Vivimos en una era de soluciones cada vez más amplias y capaces. Las suites de gestión del talento actuales gestionan prácticamente todos los aspectos de la experiencia de los empleados, desde la contratación hasta la revisión y la retención. Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes como Salesforce nos sirven durante todo el ciclo de vida del cliente, desde la prospección y las ventas hasta el soporte técnico y la renovación de contratos. Y los sistemas de automatización de marketing permiten todo, desde la generación de clientes potenciales hasta el correo electrónico y el marketing social, pasando por mensajes de marketing personalizados uno a uno.

Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones -incluso las que tienen miles de grabaciones en su colección de vídeo- la creación y gestión de vídeo requiere un complejo mapa de sistemas y software desconectados. Hoy en día, una empresa puede utilizar fácilmente ocho soluciones de vídeo diferentes para:

1. Grabación de vídeo a la carta
2. Grabación del contenido de la pantalla
3. Eventos en directo
4. Edición de vídeos
5. Compresión y transcodificación de vídeos
6. Indexación de contenidos de vídeo para la búsqueda
7. Almacenamiento y reproducción de vídeos
8. Optimización de la distribución de vídeo en la red corporativa

Es caro e ineficiente gestionar el vídeo de esta manera. Además, hacerlo sería comparable a llevar un ordenador portátil, un punto de acceso WiFi, un reproductor de mp3, una cámara digital, una videocámara GoPro, un rastreador GPS y un teléfono: ya no tiene sentido llevar todo ese equipo por separado cuando puedes tener todas esas herramientas y más en un solo smartphone.

En el caso del vídeo, ahora existe una única tecnología que resuelve los mayores retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de utilizar el vídeo para mejorar la formación de los empleados remotos: un sistema de gestión de contenidos de vídeo, o CMS de vídeo.

¿Qué es exactamente un CMS de vídeo?

Un CMS de vídeo es una plataforma central y segura diseñada para crear, gestionar y compartir contenidos de vídeo. Es un sistema único creado específicamente para superar los desafíos del entrenamiento con video a escala.

Así es como un CMS de vídeo resuelve los retos de la formación de los trabajadores a distancia

1. No hay límites de almacenamiento

Un CMS de vídeo está construido para almacenar archivos de vídeo de varios gigabytes y bibliotecas de vídeo de varios terabytes. En teoría, no existe un límite máximo para el tamaño de un archivo de vídeo que se puede cargar o el número de vídeos que se pueden almacenar en el CMS de vídeo. Incluso si estás compartiendo un vídeo de ocho horas de un evento de formación de un día de duración (un archivo de vídeo que puede tener fácilmente un tamaño de 30-40 GB), puedes subirlo tal cual a tu CMS de vídeo.

¿Cómo es posible?

La mayoría de los CMS de vídeo ofrecen una opción de alojamiento en la nube , que aprovecha la caída de los precios del almacenamiento en la nube y las economías de escala que hacen que los costes de almacenamiento en la nube sean casi nulos. Estos sistemas se han diseñado para escalar, por lo que aunque tu videoteca crezca, tus costes no aumentan.

Esta capacidad de ampliación ha quedado demostrada en la última década. Aunque es algo más reciente en el mercado empresarial, el CMS de vídeo moderno se diseñó originalmente para satisfacer las necesidades de vídeo de las universidades actuales, muchas de las cuales, por razones de accesibilidad, graban ahora todas las clases en todas las aulas del campus.

Por ello, muchas universidades albergan ahora enormes videotecas. La Universidad de Essex, por ejemplo, una escuela relativamente pequeña en el Reino Unido, capturó 80.000 horas de nuevos contenidos de vídeo en el primer año que comenzó a almacenar y gestionar sus vídeos en un CMS de vídeo. La Universidad de Arizona, por su parte, captura y almacena ahora 3.000 horas de vídeo en su CMS de vídeo cada semana.

¿Por qué importa esto?

La mayoría de las empresas no alojan más que una fracción de lo que la universidad media almacena en sus videotecas. Por lo tanto, aunque su empresa produzca más conocimientos basados en vídeo, nunca se encontrará con un límite de tamaño de archivo ni tendrá que comprar más espacio de almacenamiento: un CMS de vídeo se escalará automáticamente para satisfacer sus necesidades.

2. Formateo automático de archivos de vídeo

Los CMS de vídeo actuales incluyen motores de transcodificación integrados en que garantizan que cada vídeo de su biblioteca se codifique automáticamente en uno o más formatos de vídeo ampliamente aceptados para su transmisión.

Desde el punto de vista de la producción, esto significa que un CMS de vídeo hará el trabajo pesado por ti, estandarizando cada vídeo que subas, independientemente del tipo de archivo, para que pueda ser reproducido en cualquier dispositivo. Y desde el punto de vista de la productividad, eso significa que nadie en su organización tendrá que volver a perder tiempo probando y convirtiendo archivos de vídeo.

