No debería sorprender a nadie que colectivamente pasemos una cantidad considerable de tiempo en reuniones en el trabajo. Sólo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales calcula que se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de trabajo al día. Lo que significa que, de media, la mayoría de los empleados asisten a unas 62 reuniones al mes.

Dado que dedicamos gran parte de nuestros días a reunirnos y colaborar con nuestros compañeros de equipo, los líderes empresariales han empezado a buscar naturalmente nuevas soluciones para mejorar y simplificar la experiencia de las reuniones.

Cuando están bien planificadas, las mejoras en los sistemas de reuniones pueden suponer grandes retornos de la inversión, tanto en términos de productividad en el lugar de trabajo como de costes de gestión para las TI. Para los empleados y la organización en su conjunto, la mejora de las experiencias de las reuniones puede conducir a una resolución de problemas más rápida y eficaz, a un aumento de la innovación, a un mayor desarrollo de las habilidades e incluso a una mayor satisfacción en el trabajo. Para los informáticos puede reducir la variabilidad de los sistemas e infraestructuras gestionados, minimizar la necesidad de soporte técnico para las interacciones comunes con las tecnologías de reunión, y también ayudar a ahorrar dinero en futuras actualizaciones.

Conoce la moderna sala de conferencias

La forma de pensar en las salas y espacios de conferencias ha cambiado. Donde antes un "espacio de reunión" se refería simplemente a cualquier lugar en el que se pudiera encontrar una mesa grande rodeada de un número razonable de sillas, el concepto incluye ahora toda la infraestructura y las tecnologías que permiten a los empleados reunirse y colaborar.

Y cada vez más, esa "sala" puede ser incluso completamente virtual, con trabajadores que colaboran mediante herramientas de videoconferencia en línea.

En los últimos años, la modernización de las salas de conferencias se ha convertido en una prioridad para los equipos de TI de todo el mundo. Reimaginar la experiencia de las reuniones para los empleados de hoy ha supuesto diseñar soluciones de reunión y colaboración adaptables para los trabajadores que cada vez trabajan más a distancia con sus propios dispositivos, prefieren las comunicaciones interactivas basadas en vídeo y esperan que la tecnología simplemente funcione.

Influenciados en gran medida por los cambios en la forma de trabajar de los equipos, han surgido una serie de tendencias comunes con respecto a la modernización de los espacios de reunión y colaboración. La empresa de análisis independiente Gartner, , informó recientemente de que las organizaciones de todo el mundo tienen estrategias similares para actualizar los espacios de reunión, que incluyen lo siguiente

• Diseñar una infraestructura de reuniones más flexible para satisfacer las diferentes demandas de equipos y espacios
• Reducir el uso de soluciones de salas de reuniones construidas a medida por varios proveedores, que son caras y difíciles de gestionar
• Encontrar soluciones y servicios fiables que puedan evolucionar para satisfacer las necesidades cambiantes de los usuarios a lo largo del tiempo

Es más, las tecnologías que apoyan las reuniones y la colaboración siguen ampliando sus capacidades, lo que permite a las organizaciones diseñar soluciones para reuniones que ofrezcan experiencias más ricas e integradas, tanto para los empleados que están en la sala como para los que están a distancia. Por ello, los espacios de reunión modernos suelen tener:

• Programación inteligente de las instalaciones
• Videoconferencia en la nube
• Conectividad inalámbrica para compartir fácilmente desde cualquier dispositivo
• Pantallas integradas que incluyen cámaras de 360º y PTZ, pizarras blancas, cámaras de documentos y screencasting remoto
• Captura automática de reuniones

Por supuesto, aunque cada organización tendrá sus propios requisitos para actualizar los espacios y sistemas de reunión, cada vez más líderes de TI han empezado a buscar soluciones similares para ayudar a modernizar las soluciones de reunión y abordar los obstáculos de productividad que realmente se acumulan a escala. A continuación se exponen las 3 principales tendencias que están surgiendo en los esfuerzos por modernizar tanto los espacios de reunión como las soluciones de colaboración, y las experiencias que pueden crear cuando todas ellas funcionan de forma sincronizada.

