La persona media cambia de trabajo doce veces a lo largo de su carrera, pasando una media de cinco años en cada puesto.

Y aunque eso pueda parecer poco tiempo, en la actual economía del conocimiento, incluso después de unos pocos años en una empresa, el empleado medio habrá acumulado una gran cantidad de conocimientos críticos basados en la experiencia que, si se pierden, pueden afectar al rendimiento de la empresa.

El reto es que, dado que los periodos de permanencia en el puesto son cada vez más cortos y las competencias laborales más especializadas, la mayoría de las empresas no sabrán qué experiencia han perdido hasta que después de un empleado se va.

Según el Harvard Business Review (HBR)En la actualidad, hay cuatro áreas en particular en las que las empresas sienten el mayor dolor por las salidas de los expertos:

• Relaciones - sus expertos saben quiénes son los otros expertos, así como cuándo utilizarlos.
• Reputación - los clientes pueden dudar de las capacidades de su empresa si su experiencia con un empleado nuevo no se compara con su experiencia con su antiguo empleado.
• Reelaboración - el sustituto entrante tiene que dedicar tiempo a aprender cosas que el empleado saliente ya sabía (independientemente de los nuevos conocimientos que aporte el nuevo empleado).
• Regeneración - La innovación suele basarse en años de experiencia y conocimientos sobre un determinado producto o servicio, por lo que la pérdida de empleados veteranos puede afectar al desarrollo de nuevas ideas.

Tras entrevistar a docenas de directores de tecnología, directores de informática y altos directivos de recursos humanos, HBR descubrió que el coste asociado a la pérdida de expertos en la materia podría estimarse en hasta 20 veces mayor que los costes típicos de contratación y formación.

Deja que se hunda en un minuto.

Casi dos tercios de las empresas no tienen ningún proceso formal de incorporación, lo que significa que las organizaciones que toman las medidas necesarias para evitar que sus conocimientos institucionales salgan por la puerta tienen una gran ventaja sobre la competencia. Y aunque la captación de los conocimientos de los empleados que se desvinculan debería formar parte de un proceso de desvinculación más amplio y holístico, las empresas con éxito suelen empezar a abordar la transferencia de conocimientos especializados antes de que un empleado presente su renuncia.

A continuación, compartimos consejos para transferir conocimientos especializados importantes tanto antes como después de que un empleado notifique que abandona su empresa.

 

4 consejos para transferir los conocimientos de los empleados que se marchan

Antes de la incorporación

Incentivar el intercambio de atajos, soluciones y otros trucos

La información blanda puede utilizarse para ayudar a los demás a trabajar de forma más eficiente, tomar mejores decisiones y solucionar problemas similares. Dado que las cosas pequeñas suelen quedar eclipsadas por los problemas mayores, merece la pena incentivar este tipo de intercambio entre todos los empleados, todo el tiempo.

Hazlo más fácil con el vídeo:

Todos hemos visto el correo electrónico con 17 viñetas y media docena de capturas de pantalla que pretenden describir una solución útil a un problema rutinario. Sin embargo, ese tipo de documentación es un dolor de cabeza, pero Grabación de un breve vídeo de recorrido puede ser significativamente más rápido (y es más probable que se vea). Un empleado puede simplemente grabar su pantalla y a sí mismo presentando el hack, lo que facilita que otros absorban la información y las estrategias en una fracción del tiempo que llevaría escribirlo todo y hacer capturas de pantalla.

Permitir el intercambio de conocimientos en todas partes

A menudo, en las grandes organizaciones (y, cada vez más, en las medianas empresas), las habilidades y los conocimientos utilizados en cualquier puesto pueden solaparse con los de otros puestos de trabajo situados en todo el país o en todo el mundo. Lo ideal es no querer que los empleados reinventen las soluciones a los problemas que su personal de otras oficinas ya ha resuelto, por lo que es conveniente adoptar sistemas de intercambio de conocimientos que apoyen el aprendizaje social y sean accesibles desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier parte del mundo.

Hazlo más fácil con el vídeo:

Tendrás más éxito si consigues que los empleados dediquen unos minutos a para grabar y compartir un video tutorial para un nuevo proceso o sistema que si les pides que lo documenten todo por escrito (especialmente cuando algunos miembros del equipo pueden sentirse poco competentes en un idioma común). Un plataforma de vídeo empresarial como Panopto facilita a cualquiera no sólo el registro de fragmentos de conocimiento en cualquier momento, sino también el hecho de compartirlos y hacer que ese conocimiento se pueda buscar. El sistema de Panopto Tecnología de búsqueda inteligente hace que cada palabra hablada y cada palabra que se muestra en la pantalla en un video se pueda buscar tan pronto como se cargue en su sistema de gestión de contenidos de vídeo.

 

Lectura relacionada: Deje que sus expertos se jubilen - no su experiencia

 

Durante la incorporación de los empleados

Haga que su experto cree rutas de aprendizaje para captar los procesos importantes

Un itinerario de aprendizaje es un tipo específico de microaprendizaje destinado a ayudar a los empleados más nuevos (o a alguien nuevo en una función concreta) a dominar conjuntos de habilidades específicas, dividiendo la formación en breves fragmentos de información presentados en una secuencia ordenada. Lo ideal es que la creación de un itinerario de aprendizaje esté guiada por un proceso organizativo que sea lo suficientemente fácil de seguir para un empleado saliente, y que produzca un curso de formación eficaz adaptado a la siguiente persona en el puesto.

Hazlo más fácil con el vídeo:

El vídeo puede agilizar la captura de rutas de aprendizaje, tanto si se quiere dividir en vídeos más cortos y estructurarlos en una lista de reproducción, como si simplemente se graba un vídeo más largo y se añaden capítulos. La plataforma de vídeo de Panopto está diseñada para el aprendizaje estructurado, por lo que crea automáticamente un índice de contenidos que permite a los empleados grabar módulos de formación en vídeo más largos, para realizar tareas de transferencia de información rápidas y fluidas durante su incorporación. Y como Panopto hace que cada palabra hablada y mostrada en cada grabación pueda ser buscada, los nuevos empleados podrán encontrar instantáneamente y avanzar rápidamente a detalles específicos según sea necesario, incluso en los vídeos más largos.

Vea cómo transferimos los conocimientos de los empleados que se incorporan a Panopto:

 

Haz que tu experto comparta consejos para la siguiente persona en su posición

Se trata de un paso rápido y sencillo que puede captar conocimientos esenciales que normalmente se pasan por alto en el proceso de documentación de los procesos y de las habilidades técnicas duras requeridas para una función. Entreviste a los empleados que se marchan sobre los conocimientos que compartirían con las personas que les sustituirán. Haga preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles son las tres cosas que has aprendido y que te gustaría haber sabido cuando empezaste a trabajar?
• ¿Cuál es el mayor reto al que se enfrentará su sustituto? ¿Qué consejo le daría?
• ¿Cuáles son las dos iniciativas de las que está más orgulloso? ¿Qué los hace efectivos?

Hazlo más fácil con el vídeo:

Puede pedir a su empleado saliente que rellene un cuestionario escrito. O simplemente puede grabar en vídeo toda o parte de la entrevista presencial de salida, y utilizar parte de ese tiempo para hacer preguntas cortas de seguimiento para profundizar y obtener más información sobre un punto importante. Obtendrá respuestas más sinceras del empleado en el momento y le dejará más tiempo para terminar otros proyectos importantes.

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