En 2007, una empresa con visión de futuro creó un portal de vídeo para contenidos generados por los empleados con el fin de compartir conocimientos, formar y comprometerse.

Esa empresa era Microsoft. El costo de crear y mantener ese sistema: 6,2 millones de dólares, con 2,49 millones solo en costos directos de TI, durante los primeros 3 años.  

Lo llamaron el portal de videos de Microsoft Academy, y le dirán que valió la pena el costo, señalando un ROI del 569% y una evitación de costos anuales de $ 13.9 millones en su Documento técnico que detalla el éxito del sistema. Números difíciles de discutir.

Pero ese precio es elevado para la mayoría de las organizaciones. Esto es especialmente cierto hoy en día, ya que la tecnología del sistema de gestión de contenido de vídeo (CMS de vídeo) se ha obtenido fácilmente a una fracción de ese coste, lo que hace que sea relativamente fácil poner en marcha una biblioteca de vídeo interna, con funciones que permiten la grabación, la transmisión en directo, la edición, la visualización, la transcodificación, la elaboración de informes y mucho más.

 

¿Por qué crear una videoteca empresarial en primer lugar?

Microsoft comenzó el proyecto del portal de la Academia con varios objetivos en mente:

• Disminuir significativamente el número de costosas sesiones de formación in situ dirigidas por un instructor y otros eventos en directo, y compartir más fácilmente el vídeo de los eventos en directo que se celebren;
• Promover el intercambio de conocimientos por parte de los expertos en la materia (donde también señalaron: "Casi todo el mundo en su organización es una PYME de una forma u otra");
• Aumentar la velocidad y la conveniencia de ese intercambio de conocimientos, especialmente entre equipos dispares, impulsando así la ventaja competitiva de la empresa;
• Proporcionar a los empleados un repositorio central de contenidos de vídeo que puedan ser vistos bajo demanda;
• Proporcionar a los usuarios funcionalidades adicionales relacionadas con el vídeo, como la carga en el móvil y la búsqueda y suscripción de contenidos;
• Fomentar una cultura empresarial menos jerárquica y más abierta,
• Fomentar el compromiso de los empleados satisfaciendo tres necesidades clave de las personas, a saber: compartir, aprender y conectar.

Con los objetivos anteriores en mente, Microsoft comenzó a desarrollar el portal de vídeo Academy para abordar las necesidades comunes de lo que consideraba cuatro escenarios empresariales clave:

• Intercambio de conocimientos por parte de los directivos y otros responsables clave;
• Sustitución de la costosa formación in situ de los empleados;
• Sustitución para eventos grandes y pequeños, incluyendo conferencias
• Intercambio de conocimientos y aprendizaje entre iguales.

 

Creación del YouTube empresarial de Microsoft

La construcción del portal de la Academia, su YouTube empresarial, fue una tarea enorme. Aquí hay una pequeña parte de lo que se requería:

• Aprobación de la dirección ejecutiva, de un amplio grupo de partes interesadas internas
• Ingeniería de software personalizada, que busca crear algunos de los elementos esenciales de la gestión de vídeo, incluida una única biblioteca para toda la empresa, la transcodificación para que los vídeos se puedan reproducir en todos los dispositivos, así como la capacidad de etiquetar y compartir vídeos individuales
• Dotar de personal a un equipo de portal de contenido de video, con presupuesto y empleados dedicados para ayudar a crear y administrar podcasts de video
• Promoción y marketing interno de los empleados, incluido el préstamo de cámaras de video a los empleados y la contratación de una agencia de marketing para la marca y la promoción de la plataforma.
• Servicios de gestión de contenido personalizados, incluida la dedicación de personal para ayudar con la carga de contenido, la adición de etiquetas de búsqueda, la redacción de descripciones de contenido y más.

Desde entonces, Microsoft ha incurrido en más gastos por el mantenimiento continuo, las continuas mejoras tecnológicas, la gestión de programas y productos y los esfuerzos de promoción.

 

¿Mereció la pena? Microsoft calcula el retorno de la inversión

Microsoft concluye su estudio de caso hablando en detalle del retorno de la inversión que han calculado para el portal de la Academia, y los resultados son impresionantes. Desglosado por categorías:

• Para la sustitución de las capacitaciones en el aula, calcularon un ROI de 18 veces.
• Para la sustitución de eventos presenciales más pequeños, el ROI se multiplicó por 5.
• Y para la sustitución de grandes eventos, el ROI fue de 79 veces.

"En general, el dinero gastado en Academy durante una vida útil de 3 años fue de aproximadamente $ 2.1 millones por año, pero los costos totales ahorrados y evitados por año fueron de aproximadamente $ 13.9 millones. El retorno de la inversión para el período de 3 años se estima en un 569%", se lee en su estudio de caso.

 

Comparación de costos: ¿Qué pasaría si Microsoft hubiera comprado su CMS de video?

Para Microsoft, los beneficios merecieron la pena el enorme esfuerzo, el elevado precio y el largo proceso de creación de un sistema de gestión de contenidos de vídeo.

Pero, ¿y si en lugar de eso hubieran contratado uno?

En primer lugar, Microsoft habría ahorrado dinero.

Microsoft atribuye el 40% del precio del portal de la Academia, que asciende a 6,2 millones de dólares (2,49 millones en total), a los costes directos relacionados con las tecnologías de la información, incluidos el hardware y el software, la gestión, el alojamiento, la asistencia y la implantación. El resto se debe a los gastos generales y de funcionamiento, incluidos los gestores de programas y cuentas, las operaciones comerciales y las promociones de marketing.

Para una empresa como Microsoft, una enorme organización global que implementa un CMS de video en toda la empresa de una sola vez, y según sus tasas de adopción del portal Academy de 3 años, un CMS de video local como Panopto equivaldría a un ahorro de 7 cifras. Muchas organizaciones, incluso las grandes, verían costos que son una pequeña fracción de lo que pagó Microsoft.

En segundo lugar, Microsoft habría conseguido una plataforma de vídeo más avanzada.

Microsoft no solo habría gastado menos para obtener su CMS de video, sino que habría obtenido acceso prácticamente instantáneo a un CMS de video completo y completamente funcional que ya hace todo lo que habían establecido y mucho más, sin el proceso de configuración de varios años.

Así que cuando se trata de habilitar el vídeo en toda la organización, ¿qué es mejor? ¿Construir o comprar?