Pocos se dan cuenta, pero la mayoría de las personas interactúan a diario con las tecnologías de "interfaz humana" de Synaptics. Las tecnologías táctiles y de voz de la empresa son una parte fundamental de los actuales teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles, automóviles, dispositivos portátiles, hogares inteligentes y otras aplicaciones. Synaptics ayuda a los usuarios a sacar el máximo provecho de sus dispositivos a través de una amplia cartera de soluciones de interfaz humana que permiten experiencias de usuario elegantes e intuitivas.

Los mercados de PC, smartphones, tabletas y electrónica del automóvil a los que Synaptics presta servicio están en constante evolución y son muy competitivos. Los productos nuevos o actualizados se lanzan a un ritmo increíblemente rápido, tanto por parte de una amplia gama de competidores como por la propia Synaptics.

Para respaldar y mejorar sus tecnologías líderes en el mercado, Synaptics confía en que sus empleados comprendan perfectamente tanto el conjunto de productos de la empresa como aquellos con los que compite. Esta experiencia permite a los empleados de Synaptics pensar más allá de las soluciones obvias, adaptar y aplicar las respuestas de otras funciones o procesos, e iterar sobre nuevas ideas.

Y cuando esa experiencia se puede compartir, sirve de base para la cultura de la innovación sobre la que se construyen los productos de Synaptics.

Percepciones y oportunidades perdidas: El crecimiento mundial subraya la necesidad de un conocimiento centralizado

Para Synaptics, la avanzada sofisticación técnica de sus ofertas supuso un sencillo reto. Una documentación clara de la base de conocimientos de vanguardia de la empresa era esencial para garantizar que todos los empleados pudieran entender, apoyar y mejorar los productos de la empresa. Sin embargo, a nivel práctico, esta documentación era un reto para mantenerse al día. Como las líneas de productos y las posiciones en el mercado cambiaban rápidamente, a menudo los detalles más actuales o los elementos más críticos sólo se conocían en la mente de los expertos en la materia de la empresa.

Para agravar los problemas, Synaptics como empresa está organizada en tres unidades de negocio distintas, cada una con su propia estructura interna. Los miembros de un equipo no suelen interactuar con los de otro. Y por si fuera poco, en cada uno de esos equipos, más de la mitad de los 2.300 empleados de Synaptics están en Asia y hablan inglés como segunda lengua.

Al no existir medios formales para compartir el conocimiento internamente, estas barreras estructurales, geográficas y lingüísticas a veces dificultaban que los conocimientos de un empleado individual se compartieran eficazmente con todos los demás dentro de la empresa.

Creando más problemas de los que resuelve: Synaptics hace sus primeros experimentos con vídeo para el aprendizaje

Desde el principio, Synaptics comenzó a experimentar con el vídeo como medio para compartir su experiencia.

"Como tecnología, el vídeo es una de las mejores maneras de aumentar la velocidad y la precisión del intercambio de conocimientos", dijo Minette Chan, Directora de Soluciones de Aprendizaje de Synaptics. "Cuando se comparte información compleja y técnica, a menudo un experto tarda menos en grabar un vídeo explicativo rápido que en documentar el mismo tema por escrito."

Sin embargo, aunque la elección del medio era fácil, se planteaba la cuestión de cómo poner en marcha un programa de intercambio de conocimientos a través del vídeo .

El vídeo en Synaptics era generalmente informal: los empleados almacenaban sus grabaciones en redes locales y las compartían por correo electrónico. Esto hacía que los archivos de vídeo fuesen útiles para sus creadores, que podían compartirlos a la carta, pero casi imposibles de encontrar por nadie más.

Las grabaciones más formales, como los vídeos de eventos corporativos y las cumbres de formación interna, solían ser producidas por el equipo de Learning Solutions. Pero ahí surgió un nuevo reto: el tiempo. El vídeo de un evento de formación de una semana de duración podía tardar semanas en finalizarse debido al tiempo necesario para la edición manual, el etiquetado y la producción. Para cuando el archivo pudiera estar disponible, muchos empleados habrían encontrado la información presentada allí por algún otro medio.

Y, sea cual sea la fuente, había un reto más común a todos los vídeos: la capacidad de búsqueda.

"Cuando buscas un detalle específico sobre un tema complejo, es casi imposible saber de antemano si un vídeo seguirá siendo relevante, o si incluso tendrá la información exacta que necesitas", comentó un empleado de Synaptics. "Necesito información específica en un momento concreto. No tengo tiempo para ver un vídeo de una hora o rebuscar en múltiples documentos para conseguir lo que necesito".

