valioso para retener. Concéntrese en capturar el cómo, no lo que piensan sus empleados veteranos.

1. Conservar el conocimiento implícito así como el explícito .

¿Cómo manejó un alto representante de ventas una negociación con un cliente particularmente desafiante? ¿Qué cuellos de botella internos puede anticipar o solucionar un gestor de proyectos? ¿Qué ha funcionado y qué no ha funcionado para su negocio en el pasado? Desde la experiencia en la industria y el historial de cuentas hasta la intuición e incluso los errores, la inteligencia implícita es uno de los conocimientos más valiosos de su organización, y los más difíciles de transferir. La mejor manera de preservar el conocimiento implícito es hacer que los empleados hablen. Pida al personal que se va que hable sobre su enfoque de las estrategias pasadas, los clientes desafiantes o las recesiones comerciales. El simple hecho de captar cómo piensan puede ayudar a sacar a la luz un poderoso conocimiento implícito para la resolución de problemas en el futuro.

2. Captura varios flujos de trabajo a la vez con vídeo.

Las habilidades y estrategias no son efectivas de forma aislada. Aprovechamos múltiples herramientas, procesos y enfoques en tándem para resolver los problemas y completar los proyectos con eficacia, pero a menudo se pide a los empleados que se van que documenten las habilidades y procesos individuales sin contexto. Un enfoque más eficaz es hacer que los empleados que se van registren sus pantallas a medida que completan o entregan los proyectos clave. De este modo, no sólo se conservan los aspectos prácticos del trabajo, sino también las sutilezas, los matices y los "trucos del oficio" que hacen que los empleados veteranos tengan éxito, y que de otro modo pasarían desapercibidos.

3. Haz que el offboarding sea un momento de aprendizaje social.

Las investigaciones demuestran que 90% del aprendizaje es social y experiencial - en otras palabras, aprender haciendo. Aprovecha al máximo los conocimientos de los empleados que se marchan implicando a los miembros del equipo en el proceso de incorporación. Considera la posibilidad de que un nuevo empleado siga de cerca o apoye a un empleado saliente en sus últimas semanas. Facilita un foro de preguntas&A o "Pregúntame lo que sea" en el que los miembros del equipo puedan buscar comentarios dedicados a los retos que les interesan. Hacer de la preservación del conocimiento un proceso de colaboración crea más oportunidades de aprendizaje y compromete tanto al empleado que se desvincula como a los miembros restantes del equipo.

Al igual que la memoria humana, la memoria organizacional puede desarrollarse o atrofiarse. La creación de una estrategia para preservar el conocimiento institucional no solo ayuda a la resiliencia empresarial a corto plazo a medida que los empleados avanzan, sino que también puede contribuir a un mayor compromiso y menos rotación, reforzando la innovación y el crecimiento a largo plazo.