Identificar, recopilar, producir y revisar la información y los contenidos almacenados electrónicamente que se necesitan para las auditorías y los juicios -un proceso conocido como descubrimiento electrónico o eDiscovery- se ha convertido en un procedimiento legal fundamental para muchas grandes organizaciones.

El eDiscovery no es un reto menor. Las empresas deben discernir no solo qué información existe, sino también dónde está almacenada y cómo puede recopilarse, revisarse y producirse para un consumo más amplio, a menudo en plazos forzosos que pueden acarrear multas y sanciones.

Cualquier información almacenada en formato electrónico puede estar sujeta a la producción bajo las normas comunes de eDiscovery - y aunque esa definición ciertamente incluye los documentos de oficina tradicionales y los correos electrónicos, cada vez más significa también el vídeo.

Vídeo: El próximo gran reto de la detección electrónica

El vídeo es uno de los tipos de contenido de más rápido crecimiento en el mundo corporativo hoy en día, utilizado para todo, desde conferencias telefónicas y seminarios web a la formación, el marketing, las comunicaciones con ejecutivos e inversores, la prospección de ventas, el servicio de atención al cliente y mucho más.

Basta con mirar los datos:

• Según el informe Digital Universe de EMC, la información no estructurada, como el vídeo, representa ya el 90% de toda la información digital creada, y está creciendo 2-3 veces más rápido que los datos estructurados.
• Palo Alto Networks informa de que la cantidad de streaming de vídeo a través de las redes corporativas se ha triplicado con creces en los primeros seis meses de 2012.
• Según Gartner Research, en 2016 las grandes empresas transmitirán más de 16 horas de vídeo por trabajador, al mes. Eso es 45 minutos de vídeo, cada día.

Sólo 3 años después de que Microsoft creara su propia plataforma de vídeo interno, la empresa descubrió que su personal grababa 9.000 vídeos nuevos al año, es decir, casi 1 vídeo por cada 10 empleados, cada año.

El vídeo crea 3 retos de eDiscovery

Con la creación de cada vez más vídeos, la búsqueda en dentro de los vídeos se está convirtiendo en algo fundamental para el eDiscovery. Sin embargo, el vídeo plantea tres problemas distintos a los profesionales del descubrimiento electrónico.

Uno: la búsqueda del contenido real de un vídeo ha sido tradicionalmente muy difícil
Los sistemas de vídeo tradicionales sólo pueden buscar vídeos mediante metadatos añadidos manualmente, como el título, el autor y unas pocas etiquetas temáticas. Cuando los vídeos empresariales suelen durar entre 30 y 60 minutos o más, es imposible que esa cantidad limitada de metadatos represente con precisión el contenido completo del archivo.

Dos: El almacenamiento de vídeo desarticulado puede hacer que se pasen por alto archivos importantes
Las organizaciones que no cuentan con un sistema de gestión de contenidos de vídeo (a menudo denominado videoteca o "YouTube corporativo") suelen tener los archivos de vídeo dispersos por los sitios de SharePoint de la organización, los archivos compartidos, los discos duros de los empleados e incluso en sitios públicos como DropBox y YouTube. Esto aumenta la dificultad de realizar una auditoría completa de sus archivos de vídeo, y aumenta la probabilidad de que los materiales confidenciales se almacenen, compartan o conserven indebidamente fuera de las normas de la empresa.

Tres: revisar archivos de video lleva mucho tiempo, a un costo significativo
Sin un medio para buscar en los vídeos el contenido relevante, su proceso de eDiscovery obligará inevitablemente a alguien a buscar y picotear a través de una línea de tiempo de vídeo para revisar cada vídeo, o incluso a sentarse y ver cada archivo de principio a fin. A medida que las organizaciones comienzan a grabar más y más vídeos, los costes legales de ese flujo de trabajo pueden convertirse rápidamente en astronómicos.

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Un mejor eDiscovery exige una mejor plataforma de vídeo: Panopto

En lo que respecta a la detección electrónica, el vídeo ha superado el punto de inflexión: simplemente se crea demasiado cada día como para gestionarlo de forma responsable sin una búsqueda eficaz.

Esto es lo que hace que Smart Search by Panopto sea una parte absolutamente esencial de su programa de eDiscovery.

Smart Search es la herramienta más completa del sector para buscar el contenido real de cada vídeo de su biblioteca. Ninguna otra plataforma de vídeo empresarial puede ayudarle a buscar sus vídeos tan bien como Panopto.

Smart Search de Panopto permite a cualquier persona buscar contenidos de vídeo con la misma facilidad con la que buscaría un documento, un sitio web o un correo electrónico.

Con la búsqueda inteligente, ahora se pueden buscar todas las grabaciones -nuevas o antiguas y tanto si se han grabado con Panopto como si no-:

• Palabras pronunciadas por cualquier orador (con reconocimiento automático del habla)
• Palabras que aparecen en cualquier parte de un vídeo, incluido el texto que aparece en pantalla durante los screencasts (con reconocimiento óptico de caracteres)
• Palabras de las presentaciones de PowerPoint y Keynote, incluidas las notas de los ponentes
• Palabras que forman parte de las notas o comentarios públicos de un vídeo

Y Panopto pone fin al flujo de trabajo de búsqueda y captura: una vez que se ha encontrado una palabra clave en el vídeo, se puede avanzar instantáneamente al momento del vídeo en el que aparece la palabra clave.

Más información Vea la búsqueda inteligente en acción en usted mismo.

 

 

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