Por imposible que parezca hoy en día, el correo electrónico fue en su día una gran ayuda para la productividad en el trabajo. Con la posibilidad de escribir un mensaje, pulsar "enviar" y obtener una respuesta (normalmente) igual de rápida, la gente podía obtener respuestas y compartir información de forma mucho más eficiente que antes. 

El correo electrónico presentó realmente la primera forma práctica de comunicación asíncronaEl correo electrónico es un medio de intercambio de información que no se produce en tiempo real, pero que tampoco requiere horas o días de trabajo. El uso del correo electrónico significaba que ya no era necesario esperar el correo dentro de la oficina. Significa menos juegos de días de teléfono o mensajes de voz de ida y vuelta. Significa que se pierde menos tiempo buscando a los compañeros que no están en sus mesas cuando se les necesita. Y significó mucho menos tiempo y recursos gastados en reuniones en persona (especialmente las que antes habrían requerido tiempo de viaje). 

En poco tiempo, los profesionales de todo el mundo aprovecharon la oportunidad de trabajar de forma más eficiente y empezaron a sustituir una parte importante de las interacciones que solían desarrollarse en persona o por teléfono por el correo electrónico.

Sin embargo, no pasó mucho tiempo antes de que las comunicaciones por correo electrónico empezaran a ser caóticas y abrumadoras incluso para el trabajador medio. 

Con el correo electrónico, no había forma de saber cuándo llegaría un mensaje o dónde quedaría en una larga lista de otras prioridades. Y como resultado, los trabajadores se han convertido en personas dependientes de sus bandejas de entrada, comprobando continuamente si hay nuevos mensajes, evaluando la urgencia, revisando un mensaje tras otro en una larga cadena de discusiones, enviando una respuesta o dejándola para más tarde. Es un sistema que a menudo distrae a la gente de su trabajo real y ralentiza la productividad simplemente desviando la atención de otras tareas importantes que requieren toda su atención.

Y casi con la misma rapidez con la que fue aclamado como potenciador de la productividad, el correo electrónico pronto fue rebautizado como un asesino de la productividad. 

El problema del correo electrónico

En un nivel fundamental, el problema del correo electrónico proviene de su versatilidad. El correo electrónico es funcionalmente libre y prácticamente sin esfuerzo para enviar, lo que significó que la gente comenzó a utilizar por defecto el correo electrónico para la mayoría de los intercambios. 

Pronto, una herramienta que fue diseñada para comunicación y colaboración en el trabajo se ponía en marcha cada vez que alguien tenía alguna idea que quería compartir. Había correos electrónicos que deberían haber sido reuniones, correos electrónicos que sólo necesitaban una respuesta rápida, correos electrónicos que deberían haber sido una presentación, correos electrónicos con sólo una línea de asunto (EOM), e incluso correos electrónicos a toda la oficina sobre "¡Donuts en la cocina!" con un aluvión de inútiles mensajes de respuesta. 

Y como resultado, hoy en día cada uno de nosotros se ha empantanado en un momento u otro:

• Demasiados correos electrónicos
• Correos electrónicos demasiado largos
• Demasiadas respuestas en una cadena de correo electrónico sin acción ni resolución 
• Esperar demasiado tiempo la respuesta a un correo electrónico
• Y demasiados correos electrónicos que simplemente no son importantes o relevantes

Con tanta frustración por el diluvio de correos electrónicos, no tardaron en aparecer nuevas herramientas de comunicación que podrían aliviar el dolor.

Sustitución del correo electrónico por nuevos canales de comunicación

En los últimos años, una serie de nuevas herramientas de comunicación digital sincrónica han aumentado su popularidad. Estas soluciones están diseñadas para que los trabajadores se comuniquen y colaboren en tiempo real sin abandonar sus escritorios, y la demanda de estos sistemas procede en gran medida de empleados abrumados que buscan desesperadamente una alternativa al correo electrónico. Es probable que ya haya oído hablar de muchos de estos supuestos asesinos del correo electrónico. 

Aplicaciones de chat en el lugar de trabajo

Slack se ha convertido en una de las aplicaciones de chat más conocidas para los profesionales, ya que permite a las personas obtener al instante información rápida de sus compañeros de equipo a través de un chat con capacidad de búsqueda. El rápido aumento de la adopción de la aplicación de chat de Slack también ha provocado la competencia de otros gigantes de la tecnología, como Microsoft Teams, Facebook Workplace y G Suite Hangouts de Google para equipos, lo que ha consolidado este tipo de tecnología en los ecosistemas de TI corporativos de todo el mundo.

