Con la esperanza de mejorar la comunicación interna y la educación, este líder mundial en tecnología de mercados financieros adoptó Panopto en 2010. En poco tiempo, Panopto se ha convertido en la plataforma de vídeo de la empresa. Un pequeño grupo de usuarios iniciales ha crecido hasta incluir 750 usuarios y se está expandiendo cada día, contando incluso con el CEO entre sus filas.

Hoy en día, Panopto es una parte estándar de la forma en que la empresa:

• Registra las demostraciones de productos para el público interno
• Desarrolla la formación en línea
• Incorporación de nuevos empleados
• Registra los informes mensuales y trimestrales de los Jefes de Estado o de Gobierno
• Registra las reuniones de WebEx
• Integra su plantilla mundial

 

El problema: los gestores de proyectos están abrumados por la demanda de demostraciones

A finales de 2010, la empresa se enfrentaba a un dilema. Como proveedor de tecnología comercial de complejos productos de software para el sector de los servicios financieros, sus productos estaban resultando demasiado difíciles de entender a nivel técnico, tanto para los clientes como incluso para los miembros del equipo de ventas interno. Esto significaba que los expertos en tecnología de la empresa se estaban viendo desbordados por las solicitudes de demostraciones puntuales tanto de clientes como de personal interno.

"Nuestro problema era que teníamos un número limitado de expertos", señaló un vicepresidente. "Teníamos que ampliar el número de expertos que teníamos o encontrar un socio tecnológico que pudiera aprovechar su experiencia para nosotros".

La empresa había experimentado con diferentes medios de grabación de demostraciones de productos, pero el proceso era costoso e ineficiente.

"Nos costaba mucho adjuntar documentos al vídeo. Perdíamos mucho tiempo intentando combinar varios tipos de contenido. No era eficaz. Necesitábamos una experiencia más integrada".

En respuesta, la dirección de la empresa encargó a un equipo de analistas de negocio la búsqueda de una opción mejor.

 

La solución: Los expertos utilizan Panopto para grabar demostraciones multimedia para su visualización a la carta

El equipo comenzó a experimentar con Panopto de inmediato. Pronto empezaron a trabajar con los jefes de producto de la empresa para crear grabaciones de una visión general de cada uno de los más de 30 productos de software de la empresa. Cada vídeo debía durar menos de 30 minutos y proporcionar una visión general del modelo de negocio del producto, incluyendo casos de uso, perfiles de usuario, competidores y una breve demostración. Algunos directores combinaron vídeo, audio y captura de pantalla para sus grabaciones, mientras que otros optaron por utilizar diapositivas de PowerPoint, captura de pantalla y una simple voz en off para narrar la sesión.

Independientemente de las entradas, Panopto las integró todas automáticamente sin necesidad de postproducción. Los jefes de producto simplemente entraban en una sala con una cámara, presentaban su material como de costumbre y salían. En cuestión de minutos se disponía de una grabación sincronizada de alta calidad de todas las entradas.

"Los expertos que habían sido bombardeados con peticiones de demostraciones están ahora encantados con la posibilidad de grabarlas una sola vez", informó la empresa. "Panopto lleva la experiencia de aprendizaje a un nivel más íntimo, lo que suena extraño ya que en realidad estás eliminando parte de la interacción en vivo, pero a cambio permites que la gente aprenda a su propio ritmo y se centre solo en el contenido relevante para ellos."

El uso de Panopto para las descripciones y demostraciones de productos de ha tenido un efecto importante más allá del simple ahorro de tiempo y dinero. "Antes, alguien podía tardar de tres a cuatro meses en sumergirse realmente en un producto. Ahora nuestro proceso es más eficiente, y ahí es donde vemos el mayor beneficio. El uso de Panopto nos hace más eficaces internamente, lo que, a su vez, nos permite comunicarnos más eficazmente con nuestros clientes."

 

Desarrollo de nuevos casos de uso para Panopto

La primera experiencia de la empresa en la grabación de presentaciones y demostraciones de productos con Panopto fue prometedora. Tanto los expertos como los directivos consideraron que Panopto era muy fácil de implementar y ampliar.

"Panopto fue increíblemente fácil de poner en marcha", recuerda un ejecutivo. "Literalmente, puedes enseñar a alguien a utilizar la tecnología en minutos. En media hora puedes aprender a hacer un vídeo atractivo. Es realmente así de fácil".

Al ser una plataforma completamente basada en software, Panopto puede adaptarse a cualquier tamaño de organización literalmente de la noche a la mañana. Panopto funciona automáticamente con prácticamente cualquier configuración de grabación, desde una cámara web integrada en un ordenador portátil o la cámara de un smartphone, hasta equipos de alta gama en un estudio de grabación diseñado por profesionales. Las grabaciones de Panopto se cargan automáticamente en una biblioteca de vídeo central y segura, y otros vídeos no capturados con Panopto pueden añadirse también simplemente arrastrando y soltando. Los espectadores autorizados acceden al contenido a través de cualquier navegador web, o sobre la marcha mediante las aplicaciones móviles de Panopto.

