A medida que el aprendizaje virtual, híbrido y asíncrono continúa expandiéndose, las universidades y otras instituciones de educación superior están creando y almacenando más contenido de vídeo que nunca. Los administradores crean presentaciones para las reuniones, los profesores graban nuevas conferencias y materiales del curso, y los estudiantes suben vídeos para las tareas de clase y las actividades extracurriculares. Este volumen de vídeo se acumula rápidamente, creando una vasta biblioteca dentro de tu LMS o sistema de gestión de vídeo llena de contenido obsoleto.

Conservar vídeos irrelevantes o anticuados no es sólo un reto logístico que desordena tu ecosistema de aprendizaje. También crea verdaderos riesgos para tu universidad, al tiempo que impone costes de almacenamiento adicionales que agotan innecesariamente tu presupuesto. 

Para garantizar una experiencia consistente, relevante y de alta calidad para los estudiantes, los tecnólogos y administradores educativos deben adoptar una estrategia inteligente de higiene de contenidos que archive y elimine los vídeos no vistos o irrelevantes.

¿Qué es la higiene de los contenidos?

En términos generales, la higiene de contenidos se refiere al proceso de evaluar el contenido de un sitio web o plataforma para garantizar que sea relevante, actualizado y útil. La idea es sencilla: Al igual que el desorden físico puede afectar a la comodidad y la practicidad de una casa o un lugar de trabajo, el desorden digital puede restar utilidad a un espacio online. 

En el contexto de una institución de enseñanza superior con una vasta videoteca , la higiene de contenidos implica establecer una política de retención de contenidos que oculte, archive o elimine los vídeos más antiguos que ya no sirven para su propósito original. La biblioteca de tu universidad probablemente incluye miles de vídeos que no se han visto en años: materiales de clase que ya han sido sustituidos, presentaciones en vídeo de estudiantes que se han graduado y tutoriales sobre políticas que ya no existen. Crearás una videoteca más funcional al deshacerte del peso muerto digital. 

3 razones por las que las universidades deberían establecer una política de retención de contenidos de vídeo

La higiene de los contenidos va más allá de la mera limpieza. Sí, purgar tu biblioteca del exceso de vídeos hará que todo el espacio digital parezca más limpio, pero también conlleva importantes beneficios educativos, legales y financieros. Practicar la higiene de contenidos mediante la aplicación y el mantenimiento de una política de retención de contenidos de vídeo es una buena práctica institucional en el entorno de aprendizaje digital actual.

1. Aplica las rigurosas normas de calidad que esperan tus alumnos y tu profesorado

Al igual que no conservarías un programa de estudios de hace años o un libro de texto con información obsoleta, todas las videoconferencias y cursos grabados deben cumplir las mismas normas rigurosas de precisión, relevancia y calidad de tu institución. 

A diferencia de los materiales estáticos de los cursos, una de las principales ventajas de las videoconferencias y los cursos grabados es la posibilidad de editar y actualizar rápidamente el material a medida que cambia la información. Conservar los vídeos obsoletos anula la flexibilidad del medio y hace que los profesores y administradores tengan que gestionar estos contenidos obsoletos.

Una política de retención de contenidos facilita la vida del profesorado y del personal al reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a navegar por archivos obsoletos y mejorar la calidad general de la biblioteca de conferencias de una institución.

2. Reducir de forma responsable y transparente los riesgos que suponen los materiales obsoletos

Los datos obsoletos crean riesgos educativos y legales para las instituciones. Imagina que un estudiante se encuentra con una conferencia antigua o un vídeo anticuado que explica una política universitaria que ha cambiado desde entonces. Este estudiante podría cometer errores irreparables basados en información inexacta que se dejó dentro de tu LMS o sistema de gestión de vídeo.