Estas herramientas amplían la inmediatez del correo electrónico cuando alguien necesita una respuesta rápida. ¿Tienes una pregunta? Simplemente envíe un mensaje por Slack a un compañero de trabajo directamente, o envíe un mensaje a un canal lleno de personas que pueden ayudar. ¿No recuerdas los detalles del proyecto sobre el que hablaste con tu compañero de equipo hace dos semanas? Sólo tienes que escribir una búsqueda en Slack para volver a encontrarlos. 

Si la información que necesitas es algo que podrías esperar razonablemente que un colega te responda en una o dos líneas de texto, estas aplicaciones son lo más parecido a una rápida conversación IRL. 

Videoconferencias en tiempo real

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (que se está convirtiendo en parte de Microsoft Teams), BlueJeans y WebEx ofrecen diversas soluciones para la colaboración y las comunicaciones de vídeo en tiempo real, permitiendo a los equipos colaborar de forma remota mediante comunicaciones de vídeo cara a cara y compartición de pantallas con solo unos clics. Y el mercado de las videoconferencias es actualmente uno de los segmentos tecnológicos de más rápido crecimiento: Global Market Insights predice que el mercado de las videoconferencias alcanzará los 20.000 millones de dólares en 2024, con un crecimiento anual del 14%.

Gracias a estos sistemas, un gran número de esos correos electrónicos que deberían haber sido una llamada telefónica han desaparecido. En su lugar, se puede hablar al instante en directo con los compañeros de trabajo en cualquier lugar y compartir cualquier cosa en la pantalla con solo enviar un enlace. 

De la misma manera, todos esos intercambios de correos electrónicos con 20 destinatarios diferentes que se responden unos a otros pueden desaparecer también. Ahora pueden ser sustituidos por una reunión virtual que permite a un grupo de personas llegar a un consenso y tomar decisiones de forma mucho más eficiente. 

¿Pero es mejor una comunicación más inmediata? 

Bueno, a veces sí y a veces no. 

La capacidad de comunicarse digitalmente, en tiempo real, a través de aplicaciones de chat y videoconferencia ha proporcionado a las personas una mejor manera de obtener respuestas rápidas y mantener conversaciones productivas ad hoc. Y como resultado, el volumen de correos electrónicos que se envían dentro de las organizaciones que han adoptado estas herramientas está disminuyendo constantemente. Las aplicaciones de mensajería en tiempo real no sólo disuaden de enviar correos electrónicos innecesarios o ineficaces, sino que la inmediatez de la comunicación y el mejor acceso al conocimiento institucional pueden hacer que los trabajadores sean aún más productivos.

¿Significa esto que la muerte del correo electrónico llegará pronto? Es poco probable.

El correo electrónico sigue teniendo sus ventajas. Cuando se trata de compartir comunicaciones más formales, matizadas, complejas y/o detalladas, mensajes que realmente no requieren una respuesta inmediata, el intercambio de información con compañeros de equipo remotos o la conexión con personas fuera de su organización, el correo electrónico tiende a ser un mejor medio. 

Donde el correo electrónico, las aplicaciones de chat y las videoconferencias siguen fallando

A pesar de todas las ganancias de productividad que ofrece esta nueva pila de comunicaciones, las comunicaciones internas en el trabajo aún podrían ser más eficientes y eficaces. Hay algunos tipos de información que, sin un medio mejor, se meten con calzador en canales de comunicación que no son del todo adecuados.

Hoy en día trabajadores del conocimiento a menudo necesitan comunicar y explicar procesos y conceptos complejos en detalle a sus compañeros. En un mundo perfecto, estos temas se presentarían en persona: un colega tocaría a otro en el hombro y pediría un recorrido por el problema o proceso en cuestión. 

Sin embargo, las agendas sobrecargadas y los acuerdos de trabajo a distancia de hoy en día a menudo hacen imposible ese tipo de intercambios de información exhaustivos. Así que, para compensar, tratamos de plasmar en un mensaje asíncrono formalmente documentado todo lo que hubiéramos podido presentar en persona en tiempo real. 

Pero no sólo se tarda mucho en crear correos electrónicos o documentos detallados -con capturas de pantalla, gráficos y otros datos-, sino que además nadie quiere leer un correo electrónico de 500 palabras o ese documento de 6 páginas que has adjuntado. Ese tipo de información es a menudo abrumadora y casi imposible de seguir, e incluso cuando un compañero de trabajo lo lee todo, casi siempre la información se olvida rápidamente de todos modos. 

