Los equipos especializados son el corazón de cualquier organización. La mayoría de las veces, el alcance de una empresa depende de las habilidades de sus equipos. En el caso de una empresa de software de análisis de rápido crecimiento, el equipo interno de desarrolladores de la compañía es uno de los que se enfrentaría con gusto a cualquier otro por su aptitud técnica. Pero esa riqueza de conocimientos, a su vez, ha planteado a los directivos una importante cuestión:

¿Cómo podemos asegurarnos de que un equipo brillante de desarrolladores de software experimentados conozca siempre todos los aspectos de la arquitectura de nuestro producto con todo detalle, especialmente cuando la suite de productos y el equipo de desarrollo se expanden rápidamente?

Respondiendo a esa pregunta había un equipo interno encargado de apoyar el aprendizaje y el desarrollo (L&D) de los empleados para todos los desarrolladores de la empresa. No fue una tarea fácil: este es el equipo responsable de mantener y mejorar el desarrollo de la arquitectura técnica en el corazón mismo del negocio: diseñan y desarrollan las soluciones de software que vende la empresa. Y a medida que la empresa sigue creciendo, esas soluciones son cada vez más grandes, más dispares y más complejas.

Y todo ello, a su vez, significa que este pequeño equipo de L&D trabaja constantemente para resolver tres retos empresariales fundamentales:

1. Asegúrese de que todos los miembros del equipo de desarrollo entienden completamente cada faceta del producto -desde la funcionalidad principal hasta las nuevas características- por dentro y por fuera, tanto ahora como en el futuro, a medida que se añaden nuevas características;
2. Encontrar suficientes nuevas contrataciones técnicamente capaces para acomodar el crecimiento exponencial de la organización, y luego conseguir que todos esos nuevos miembros del equipo se pongan al día en una solución técnica increíblemente compleja en un objetivo de 30 días; y
3. Permitir que los desarrolladores compartan sus conocimientos técnicos con otras unidades de negocio, asegurando que los miembros de las organizaciones de servicio al cliente y de venta de productos, entre otros, tengan siempre un conocimiento actualizado del producto.

La empresa ya había explorado las wikis y otros medios para conservar el conocimiento de la organización, pero con un ciclo de producto que se mueve rápidamente y una serie de nuevas contrataciones que intentan dar sentido a la documentación de la arquitectura técnica, esas soluciones no eran suficientes para ayudar al equipo de desarrollo a absorber la nueva información rápidamente. Al haber creado un negocio en torno a un producto que ayuda a las personas a ver y comprender mejor los datos, el equipo de L&D consideró que era importante, tanto cultural como tácticamente, encontrar una solución que pudiera ampliar sus esfuerzos de formación y les permitiera aprovechar el poder del aprendizaje visual.

"Tenemos mucha información que compartir", señala un miembro del equipo de formación de empleados de la empresa. "Tenemos la tarea de transmitir a nuestros compañeros todo lo que necesitan saber y entender para hacer su trabajo, y a menudo en un periodo de tiempo muy corto".

Con eso en mente, el equipo redujo su búsqueda y comenzó a buscar una herramienta que pudiera ayudarlos a usar el video para compartir conocimientos. Específicamente, necesitaban una solución flexible para capturar presentaciones formales de capacitación, así como videos de aprendizaje informales, y un sistema de administración de contenido de video que facilitara la búsqueda de conocimientos almacenados dentro de los videos.

Pronto encontraron la plataforma de vídeo empresarial de Panopto.

Panopto facilita la grabación, el intercambio y la búsqueda de vídeo en una única solución que se ejecuta en cualquier ordenador portátil. Con la plataforma de vídeo de Panopto, los usuarios empresariales pueden grabar vídeo con prácticamente cualquier cámara y subir automáticamente las grabaciones a un portal de vídeo corporativo seguro donde se pueden compartir, ver y buscar desde cualquier dispositivo.

