Quizás se pregunte por qué las reuniones no son productivas. Esa línea de pensamiento podría llevarte a creer que es imposible que las personas odien las reuniones más de lo que ya lo hacen. 

Pero estarías equivocado. 

Para ser justos, la gente no odia todo reuniones—Odian las malas reuniones. Todos hemos experimentado esa inevitable sensación de frustración cuando una reunión ineficaz nos distrae de lograr algo más o interrumpir nuestro flujo de trabajo, haciendo que todo nuestro día se sienta menos productivo de lo que podría haber sido. Es aún peor cuando ocurre en varias reuniones a lo largo del día.

Por supuesto, pregúntele a cualquier empleado y le dirá que ve un enorme valor en reunirse para colaborar, crear y comunicar información detallada de manera más eficiente de lo que podría hacerlo a través del correo electrónico o las aplicaciones de mensajería. Si no lo hicieran, naturalmente tendríamos menos reuniones en nuestros calendarios. 

Aun así, las reuniones se han ganado la reputación de, en el mejor de los casos, un mal necesario. ¿Y por qué? ¿Por qué las reuniones no son productivas para la mayoría de los equipos?

Entonces, ¿son las reuniones realmente una pérdida de tiempo?

Si se empieza a indagar en el problema, empieza a surgir una tendencia. La mayoría de las veces, el problema radica en la forma en que se celebran las reuniones: objetivos poco claros, presentaciones sinuosas, discusiones fuera de tema, participantes distraídos y el hecho de que todos tenemos otras tareas que compiten por nuestro tiempo conspiran colectivamente para frustrarnos a todos en un momento u otro. 

¿Tiene que ser así? En una palabra, no. 

Pero, ¿la mayoría de los consejos sobre cómo organizar una mejor reunión realmente mejoran las reuniones? Además, no. 

En lugar de permitir que los malos comportamientos en las reuniones continúen causando estragos en los horarios de las personas, la satisfacción laboral y los resultados de la empresa, los líderes de las organizaciones de todo el mundo están promulgando reglas nuevas, y a menudodudosas, para llevar a cabo reuniones más efectivas. 

Desde límites arbitrarios en la duración de las reuniones o el número de asistentes hasta hacer que todos estén de pie durante la duración de la reunión o incluso designar a una persona para que asista a la reunión solo para tomar notas, estas "mejores prácticas" ampliamente citadas hacen poco para frenar los malos comportamientos en las reuniones.

Es más, todos estos cuestionables consejos hacen poco para mejorar realmente las reuniones y dan a sus empleados nuevas razones para odiarlos.

10 consejos de higiene y productividad en reuniones que debes evitar

Antes de sumergirnos en los peores consejos, sería negligente no señalar que hay algunos consejos honestamente útiles para reuniones más productivas. Establecer una agenda clara, comenzar y terminar las reuniones a tiempo, enviar materiales con anticipación y asignar elementos de acción al final pueden ayudar a que las reuniones sean más útiles y menos frustrantes. 

Más allá de esas, sin embargo, hay una serie de estrategias de "reuniones efectivas" más cuestionables, incluso francamente narcisistas, que las empresas intentan adoptar regularmente con la esperanza de mejorar las reuniones. 

He aquí una lista de las 10 peores ideas que se suelen pregonar como buenas soluciones para conseguir reuniones más productivas y que probablemente deberías evitar: 

1. Programar reuniones que comiencen a horas impares

(Una mala idea recomendada por Noticias CBS)

¿Los miembros del equipo no están muy entusiasmados por unirse a sus reuniones? ¡Tal vez les gusten más a horas intempestivas! Esta recomendación tiene muchas variaciones, desde programar reuniones muy temprano o muy tarde en el día hasta comenzar las reuniones en un momento inesperado, digamos 7 minutos después de la hora. 

Por supuesto, la idea de que la programación irregular de alguna manera aumenta el valor de una reunión a los ojos de los empleados desafía la lógica. Es más probable que los asistentes noten la rareza de esta estrategia, pero sobre todo se sentirán irritados por la interrupción adicional que causa en sus días de trabajo. Nadie quiere llegar temprano o quedarse hasta tarde en la oficina para asistir a su reunión, y la absoluta falta de consistencia obliga a las personas a trabajar aún más duro para administrar sus ya ocupadas agendas.

