For more than a decade, workers have ranked the ability to telecommute as one of the most important job perks. Research indicates that the number of people considering their home as their primary place of work has grown by 80% since 2005. And with 79% of US workers reporting that they would like to work from home at least part of the time, the telecommuting trend shows no sign of stopping.

En respuesta al crecimiento del trabajo a distancia, la disponibilidad de herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración en grupo también ha crecido mucho en los últimos años. Desde herramientas de mensajería como Lync y Slack, pasando por herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello, hasta aplicaciones de colaboración como Google Drive y Smartsheet, a los teletrabajadores no les faltan hoy en día herramientas para mantenerse productivos y conectados con otros equipos remotos.

La autora Alexandra Samuel, en su excelente artículo para Harvard Business Review titulado "Colaborar en línea es a veces mejor que hacerlo cara a cara", cree que la colaboración en línea puede ser a menudo preferible a la colaboración en persona. En el artículo, Samuel afirma que la colaboración en línea es adecuada para resolver tres tipos de problemas específicos: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación.

Resolver los problemas de tiempo mediante la colaboración en línea

Para las empresas globales con empleados y socios repartidos por todo el mundo, las diferencias horarias pueden ser a menudo un lastre para la productividad si no se gestionan con eficacia. Una de las principales ventajas de la colaboración en línea citada por la Sra. Samuel son los ciclos de producción 24/7, que permiten a los equipos virtuales entregar el trabajo a un colega o a un equipo de otra zona horaria y tener la siguiente fase del trabajo lista para ser retomada a la hora de empezar el trabajo del día siguiente.

Sin embargo, para que los ciclos de producción 24/7 sean eficaces, es importante que los empleados documenten adecuadamente el trabajo que han realizado antes de entregarlo al final del día a un miembro del equipo remoto. Sin documentación, los miembros del equipo remoto pueden tener preguntas o encontrarse con obstáculos que pueden retrasar el ciclo de producción.

Aunque muchas empresas confían en la documentación basada en texto, recorrer párrafos de pasos puede ser tedioso en el mejor de los casos, e ignorado o pasado por alto en el peor. Si la documentación o la comunicación se convierten en un cuello de botella, el vídeo puede ofrecer una solución rápida y eficaz. Incluso con nada más que una grabadora de pantalla y una cámara web o de un smartphone, los compañeros pueden grabarse fácilmente documentando todos y cada uno de los aspectos de su progreso.

Vea un ejemplo de vídeo de documentación creado con Panopto a continuación:

 

Utilizar la distancia a su favor

La colaboración en línea permite que los equipos remotos de una misma empresa trabajen juntos. También permite a las empresas emplear equipos y recursos de otras organizaciones o lugares. Las empresas de consultoría o servicios externos son un ejemplo, además de los servicios de trabajo a la carta como oDesk y Fiverr, que pueden ayudar a las empresas a resolver rápidamente problemas que requieren habilidades o conocimientos específicos que no están disponibles en la empresa.

Asegúrese de que los recursos remotos a los que recurre tienen toda la información que necesitan para abordar el proyecto con éxito. Proporcionar a los equipos virtuales acceso a la base de conocimientos en vídeo de su empresa puede reducir la necesidad de una formación e incorporación en persona que lleva mucho tiempo (y a menudo es costosa).

Mejorar la comunicación entre equipos virtuales

Uno de los mejores consejos que ofrece la Sra. Samuel en su artículo es que la colaboración en línea permite a las empresas dar cabida a una mayor variedad de estilos de comunicación y trabajo. No todos los grupos funcionan mejor sentados alrededor de una mesa para hacer una lluvia de ideas. En el caso de problemas complicados o de definición ambigua, ofrecer una combinación de herramientas que se adapten mejor a las diferentes formas de comunicación de sus trabajadores remotos puede ayudar a estimular la creatividad y la resolución de problemas. La Sra. Samuel sugiere que herramientas de mapeo mental virtual como Lucidchart y Mindmeister pueden ayudar a los pensadores visuales a conceptualizar soluciones, mientras que los miembros del equipo que necesitan límites más definitivos pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos en línea como Basecamp para establecer objetivos y plazos específicos.

Herramientas de vídeo para la colaboración en equipo

Las empresas recurren cada vez más al vídeo por su capacidad de ofrecer información más coherente a más personas a un coste menor. Si desea obtener más información sobre cómo la plataforma de vídeo de Panopto puede ayudar a a mejorar la colaboración y la comunicación en toda su empresa, póngase en contacto con nuestro equipo para obtener una demostración personalizada hoy mismo.