Por supuesto, la forma exacta de hacerlo varía de un CMS de vídeo a otro. Pero, en general, el sistema está programado para reproducir automáticamente cada archivo cargado en la videoteca (tanto si es nuevo como si es antiguo, y sin importar cómo se grabó originalmente) en uno o más formatos de archivo ampliamente disponibles.

Por ejemplo, en el momento de escribir este artículo, la recodificación de un vídeo en un formato de archivo MP4 compuesto por el códec de vídeo H.264 y el códec de audio AAC se reproducirá en la versión actual de prácticamente todos los navegadores web disponibles, en todos los dispositivos iOS y en más del 90% de los dispositivos Android.

Pedir a un especialista en producción que haga todo esto para cada vídeo de su biblioteca sería una tarea enorme. Su CMS de vídeo hará todo esto automáticamente, normalmente en no más de unos minutos por grabación. Y dependiendo de su CMS de vídeo, puede incluso ser capaz de procesar varios vídeos simultáneamente.

Y lo que es mejor, a medida que la tecnología evoluciona y los formatos de archivo de vídeo comunes cambian, un CMS de vídeo se adaptará a esos cambios por ti. Las actualizaciones de su CMS de vídeo serán compatibles con los nuevos formatos, garantizando que nadie en su organización tenga que preocuparse por estar al día con las especificaciones técnicas de vídeo.

Tanto si tiene vídeos de formación existentes en una variedad de formatos de archivo diferentes, como si está capturando nuevos vídeos de formación, su CMS de vídeo hará que todos sus vídeos se puedan reproducir automáticamente en cualquiera de la amplia gama de dispositivos que utilizan los empleados.

3. Transmisión de vídeo en red

En teoría, la resolución de los problemas de capacidad de almacenamiento y compatibilidad de formatos debería permitirte compartir cualquier vídeo que elijas con el público que quieras. En la práctica, sin embargo, hay que superar otro importante obstáculo técnico: los espectadores deben poder transmitir el vídeo en sus dispositivos y redes personales.

Un CMS de vídeo también puede ayudar aquí mediante el uso de "streaming de vídeo moderno." Este enfoque de la entrega de vídeo es el mismo que utilizan Netflix, Hulu y YouTube para entregar vídeo de consumo a escala masiva a millones de espectadores en todo el mundo.

Con el streaming moderno, los empleados no descargan los vídeos en su totalidad. En su lugar, el CMS de vídeo divide cada vídeo en pequeños segmentos secuenciales (llamados "trozos"). A continuación, estos fragmentos se envían al dispositivo del empleado uno por uno, el dispositivo los reproduce y luego se desechan. Como resultado, dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas con almacenamiento limitado nunca corren el riesgo de quedarse sin espacio.
La transmisión moderna también permite que su biblioteca de videos se adapte a los cambios en la latencia de la red a través de un proceso llamado "transmisión de velocidad de bits adaptable". Con la transmisión de velocidad de bits adaptable, el CMS de video crea múltiples versiones de cada video en su biblioteca. Cada versión representa un nivel de calidad diferente (medido por "tasas de bits"). Por ejemplo, un algoritmo de velocidad de bits adaptable simple podría crear tres niveles de calidad:

1. Un vídeo de alta calidad con una alta tasa de bits
2. Un vídeo de calidad media con una tasa de bits media
3. Y un vídeo de menor calidad con una tasa de bits inferior

Durante la reproducción, el CMS de vídeo optimiza la reproducción para la conexión de red del espectador detectando continuamente el ancho de banda disponible en tiempo real. Cuando el ancho de banda disminuye, el CMS de vídeo ajusta dinámicamente la calidad del flujo de vídeo. Así, aunque la conexión del espectador cambie durante la reproducción, el CMS de vídeo ajustará la calidad y la tasa de bits del flujo de vídeo en consecuencia.

Imagina que una empleada está viendo un vídeo de formación en su smartphone mientras viaja en tren. Su conexión comienza siendo fuerte, pero se debilita a medida que el tren avanza bajo tierra. El servidor que transmite el vídeo reducirá la reproducción a una tasa de bits media. Si hay más congestión en la red, la reproducción bajará a una tasa de bits baja. Cuando la congestión desaparece, el flujo vuelve a ser medio y, con suerte, vuelve al flujo de alta velocidad de bits cuando la señal de su móvil se fortalece.

El espectador, por su parte, ve un vídeo que se inicia casi inmediatamente y que se transmite sin que se produzca un buffering. Y eso es importante, ya que los espectadores suelen abandonar un vídeo a los dos segundos de haberse almacenado en el búfer.

