Hay demasiadas presentaciones en las reuniones de hoy.

No es algo que digamos a la ligera: al fin y al cabo, hacemos software de vídeo para grabar y compartir presentaciones en línea .

La revista Harvard Business Review ha pasado el verano analizando la cuestión de si las reuniones deben dar prioridad a las presentaciones o a las conversaciones. El equipo de HBR, de forma bastante razonable, no pide que se prohíba directamente ninguno de los dos estilos, pero sí señala repetidamente que la mayoría de las organizaciones confían demasiado en las presentaciones como motor de las reuniones y, por tanto, a menudo pierden conversaciones más productivas.

En concreto, ¿cuáles son los problemas que pueden presentar las reuniones basadas en presentaciones? HBR encontró varios:

• Demasiada información esencial no se revela hasta el final de la reunión, celebrada para la llamada "gran revelación"
• Oportunidades perdidas para obtener información sobre lo que se ha probado antes o en otros lugares antes de presentar una solución final
• Tutoriales de PowerPoint página por página que resultan en audiencias no comprometidas
• Pocas oportunidades para plantear preguntas, ofrecer respuestas o desarrollar más plenamente una idea

Aunque HBR ha encontrado muchas buenas razones para que los miembros del equipo hagan presentaciones en las reuniones, en general, los autores recomiendan que se considere en cada reunión si la sesión estaría mejor estructurada como una conversación.

El verdadero problema de las presentaciones en las reuniones

Cuando se trata de hacer una presentación en el marco de una reunión, el problema no suele ser la información concreta que se comparte; al fin y al cabo, una presentación personal suele ser mucho más eficaz para comunicar una idea que un texto solo. El mayor problema es de tiempo.

Cada reunión es una cuestión práctica de logística. ¿Quién tiene que asistir? ¿Se ajustan los horarios? Aunque el horario de trabajo se amplíe, sigue habiendo un número limitado de horas en la semana laboral. Programar una reunión, por tanto, da a una persona autoridad sobre cómo los demás van a pasar una parte de ese tiempo limitado.

Cuando una reunión es productiva, a nadie le molestan esas exigencias de tiempo.

Sin embargo, cuando una reunión no es productiva, ese recurso escaso se gasta sin valor.

Y, como ha señalado el personal de HBR, el problema de hacer una presentación en vivo en una reunión es que, con demasiada frecuencia, en aras de compartir una idea totalmente elaborada, el presentador pasa por alto las percepciones e ideas de los demás asistentes. Se hacen suposiciones sin el contexto adecuado. Se sugieren oportunidades sin comprender la experiencia pasada. Se recomiendan estrategias sin tener en cuenta las hojas de ruta de los demás.

Se pierde tiempo en hacer que una idea parezca presentable, en lugar de trabajar directamente en el desarrollo de esa idea.

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Las reuniones están pensadas para conversar

Sin duda, como ha señalado el equipo de HBR, hay muchas razones para estructurar una reunión en torno a una presentación. Pero en las organizaciones actuales, demasiadas personas han hecho de la presentación de diapositivas la norma, en lugar de la excepción.

Hay una forma mejor.

HBR cierra su revisión de verano sobre el estado de las reuniones con una sencilla recomendación para mejorar prácticamente cualquier sesión:

"Envíe los materiales "definitivos" con suficiente antelación a cualquier debate de grupo y exija una lectura previa".

Es una idea que parece radical, pero que ya está en marcha en organizaciones como LinkedIn y Amazon. Inspirada en una tendencia de rápido crecimiento en las conferencias universitarias y conocida en el mundo empresarial como "flipped meeting", es un nuevo estándar para reuniones más productivas que garantiza que todos empiecen en la misma página y trabajen hacia el mismo objetivo.

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Para organizar una reunión sólo es necesario que el organizador comparta sus materiales con antelación, y el tiempo real de la reunión se centra en el trabajo productivo de tomar decisiones, crear consenso y hacer las cosas mientras los asistentes están todos juntos.

Sin embargo, aunque compartir un mazo con antelación es un buen comienzo para mejorar el encuentro, muchos de los primeros en adoptar el formato han descubierto que los materiales por sí solos no siempre son suficientes.

Puede que el tiempo de las reuniones no se aproveche para hacer presentaciones, pero eso no significa que una buena presentación no sea valiosa. Al fin y al cabo, presentar es una de las habilidades más antiguas de la humanidad: nuestros cerebros están programados para comunicar y aprender de esa manera.

La buena noticia: puedes tenerlo todo.

Vea un ejemplo de presentación de una reunión invertida, grabada y compartida con antelación:

 

 

Antes de cualquier reunión, una vez que los materiales finales están listos, los miembros del equipo pueden simplemente usar Panopto Express, una grabadora de video en líneagratuita, junto con la cámara web incorporada en su computadora portátil para grabar rápidamente la presentación que habrían dado durante la reunión. De este modo, los organizadores de la reunión pueden seguir recorriendo la cubierta tal y como la habían imaginado, resaltando las notas importantes y completando los detalles.

Luego, los asistentes pueden ver la presentación de video en línea en sus propios horarios, incluso rebobinar y repetir si es necesario, y llegar a la reunión programada preparados y listos para contribuir de manera inteligente a la agenda del día.

Invertir sus reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asiste son productivas y a capacitar a sus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración. Lo mejor de todo es que la conversión está diseñada para ser fácil: haga lo que siempre ha hecho, un día o dos antes. Luego, cuando estés listo, sólo tienes que pulsar "grabar".

¿Busca una guía para sacar más partido a sus reuniones? Descargue nuestro manual, Déle la vuelta a su reunión: una guía para las reuniones invertidas hoy mismo.