2. Programar las reuniones sólo los miércoles

(Una mala idea recomendada por Forbes)

Imagina que sólo pudieras hacer todos tus recados un día a la semana. El banco, la compra, la tintorería, las revisiones médicas y todo lo demás: todo ello sólo puede hacerse ese día o, de lo contrario, tiene que esperar hasta la semana siguiente. Para ser justos, como estrategia para gestionar las reuniones, suena muy bien al principio: ¡tienes todo el resto de la semana libre para tu productividad personal! 

Sin embargo, en unas pocas semanas, te darás cuenta de que limitar a tu equipo a reunirse una vez a la semana solo aumenta la ineficiencia. De hecho, lo hace dos veces. En primer lugar, estás creando un entorno en el que las discusiones y decisiones formales se pospondrán hasta el día designado, lo que podría dejar el trabajo inactivo hasta una semana a la vez. En segundo lugar, dado que se espera que cada reunión tenga lugar en el mismo período de 8 horas, está creando una pesadilla de un día cada semana en el que los horarios de todos terminan rápidamente reservados, lo que obliga a programar reuniones improvisadas semanas o meses en el futuro para evitar conflictos de programación. Si bien evitar las reuniones en nombre de la productividad puede ser un argumento convincente si eres el CEO, si todos tus empleados siguen su ejemplo, corres el riesgo de sofocar la innovación y retrasar el progreso de iniciativas importantes.

3. No invites a más de 7 personas

(Una mala idea recomendada por el Wall Street Journal)

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no sea relevante para ellos. Objetivamente, a los grupos más pequeños a menudo les resulta más fácil llegar a un consenso. Pero limitar la asistencia a las reuniones en función de un número arbitrario de personas significa que corre el riesgo de perder valiosos conocimientos e ideas de aquellos que no pasaron el corte, o peor aún, y terminará teniendo que programar más reuniones con aquellos que no fueron invitados más tarde. Las personas deben considerar cuidadosamente quién necesita asistir a sus reuniones e invitar a las personas adecuadas sin intentar trabajar dentro de los límites de una regla de asiento sin sentido y, a menudo, contraproducente.

4. Haz que todos se pongan de pie

(Una mala idea recomendada por Lifehack.com) 

Para aquellos que no están familiarizados con el concepto bastante literal de "reunión de pie", la idea es que las personas se sienten incómodas cuando están de pie, por lo que las reuniones se mueven más rápido y, por lo tanto, terminan más rápidamente. Y si bien es cierto que hay un momento y un lugar para sesiones de colaboración rápidas (especialmente en entornos de desarrollo "ágiles" diseñados específicamente para colaborar de esta manera), hacer que los empleados se sientan incómodos como estrategia para ahorrar tiempo es, en el mejor de los casos, miope. Si las reuniones permanentes se llevan a cabo más rápido, lo que todavía está en debate, es probable que solo se deba a que ha incentivado a los empleados a compartir menos detalles y hacer menos preguntas. 

Es más, las reuniones de pie pueden ser incapacitantes, discriminatorias por edad y sexistas cuando se trata de la dinámica de las reuniones físicas entre diferentes tipos de personas, lo que hace que algunas personas se sientan ansiosas y se desvinculen de la reunión por completo. Harvard Business Review explica por qué las reuniones de pie no son la solución adecuada para todas las reuniones aquí.

5. Programar sólo reuniones de 15 minutos

(Una mala idea recomendada por Fast Company)

Todos hemos escuchado la Ley de Parkinson, que postula que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización". Por lo tanto, esta recomendación sostiene que no debería tener problemas para comprimir cualquier reunión en 15 minutos o menos, después de todo, solo está usando más tiempo en sus reuniones ahora porque se ha programado más tiempo para usar, ¿verdad? La recomendación de Fast Company cita charlas TED para explicar la "ciencia" detrás de esta regla. De acuerdo con el universo TED, deberías ser capaz de presentar cualquier idea, por compleja que sea, en menos de 18 minutos. Si no puedes, te dirán que simplemente no conoces tu tema lo suficientemente bien como para presentarlo de manera simple. 

