Todos pasamos una gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. Sólo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales estima que colectivamente celebramos entre 125 y 640 millones de horas de reuniones cada mes. 

Y eso es sólo el tiempo que se pasa en la sala de conferencias: un análisis exhaustivo de los calendarios de los empleados clave de una empresa, realizado por Bain & Company y publicado en la Harvard Business Review, descubrió que la preparación, la ejecución y el seguimiento de una sola reunión ejecutiva semanal consumía una asombrosa 300.000 horas al año.

¿Perdida de tiempo? Bueno, algo de él, casi seguro. 

¿Pero todo? Ni de lejos. 

Las reuniones siguen siendo uno de los medios más eficaces para que los empleados colaboren y compartan ideas en detalle y, en última instancia, ayudar a obtener los mejores resultados posibles para la empresa.

 

Dicho esto, las reuniones se han ganado un poco a pulso una reputación como un asesino de la productividad, ya que obliga a los asistentes a dejar de trabajar en lo que sea y a abandonar sus escritorios para bajar al lugar de la reunión. La ciencia cognitiva nos dice que puede llevar hasta media hora para que la gente vuelva a centrarse y a trabajar a toda velocidad después de una interrupción como una reunión. Por lo tanto, no es difícil ver cómo un par de reuniones en un día pueden hacer descarrilar seriamente el progreso de alguien en una tarea.

Pero porque sigue siendo muy valioso reunirse con colegas y socios para discutir las iniciativas en detalle, sincronizar el progreso, resolver los obstáculos y mucho más, las reuniones persisten. 

Sólo ahora, los líderes de casi todas las organizaciones han empezado a buscar nuevas soluciones a viejos problemas que les ayuden a rediseñar su "cultura de reuniones" corporativa. 

Exigir mejores reuniones como parte de la cultura organizativa

El objetivo de la mayoría de estas iniciativas es minimizar la cantidad de tiempo que la gente pasa en reuniones, y asegurar que las reuniones que son se llevan a cabo de forma eficaz. 

Amazon, por ejemplo, ha implementado su propia versión del reunión invertiday requiere que un empleado que programe una reunión comparta por adelantado un memorándum de cuatro a seis páginas que cubra toda la información relevante que necesitarán los asistentes. De este modo, se reduce el tiempo que los asistentes dedican a ver cómo el organizador de la reunión presenta los detalles en persona y, por lo tanto, el equipo puede debatir y tomar las decisiones necesarias con mayor rapidez. 

Y aunque el formato de Amazon puede no ser adecuado para todos los negocios, hay temas en La singular cultura de reuniones de Amazon que suelen aparecer en la nueva sabiduría convencional para facilitar la colaboración y maximizar la productividad con menos pérdida de tiempo en las reuniones.

Siempre empieza con las mejores intenciones, pero no faltan los malos consejos de sobre cómo celebrar reuniones más eficaces. 

 

Desde restricciones arbitrarias sobre la duración de las reuniones y el número de asistentes hasta hacer que todos se pongan de pie durante la reunión o incluso exigir que todos tomen notas, estas "mejores prácticas" han surgido principalmente de frustraciones con malos comportamientos en la reunión. 

Afortunadamente, existen algunas ideas que realmente pueden ayudar a mejorar las reuniones: mejores formas de involucrar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en última instancia, mejorar la colaboración durante las reuniones, sin perder tiempo adicional. 

Y en el último año o dos, una de esas ideas ha comenzado a crecer rápidamente en popularidad, en gran parte porque es una tarea sencilla de añadir a cualquier reunión, pero sorprendentemente eficaz para hacer que las reuniones sean más interactivas y más fáciles de asistir. 

¿Ese secreto? Grabar todas las reuniones en su oficina.

 

Por grabación de reuniones y archivarlas en un biblioteca central y consultableCon este sistema, se crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, que puede ser consultado más tarde por los que estaban allí, los que no pudieron asistir, e incluso por otras personas de su organización que pueden estar buscando información que se discutió en las reuniones de las que no formaron parte. 

Si graba todas las reuniones por defecto, dará a su personal más flexibilidad y control sobre sus horarios diarios al garantizar que todas las personas adecuadas puedan contribuir a una reunión aunque no puedan estar allí en persona. Además, los asistentes pueden participar activamente en el debate, ya que la grabación en vídeo elimina la necesidad de tomar abundantes notas. 

La grabación de las reuniones también proporciona a su personal una valiosa fuente de información detallada que pueden consultar a la carta, y lo hace sin ningún esfuerzo adicional. Solo tienes que hacer clic en "grabar" y mantener la reunión como siempre, pero ahora ya no es necesario escribir largos correos electrónicos de resumen o notas de "próximos pasos". 