Los datos visuales se unen a la formación visual

Para apoyar el increíble crecimiento de la empresa y crear una solución a los principales retos de aprendizaje de la empresa, el equipo de formación de desarrolladores comenzó a utilizar Panopto para introducir un nuevo medio de curación de conocimientos: formación formal e informal en vídeo que llegara a todos los departamentos y divisiones.

En la actualidad, esa práctica de intercambio de conocimientos por vídeo adopta muchas formas en toda la organización, basadas en cuatro pilares estratégicos:

• Formación técnica formal del producto creada y compartida en el equipo de desarrollo
• Intercambio informal de conocimientos creado por los propios desarrolladores para comunicarse entre sí
• Formación sobre el producto a la carta creada por los desarrolladores para comunicarse con los equipos de ventas y de atención al cliente
• Intercambio formal de conocimientos que conecta a los desarrolladores con la empresa y su misión

En lugar de desarrollar sistemas individuales para cada una de estas necesidades, la plataforma de vídeo de Panopto permitió a la empresa abordar los cuatro pilares en una única solución. Cualquier persona del equipo de desarrollo que tenga conocimientos que compartir puede simplemente abrir el grabador de Panopto en su portátil, hacer clic en grabar y presentar. Panopto se encarga de todo el trabajo técnico audiovisual de forma automática, haciendo que el vídeo resultante esté listo para compartirlo con cualquiera, en cualquier momento y lugar, casi al instante.

Para asegurarse de que Panopto sería la respuesta que necesitaban, la empresa comenzó primero con un despliegue gradual de la plataforma de vídeo. El equipo introdujo Panopto como una herramienta de formación unidireccional: los formadores y los expertos internos seleccionados tenían acceso a la grabación de las presentaciones, que luego podía ver cualquier miembro del equipo.

Esta introducción a pequeña escala sirvió para dos propósitos: en primer lugar, para poner a prueba el concepto de aprendizaje por vídeo y asegurarse de que satisfaría las necesidades de intercambio de información de la organización tal y como se esperaba. Y en segundo lugar, daría a la empresa la oportunidad de colaborar con Panopto para garantizar la integración de la herramienta con los sistemas internos de gestión de identidades. Esta pieza era fundamental para proporcionar a los empleados acceso a Panopto a través de un inicio de sesión único, y para garantizar que la gran cantidad de información sensible desde el punto de vista de la competencia dentro de Panopto fuera segura.

Una solución de aprendizaje a escala

Después de implementar el inicio de sesión único, la empresa comenzó a trabajar con Panopto para probar la plataforma de vídeo en los cuatro retos de aprendizaje que la empresa quería abordar. A medida que estas pruebas tuvieron éxito, la empresa amplió su despliegue de Panopto, aportando capacidades completas de grabación y visualización a cada miembro del equipo de desarrollo.

Con el software de grabación de pantalla de Panopto instalado en la PC de cada miembro del equipo, cualquiera puede iniciar el software con un clic del ratón, grabar la pantalla de su ordenador, grabar desde la cámara web de su portátil o cualquier otro dispositivo de grabación, y luego compartir instantáneamente la grabación desde un sistema seguro de gestión de contenidos de vídeo (vídeo CMS).

El CMS de vídeo de Panopto es una alternativa a YouTube en la que los empleados pueden buscar y ver cualquier presentación que haya grabado un compañero. Y como Panopto transcodifica automáticamente todos los vídeos de la biblioteca para reproducirlos en cualquier dispositivo, los empleados pueden ponerse al día con la formación, las últimas actualizaciones de productos y mucho más desde sus smartphones, tabletas o cualquier otro lugar, siempre que sea el momento adecuado para ellos.

El equipo de L&D de la empresa establece fácilmente los permisos de los empleados, garantizando que las carpetas se compartan adecuadamente o se mantengan privadas según sea necesario, que los nuevos empleados sean introducidos rápidamente en el sistema y que los empleados que salen sean eliminados automáticamente para garantizar que los recursos permanezcan seguros.

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