3 grandes tendencias en la modernización de los recursos de las salas de reuniones

1. Salas de reuniones más inteligentes

Todo el mundo ha tenido que hacer el barrido de la sala de conferencias en algún momento. Aunque muchas reuniones se planifican con antelación, a veces se sobrepasan o no siempre duran lo que se ha programado. Y aún así, otras reuniones ocurren en el momento en que los participantes saltan a cualquier espacio disponible. Es una realidad que hace que encontrar y programar espacios de reunión adecuados sea algo caótico, incluso con herramientas de calendario corporativo y soluciones de programación de salas de reuniones.

La buena noticia es que lo que antes eran sistemas independientes se están convirtiendo en sistemas de conferencia y colaboración más inteligentes e integrados. Los recursos de reunión más inteligentes e integrados hacen que los espacios de reunión sean tan flexibles y eficientes como lo son tus empleados, mostrando automáticamente los recursos como disponibles si las reuniones no se producen o terminan antes de tiempo, y minimizando la necesidad del usuario final de interactuar con las tecnologías de reunión, iniciando y grabando automáticamente las videoconferencias según lo programado.

La configuración de las salas de reuniones modernas también permite cada vez más que los participantes se conecten a las tecnologías de forma inalámbrica, en lugar de tener que lidiar con líos de cables y cambiar las entradas en las pantallas de la sala. Las herramientas más recientes también pueden incorporar los aspectos físicos de la sala a tu sistema de reuniones, como la iluminación, las persianas y la climatización. Y la analítica del lugar de trabajo puede ayudar a tu equipo a mejorar la planificación de los recursos, además de proporcionar nuevas analíticas del rendimiento de las reuniones que pueden ayudar a tu organización a sacar más provecho de las reuniones a escala con el tiempo.

2. Salas de reuniones y espacios de reunión ágiles

El número de salas y espacios de oficina privados se está reduciendo, mientras que los planes de oficinas abiertas y conceptos como el hot-desking se están convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad. Estas tendencias han hecho que los líderes empresariales se vuelvan creativos sobre cómo diseñar, equipar y asignar el espacio para las reuniones y la colaboración.

Las salas de conferencias totalmente equipadas siguen teniendo una gran demanda, pero la mayoría de las veces los equipos no necesitan toda la infraestructura y las características de los espacios de reunión de primera calidad. Las estrategias de reunión modernas dan prioridad a las características más utilizadas para equipar cosas como las salas de reunión y las áreas de reunión menos convencionales.

Una de las soluciones más novedosas son los kits de salas de reuniones llave en mano, como las salas Zoom (en la imagen inferior), los kits de salas WebEx o los sistemas de salas Skype. Estos sistemas limitan la complejidad y tienden a funcionar de forma fiable y predecible, sin necesidad de mucha formación del usuario. Además, se instalan fácilmente y están disponibles con relativa rapidez para su despliegue en nuevos espacios a medida que cambia la demanda.

3. Todo en la nube

Desplegar un nuevo dispositivo no debería requerir una configuración local. En su lugar, los responsables de TI buscan servicios en la nube que permitan simplemente conectar un dispositivo, hacerlo funcionar y enviar cualquier actualización a través de la nube a varias salas y configuraciones a la vez. Es una bendición para los equipos que ya tienen poco tiempo y recursos para otras tareas críticas.

Además, los sistemas de reuniones basados en la nube ofrecen aún más oportunidades de interoperabilidad, lo que puede permitir personalizaciones que mejoren la experiencia del usuario para las necesidades específicas de tu organización.

Las reuniones no terminan en la sala de conferencias

Al igual que las reuniones no siempre ocurren dentro de una sala de conferencias, hoy en día, tampoco tienen que terminar en la sala de conferencias (o cuando la videoconferencia termina).