Esta facilidad de uso y escalabilidad, junto con el rápido crecimiento de la popularidad de Panopto, ha llevado a la empresa a ampliar el alcance de su implementación de Panopto a una serie de nuevos proyectos.

 

Formación profesional para la seguridad de la empresa

La siguiente prueba de la flexibilidad de Panopto como solución vino del Departamento de Seguridad de la empresa, que quería utilizar Panopto para grabar una serie de vídeos de formación para la educación continua de su personal.

La capacidad de ofrecer formación a la carta había sido solicitada durante mucho tiempo por los responsables del Departamento de Seguridad para ayudar a resolver un problema fundamental en su programa de formación. El departamento siempre había tenido dificultades para administrar ampliamente la formación dirigida por un instructor debido a los turnos diarios necesarios para que el servicio funcione 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.

La primera entrega de la formación fue sobre la preparación para emergencias. "El equipo de seguridad no estaba seguro de lo fácil que sería conseguir que todo el mundo se conectara y participara", admitió la empresa. "Pero todo el mundo lo hizo, y fue fácil. El departamento tiene una necesidad real de formación continua, y Panopto lo ha hecho ahora increíblemente conveniente para ellos."

El Departamento de Seguridad puede ahora administrar la formación actualizada a su antojo, sin desperdiciar recursos en la repetitiva instrucción en vivo y la complicada programación. También pueden seguir el progreso de sus empleados a través de los cursos utilizando Panopto Analytics.

 

Incorporación de nuevas contrataciones

Incorporación de los empleados recién contratados en una empresa de servicios técnicos es un esfuerzo de conocimiento. Los nuevos contratados deben asimilar los procedimientos de la empresa, los conocimientos básicos sobre los productos y la estrategia empresarial de la forma más rápida y eficaz posible.

Pero, como señaló un analista de negocios, "a menudo, puede ser muy difícil para un nuevo contratado programar una hora con el gerente de producto para obtener una visión general de su producto. Es mucho más fácil entrar en Panopto, ver un vídeo de 20 minutos y luego formular algunas preguntas con conocimiento de causa para una reunión de 10-15 minutos. Acaba ahorrando tiempo a todos y hace que todo el proceso sea más productivo".

Hay beneficios obvios al tener acceso a una biblioteca de grabaciones de productos bien preparadas y con capacidad de búsqueda a la carta. Estos vídeos hacen algo más que destilar información sobre los productos para un nuevo empleado. También transmiten mucho sobre la cultura de la empresa y las personas que la dirigen. Los nuevos contratados ven las caras y escuchan las voces de los empleados clave. Y se les presentan sus estilos y personalidades.

Al combinar vídeo, audio, PowerPoint, capturas de pantalla y mucho más, Panopto ayuda a que el proceso de incorporación sea una experiencia más envolvente.

 

Informes de la Dirección General

El director general de la empresa también utiliza personalmente Panopto.

Dedicado a proporcionar transparencia a la organización, el director general se había comunicado anteriormente con los empleados utilizando métodos tradicionales de comunicación ejecutiva, incluidos los eventos de la ciudad y los boletines de correo electrónico.

Sin embargo, estas medidas a menudo resultaron insuficientes. Los ayuntamientos resultaron incómodos, ya que los empleados de distintas zonas geográficas debían sintonizarlos a horas intempestivas de la noche y la madrugada. Y los boletines de texto hacían difícil determinar el compromiso de los empleados con el contenido, y no permitían a Young transmitir su personalidad y la cultura de la empresa que quería impartir.

Panopto era la solución de comunicación ejecutiva moderna perfecta . En primer lugar, proporcionaba un medio atractivo para que el director general mejorara la transparencia corporativa y se comunicara con los empleados de todo el mundo. Cada una o dos semanas, grababa una breve actualización ejecutiva, en la que compartía información sobre el negocio y sobre nuevas iniciativas que los empleados podían ver en cualquier lugar y a la carta.

En segundo lugar, Panopto no necesitó un estudio de grabación corporativo ni trajo un costoso equipo audiovisual. En su lugar, el director general simplemente grabó los vídeos en su oficina, en su escritorio, utilizando la cámara web de su ordenador portátil.

En tercer lugar, los vídeos podían estar disponibles al instante para sus empleados. Con Panopto, todas las grabaciones se subían automáticamente a la videoteca central y se procesaban para que los empleados pudieran ver el vídeo en cualquier dispositivo. En cuestión de minutos, el director general podía capturar y compartir mensajes importantes y nuevos conocimientos con toda su organización.

