Cómo Oxford Brookes pasó de Mediasite a una solución de vídeo intuitiva y fácil de usar
Logros
3,451 Videos Migrados de Mediasite a Panopto
222,462 Videos Hechos con Panopto
Implementación de 3 meses con el equipo de soporte de Panopto
El desafío
Ubicada en Oxford, Inglaterra, la Universidad Oxford Brookes es una institución reconocida por su compromiso con la excelencia académica y las prácticas docentes innovadoras. Con un cuerpo estudiantil global de más de 18.000, la universidad ofrece una amplia gama de programas de pregrado y posgrado en diversas disciplinas.
De 2013 a 2020, Oxford Brookes utilizó Mediasite para capturar conferencias. Sin embargo, después de siete años de usar la plataforma, llegó el momento de considerar otras opciones mientras los profesores y el personal estaban involucrados en un proceso intensivo de eliminación de videos innecesarios de la plataforma y dejar espacio para otros nuevos.
"Estábamos buscando una plataforma con una apariencia moderna", dice la Dra. Melanie Bashor, asesora de aprendizaje mejorado con tecnología en la Universidad Oxford Brookes. "Una plataforma que la gente podría utilizar por sí misma".
"Buscábamos algo que se adaptara al trabajo que estábamos haciendo en ese momento y al trabajo que imaginamos en nuestra planificación a largo plazo para la captura de conferencias".
En resumen, la universidad buscaba una solución basada en la nube que tuviera la capacidad de guardar grabaciones automáticamente. "Uno de los principales casos de uso que encontramos fue que, una vez finalizada una clase, el instructor quería poder apagar su computadora sin esperar a que el procesamiento de la grabación terminara por completo", dice Bashor. "Queríamos algo más intuitivo, algo que guardara las grabaciones de forma más rápida y eficiente".
La solución
Después de un largo proceso de licitación y demostraciones con diferentes empresas, incluidas Kaltura, Mediasite y Techsmith, Oxford Brookes eligió Panopto. "Los factores decisivos fueron la facilidad de acceso, la facilidad de uso y la edición no destructiva", dice Bashor. "Las ventajas fueron poder agregar diapositivas, poder cambiar cosas y poder tener flexibilidad en cada etapa del flujo de trabajo".
Entonces, ¿por qué se eligió a Panopto en lugar de los demás? A la hora de la verdad, el servicio de atención al cliente de primera clase de Panopto realmente ayudó a cerrar el trato. "Tuvimos una mejor experiencia de servicio al cliente con Panopto", dice Bashor. "El personal técnico entendió lo que queríamos y tuvo las respuestas a nuestras preguntas. Fue divertido trabajar con ellos y sentí que estaríamos en buenas manos".
Además, la interfaz de Panopto también fue un factor decisivo. “Definitivamente prefiero la interfaz [Panopto]. Las otras interfaces eran demasiado diferentes del resto de nuestras plataformas, a menudo el marco de edición parecía extraño y la experiencia del usuario final no parecía actualizada”, dice Bashor. "Sus características simplemente no eran tan buenas como las que ofrecía Panopto".
Panopto se lanzó en el otoño de 2020, con un cronograma acelerado debido a la pandemia de COVID-19. “Comenzamos a instalarlo en julio y en septiembre ya estaba disponible para todas las clases”, dice Bashor. "Ese no es un período de tiempo normal, fue debido a COVID-19; lo necesitábamos en ese momento para facilitar la enseñanza solo en línea".
Inicialmente, Panopto era la solución de captura de conferencias de la universidad y albergaba las 3.451 grabaciones migradas de Mediasite. Desde la implementación, el caso de uso se ha ampliado para incluir la grabación de sesiones específicas del contenido entregado, en lugar de contenido de horas de duración que los estudiantes pueden no necesitar. El objetivo es ofrecer más contenido pequeño para los estudiantes.
"Cuando les hablo a los estudiantes sobre una tarea, grabo 20 minutos de mi conversación sobre la tarea", dice Bashor. “Lo hace mucho más accesible. [Puedes] ir a buscar algo y verlo en ese momento, en lugar de tener que leer demasiada información”.
Otros casos de uso incluyen el uso de la integración de Panopto con Zoom, que ha formado la base de uno de los principales flujos de trabajo de la universidad. "Comienzas la grabación desde Zoom y automáticamente se mueve a la carpeta de Panopto correspondiente, la IA agrega subtítulos y, después de un poco de edición y limpieza, la mueves a la carpeta del curso de Moodle, también en Panopto", dice Bashor. El otro flujo de trabajo en Oxford Brookes implica que los profesores y estudiantes utilicen la grabadora de escritorio, donde la grabación se guarda directamente en Panopto.
"La forma en que funciona Panopto, con ediciones no destructivas y configuraciones para compartir, es una herramienta muy poderosa".
Dra. Melanie Bashor, asesora de aprendizaje mejorado con tecnología en la Universidad Oxford Brookes
El impacto
Según las cifras de uso, Panopto ha cambiado el panorama del aprendizaje en Oxford Brookes, con 1.135.498 vídeos vistos desde 2020. Con cada año que pasa, Panopto se está optimizando y haciendo más eficiente para beneficiar aún más a los profesores y estudiantes.