Las aplicaciones de chat no son una alternativa mejor: sigues compartiendo un largo documento escrito que no es un medio eficaz para comunicar información detallada. Además, no es necesario apuntar otra reunión en los calendarios de las personas para presentar la información en una videoconferencia en directo, en la que, a menos que se grabe, esa información se pierde en gran medida después, o se hace el doble de trabajo para crear también un documento escrito que las personas puedan consultar más tarde.

Entonces, ¿qué es mejor que el correo electrónico, el chat y la videoconferencia para una comunicación exhaustiva y el intercambio de información detallada? 

Vídeo a la carta y con posibilidad de búsqueda.

Con el vídeo, cada fotograma vale más que 1.000 palabras. Demostrar y presentar información o ideas en una presentación de vídeo es mucho más eficaz que pasar horas y horas creando un correo electrónico o un documento completo basado en texto. Y lo que es más, en la era de YouTube, la mayoría de la gente prefiere aprender cosas nuevas y obtener información a través de un vídeo en lugar de un texto.

El auge de las plataformas de vídeo

Hoy en día, cada vez más empresas incorporan otra herramienta de comunicación y colaboración . 

Un moderno plataforma de vídeo ofrece una forma más eficiente de comunicar información completa a través de vídeos multicámara fáciles de capturar, a la carta y con capacidad de búsqueda. De hecho, puedes crear un activo de vídeo con capacidad de búsqueda en el mismo tiempo que se tarda en hacer una presentación. Así, en lugar de pasar horas escribiendo y haciendo capturas de pantalla de todos los detalles que necesitas compartir, sólo tienes que encender tu cámara web, compartir tu pantalla, pulsar grabar y empezar a presentar. 

Vea un ejemplo de vídeo explicativo creado por uno de nuestros ingenieros con la plataforma de vídeo Panopto:

 

 

De hecho, un número cada vez mayor de organizaciones está incluso grabando y archivando todas las reuniones que celebran sus empleados. Con un sistema digital grabación de la reunión Los empleados pueden participar plenamente en la reunión sin tener que tomar notas, los responsables de la reunión pueden evitar tener que escribir y enviar resúmenes detallados por correo electrónico después, y los que no estuvieron allí pueden ver la grabación para conocer todos los detalles exactamente como sucedieron.

Lectura relacionada: Por qué su empresa debería grabar todas sus reuniones

 

Y lo que es más importante, una plataforma de vídeo facilita tanto el intercambio de vídeos a la carta de forma segura como la búsqueda de todo su contenido, al igual que se puede hacer con el correo electrónico o Slack. 

La plataforma de vídeo de Panopto, por ejemplo, incluye integraciones para sistemas de gestión de identidades de inicio de sesión único (SSO) y sistemas de videoconferencia que permiten restringir el acceso y establecer permisos de compartición para sus vídeos, de modo que su personal pueda compartirlos fácilmente con sus colegas, como si se tratara de un vídeo de YouTube. Panopto Smart Search también indexa cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla dentro de un vídeo, por lo que con una búsqueda rápida, la gente puede encontrar instantáneamente la información almacenada en su biblioteca de vídeos y saltar al momento exacto en que se discute ese tema.

Optimizar las comunicaciones en el lugar de trabajo con la combinación adecuada de herramientas

No se trata de una solución contra otra

Alejándose del enfoque único de las herramientas de comunicación interna, los trabajadores están presionando a sus organizaciones para que apoyen mejor las comunicaciones digitales a través de varios medios diferentes que les permitan comunicarse y colaborar a través del canal que produzca los mejores resultados. 

La pila completa de comunicaciones de una organización debe ofrecer opciones para las conversaciones sincrónicas y asincrónicas y el intercambio de información. Esto significa que las empresas admiten una combinación de herramientas integradas que incluyen:

• Correo electrónico y documentos compartidos para las comunicaciones formales.
• Aplicaciones de chat que permiten la búsqueda que permiten una comunicación rápida basada en el texto.
• Software de videoconferencia para permitir conversaciones rápidas cara a cara.
• Una plataforma de vídeo que permite compartir comunicaciones, demostraciones y tutoriales en vídeo a la carta.

 

¿Se está muriendo el correo electrónico? 

No en cualquier momento. Las nuevas soluciones de comunicación ahora simplemente facilitan todas esas comunicaciones por correo electrónico que nunca deberían haber sido correos electrónicos en primer lugar. Y esto hace que los trabajadores de todo el mundo estén más contentos y sean más productivos.

En última instancia, con las nuevas opciones que eliminan lo peor de nuestros hábitos de correo electrónico y, por lo tanto, crean menos correos electrónicos para que todo el mundo los revise, el correo electrónico podría volver a ocupar su lugar como medio de comunicación productivo.

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