Grabación y archivo de las reuniones es una forma sencilla de permitir la colaboración, tanto durante la reunión como después de que ésta termine. Pero una reunión grabada sólo es tan útil como la propia reunión, así que ¿cómo puede una organización fomentar una cultura que promueva reuniones útiles y productivas? 

Vea el seminario web >> Cómo sacar más partido a sus reuniones

 

7 principios para crear una cultura de reuniones más eficaz

Existen 7 principios de la cultura de reuniones que favorecen una comunicación más eficaz y una colaboración más productiva. Echemos un vistazo a cada uno de ellos:

1. Programar el tiempo adecuado

Para limitar la cantidad de tiempo que la gente pasa en las reuniones, algunas organizaciones han optado por restringir las reuniones a una duración máxima establecida con el fin de reducir el tiempo que la gente pasa en las reuniones. Pero esta táctica de mano dura a menudo sólo hace que las reuniones sean aún más menos eficiente: cuando 15 o 30 minutos no son suficientes para abarcar todo, las plataformas de reuniones se limitan a programar aún más reuniones. 

En su lugar, anime a su gente a pensar en lo que quieren cumplir con en sus reuniones, y programar una cantidad de tiempo razonable para la reunión en función de esos objetivos, ya sean 10 minutos o 2 horas. Siempre que la reunión sea realmente útil, la gente preferirá trabajar en el debate completo que dividir la conversación en varias sesiones sólo por un límite de tiempo arbitrario. Y no importa la duración de la reunión, mientras se esté grabando, si alguien tiene un conflicto que le obligue a llegar tarde o a marcharse antes de tiempo, podrá ver lo que se ha perdido en el vídeo y seguir trabajando con el resto del equipo.

2. Invite a las personas adecuadas

Amazon tiene una "regla de las dos pizzas": básicamente, sostienen que dos pizzas deberían ser suficientes para alimentar a todos los invitados a una reunión. Si tu lista de asistentes es demasiado grande para alimentar con dos pizzas, significa que has invitado a demasiada gente y deberías reducir tu lista de invitados para la próxima vez. 

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no es relevante para ellos. Y objetivamente, a los grupos más pequeños a menudo les resulta más fácil llegar a un consenso. Pero si tu gente está atrapada tratando de averiguar quién no es lo suficientemente valioso como para invitar sólo para poder ceñirse a un tope arbitrario de asistentes, su organización corre el riesgo de perderse ideas y conocimientos valiosos durante las reuniones. 

La aplicación de una política de "invitar a las personas adecuadas" sigue obligando a los empleados a pensar detenidamente en quién debe asistir a sus reuniones. Y cuando se garantiza que habrá una grabación de la reunión, cualquier persona que haya sido invitada previamente "solo como información" puede hacer malabares más fácilmente con sus prioridades.

3. Establezca un orden del día de la reunión

Un buen orden del día debe hacer algo más que organizar las ideas de la persona que organiza la reunión. Debe ayudar a cada uno de los asistentes a entender lo que se va a tratar en la reunión y, en última instancia, debe ayudarles a decidir -incluso antes de que empiece la reunión- si vale la pena dedicar el tiempo necesario para asistir a ella. 

En las empresas que no graban sus reuniones, es fácil pasar por alto las agendas. Al fin y al cabo, en una cultura en la que las reuniones solo se producen en tiempo real y perderse la reunión significa perderse todo lo que allí se presenta, existe un fuerte incentivo para asistir a todas las reuniones "por si acaso". 

Al grabar todas sus reuniones, está dando a los empleados más flexibilidad para elegir a qué reuniones asistir y cuáles pueden ver a la carta. Aunque la perspectiva de que las salas de conferencias estén vacías puede asustar a algunos organizadores de reuniones al principio, si se establece la expectativa de que, antes de cada reunión, los organizadores deben compartir un orden del día que incluya los objetivos, la estructura y los puntos básicos de debate de esa reunión, se pueden conseguir dos resultados útiles: 

1. Incentiva a los organizadores de reuniones a programar sólo las reuniones verdaderamente valiosas, para que nadie decida asistir, y
2. Haces posible que todos los demás vean dónde pueden aportar más valor antes de comprometerse con el programa, ayudándoles así a maximizar su propia productividad. 

 

4. Envíe los materiales por adelantado

¿Quiere saber dónde se pierde más tiempo en las reuniones actuales? No es al final, que es donde se discuten y se toman las decisiones. Más bien, la mayor parte del tiempo ineficaz que se invierte en las reuniones ocurre al principio, cuando alguien (normalmente el organizador) dedica a veces hasta el 75 por ciento del tiempo previsto para la reunión a "poner a todo el mundo al día". 