Repensar la gestión del conocimiento: Hacer que compartir la experiencia sea una parte integral de la creación de experiencia

Reconociendo estos retos, la Sra. Chan y el departamento de Soluciones de Aprendizaje de Synaptics se fijaron un objetivo audaz.

No sólo querían hacer que el intercambio de conocimientos formales e informales fuera más accesible de forma centralizada, sino que querían provocar un cambio en la cultura de Synaptics.

En lugar de pensar en compartir el conocimiento institucional como algo aislado -algo que sólo se haría si otro miembro del equipo lo pidiera-, la Sra. Chan y su equipo querían que todos los empleados de Synaptics vieran la documentación en vídeo de su experiencia como un paso rutinario y valioso en el proceso de creación de ese conocimiento en primer lugar.

Para lograr ese objetivo, la Sra. Chan y su equipo se propusieron diseñar y poner en marcha un programa que permitiera a todos los miembros del equipo de Synaptics conservar, presentar y compartir los conocimientos institucionales formales e informales, de una forma que no sólo fuera escalable, sino también intuitiva para un conjunto diverso de usuarios profesionales.

Al ver que el statu quo no facilitaba lo suficiente el vídeo para lograr la visión del equipo, la Sra. Chan se propuso encontrar un medio más eficaz de apoyar el vídeo para compartir conocimientos.

Cuando observó la plataforma de vídeo de Panopto , vio un medio para estandarizar todos los aspectos de la forma en que Synaptics utilizaba el vídeo para compartir información, desde la creación y la curación hasta el almacenamiento, la búsqueda, el intercambio y la transmisión.

Haga clic para ver el vídeo de presentación de SynaVision de Synaptics

Presentación de "SynaVision": Synaptics lanza su propio YouTube corporativo

Con Panopto, Synaptics creó su propio portal de vídeo interno . Bautizada como "SynaVision", la plataforma facilitaba al equipo de Synaptics ver, compartir y también contribuir con vídeos a una biblioteca segura y centralizada.

Con SynaVision, los empleados podían utilizar Panopto para grabar prácticamente cualquier actividad en la que se compartieran conocimientos -recorridos detallados impartidos por expertos en la materia, reuniones de inicio y actualización de proyectos, resúmenes de procedimientos, etc.- en cualquier momento y lugar, y utilizando las cámaras web de los ordenadores portátiles y dispositivos móviles que ya tenían.

Los aspectos técnicos de la producción y la gestión de vídeo se solucionaron al instante, sin el tiempo y el coste añadidos de trabajar con especialistas audiovisuales de terceros. A través de Panopto, todos los archivos de vídeo cargados en SynaVision -ya fueran nuevos o antiguos- se convertían automáticamente para su óptima reproducción en cualquier dispositivo , se indexaban para su búsqueda y se podían compartir para que otros empleados pudieran verlos a la carta. Los equipos y las personas solo tenían que hacer clic en "grabar", presentar la información que querían compartir y dejar que Panopto se encargara del resto.

"SynaVision nos ha ayudado a que la información esté disponible antes, reduciendo el tiempo de publicación", dijo la Sra. Chan. "Lo que antes tardaba de dos a cuatro semanas ahora tarda menos de un día laborable. El uso de Panopto ha hecho que el intercambio de información en sea mucho más eficiente y racionalizado dentro de nuestra organización."

Para los espectadores, por su parte, SynaVision podría proporcionar una experiencia de aprendizaje activo. La función de Panopto de cuestionamiento en vídeo permitió a los creadores de vídeos incluir preguntas para reforzar los puntos clave de sus vídeos. Y la reproducción a velocidad variable de Panopto permitía a los espectadores acelerar o ralentizar el vídeo a medida que se reproducía -desde media velocidad hasta doble-, una gran ayuda para los que no son hablantes nativos.

Lo mejor de todo es que Panopto también ha hecho que toda la información compartida en esos activos de vídeo sea mucho más fácil de encontrar al indexar automáticamente cada palabra hablada o mostrada en pantalla en cada vídeo. Con una rápida búsqueda de palabras clave en SynaVision, los empleados de Synaptics pueden avanzar instantáneamente hasta el momento exacto de cualquier vídeo en el que se comparte la información específica que necesitan.

