Una mejor reunión comienza antes de la sala de conferencias

Demasiadas de nuestras reuniones comienzan con poco más que un orden del día rápido y un montón de deseos.

En esperamos que asistan las personas adecuadas, que conozcan de antemano la información que podamos necesitar y que podamos convencernos de llegar a un consenso viable. Lo que a menudo obtenemos son sesiones con asistencia parcial y participantes parcialmente informados, que a menudo sólo son capaces de aceptar o rechazar las ideas del programador de la reunión en lugar de aportar ideas inteligentes como grupo.

Hay una forma mejor: The Flipped Meeting.

Se trata de un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana: todo lo que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

Una vez que todas las partes se sientan a la mesa, la reunión básica de volteo es fácil. Solo hay una pega: una vez que todos están en la mesa, ya has perdido la oportunidad de dar la vuelta.

Invertir una reunión requiere que el organizador de la reunión planifique -y comunique- con antelación. El éxito o el fracaso de su próxima reunión invertida depende casi siempre del trabajo realizado antes de que nadie abra la puerta de la sala de conferencias.

Los fundamentos de una reunión invertida: Una guía

Para garantizar el éxito de su reunión invertida, hay tres elementos esenciales que deberá preparar y compartir con antelación:

• Tu(s) objetivo(s) para la reunión. No puedes darle la vuelta a una reunión si no tienes nada que conseguir para el grupo reunido. ¿Qué trabajo quieres que se haga? ¿Qué decisiones quieres que se tomen? Sé concreto.
• Tu(s) conductor(es) de la reunión. El conductor de la reunión debe tener la autoridad para garantizar que la reunión produzca resultados y para actuar en función de los mismos. La mayoría de las veces serás tú, pero puede que tengas que preparar a tu jefe (u otro miembro del equipo) para que dirija la reunión en algunos casos.
• Tus materiales para la reunión. El objetivo de reunirse en grupo es debatir, por lo que querrás tener una guía de debate preparada de antemano. Dale a la gente la información que necesita para participar con conocimiento de causa, con tiempo suficiente para revisarlo todo razonablemente.

En términos de tiempo de espera, 24 horas es el estándar de oro. Si está probando el formato de reunión invertida, empiece por ahí y vea cómo reacciona la gente. Puede que descubras que 48 o 72 horas son más adecuadas para tu equipo, o que, en cambio, unas pocas horas de antelación para las reuniones programadas más tarde en el día funcionan perfectamente.

En cuanto al intercambio de información, esto también será algo que deberá probar y optimizar con su equipo. Puede que descubras que el mismo esquema de PowerPoint que ya creas funciona a la perfección, o que basta con un breve resumen de viñetas por correo electrónico. O puede que la adopción de un nuevo modelo mejore el resultado: Amazon es famoso por organizar reuniones en torno a documentos de Word de 6 páginas.

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Cualquiera que sea el formato, la parte crucial del intercambio de información es compartir realmente suficiente información para que los asistentes puedan tomar decisiones informadas. Al principio puede ser útil utilizar un marco documentado para garantizar que se comparta la información correcta mientras se decide qué es lo mejor para su organización.

El marco de intercambio de información en seis partes

• Contexto o pregunta: En 1 ó 2 frases, ¿cuál es el problema que hay que resolver o la acción que hay que emprender?
• Visión más amplia: ¿Cuáles son los objetivos generales que describen a un alto nivel cómo se ve el éxito?
• Principios: ¿Cuáles son los principios duraderos y rectores de nuestra organización que utilizaremos para evaluar esta decisión o trabajo?
• Supuestos: ¿Cuáles son los supuestos fundamentales que se han hecho al formular las opciones? ¿Cuáles son los hechos clave relevantes para la decisión o el trabajo en cuestión?
• Opciones: ¿Cuáles son las principales opciones alternativas disponibles? ¿Cuáles son los pros y los contras de cada una?
• Recomendación: ¿Qué opción recomienda para el público? ¿Por qué? ¿Cuáles son los siguientes pasos?

Cuando comienza la reunión

Aunque una reunión invertida requiere un poco más de trabajo previo, los frutos se recogerán durante la sesión. La clave es que tu papel ahora no es dar lecciones, sino guiar el debate y el trabajo.

Algunos consejos para que su reunión invertida funcione con eficacia:

• • Empieza con un tiempo breve para la revisión independiente de los materiales de la reunión, así sabrás que todos los han leído. Prueba con 5 minutos para una reunión de 30 minutos, 10 minutos para una hora.
  • Asigna a alguien para que tome notas. No es necesario hacer una transcripción completa, pero será útil un buen resumen de alto nivel de las posiciones adoptadas y las decisiones tomadas.
  • Define el objetivo de la reunión que estás celebrando y repite la(s) meta(s). Hazlo desde el principio para asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo.
  • Abre el debate/trabajo. ¡Ya está! Empieza a trabajar para conseguir tu objetivo.
  • Cierra la discusión cuando se haya tomado una decisión, se haya completado el trabajo o sea imposible seguir avanzando. No te reúnas ni un segundo más de lo necesario.
  • Resuma los resultados y las decisiones clave. Un breve resumen por correo electrónico y un recordatorio de los próximos pasos ayudarán a mantener el trabajo en marcha. Intenta tener uno listo para el grupo antes de que termine el día.

Como ocurre con cualquier proceso nuevo, su organización puede tardar en adaptarse a esta nueva forma de hacer negocios. Busque oportunidades para optimizar la forma en que su equipo cambia sus reuniones, para ahorrar aún más tiempo, hacer aún más cosas y lograr aún más.

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