Pero las reuniones no son presentaciones, ni deberían serlo: son oportunidades para que los miembros del equipo colaboren y resuelvan problemas difíciles. Es absolutamente justo esperar que los organizadores de reuniones programen la cantidad mínima de tiempo necesaria para que coincida con la agenda de una reunión. Pero ceñirse a un límite de tiempo arbitrario (y objetivamente corto) es más probable que termine con más y más reuniones, todas necesarias para realizar la tarea más grande que podría haber cubierto solo una reunión más larga. Y lo que es igual de importante, todas esas reuniones más cortas significan que los empleados están constantemente comenzando y terminando el trabajo a lo largo de la jornada laboral, y esas interrupciones suelen ser mucho más desastrosas para la productividad. 

Slack elaboró esta tabla que sirve de guía mucho más razonable para la duración de las reuniones:

6. Celebrar una reunión previa a la reunión

¿Cuándo merece la pena celebrar una reunión sobre una reunión próxima? Casi nunca. Hay muy pocas circunstancias donde una reunión de "planificación" o incluso múltiples "reuniones previas" pueden ser beneficiosas de antemano, y estas implican casi uniformemente la preparación para algún tipo de reunión organizacional importante en la que se entregan noticias importantes de la empresa. Y tenga en cuenta que aquí no estamos descartando el valor de colaborar para prepararse para actividades futuras, como planificar el lanzamiento de una iniciativa de cambio importante, prepararse para una demostración de software altamente visible o realizar un recorrido antes de una próxima reunión con socios comerciales externos. Todo esto requiere que los líderes y participantes reúnan información, realicen pruebas de estrés y refinen argumentos, y preparen colectivamente metas y elementos de acción para una próxima reunión o evento.

Pero para la mayoría de las reuniones, e incluso para algunas de las excepciones mencionadas anteriormente, si el equipo ya trabaja de forma eficaz, no hay razón para celebrar una reunión previa. Basta con celebrar la reunión ordinaria y establecer la expectativa de que todo el mundo contribuirá fácilmente como profesionales, y luego volver al trabajo. 

7. Utilizar una ficha de habla designada

Una pelota de tenis, un bolígrafo, un bloc de notas, una caracola... Muchas organizaciones han intentado limitar las interrupciones en las reuniones designando un objeto como "testigo de la palabra" y prohibiendo hablar a quien no lo tenga en sus manos. 

Si la sala de conferencias fuera un jardín de infantes, esta podría ser una forma sensata de enseñar a escuchar respetuosamente y a tomar turnos. Pero seamos realistas: si necesitas un bolígrafo parlante para que tus empleados o compañeros de equipo respeten las ideas y opiniones de los demás en una sala de reuniones, entonces probablemente tengas problemas culturales más grandes dentro de tu organización. Además, este ritual puede ralentizar mucho las reuniones y hacerlas más largas. Nadie quiere eso.

8. Evitar el PowerPoint

(Otra mala idea recomendada por Forbes) 

“Amazon prohibió PowerPoint de forma rotunda, así que tú también deberías", dice la sabiduría convencional de estos días. Y hay algo de sabiduría en ello: después de todo, nadie necesita pasar el tiempo en una sala de conferencias escuchando a alguien leer una presentación de diapositivas al pie de la letra. Pero prohibir las diapositivas y otros elementos visuales de apoyo es ir demasiado lejos. Bien utilizados, estos elementos pueden ayudar a mantener el rumbo de una reunión, proporcionar un contexto para las conversaciones y ofrecer todos los detalles necesarios para tomar una decisión. 

¿Quieres que tus reuniones sean realmente más eficaces? Deberías prohibir el acto real de presentación durante las reuniones, no las diapositivas en sí. Todos hemos sufrido reuniones de una hora en las que el organizador se comió los primeros 45 minutos presentando información que podría haberse enviado por correo electrónico con anticipación. Eso no es culpa de PowerPoint. Es culpa del organizador. Esta es una de las principales razones por las que las reuniones no son productivas.

Así que aquí hay un consejo útil: si hay información o una presentación que ayudará a los asistentes a prepararse para una próxima reunión, envíe esa información (ya sea por correo electrónico, memorándum o presentación en vídeo) el día anterior. De este modo, todos pueden ponerse al día cuando tengan un momento libre, y las reuniones pueden terminar más rápido porque pueden centrarse sólo en el debate y las decisiones que hay que tomar.

