¿Está listo para dar el salto y cambiar su sistema de gestión de video (VMS) para lograr los objetivos de aprendizaje de su institución? Como parte vital de su ecosistema EdTech, entendemos los desafíos que conlleva esta transición. Es posible que su proveedor actual no satisfaga sus necesidades, y seleccionar el VMS correcto puede ser el factor decisivo para alcanzar sus objetivos. 

Entonces, ¿qué significa esto para su institución? En nuestro seminario web sobre Cómo cambiar con éxito su VMS, Matt Dennis, un experto en aprendizaje por video de Panopto, comparte puntos débiles comunes de VMS, criterios de selección y preguntas frecuentes que pueden surgir al buscar su nuevo VMS. Tomamos los puntos clave y los compartimos aquí para guiarlo a través del proceso, capacitarlo para tomar una decisión informada y elegir la solución perfecta para sus requisitos.

1. Determine qué problemas enfrenta

Según el Informe de tendencias de video en educación superior de 2023, un mero 30,2% de las instituciones de educación superior están satisfechas con su VMS actual. Las soluciones que parecían "suficientemente buenas" durante la pandemia ahora están bajo escrutinio, ya que las instituciones buscan plataformas confiables, fáciles de usar y adaptables que puedan respaldarlas a largo plazo. A pesar de todo el tiempo, la energía y los recursos que se dedican a elegir un VMS, a veces el tiempo no siempre refleja el esfuerzo.

Otro hecho interesante revelado en el informe es que la facilidad de uso, la atención al cliente y el costo son los principales factores que contribuyen a la satisfacción de VMS. Entonces, ¿a qué problemas te enfrentas? Comience por averiguar qué es lo que no funciona para usted y cuáles son sus necesidades.

2. Sepa qué buscar al hacer el cambio

Una vez que esté al tanto de los problemas que enfrenta con su VMS actual, es importante saber qué características debe tener su nuevo VMS. 

Un VMS con funciones todo en uno

¿Es el VMS una solución de video todo en uno donde puede grabar, transmitir en vivo, alojar, compartir y buscar videos? Algunas preguntas a considerar incluyen:

• ¿Qué tipos de equipos necesita para que el VMS funcione y qué hardware se requiere para transmitir, administrar y ver videos? ¿Tiene que hacer inversiones adicionales para que el sistema sea completamente funcional y satisfaga sus necesidades? Quiere asegurarse de que está eliminando el potencial de cualquier costo sorpresa.  
• ¿Cuántas entradas de video se pueden capturar simultáneamente para eventos, presentaciones y demostraciones?  
• ¿Funciona el VMS con su casos de uso específicos de la institución? Es importante sondear a las partes interesadas para asegurarse de conocer los casos de uso exactos de su institución. Puede ser una escuela de medicina que requiera la capacidad de acelerar los videos para que los estudiantes procesen grandes cantidades de información, o una facultad de derecho que requiera un software compatible con dispositivos móviles para filmar juicios simulados.

De nuestro Informe de tendencias de video en la educación superior, Se descubrió que los dos casos de uso principales son la captura de conferencias y el aprendizaje remoto, pero sabemos que hay muchos más. El objetivo es no solo tener una solución con funciones todo en uno, sino también las funciones correctas que permitan a los profesores y estudiantes innovar y crear una cantidad infinita de casos de uso. 

Un VMS fácil de usar

¿Es el VMS fácil de usar? Algunas preguntas a considerar incluyen:

• ¿Tienes la capacidad de personalizar la apariencia de su portal de video?
• ¿Tienes acceso a un proceso paso a paso para grabar y compartir un video o transmitir en vivo una presentación de video? 
• ¿Cuántos clics se necesitan para grabar un video? 
• Son todas las palabras habladas y escritas indexado automáticamente para la búsqueda? 
• Cómo compatible con dispositivos móviles es el VMS y proporciona aplicación móvil compatibilidad con la búsqueda, visualización y administración de videos?

Un VMS con precios transparentes e inclusivos

¿El VMS ofrece precios transparentes e inclusivos? ¿Qué elementos están incluidos en el precio de la licencia principal y qué características deben comprarse como complementos? Algunos VMS pueden ofrecer precios completos, mientras que otros tienen estructuras de precios a la carta que no siempre son transparentes; es importante elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades.

Un VMS con atención al cliente de primer nivel

¿El VMS tiene atención al cliente de primer nivel? Nunca se sabe cuándo necesitará ayuda, por eso es vital contar con un VMS con una excelente atención al cliente. Puede preguntar qué tan disponible está el servicio de atención al cliente para responder a los problemas: ¿tardarán 10 minutos o tres horas en responder a un problema? ¿Tienen soporte telefónico o soporte de tickets? ¿Tiene acceso a artículos o videos explicativos claramente documentados que pueden ayudarlo a resolver un problema antes de comunicarse con el centro de ayuda? ¿Y cómo protege la plataforma de video contra interrupciones y fallas del sistema durante un evento grabado o en vivo?

Un VMS con alianzas sólidas

Por último, alianzas sólidas: ¿qué tan bien funciona el VMS integrado con su configuración actual de tecnología educativa? Desea encontrar un VMS que se asocie con la tecnología que ya utiliza para facilitarle la vida. ¿Qué aplicaciones móviles brindan soporte para la búsqueda, visualización y administración de videos? ¿Con qué éxito puede el especialista en productos VMS administrar el cambio desde el lado de la solución? ¿Lo guiarán a través de los pasos?

3. Comprenda lo que implica el proceso de cambio

Ahora que entendemos qué buscar al cambiar su VMS, echemos un vistazo a lo que implica el proceso de cambio en sí.

• Salir de contratos existentes. ¿Tiene un contrato vigente de varios años con un VMS? Es posible que desee considerar un VMS que ofrezca incentivos de precios especiales para que el cambio sea asequible antes de que finalice su contrato actual.
• Mover su contenido. Su nuevo VMS debería ofrecer servicios de migración de video para transferir sus archivos multimedia y metadatos existentes a una nueva biblioteca de videos. 
• Transfiera su usuario, permisos y estructura de carpetas actuales a su nuevo VMS. Los permisos de usuario y las estructuras de carpetas pueden ser complicados, por lo que es importante asegurarse de que se puedan transferir sin problemas a su nuevo VMS.
• Gestionar el cronograma y las expectativas de migración. Comunique sus expectativas y necesidades por adelantado con su nuevo VMS: ¿está buscando migrar dentro de seis semanas o seis meses? Ya sea que tenga una necesidad urgente de migrar o esté buscando mudarse con el tiempo, es mejor administrar esas expectativas con anticipación. 

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Hacer el cambio a un nuevo VMS puede parecer una tarea desalentadora, pero con el enfoque correcto puede garantizar una transición sin problemas y encontrar el mejor VMS que se adapte a sus objetivos de aprendizaje. 

En Panopto, comprendemos los desafíos que conlleva cambiar de plataforma VMS y estamos aquí para brindarle asistencia en cada paso del camino. Permítanos ayudarlo a tomar una decisión informada, elegir la solución adecuada para sus necesidades y desbloquear el potencial de un nuevo VMS que elevará las experiencias educativas de su institución. Juntos, podemos navegar esta transición y poner a su institución en el camino del éxito.

 

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