Un CMS de vídeo que utiliza el streaming con tasa de bits adaptativa garantizará a los espectadores la mejor experiencia de reproducción posible en cualquier conexión de red o dispositivo. En comparación con la forma en que se reproduce el vídeo cuando se almacena en otros sistemas de intercambio de archivos, el streaming con tasa de bits adaptativa minimiza el tiempo de inicio y el almacenamiento en búfer para el espectador, así como la tensión que el vídeo puede suponer para su red corporativa. Es simplemente una mejor experiencia para el empleado que también hará feliz a su equipo de TI.

4. Busca las palabras dentro de tus vídeos

Además de toda la gestión de archivos y la optimización de la reproducción que se realiza cuando se sube un vídeo a un CMS de vídeo, hay otro paso importante que estos sistemas realizan automáticamente por ti:

Todo el contenido de su grabación, incluyendo cada palabra pronunciada por el presentador y cada palabra mostrada en pantalla, será indexado para su búsqueda.

A diferencia de los sistemas más antiguos, que sólo se basan en etiquetas y títulos manuales para apoyar la búsqueda, un CMS de vídeo aplica dos tecnologías más recientes para que sus empleados puedan buscar la información de sus grabaciones de forma mucho más exhaustiva:

• Reconocimiento automático del habla (ASR), que extrae el audio de un vídeo, reconoce lo que se dice, lo marca con la hora y lo añade a un índice de búsqueda.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que reconoce el texto que aparece en pantalla (en las diapositivas de PowerPoint y en las grabaciones en pantalla), le pone una marca de tiempo y lo añade también al índice de búsqueda.

Con todo el contenido de sus vídeos indexado, los empleados pueden buscar en vídeos de formación como si se tratara de un documento de texto en su base de conocimientos. No sólo pueden encontrar cualquier vídeo de su biblioteca en el que se trate un tema, sino que también pueden avanzar rápidamente hasta el momento exacto del vídeo más relevante para sus búsquedas, en cuestión de segundos.

Un CMS de vídeo hace que toda la información contenida en tus vídeos sea descubierta al instante por cualquier persona de tu organización, y significa que nunca tendrás que perder el tiempo etiquetando manualmente los vídeos o picoteando en la línea de tiempo de una grabación de 30 minutos para encontrar un tema específico de interés.

5. Análisis de vídeo avanzado

Si bien los repositorios de contenido tradicionales brindan información limitada sobre las tendencias y el compromiso de visualización de videos, un CMS de video puede proporcionar una fuente de información mucho más rica.

Los análisis de usuarios en un CMS de vídeo pueden mostrarle quién ha visto qué y dónde ha dejado de verlo minuto a minuto, lo que le permite confirmar la asistencia virtual a un curso, así como su finalización. Por otra parte, los datos agregados de los vídeos de formación permiten a los instructores ver dónde tiende a disminuir la participación. Los descensos considerables en el número de espectadores pueden ayudar a los instructores a identificar los segmentos que pueden querer revisar.

A la inversa, si los empleados buscan ideas específicas y empiezan a ver un vídeo en un punto concreto, los instructores también verán ese pico. Además, muchos CMS de vídeo proporcionan a los instructores otros conocimientos a través de la participación directa con los empleados. Dentro del video, los empleados pueden hacer preguntas y participar en discusiones. Esto a menudo proporciona a los instructores comentarios que ayudan a identificar las partes de un curso que no están conectando con la audiencia, o que son de particular interés.

Pruebas interactivas también se han convertido en una capacidad estándar de la mayoría de los CMS de vídeo. Estos permiten comprobar la comprensión de los espectadores de los conceptos clave a lo largo del vídeo mientras se enseñan. Los cuestionarios no sólo refuerzan el aprendizaje de los alumnos, sino que también informan a los instructores de los puntos clave de la formación que pueden necesitar aclarar.

Estas capacidades de análisis suelen integrarse con los sistemas de gestión del aprendizaje. Por ejemplo, los resultados de los cuestionarios pueden transferirse al libro de calificaciones del LMS, las estadísticas de visualización de vídeos y los datos de finalización pueden compartirse con el LMS a través de SCORM, y si el CMS de vídeo ofrece API públicas, pueden utilizarse para integrar de forma programada los informes de vídeo con aún más sistemas.

¿Por qué necesita un CMS de vídeo para la formación a distancia?

Un CMS de vídeo está construido para resolver específicamente cada uno de los principales retos de la formación con vídeo, lo que permite a los formadores y creadores de contenidos centrarse en el desarrollo de los empleados utilizando las tácticas más eficaces de hoy en día, y no en la gestión de archivos y sistemas técnicos.

En nuestro libro blanco completo, nos sumergimos en los 5 principales retos con los que la mayoría de las empresas luchan cuando intentan incluir el vídeo en sus programas de formación de empleados y cómo un CMS de vídeo es la mejor solución para las organizaciones que quieren aprovechar el vídeo para el aprendizaje.

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