Hoy en día, "vídeo de formación" es un término demasiado genérico.

En los entornos modernos de capacitación corporativa, el video desempeña una variedad de funciones, desde estandarizar los procesos de incorporación y proporcionar demostraciones de productos en vivo hasta fomentar el aprendizaje social y la capacitación por parte de expertos en la materia. Los equipos de aprendizaje y desarrollo de todo el mundo ya han comenzado a implementar videos de muchas formas.

Sin embargo, tan importante como el gran volumen de opciones de formación en vídeo es la procedencia de algunos de esos vídeos. Si bien muchas de las ideas innovadoras que se utilizan hoy en día proceden de formadores experimentados, una nueva riqueza de otras proviene de los propios empleados de una organización .

"Social Learning" y otras estrategias de base para compartir la experiencia institucional no son particularmente nuevas: los empleados han acudido a expertos internos en la materia para obtener respuestas rápidas desde tiempos inmemoriales.&Pero, a menudo, estas sesiones de preguntas y respuestas eran puntuales, imposibles de aprovechar por otros si no estaban ya cerca.

El vídeo, sin embargo, cambia todo eso.

Con el vídeo, los empleados pueden grabar y compartir fácilmente sus conocimientos, intercambiar ideas y aprender unos de otros.

Una nueva oleada de investigaciones sugiere que el aprendizaje social puede ser, de hecho, una de las formas más eficaces para que las organizaciones eduquen a sus empleados. ¿Cómo están adoptando las organizaciones este aprendizaje informal? Veamos algunas de las últimas tendencias y estrategias actuales.

1. Captar y compartir el conocimiento institucional

En las empresas actuales, prácticamente todo el mundo es experto en alguna materia. Ya sea cómo se dibuja la arquitectura del producto, cómo los equipos individuales gestionan los datos, cómo se procesan los clientes potenciales a través de los sistemas de CRM o cómo se organiza la cadena de suministro, alguien de su equipo conoce los intrincados detalles de cómo funcionan realmente todas y cada una de las partes de su negocio.

Esto ofrece una gran oportunidad, y un gran problema potencial. Si no ha capturado ese conocimiento, literalmente sale por la puerta con sus empleados. La empresa promedio pierde el 12% de su fuerza de trabajo anualmente - aquellos que no han documentado su conocimiento institucional pueden despertar para encontrar que se ha ido a trabajar para la competencia, y nadie tiene las respuestas.

El vídeo responde a esta posible crisis con una única solución y dos ventajas excepcionales.

Primero, pedirle a sus expertos en la materia que registren su experiencia es una manera fácil de documentar y compartir todos esos detalles que conforman las operaciones diarias en su empresa, asegurando que la información vital nunca salga por la puerta.

Y en segundo lugar, incluso si sus expertos no se van nunca, el vídeo también puede ser una herramienta eficaz para ayudarles a gestionar su tiempo de forma más efectiva. En lugar de explicar los mismos procesos y programas una y otra vez cada vez que surja la pregunta, compartir un enlace a una respuesta previamente grabada les ahorrará tiempo para un trabajo nuevo y más apremiante, a la vez que garantiza que la persona que pregunta obtiene la información que necesitaba.

No es de extrañar que, según un estudio de Bersin by Deloitte, la empresa media esté gastando tres veces más en herramientas de aprendizaje social que en los dos años anteriores.

Vea un ejemplo de cómo los empleados comparten conocimientos a través del vídeo a continuación:

2. Juego de roles con vídeo

En última instancia, gran parte del éxito de una organización reside simplemente en la forma en que los empleados interactúan con los clientes y entre sí. Muchas empresas han invertido abundantemente en este ámbito, programando interacciones y planificando comunicaciones, con la esperanza de estandarizar la forma en que la empresa se presenta, tanto hacia el interior como hacia el exterior.

Pero los seres humanos son animales visuales, muy atentos a las señales sociales. Los elementos no verbales constituyen el 90% de nuestras comunicaciones.

Los guiones, manuales y otros manuales impresos simplemente no sirven. Pero los juegos de rol con vídeo sí.

Video role-playing puede abarcar desde la formación formal hasta la informal. Muchas organizaciones están descubriendo que el simple hecho de grabar a sus empleados estrella en acción puede ayudar a identificar los rasgos de comportamiento y las acciones que les ayudan a tener éxito.

Como medio visual y atractivo, el vídeo transmite el estilo y la entrega, no sólo la sustancia, de una interacción dirigida. Los matices en el tono de voz, los movimientos corporales y otras señales no verbales se comunican, lo que ayuda a que tanto los empleados nuevos como los experimentados tengan éxito en sus funciones.

Algunos ejemplos de vídeos de formación en interacción con el cliente que los empleados pueden representar y grabar con poco más que una cámara web y su ordenador portátil:

• Comprender las recreaciones de los compradores
• Compromisos de venta por teléfono y en persona
• Presentaciones de ventas y marketing
• Interacciones de primera línea entre empleados y clientes

Y con una herramienta de creación de contenidos de vídeo fácil de usar, cada vez que un empleado descubra una nueva mejor práctica relacionada con su función, podrá compartirla con todo el equipo con sólo pulsar "grabar".

3. Proporcionar entrenamiento por vídeo

Puede que ya tenga el mejor programa de formación del sector. Puede que ya comparta más información que nadie, y que los resultados de las pruebas demuestren que su equipo está aprendiendo de verdad hasta el último detalle. Pero todo es inútil si sus empleados no ponen en práctica esos conocimientos cuando los necesitan.

Desde los teleoperadores y los representantes del servicio de atención al cliente hasta los nuevos gerentes e incluso los atletas profesionales, no faltan pruebas de que registrar y revisar el propio rendimiento con un entrenador puede ser una forma rápida y eficaz de diagnosticar problemas e identificar oportunidades de mejora.

