Tanto si eres un gestor de proyectos a tiempo completo como si simplemente asumes el papel de gestor de proyectos de una sola iniciativa, eres responsable de planificar, navegar y documentar cada paso que da tu equipo, a menudo esbozado y seguido en detalle durante las reuniones de gestión de proyectos. Todos los ojos están puestos en ti; Perder el rastro de un solo detalle puede significar meses de reelaboración.

Es por eso que, como te dirá cualquier gerente de proyecto experimentado, la comunicación es clave. Si bien los gerentes de proyectos tienen una serie de opciones para comunicar detalles como el progreso del equipo y las próximas decisiones que deben tomarse, una estrategia es casi universal: las reuniones. 

Las reuniones de los proyectos son fundamentales

Las amamos o las odiamos, pero para la mayoría de las organizaciones las reuniones son una parte esencial de la dirección de los proyectos hasta su finalización con éxito. Permiten a los gestores de proyectos identificar detalles clave, facilitar la colaboración del equipo, resolver problemas difíciles y tomar decisiones más informadas. Ya sea una reunión inicial, una reunión semanal de estado, una reunión con las partes interesadas o una reunión de revisión al final de un proyecto, todas las reuniones del proyecto son necesarias para garantizar que se cumplan los objetivos, que las tareas se completen a tiempo y que los cambios se produzcan cuando sea necesario.

Por supuesto, no faltan consejos para que las reuniones sean más efectivas. Sin embargo, en el último año o dos, una nueva idea ha comenzado a ganar popularidad rápidamente entre los gerentes de proyectos innovadores, en gran parte porque es fácil de implementar en cada reunión y sorprendentemente eficaz para fomentar comportamientos más productivos en las reuniones.

¿Cuál es el secreto? Registre todas las reuniones del proyecto. 

¿Este ide¿Suena loco? Lo hace, pero solo porque todavía es nuevo. Para aquellas organizaciones que ya lo hacen, el valor habla por sí mismo. De hecho, aquí hay cinco formas en que grabar las reuniones de tu proyecto no solo puede hacerlas más efectivas, sino también ayudarte a convertirte en un gerente de proyecto más exitoso.

5 razones por las que deberías grabar todas tus reuniones de gestión de proyectos

1. Ningún detalle puede perderse u olvidarse 

Cuando grabes tus reuniones de proyecto, crearás un registro exacto de todo lo que se presentó y discutió, un recurso alternativo perfecto para cualquiera que alguna vez se haya preguntado: "¿No cubrimos eso en nuestra última reunión?"

Además, cuando llegue el momento de presentar resúmenes importantes a lo largo del proceso o de revisar el proyecto al final, dispondrá de una documentación completa de las decisiones que se tomaron y de cómo se tomaron a lo largo del proyecto. Eso significa que puedes centrarte en utilizar esa información para determinar los próximos pasos o mejorar la gestión de futuros proyectos.

2. No volver a escuchar las palabras "conflicto de horario".

A veces, el simple hecho de reunir a las personas adecuadas al mismo tiempo puede ser el mayor obstáculo para avanzar en proyectos críticos. Las herramientas de videoconferencia como Zoom, Webex y GoToMeeting pueden hacer que la distancia geográfica sea un problema menor, pero aún así no pueden permitir que las personas asistan a dos reuniones diferentes al mismo tiempo. En una época en la que las agendas de todo el mundo ya están sobrevendidas, los gestores de proyectos experimentados saben que encontrar un horario que funcione para todos puede ponerte rápidamente en desacuerdo con los plazos estrictos.

Al grabar y compartir sus reuniones, les da a los miembros más ocupados de su equipo la opción de ver e incluso contribuir a las reuniones después de que se hayan producido. Esa flexibilidad adicional ayuda a tu equipo a equilibrar tu proyecto con todo lo demás en lo que están trabajando sin necesidad de que programes reuniones con semanas o incluso meses de anticipación. 

3. Mejorar el enfoque y el compromiso durante la reunión de gestión del proyecto

Hacer que los miembros del equipo tomen notas detalladas durante las reuniones del proyecto parece algo positivo, ¿verdad? Pero documentar sus discusiones a medida que ocurren, ya sea tomando actas formales o notas informales, tiene un inconveniente: cuando los miembros del equipo hacen una pausa para escribir algo, por definición, ya no participan activamente en la reunión. Eso significa que probablemente pasarás más tiempo repitiéndote y obteniendo menos valor de la conversación. 

Gracias a grabación y transcripción automática de reunionesSin embargo, nadie en el equipo tiene que distraerse por la necesidad de tomar notas nunca más. En su lugar, los asistentes podrán concentrarse y participar de forma más activa, lo que hará que las reuniones del proyecto sean mucho más valiosas y eficaces. 

4. Poner al día rápidamente a los nuevos colaboradores

Los equipos de proyecto a menudo se expanden, y depende del gerente de proyecto poner al día a los nuevos colaboradores rápidamente. Tener grabaciones de las reuniones de tu proyecto puede ahorrarte tiempo a la hora de informarles sobre los objetivos del proyecto y lo que ha ocurrido hasta la fecha. Esto le permite ceñirse a comunicar la información de alto nivel que necesitan para ponerse en marcha y, al mismo tiempo, proporcionarles acceso a todos los detalles de los videos que pueden ver por su cuenta. 