9. Ofrecer incentivos para la asistencia

(Una mala idea recomendada por Revista CIO) 

Comida, tarjetas de débito prepagadas, tarjetas de regalo. Sí, a muchos de tus empleados no les importa esta estrategia en particular. Pero si tienes que sobornar a la gente para que asista a una reunión, ¿deberías siquiera celebrar esa reunión? 

Incluso cuando se ofrecen incentivos, la mayoría de las personas no asistirán a una reunión que consideren una pérdida de tiempo, y si se presentan, no esperes que participen. La mayoría de las veces, el costo financiero no vale la pena la asistencia del puñado de empleados cuya única motivación para estar allí es la comida o el dinero. En última instancia, establecer una agenda y obligar a las personas a estar allí es la mejor estrategia para lograr que las personas asistan a las reuniones con algo que contribuir. 

10. Asignar un tomador de notas dedicado

(Una mala idea recomendada por Asana) 

Asignar a alguien para que tome notas o actas de la reunión significa que obtiene un registro escrito de las discusiones, decisiones y próximos pasos que las personas pueden consultar después de la reunión. Eso sí que es una gran idea. 

Pero, ¿por qué tendría que uno de sus empleados humanos reales, una persona a la que le está pagando dinero real para contratarla y que sin duda tiene mejores cosas en las que trabajar que su taquigrafía, asista a una reunión solo para tomar notas cuando podría simplemente grabarla toda con solo hacer clic en un botón? Nadie quiere ser el que tome notas de la reunión y, lo que es peor, que se le asigne esa responsabilidad casi siempre significa que está demasiado ocupado para participar activamente en la discusión.

¿Por qué las reuniones no son productivas? Cómo hacer que tus reuniones sean más efectivas

En el último año o dos, una nueva idea ha comenzado rápidamente a ganar popularidad entre los líderes empresariales innovadores, en gran parte porque es fácil de implementar en cada reunión y sorprendentemente efectiva para fomentar comportamientos mejores y más productivos en las reuniones.

Grabe cada una de las reuniones

Por grabación de reuniones y archivarlas en una central de búsqueda biblioteca de vídeos, crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, a las que pueden hacer referencia más adelante los que estuvieron allí, los que no pudieron asistir, así como otras personas de su organización que puedan estar buscando información que se discutió en reuniones de las que no formaron parte. 

Grabar cada reunión de forma predeterminada significa que puede dar a su personal más flexibilidad y control sobre sus horarios diarios, lo que garantiza que todas las personas adecuadas puedan contribuir a una reunión, incluso si no pueden estar allí en persona. También libera a todos los asistentes para que participen activamente en la discusión, ya que la grabación de video elimina la necesidad de tomar notas detalladas.  La plataforma de vídeo de Panopto, en particular, transcribe automáticamente cada vídeo por usted, de modo que nadie tiene que hacerlo a mano, y todas las conversaciones de las grabaciones de sus reuniones pueden buscarse fácilmente.

La grabación de reuniones le brinda a su personal un recurso valioso lleno de información detallada que pueden consultar cuando lo soliciten, y lo hace sin ningún esfuerzo adicional de su parte. Simplemente haga clic en "grabar" y realice la reunión como siempre lo haría, ahora sin más necesidad de escribir largos correos electrónicos de resumen o notas de "próximos pasos". 

Es la forma más fácil e inteligente de involucrar a los empleados, mantenerlos enfocados y, en última instancia, mejorar la colaboración, tanto durante la reunión como después de que finalice. Después de revisar el video, es posible que pueda determinar por qué las reuniones no son productivas.

Empiece a capturar todas las reuniones de su empresa con Panopto

Panopto es una plataforma de vídeo todo en uno que permite a las organizaciones capturar, transcribir y archivar automáticamente todas las reuniones de su empresa en una biblioteca de vídeo interna segura y con capacidad de búsqueda. Incluso se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones, sin tener que cambiar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el "Mejor soporte para la búsqueda de vídeos", Panopto le permite buscar las palabras habladas y mostradas en cada vídeo de su biblioteca y luego saltar al momento exacto en que se discute un tema. Esto significa que sus vídeos no sólo serán un registro útil, sino que incluso pueden convertirse en una parte valiosa y referenciable de la base de conocimientos de su empresa. 

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