La grabación de las actividades clave de los empleados para su revisión puede ayudar a los entrenadores profesionales a ver realmente dónde está trabajando un empleado en su mejor momento, y mostrar a los empleados exactamente dónde y cómo pueden estar desviándose del camino. En este caso, el vídeo puede servir de testigo objetivo, ayudando a un entrenador a reproducir momentos específicos y a ofrecer comentarios.

De este modo, los vendedores pueden encontrar formas de mejorar su eficacia, los trabajadores de primera línea son más conscientes de la impresión que causan e incluso los directivos aprenden a comunicarse con mayor eficacia. Una forma sencilla de ayudar a las personas a verse a sí mismas en acción, el vídeo permite a los empleados, incluidos los líderes de la empresa , identificar más fácilmente sus puntos débiles, y luego practicar para mejorarlos hasta que lo consigan.

4. Capturar los conocimientos compartidos en las reuniones

Mientras que la formación formal suele ser un reflejo del aula -con un profesor designado y un objetivo de aprendizaje planificado-, algunos de los aprendizajes internos más habituales se producen de forma casi incidental. A menudo, esta "formación" no es en absoluto una formación, sino una información compartida en el marco de un debate que puede dar forma a la manera en que un individuo o un equipo aborda su trabajo.

La información que se comparte en las reuniones en la mayoría de las organizaciones puede ser muy variada, desde datos sobre un proyecto determinado hasta conceptos más abiertos como las prioridades y los procesos de la organización. Esta información puede ser enormemente valiosa como referencia para futuras reuniones, como material de revisión para los empleados que no pudieron asistir en persona, como parte del proceso de incorporación de nuevos empleados y para impulsar la comprensión y la alineación con otros equipos de la organización.

Grabación de vídeos de reuniones crea un registro útil de los cómos y los porqués de las decisiones pasadas, las ideas que se aportaron y los puntos de vista intercambiados. Sin el vídeo, esta valiosa información suele perderse poco después de la reunión.

Sin embargo, con las grabaciones de las reuniones, todas las ideas, decisiones y otros datos importantes pueden recuperarse en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. El equipo puede volver al debate inicial para encontrar todas las ideas que aún no se han puesto en práctica y las ideas que pueden haber olvidado.

Por ello, un número creciente de organizaciones está haciendo de la grabación de reuniones una parte del ritmo habitual de trabajo. Estas grabaciones suelen incluir:

• Debates sobre el inicio del proyecto
• Llamadas de actualización de estado
• Revisiones y retrospectivas de sprint de ingeniería
• Revisiones de los cuadros de mando de las empresas

Y las reuniones no tienen que ser grabadas en su totalidad para que las organizaciones vean su valor. El vídeo también puede ser una forma rápida de proporcionar un resumen de la reunión y los siguientes pasos, sin requerir todo el tiempo extra que supone escribir un correo electrónico de seguimiento formal.

5. Capturar el conocimiento compartido en las revisiones de los entregables

En su informe, Informal Learning Garners Acceptance As A Legitimate Learning Approach, la analista de Forrester Research Claire Schooley afirma: "El aprendizaje informal crea entornos de trabajo en los que los empleados asumen la responsabilidad de su propio aprendizaje, ayudados por los empleadores que proporcionan un fácil acceso a los contenidos y herramientas adecuados. El aprendizaje social, en el que las personas aprenden unas de otras, es un subconjunto del aprendizaje informal".

Las reuniones son, sin duda, una fuente clave de intercambio informal de conocimientos. Pero hay otra fuente de enseñanza informal, en la que la mayoría de las organizaciones confían para enseñar los procesos y las expectativas de calidad: las revisiones de los entregables. Estas interacciones son a menudo poco más que un gerente que envía un correo electrónico o que pasa por el escritorio de un empleado con un bolígrafo en la mano, tomando algunas notas sobre el documento, la cubierta u otro entregable, y ofreciendo ideas para mejorar.

Pero aunque la interacción parece pequeña, la oportunidad de aprender es significativa.

Las revisiones de entregables enseñan a los empleados la forma correcta de crear documentos y otras formas de comunicación que se adhieren a los estándares de una organización. Enseñan formato, estructura y contenido. Transmiten expectativas de diseño. Ayudan a los empleados a saber cómo la organización defiende el cambio, comparte datos, ofrece actualizaciones y prácticamente todos los demás aspectos de la realización del trabajo.

Sin embargo, a pesar de todo el valor que tiene, la típica revisión se hace en el momento, lo que sólo beneficia al empleado que la ha recibido y, por lo general, es imposible consultarla más tarde. E incluso cuando se escriben los comentarios, a menudo es una tarea minuciosa de seguimiento de los cambios (que todavía no es posible para todos los formatos de documentos), junto con una viñeta tras otra de comentarios escritos.

Las revisiones de la salida de vídeo ofrecen una alternativa.

Con el vídeo, un revisor puede grabar el entregable en su pantalla, así como la cámara web de su ordenador portátil para capturar sus comentarios hablados. En conjunto, la grabación puede mostrar qué cambios se hicieron, específicamente dónde el revisor tenía comentarios, y cómo el revisor le gustaría ver una nueva versión modificada - con mínima posibilidad de mala comunicación.

Y como el vídeo puede guardarse y compartirse, un directivo puede proporcionar revisiones grabadas de los entregables a los nuevos miembros del equipo cuando lo necesiten, dando a esa nueva persona un ejemplo real de cómo asumir la tarea y ahorrando al mismo tiempo al directivo el tiempo que de otro modo necesitaría para repetir la información.

Vea un ejemplo de vídeo de revisión de entregables a continuación:

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