Durante un entrevista reciente, El CEO de Amazon, Jeff Bezos, explicó la forma en que todavía hace reuniones, que admitió que puede parecer "extraña" para los extraños. "No se usan PowerPoint dentro de Amazon", dijo. "Cuando contratamos a un nuevo ejecutivo de afuera [le advertimos]: 'Esta es la cultura de reuniones más extraña que jamás haya encontrado'".

Cada vez que un miembro del equipo de Amazon tiene una idea que proponer, no elabora otra presentación en PowerPoint, que es lo habitual en la mayoría de las organizaciones. En su lugar, estructuran su propuesta en forma de una nota de cuatro a seis páginas, que la empresa denomina "narrativa".

Es una práctica que se lleva a cabo desde 2004, cuando Bezos envió originalmente un correo electrónico a su equipo directivo explicando por qué prohibía las viñetas. Dice así:

"Un poco más para ayudar a la razón "por qué".

Lo que buscamos es un texto bien estructurado y narrativo, y no sólo un texto. Si alguien construye una lista de viñetas en word, eso sería tan malo como el powerpoint.

La razón por la que escribir un memorándum de 4 páginas es más difícil que "escribir" un powerpoint de 20 páginas es porque la estructura narrativa de un buen memorándum obliga a pensar mejor y a comprender mejor qué es más importante que qué, y cómo se relacionan las cosas.

Las presentaciones de estilo Powerpoint permiten de alguna manera pasar por alto las ideas, aplanar cualquier sentido de importancia relativa e ignorar la interconexión interna de las ideas".

Y como se necesita mucho tiempo para crear un gran memo, Bezos también implementó un método infalible para asegurarse de que todos lo lean: la lectura comunitaria.

"Leemos en la sala. [De lo contrario, los ejecutivos, como los niños de la escuela, se van a tirar un farol en la reunión como si hubieran leído el memorándum", dijo. En la reunión en la que se comparte el memorándum, los primeros 20-30 minutos se dedican a leerlo. Después, el presentador responde a las preguntas del resto del equipo.

¿Funcionaría esto en otro lugar que no sea Amazon?

Aunque las reuniones de Amazon son un poco singulares, la estructura y los objetivos subyacentes no lo son. El formato de las reuniones de Amazon se puede denominar de forma más general como reunión invertida. Inspirándose en el modelo de aula invertida en el ámbito de la educación, en una reunión invertida se proporciona a las plataformas material de presentación pertinente para que lo revisen antes de la reunión real programada, liberando así tiempo en persona para preguntas y debates informados.

Sin embargo, la reunión invertida está diseñada para resolver algunos de los problemas comunes que pueden surgir en las reuniones tradicionales basadas en presentaciones. Todos estamos familiarizados con los estereotipos de largas exposiciones de ideas poco desarrolladas y audiencias poco comprometidas, estructuradas para dejar solo unos minutos para preguntas o conversaciones.

Pero la reunión invertida no es una solución rápida. Se trata de un cambio cultural que requiere una importante inversión de tiempo y recursos, costes que Bezos ha declarado una y otra vez que está más que dispuesto a sacrificar a cambio de unas discusiones de equipo más informadas y productivas.

Por supuesto, no todas las reuniones tradicionales basadas en presentaciones carecen de sustancia o son improductivas. La revista Harvard Business Review (HBR) no apoya la prohibición total de las presentaciones en las reuniones, pero está de acuerdo con Bezos en cierta medida. La HBR ha notado que una excesiva dependencia de las presentaciones durante las reuniones puede hacer que las organizaciones pierdan conversaciones más productivas que impulsen un cambio real en la empresa.

Cómo hacer que la reunión invertida funcione para su organización

Hoy en día, demasiadas reuniones se siguen organizando con poco más que un escaso orden del día y un montón de ilusiones. Un estudio estima que que cada año se desperdician 37.000 millones de dólares en Estados Unidos en reuniones inútiles, una cifra que se acelera a medida que asistimos a más y más reuniones.

Nuestro objetivo es conseguir que asistan las personas adecuadas y esperar que conozcan de antemano cualquier información que podamos necesitar para mantener un debate productivo. Con un poco de suerte, seremos capaces de llegar a un consenso viable. Sin embargo, lo que solemos conseguir son sesiones con una asistencia parcial y participantes parcialmente informados que sólo son capaces de reunir una serie de pasos y acciones para rellenar los huecos de la reunión inicial. Entonces se programa una segunda reunión y se repite.

Invertir las reuniones ayuda a informar a las plataformas de reuniones de antemano para ayudar a recuperar el valioso tiempo perdido en sesiones improductivas. Garantiza que todas las reuniones sean productivas y permite a los equipos tomar decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

¿Significa eso que las presentaciones han muerto?

Mientras que la lectura de un "folleto de 6 páginas" al comienzo de una reunión y la participación en un debate activo durante su duración parece funcionar bien para Amazon, puede no ser necesariamente el mejor enfoque para su organización. Afortunadamente, el modelo de reunión invertida puede adaptarse a la cultura de su empresa.

Las presentaciones bien estructuradas -incluidas las que utilizan PowerPoint- siguen siendo un medio valioso y eficaz de comunicar nuevas ideas, y suelen requerir sólo una fracción del tiempo que llevaría escribir una larga nota. No hace falta que abandones esas presentaciones, simplemente adelántalas a la reunión real.

Antes de la reunión, la presentadora puede preparar las diapositivas y estructurar sus puntos de discusión, como siempre lo haría. A continuación, sólo tiene que utilizar la cámara web integrada en su ordenador portátil para grabar la presentación que habría hecho durante la reunión. La presentadora puede compartir la presentación de vídeo un día antes de la reunión para que los asistentes puedan verla en su propio horario -incluso rebobinarla y repetirla si es necesario- y llegar a la reunión en persona totalmente preparados para contribuir al debate.

Vea un ejemplo de una presentación de reunión invertida grabada con Panopto:

 

 

Aunque una reunión invertida requiere un poco más de trabajo por adelantado, los frutos se recogerán durante la sesión. Revisar los materiales de la presentación con antelación garantiza que los asistentes tendrán tiempo para considerar seriamente el tema. Las reuniones tradicionales están estructuradas para minimizar los desacuerdos y el debate permitiendo que el presentador sea el que más hable. Pero sólo se puede progresar de verdad si se estructuran las reuniones de forma que se planteen los puntos de desacuerdo lo antes posible, minimizando el tiempo de desacuerdo y maximizando el tiempo disponible para que el colectivo llegue a un consenso.

 

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Crédito de la imagen: Joe Wolf vía Flickr