Con SynaVision en su lugar, Synaptics había establecido una solución completa habilitada por video para compartir experiencia, una que trascendería las estructuras de equipo, las barreras del idioma y los desafíos geográficos, y le daría a la compañía un acceso sin precedentes a su conocimiento institucional.

Asociarse para el éxito: Synaptics y Panopto Support se unen para garantizar el éxito del lanzamiento

Antes de la introducción de SynaVision, Synaptics y Panopto trabajaron juntos para desarrollar un plan detallado de despliegue, que incluía más de 40 elementos para asegurar un lanzamiento exitoso. Aunque el objetivo final era la adopción por parte de los empleados, la concienciación básica era el primer objetivo.

Meses antes de su presentación oficial, Synaptics y Panopto se reunieron para discutir ideas que garantizaran el éxito de SynaVision. Durante varias semanas, el equipo combinado:

Durante varios meses, el equipo combinado:

• Celebración de reuniones con las principales partes interesadas para generar entusiasmo y consolidar las aprobaciones
• Creación de demostraciones sencillas sobre el uso de Panopto y organización de pruebas prácticas para el personal clave
• Se identificaron embajadores internos para que fueran los campeones de la plataforma durante el lanzamiento y se formó a cada embajador en tareas básicas como la creación de carpetas, la gestión de la configuración de permisos y la carga de archivos de vídeo
• Se reunió con los especialistas en TI de la empresa para abordar de forma proactiva cualquier posible problema de red y seguridad que pudiera haber surgido con el lanzamiento mundial de una nueva plataforma de vídeo
• Se reunió con miembros clave del equipo jurídico para establecer políticas y respuestas proactivas que garanticen que sólo se comparta el material adecuado

La Sra. Chan y su equipo también recopilaron y cargaron una cantidad significativa de contenido de vídeo existente en su nueva biblioteca, garantizando que los visitantes tuvieran una gran cantidad de opciones para ver y aprender desde el primer día. El equipo también grabó nuevos contenidos, destinados a educar y entusiasmar a los empleados de Synaptics, y a fomentar su uso de la plataforma.

Cada iniciativa de intercambio de conocimientos tiene su propio problema de "huevo y gallina"", dijo Chan. "Cuando se trata de algo nuevo, se quiere que los empleados se entusiasmen y visiten el portal y vean el valor que tiene. Pero si la primera vez que lo visitan no hay gran cosa, no volverán a contribuir".

Por último, el 1 de marzo, fecha oficial de lanzamiento del portal SynaVision, el equipo organizó una celebración para todo el personal con el fin de dar a conocer el nuevo sitio, con tarta y divertidos concursos que animaron a los empleados a probarlo.

El vídeo barre a Synaptics: Los empleados adoptan SynaVision para compartir su experiencia

Con SynaVision, Synaptics ha ampliado el intercambio de conocimientos de los empleados a nivel mundial, proporcionando una valiosa solución al desafío de la empresa de hacer que la experiencia sea accesible.

Poco después del lanzamiento de la plataforma, más del 40% de los empleados de la empresa habían visitado SynaVision, viendo miles de horas de material.

En pocos meses, se podían encontrar más de 1.000 vídeos en SynaVision, y los empleados de Synaptics de todo el mundo acuden diariamente al sitio para buscar y consumir información esencial para su trabajo.

En la actualidad, el departamento de Soluciones de Aprendizaje estima que, en una semana cualquiera, SynaVision ahorrará a aproximadamente una cuarta parte de los empleados de Synaptics unos 15 minutos que, de otro modo, emplearían en buscar información. Esa modesta ganancia individual se traduce en casi 7.000 horas productivas ahorradas por la empresa anualmente, por no mencionar el aumento del intercambio de información facilitado por SynaVision.

En poco tiempo, SynaVision se ganó un amplio reconocimiento. Sólo en su primer año, la plataforma fue reconocida como uno de los mejores avances del año en la implementación de tecnologías de aprendizaje como parte de los premios anuales Brandon Hall Group Excellence in Learning Awards, y recibió el premio The Innovation Award como parte de los premios anuales Learning in Practice Awards de Chief Learning Officer Magazine. En el mes siguiente a la puesta en marcha, Synaptics reconoció al equipo de Learning Solutions por su innovadora e inteligente solución de vídeo para los complejos retos de intercambio de conocimientos a nivel mundial, que tuvo un impacto directo en los resultados de Synaptics.

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