5. Apoyar la colaboración fuera de la sala de reuniones

A menudo, revelar nueva información en una reunión puede conducir, de forma contraintuitiva, a más trabajo. Una vez que los demás se dan cuenta de que alguien tiene conocimientos nuevos y valiosos, no pasará mucho tiempo hasta que esa persona se vea desviada con solicitudes de creación de documentación escrita, programación de sesiones de formación o celebración de repetidas reuniones individuales de descarga. 

Tener una grabación de la reunión inicial puede ser de gran ayuda para compartir instantáneamente el conocimiento con otros sin quitarle más tiempo a un experto en la materia. Si se necesita una formación más profunda, disponer de las herramientas para grabar rápidamente una presentación y compartir el vídeo internamente hará que ese conocimiento esté disponible bajo demanda para otros miembros del equipo en el futuro.

La grabación de las reuniones de gestión de proyectos proporciona a su personal un recurso valioso lleno de información detallada que pueden consultar bajo demanda, y lo hace sin ningún esfuerzo adicional de su parte. 

Ya tienes las herramientas de reunión

¿Y qué es lo mejor? Es casi seguro que ya tienes las herramientas que necesitas para hacer esas grabaciones. 

¿Está utilizando un sistema de videoconferencia para conectarse con al menos un miembro del equipo? Herramientas como WebEx, Zoom y Skype ya tienen opciones de grabación. Alternativamente, si puede reunir a todos en la misma sala, muchas salas de conferencias ahora incluyen cámaras para ayudar a facilitar otras videoconferencias. E incluso si el tuyo no lo hace, es una apuesta segura que las computadoras portátiles y los teléfonos inteligentes que tu equipo lleva consigo tienen una cámara web incorporada. 

No necesitas valores de producción al nivel de Hollywood, solo quieres capturar toda la información que estás compartiendo. Esas opciones de grabación existentes son más que suficientes, por lo que todo lo que realmente necesita hacer es hacer clic en "grabar" y celebrar la reunión como siempre lo haría.

Es la forma más fácil e inteligente de involucrar a su equipo, mantenerlos enfocados y, en última instancia, mejorar la colaboración tanto durante como después de la reunión.

Una herramienta de vídeo esencial para las reuniones de gestión de proyectos

Grabar sus reuniones con su cámara web integrada o su software de videoconferencia es una forma rápida y sencilla de crear vídeos útiles para reuniones. Para algunos proyectos y organizaciones, basta con tener esos archivos. A menudo, sin embargo, una vez que haya grabado la reunión, querrá hacer más con ese video de lo que esos sistemas pueden admitir. 

A plataforma de vídeo como Panopto es un complemento perfecto para las soluciones de videoconferencia como Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting y BlueJeans. Panopto sube automáticamente todas las grabaciones de las reuniones a una base central y segura. biblioteca de vídeostranscodifica los vídeos para que puedan reproducirse en cualquier dispositivo, indexa cada palabra pronunciada y mostrada en el vídeo para su búsqueda, y genera una transcripción completa de toda la reunión.

Panopto también incluye un sistema flexible de grabación de vídeo con varias cámaras y edición herramientas que cualquiera puede utilizar: es tan fácil como pulsar "grabar". Para los gestores de proyectos, la posibilidad de grabar rápidamente presentaciones de vídeo HD detalladas puede ofrecer las siguientes ventajas de productividad:

• Reduzca el tiempo que dedica a escribir correos electrónicos detallados sobre los "próximos pasos" una vez finalizada la reunión. Deje de perder tiempo puliendo las actas de las reuniones o descifrando páginas de notas. Solo tienes que pegar el enlace a la grabación de la reunión en tu correo electrónico e incluir los elementos de acción para el equipo. 
• Documentación más fácil con el vídeo. Te pasas horas formateando documentos y pegando capturas de pantalla para comunicar cada detalle. ¿Por qué no grabar un vídeo con diapositivas de apoyo y un recorrido en pantalla? Con Panopto, puede capturar presentaciones con varias cámaras que muestren cada detalle en mucho menos tiempo del que se tarda en redactar un documento escrito formal con la misma información.
• Permita más tiempo para la colaboración y la toma de decisiones con reuniones invertidas. Las reuniones son el lugar donde se hacen las cosas, pero no si los primeros 20 minutos se dedican a presentar información que los asistentes ya podrían haber visto. Grabe y envíe la presentación con anticipación para que su equipo tenga toda la reunión para colaborar y resolver problemas.
• Ofrezca actualizaciones atractivas del proyecto a las partes interesadas más ocupadas. Cuando no necesite reunirse con partes interesadas influyentes cara a cara, puede mantenerlas comprometidas y al día entre reuniones con presentaciones de vídeo HD profesionales que grabe directamente desde su portátil.

Cuando se combinan, su sistema de videoconferencia y una plataforma de video pueden proporcionar una solución simple pero poderosa que lo ayudará a convertir las grabaciones de sus reuniones en activos estratégicamente útiles para su organización.