Los conceptos básicos de una reunión invertida son simples: comparta información con anticipación, concéntrese en tomar decisiones durante la reunión y haga un seguimiento con un resumen para mantener a su equipo actualizado y avanzar. El éxito requiere solo un poco de planificación y un compromiso para obtener la documentación correcta.

¿Quieres hacer que tus reuniones sean aún más fáciles? La herramienta está literalmente delante de ti:en forma de cámara web en tu portátil o smartphone.

El vídeo puede utilizarse para apoyar y simplificar casi todos los aspectos de una reunión invertida. Dos trucos en particular le harán la vida mucho más fácil.

Truco #1: Vídeo de resumen de la presentación previa a la reunión

Compartir los materiales de la reunión con antelación para que su equipo los revise es esencial para que la reunión tenga éxito. Pero la mayoría de nosotros quiere tener la oportunidad de presentar los puntos más importantes.

Aquí es donde podemos ir más allá con una mejor práctica de las aulas invertidas. La grabación de un rápido resumen en vídeo de los materiales de la presentación -simplemente como una captura de pantalla, o con Panopto para capturar las diapositivas de PowerPoint y grabar su presentación- le da la oportunidad de proporcionar un rápido resumen ejecutivo para acompañar sus materiales.

Es conveniente que el vídeo de resumen previo a la reunión sea breve: entre 3 y 5 minutos si se trata de una reunión de 30 minutos, y entre 5 y 7 minutos si se trata de una reunión de una hora o más. Por regla general, los espectadores se distraen o hacen clic después de unos pocos minutos, por lo que tendrás que poner la información más importante justo al principio y hacer tu punto de vista rápidamente.

Para su audiencia, un breve vídeo de resumen puede ayudar a familiarizarlos con el tema, proporcionar un punto de referencia sólido en cuanto a los objetivos de la reunión y establecerle a usted como el conductor para que la reunión se desarrolle como debe.

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Truco nº 2: Resumen posterior a la reunión/artículos de acción

El correo electrónico posterior a la reunión, en el que se identifican los elementos de acción nuevos o restantes, los entregables y los puntos de responsabilidad, es esencial para mantener el trabajo en marcha. Pero trasladar todo eso de las notas al correo electrónico lleva tiempo.

¿Una opción mejor? Un resumen en vídeo. Cuando termine la reunión, tómate sólo 5 minutos con la cámara web de tu portátil o smartphone y grábate resumiendo el debate y detallando las decisiones y los próximos pasos. Y si has utilizado una pizarra para tomar notas, puedes incluso capturar los detalles grabados allí también.

Una vez que hayas terminado, sólo tienes que subir el vídeo a tu videoteca segura , compartir el enlace con tu equipo y volver al trabajo. Te sorprenderá el tiempo que te ahorrará un vídeo de 5 minutos en lugar de la típica redacción por correo electrónico.

Dé un giro a su próxima reunión

La forma en que hacemos las reuniones hoy está rota. Las reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias impulsadas por PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar un trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero hay una alternativa. La flipped meeting -promovida por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y construida sobre el modelo del flipped classroom que se ha implantado en universidades de todo el país y del mundo.

El enfoque de las reuniones invertidas es revolucionario por su sencillez:

• Comparta la presentación informativa antes de la reunión para que los participantes estén plenamente informados de antemano
• Centrar la reunión en la toma de decisiones, abrir el debate y hacer el trabajo en la reunión, no después

Este manual incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones invertidas en su organización, incluyendo:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Mejores prácticas de gestión de grupos en las reuniones
• Ideas para utilizar el vídeo para hacer más eficientes las reuniones flipped

Invertir las reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asiste son productivas y a capacitar a sus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

¿Está preparado para sacar más provecho de sus reuniones? Descargue nuestro último libro blanco gratuito, "Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings" hoy.