Por último, Panopto proporcionó herramientas integradas para medir el compromiso de los empleados y obtener comentarios. Para cualquier vídeo, los análisis de Panopto permitieron a la empresa ver cuántos empleados vieron el vídeo y qué parte del mismo vieron.

El director general también confía en Panopto para producir contenidos más formales, transmitiendo por Internet un informe trimestral oficial con el director financiero de la empresa. Esta presentación suele durar una hora, y la empresa ha comprobado que, al grabar la retransmisión con Panopto, su personal puede ver el programa en cualquier momento que se ajuste a su horario de trabajo.

"Para los empleados de Asia-Pac, el uso de Panopto para grabar el informe trimestral ha sido enorme", dice la empresa. "La seguridad de la información es rigurosa aquí. Antes de adoptar Panopto, distribuir un archivo de vídeo de una hora de duración era increíblemente difícil. Teníamos que subir los archivos a un cliente FTP y luego coordinar el acceso seguro a través de múltiples intranets, lo que casi siempre presentaba una serie de problemas. Era un verdadero desincentivo para colaborar".

Con Panopto, los empleados de cualquier oficina del mundo pueden conectarse desde sus ordenadores portátiles o teléfonos móviles y ver las grabaciones al instante, en el momento en que se cargan. Y la tecnología de streaming adaptativo de Panopto garantiza una experiencia de reproducción fluida, independientemente de las condiciones de la red del espectador. "Es instantáneo. Está preparado para la web. Es sencillamente perfecto para nuestros homólogos de todo el mundo".

 

Grabación de reuniones de WebEx

Hace poco, una analista de negocios hizo su primera grabación en Panopto de una reunión de WebEx.

Se trataba de una demostración del proveedor para un grupo de personal interno, pero algunas personas clave no pudieron asistir y solicitaron específicamente una grabación de Panopto. "Me gustó mucho lo fácil que era grabar una emisión de WebEx, y me impresionó la calidad de la grabación", dijo el analista. "También lo estaban los compañeros que hicieron la petición".

Al grabar las conferencias web de WebEx y GoToMeeting con Panopto, los empleados de la empresa obtienen una grabación con capacidad de búsqueda de los procedimientos, capturada en alta definición, disponible con un clic del ratón para su visualización a la carta.

 

Integrar una fuerza de trabajo global

La compañía tiene oficinas en los EE. UU., La UE y está estableciendo rápidamente una fuerte presencia en Asia. Pero como todas las grandes empresas globales, colaborar a través de fronteras, culturas y zonas horarias internacionales es un desafío constante.

"Puede ser bastante difícil poner en contacto a un director de producto en Nueva York con, por ejemplo, un empleado de soporte en nuestra oficina de Asia", señala un directivo. "Pero con Panopto, pueden crear o ver grabaciones durante su propio horario de trabajo, eliminando efectivamente las diferencias de tiempo y ubicación".

Una prueba perfecta de esta capacidad se produjo con la reciente adquisición de una empresa. Con múltiples oficinas en China, Japón y Australia, la empresa adquirida estaba literalmente al otro lado del mundo y, como cualquier empresa que se integra en una organización más grande y compleja, sus empleados tenían mucho terreno que recorrer.

Una vez completada la adquisición, para poder ofrecer eficazmente una colección ampliada de productos y servicios, los empleados necesitaban un curso intensivo sobre las líneas de productos y la estrategia comercial de la empresa.

Los jefes de producto de la empresa tenían el recurso perfecto en la biblioteca de descripciones y demostraciones de productos grabadas que acababan de crear. Esos vídeos se han convertido en una herramienta de aprendizaje indispensable para los nuevos empleados.

"La integración puede ser dura", señaló un directivo. "Hay mucho que asimilar y aprender después de haber sido adquirido, y en este caso, realmente no trabajamos las mismas horas. No hay solapamiento. Panopto ha sido una herramienta esencial en el proceso de integración".

 

El futuro: Ampliar el uso en toda la empresa

La empresa utiliza ahora Panopto para capturar webcasts, impartir formación en línea, crear demostraciones de productos y realizar comunicaciones corporativas. . Y con cientos de horas de contenido recién grabado con capacidad de búsqueda, están en camino de crear una potente videoteca corporativa.

"Esto comenzó como un esfuerzo relativamente pequeño y ha cobrado vida propia", reflexiona un analista de negocios. "Recibo correos electrónicos literalmente todos los días de personas cuyos nombres no reconozco de otras áreas de la empresa que me piden que utilice Panopto en su trabajo diario. Al fin y al cabo, nadie quiere leer largos correos electrónicos o una política densa. Prefieren que se lo digan siempre que sea posible. Y como nuestras grabaciones permiten hacer búsquedas, les damos exactamente la información que necesitan. Está demostrando ser increíblemente eficaz".