La forma en que hacemos las reuniones hoy está rota. Las reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias impulsadas por PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar un trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero hay una alternativa. La flipped meeting -promovida por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y construida sobre el modelo del flipped classroom que se ha implantado en universidades de todo el país y del mundo.

El enfoque de las reuniones invertidas es revolucionario por su sencillez:

• Comparta la presentación informativa antes de la reunión para que los participantes estén plenamente informados de antemano
• Centra la reunión en la toma de decisiones, la apertura del debate y la realización del trabajo en la reunión, no después.

¿Suena fácil? Lo es. Y así es como se hace.

El secreto del éxito es la preparación. Para dar un giro a su próxima reunión, hay tres elementos esenciales que tendrá que tener listos para compartir con antelación:

1. Su(s) objetivo(s). Sea específico: diga a su grupo qué trabajo quiere que se haga y qué decisiones quiere que se tomen para cuando termine la reunión.
2. Tus materiales. El objetivo de reunirse en grupo es trabajar sobre algo, así que querrás tener una guía de debate preparada de antemano. Proporciona a los asistentes la información que necesitan para participar con conocimiento de causa, con tiempo suficiente para revisarlo todo razonablemente.

La parte más crítica de toda reunión invertida

Aunque pueda parecer obvio, compartir suficiente información con antelación para que los asistentes puedan tomar decisiones informadas es la parte más crucial de cualquier reunión invertida. A menudo, las organizaciones que están inmersas en el viejo modelo de información descendente no comparten lo suficiente por adelantado y no son capaces de aprovechar los beneficios de la rotación.

Para asegurarse de que su equipo ofrece suficiente información, empiece por trabajar a partir de este marco de intercambio de información en seis partes:

• Contexto o pregunta: En 1 ó 2 frases, ¿cuál es el problema que hay que resolver o la acción que hay que emprender?
• Visión más amplia: ¿Cuáles son los objetivos generales que describen a alto nivel cómo es el éxito?
• Principios: ¿Cuáles son los principios duraderos y rectores de nuestra organización que utilizaremos para evaluar esta decisión o trabajo?
• Supuestos: ¿Cuáles son los supuestos fundamentales que se han hecho al formular las opciones? ¿Cuáles son los hechos clave relevantes para la decisión o el trabajo en cuestión?
• Opciones: ¿Cuáles son las principales opciones alternativas disponibles? ¿Cuáles son los pros y los contras de cada una?
• Recomendación: ¿Qué opción recomienda para el público? ¿Por qué? ¿Cuáles son los siguientes pasos?

Cuando comienza la reunión

Aunque una reunión invertida requiere un poco más de trabajo previo, los frutos se recogerán durante la sesión. La clave es que tu papel ahora no es dar lecciones, sino guiar el debate y el trabajo.

Algunos consejos para que su reunión invertida funcione con eficacia:

• Comience con 5-7 minutos para la revisión independiente de los materiales de la reunión.
• Asigna a alguien para que tome notas.
• Defina el objetivo de la reunión que va a celebrar y repita la meta.
• Abra el debate y el trabajo.
• Cierre de la discusión cuando se haya tomado la decisión, se haya completado el trabajo o sea imposible seguir avanzando.
• Resuma los resultados y las decisiones clave en un mensaje de seguimiento.

Hazlo todo más fácil: con el vídeo

¿Quieres hacer que tus reuniones sean aún más fáciles? La herramienta suele estar delante de ti: en la cámara de vídeo de tu portátil o smartphone.

El vídeo puede utilizarse para apoyar y simplificar casi todos los aspectos de una reunión invertida. Hay tres tareas en particular en las que el vídeo le facilitará mucho la vida.

1. Envíe materiales previos a la reunión por video. Grabe una presentación rápida en video de sus materiales, como una captura de pantalla de su presentación, con una transmisión de cámara web de usted compartiendo. Grabe un video en línea con una breve descripción general de 4 a 6 minutos para ayudar a familiarizar a su audiencia con su tema y brindarle un medio para llevar a casa los puntos principales a considerar.
2. Resumen posterior a la reunión/artículos de acción. Un resumen por correo electrónico posterior a la reunión en el que se identifiquen los artículos de acción, los entregables y los puntos de responsabilidad es esencial para mantener el trabajo en marcha. Pero trasladar todo eso de las notas al correo electrónico lleva tiempo. ¿Una opción mejor? Un vídeo de recapitulación. Al finalizar la reunión, tómate un momento con la cámara web de tu portátil o smartphone y grábate resumiendo el debate y detallando las decisiones y los próximos pasos. Y si has utilizado una pizarra para tomar notas, puedes incluso capturar los detalles grabados allí también.

Al igual que con cualquier proceso nuevo, busque oportunidades para optimizar el modo en que su equipo celebra sus reuniones, para ahorrar aún más tiempo, hacer aún más cosas y conseguir aún más.

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