Aunque obviamente es importante que todo el mundo comience en la misma página antes de tomar decisiones, no hay ninguna razón para que pasemos los primeros 45 minutos de cada reunión de una hora mirando pasivamente a alguien que se abre paso a través de una presentación de diapositivas. De hecho, una de las mejores maneras de reducir el tiempo que su personal pasa en las reuniones es sacar las presentaciones de la reunión por completo - De este modo, todo el tiempo se puede dedicar a colaborar activamente y a resolver los problemas. 

Anime a los empleados a enviar los documentos pertinentes adelante de la reunión, o mejor aún, que compartan una rápida presentación en vídeo de lo que, de otro modo, habrían gastado en repasar al principio de la reunión. A continuación, establezca la expectativa de que los asistentes deben revisar esa información antes de la reunión comienza. Al compartir y revisar la parte de la presentación de la reunión con antelación, se permite a los asistentes revisar el contenido a su propio ritmo (de modo que los que están familiarizados con el tema pueden hojearlo rápidamente, mientras que otros pueden dedicar más tiempo), y el tiempo de la reunión puede reducirse a la cantidad de tiempo necesaria para que todos tomen la decisión final. 

Lectura relacionada: Una reunión mejor se produce antes de llegar a la puerta de la sala de conferencias

 

5. Minimizar las distracciones

Las reuniones son menos productivas cuando las personas no están comprometidas. Esto significa que las distracciones como consultar el correo electrónico, tomar notas o realizar varias tareas a la vez, en general, pueden hacer que las reuniones sean menos eficaces. Los estudios han demostrado incluso que una sola persona distraída puede tener un efecto cascada en otros a su alrededor, usurpando la atención de otros cercanos. 

Aunque prohibir los ordenadores portátiles y otros dispositivos durante las reuniones puede parecer demasiado extremo para su organización, minimizar la necesidad de utilizarlos puede ayudar a eliminar las distracciones y aumentar la participación. Ese es parte del valor de grabar las reuniones: si nadie necesita mantener su portátil abierto para tomar notas detalladas, nadie tiene que luchar contra todas las demás distracciones que ese portátil pueda contener. En un mundo en el que la duración de la atención se mide en segundos, este es un pequeño paso que tiene el potencial de producir grandes cambios. 

6. Asignar elementos de acción

Al final de la reunión, es una buena práctica que el organizador asigne los elementos de acción y los planes para las discusiones fuera de tema que fueron relegadas al "estacionamiento". Pero escribir todo eso para compartirlo con el equipo después de cada reunión puede convertirse rápidamente en un trabajo en sí mismo, consumiendo minutos o incluso horas del tiempo del organizador después de cada reunión. 

También en este caso, la grabación de las reuniones puede ayudarte a ganar tiempo al eliminar el trabajo de memoria. Si grabas tus reuniones, estarás creando automáticamente una referencia rápida que incluye todos los pasos siguientes sin que nadie tenga que dedicar ni un minuto a escribirlo todo. 

7. Aprovechar las grabaciones de las reuniones para futuras colaboraciones

Hoy en día, estamos acostumbrados a seguir colaborando fuera de la sala de reuniones (o más allá de la conferencia telefónica) a través del correo electrónico, los documentos compartidos y los centros de productividad como Slack. Sin embargo, ninguna de estas soluciones de comunicación facilita la revisión de los debates específicos que se produjeron durante una reunión o, lo que es peor, requieren la creación de un documento o hilo de mensajería completamente nuevo. 

Al capturar las grabaciones de las reuniones con un plataforma de vídeo como Panopto, ese vídeo puede convertirse en el punto principal de la futura colaboración a través de discusiones con marca de tiempo que viven dentro del vídeo. Y si alguien se une a un proyecto más adelante, puede ponerse al día fácilmente viendo el vídeo y analizando las conversaciones relacionadas.

No espere a empezar a grabar las reuniones de su empresa

Panopto es una plataforma de vídeo todo en uno que permite a las organizaciones capturar y archivar automáticamente todas las reuniones de su empresa en una biblioteca de vídeo interna segura y con capacidad de búsqueda. Incluso se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones, sin tener que cambiar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el "mejor soporte para la búsqueda de vídeos", Panopto le permite buscar las palabras habladas y mostradas en cada vídeo de su biblioteca y luego saltar al momento exacto en que se discute un tema. Esto significa que sus vídeos no sólo serán un registro útil, sino que incluso pueden convertirse en una parte valiosa y referenciable de la base de conocimientos de su empresa. 

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