Además, conservar contenidos antiguos aumenta los posibles riesgos y complejidades legales para tu institución. Las solicitudes de información, ya sea por una demanda o por una petición de la FOIA, obligan a las universidades a rebuscar en sus archivos digitales para sacar a la luz datos que tal vez ni siquiera saben que tienen. 

Una política de retención de contenidos claramente definida garantiza que las instituciones mantengan de forma responsable los registros pertinentes con directrices transparentes que mitiguen los riesgos legales.

3. Optimizar el presupuesto ante el aumento de los costes de almacenamiento en la nube

No es ningún secreto que el coste de asegurar y escalar el almacenamiento en la nube va en aumento. En un mundo en el que cada vídeo guardado tiene un precio, no tiene sentido pagar por almacenar contenidos obsoletos. 

El planteamiento de "mantener todo para siempre" es insostenible para el administrador o tecnólogo que sabe de presupuestos. En lugar de pagar un alquiler por miles de vídeos que no se ven, una política que describa los pasos de retención de contenidos y las mejores prácticas te ayuda a reducir el gasto innecesario, al tiempo que garantiza que el contenido esencial esté siempre disponible. 

Refrigerar vs. Congelar:
Utilizar el almacenamiento de archivos para una gestión óptima del vídeo

Ahora que entiendes el valor de la higiene de contenidos, ¿por dónde empiezas? 

Limpiar tu biblioteca de contenidos y eliminar miles de vídeos antiguos puede parecer una empresa intimidante, pero no tiene por qué serlo. Con las políticas adecuadas, puedes crear sistemas que archiven o eliminen automáticamente los vídeos no vistos, protegiendo al mismo tiempo los materiales que el profesorado y los administradores valoran. 

Las mejores estrategias de higiene de contenidos son flexibles por diseño, dando a los administradores y profesores la facultad de tomar sus propias decisiones sobre los vídeos que están bajo su responsabilidad. Muchas instituciones proporcionan esta flexibilidad esencial aplicando una política de almacenamiento de archivos que divide su contenido en categorías de "almacenamiento" y "archivo". 

• La categoría "almacenamiento" captura los vídeos relevantes, actualizados y vistos con frecuencia, como los de tu LMS, CMS, blog o wiki, para un acceso fácil e instantáneo. Piensa en esto como en tu nevera de productos esenciales de la vida diaria, como los huevos o el pan. 
• La categoría "archivo" conserva los vídeos importantes que quizá no necesites cada día o incluso cada semestre. Piensa en esto como tu congelador, donde puedes descongelar las sobras de vez en cuando. Los vídeos siguen estando disponibles, pero pueden tardar varios minutos más en recuperarse. El archivado ayuda a liberar espacio en tu refrigerador de contenidos, asegurando que el almacenamiento primario sea siempre preciso y fresco.

El almacenamiento de archivos ofrece al profesorado y a la administración una forma de eliminar los vídeos de la biblioteca general sin borrarlos del todo. También funciona bien con sistemas automatizados que archivan y eliminan datos por sí mismos. Cuando los vídeos no vistos se envían automáticamente al almacenamiento de archivo, la gente tendrá la oportunidad de notar su ausencia en la biblioteca de almacenamiento principal y recuperarlos antes de que se eliminen. Este enfoque escalonado previene los contratiempos y aumenta el apoyo a la higiene de contenidos como práctica dentro de la universidad. 

Cómo aplicar una estrategia eficaz de retención de contenidos

La higiene del contenido no se produce en un silo. Como tecnólogos y administradores, asegúrate de comunicarte con las principales partes interesadas para desarrollar una metodología que todos puedan apoyar con el fin de ayudar a tu universidad a mitigar los riesgos, ahorrar dinero y servir mejor al alumnado. Al adoptar un conjunto de buenas prácticas en torno a la implementación, puedes construir una cultura de higiene de contenidos que beneficie a toda tu institución. 

¿Listo para empezar? Descubre cómo implementar una estrategia eficaz de retención de contenidos en tu universidad