Aumento de la accesibilidad
La accesibilidad está a la vanguardia de las visiones de numerosas universidades, y Oxford Brookes no es una excepción. Desde 2018, la escuela cuenta con un grupo de trabajo de accesibilidad para garantizar que todo lo que se comparte en línea sea accesible, tal y como exige el Reglamento de Accesibilidad de 2018 de los Organismos del Sector Público del Reino Unido (Sitios Web y Aplicaciones Móviles). Anteriormente usaban YouTube para subtitular, el grupo descubrió que Panopto era la solución más ideal.
"La forma segura de Panopto de proporcionar subtítulos ha sido una gran característica de venta. Fue un gran éxito de ventas para nuestra facultad y personal no tener que poner todo en Youtube, que sentían que era menos seguro", dice Bashor. "También ha sido muy útil explorar el potencial de las audiodescripciones".
La función de búsqueda y reemplazo de Panopto también ha cambiado las reglas del juego. "Me gusta el editor de subtítulos, que se guarda sobre la marcha", dice Bashor. "La función de buscar y reemplazar ha sido un regalo del cielo".
Fácil de navegar y fácil de usar
Tanto los estudiantes como los profesores aprecian la experiencia de usuario intuitiva y las prácticas funciones que ofrece la plataforma de Panopto. "A la gente le gusta la UX [Panopto], les gusta el espectador", dice Bashor.
También se valora mucho la posibilidad de marcar vídeos dentro de la plataforma. Permite a los estudiantes, especialmente a aquellos con necesidades específicas de accesibilidad, navegar fácilmente y volver a visitar secciones específicas del contenido sin tener que pasar por el curso en su sistema de gestión del aprendizaje, Moodle. "Eso realmente ayuda a algunos de nuestros estudiantes".
La introducción de los inteligentes capítulos de Panopto causó una gran impresión en Oxford Brookes. Esta característica mejoró la experiencia de visualización al permitir a los usuarios navegar de manera eficiente a través del contenido de video saltando a diferentes secciones.
"A la gente le encantaron los capítulos inteligentes cuando aparecieron", dice Bashor. "Hizo que el concepto de grabación de sesiones fuera más funcional desde el punto de vista funcional, ya que podían usar capítulos para convertir el contenido en fragmentos más pequeños sin tener que detener y comenzar tanto la grabación".
Otro aspecto que ha contribuido a la facilidad de uso de Panopto es la facilidad de sustitución de diapositivas dentro de los vídeos. Los usuarios pueden actualizar o modificar diapositivas sin esfuerzo sin perder el contenido original, gracias a la función de edición no destructiva. "La forma en que funciona Panopto, con las ediciones no destructivas y la configuración para compartir, es una herramienta muy poderosa", dice Bashor.
Esta simplicidad también se extiende a la adición de nuevas diapositivas, lo que proporciona una manera perfecta de incorporar información adicional o ajustar el tiempo dentro del contenido del video. "Me encanta que puedas agregar tus propias diapositivas", dice Bashor. "La simplicidad de cambiar la ubicación de ese contenido: simplemente cambia el tiempo en la diapositiva, en lugar de tener que arrastrarlo y soltarlo o moverlo".
Además, el diseño inherente de la arquitectura de Panopto ha demostrado ser una poderosa herramienta para la comunidad universitaria. “Ha aportado cierta facilidad de acceso a la vida de las personas y han hecho uso del flujo de trabajo inicial; subir sus propios vídeos y utilizar la grabadora de escritorio”, dice Bashor.
Atención al cliente
Migrar todo el archivo Mediasite de Oxford Brookes a Panopto fue una hazaña enorme. Pero gracias a Panopto, Oxford Brookes tuvo soporte en cada paso del camino y pudo migrar exitosamente todo el contenido conservando la estructura de carpetas.
"Fue un alcance extraordinario como parte de nuestra instalación", dice Bashor. "Hacer eso para nosotros fue poderoso y sigue siendo poderoso; [Panopto] realmente hizo todo lo posible".
Lo impresionante de Panopto es que Oxford Brookes casi nunca necesita atención al cliente. "Rara vez hay un problema. Cuando lo hay, el equipo está en ello y dicen: 'vamos a arreglarlo'. Siempre tienes una respuesta", dice Bashor.
Las relaciones no terminan una vez que el servicio de atención al cliente deja de llamar. "Todo el mundo está siempre en contacto", afirma Bashor. “Las conferencias de usuarios siempre son divertidas y nos lo hemos pasado muy bien hablando con todos. Siempre son muy amables, siempre tan acogedores”.
"Existe una relación y una inversión en nosotros y no sólo porque estemos gastando dinero en la empresa", dice Bashor. "Es porque les importa lo que queremos".
El futuro
De cara al futuro, Oxford Brookes planea trabajar en sus políticas de grabación para la retención de contenido. "Actualmente, no tenemos ninguna política que elimine nada", dice Bashor. "Estamos tratando de racionalizar nuestras políticas de archivo y grabación para que sean un poco más manejables".
La universidad también quiere ver un aumento en el uso de carpetas de tareas específicas como parte de su iniciativa de evaluación. "Solo para asegurarnos de que todo vaya en los lugares correctos", dice Bashor. "Me gustaría que la gente fuera a la grabación de la sesión en lugar de a la captura de la conferencia. Me gustaría ver más videos cortos en lugar de uno largo que te sientas y grabas".
Con Panopto, Oxford Brookes ha logrado cumplir sus objetivos estratégicos –tanto a nivel administrativo como creativo– y el plan es seguir creciendo. "[Panopto] nos ha hecho la vida mucho más fácil", dice Bashor. "Lo amamos."