Las grabaciones de las reuniones pueden ahora ampliar la colaboración más allá de la reunión, permitiendo que las personas que no pudieron asistir en tiempo real las vean y participen más tarde, proporcionando un punto de referencia y contexto para el trabajo en curso e incluso para los nuevos colaboradores, y mucho más. Con sólo pulsar grabar en las herramientas de videoconferencia que utilizan actualmente, los empleados pueden grabar fácilmente sus reuniones.

Y ya lo están haciendo. En una encuesta reciente entre los miembros del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), más del 30% declaró que, de hecho, ha utilizado su software de videoconferencia para grabar reuniones.

Esto plantea un problema que quizá ni siquiera sabías que tenías.

¿Puedes estar seguro de que las reuniones que tus empleados ya están grabando -llenas de información empresarial sensible- no están llegando a manos equivocadas, ya sea internamente o fuera de tu empresa?

El problema es que, a diferencia de otros tipos de archivos, no puedes proteger con contraseña un mp4. Incluso los sistemas de intercambio de archivos como Dropbox y Google Drive pueden permitir que las personas adecuadas descarguen y compartan las grabaciones de las reuniones privadas con casi cualquier persona. Las grabaciones de las reuniones internas podrían incluso acabar compartiéndose para que el mundo las vea en ese sitio al que todo el mundo acude para compartir vídeos: YouTube. En el momento de escribir este artículo, una búsqueda rápida en YouTube de "reunión interna" arroja la friolera de 883.000 resultados. Incluso si suponemos que el 95% de ellos son bastante inofensivos, aún quedarían unos 44.000 vídeos que probablemente no estaban destinados a ser vistos por el público.

Es de esperar que no se comparta públicamente nada confidencial de tu organización, pero la posibilidad muy real debería hacer reflexionar a todas las empresas.

La solución: Automatizar la captura de reuniones mediante un sistema de gestión de vídeo seguro

Una solución para gestionar las grabaciones de las reuniones ayuda a las organizaciones a afrontar los nuevos riesgos de seguridad que surgen cuando los empleados tienen opciones imperfectas para almacenar y compartir vídeos internos. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto funciona con tu tecnología de videoconferencia para capturar automáticamente las grabaciones de las reuniones, subirlas a una videoteca online segura , y transcribir todo lo que se diga en la reunión para que también se pueda buscar el contenido de tus grabaciones . Y lo que es igual de importante, también permite controles de gestión de permisos muy precisos para los administradores, de modo que las grabaciones de las reuniones sólo puedan ser vistas por las personas adecuadas.

Además, la automatización de la captura de reuniones de a escala es una estrategia de modernización de las reuniones que las empresas están aplicando cada vez más para favorecer la productividad y la colaboración.

According to a recent Wainhouse Research survey, 69% of respondents agreed that it is useful to have recordings of past video meetings available for later access as a reference source. Whether it’s the freedom to fully engage and not take notes or the ability to share a meeting with someone who couldn’t attend, there are many reasons people want to record their meetings. Download our latest white paper to learn 10 reasons to record your meetings.

DESCARGA: 10 razones por las que tu empresa debería grabar todas sus reuniones

 

Pero pulsar el disco no es suficiente. Tu gente necesita poder encontrar, buscar y compartir esas grabaciones con facilidad, por no hablar de transmitirlas e interactuar con ellas en cualquier dispositivo para obtener todo el beneficio de estos importantes activos de conocimiento.

Una plataforma de vídeo segura que incluya las soluciones de inteligencia de reuniones puede integrarse con tus tecnologías de reuniones existentes para ayudar a asegurar tus activos de contenido de vídeo interno y también ayudarte a maximizar totalmente la productividad de las reuniones.

Panopto es la solución líder para gestionar, compartir y buscar grabaciones de reuniones. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para que Panopto forme parte de tu entorno de reuniones inteligentes.