Tienes todo preparado. Has confirmado la logística. Has investigado. Sus puntos son convincentes. Tus diapositivas son nítidas. Tu presentación fluye de forma lógica con el nivel de detalle adecuado.

Es la reunión perfecta. El resumen perfecto. El caso perfecto. El discurso perfecto.

O lo era, hasta que uno de tus asistentes te cortó a mitad de la frase y te hizo perder todo el tiempo. De repente, te has saltado 7 diapositivas, has hecho un tercio de tu presentación sin compartir primero la justificación y, de alguna manera, has asumido dos nuevas tareas, y todavía no has vuelto a la pista de tu presentación original.

Las reuniones tienen una mala reputación en la mayoría de las organizaciones. A menudo son improductivas y, en el peor de los casos, pueden ser una pérdida de tiempo.

Para ayudar a poner las cosas en orden, una serie de expertos en eficiencia han recomendado estrategias para gestionar las reuniones y hacerlas más valiosas. Hoy en día se nos dice que fijemos un orden del día y nos atengamos a él, que limitemos los asistentes a un máximo de 5 (o 6, o 7, u 8, o 9, según el experto en el que confiemos), que interrumpamos la reunión después de 30 minutos (algunas recomendaciones afirman que deberían ser tan solo 10) y que nos limitemos a tratar un objetivo por reunión.

Pero incluso si lo haces todo bien, todo puede ir mal en un abrir y cerrar de ojos en el momento en que una persona decida interrumpir.

Muchos equipos han intentado amordazar a los que interrumpen con técnicas de línea dura, ordenando que nadie, por muy alto que sea o por muy versado que esté en el tema en cuestión, hable fuera de turno. En la mayoría de las organizaciones, la gente no interrumpe para ser maleducada, sino que lo hace porque está legítimamente interesada y tiene ideas, comentarios y preguntas relevantes que aún no han sido tratadas en la presentación.

Entonces, ¿cómo se puede superar la inclinación humana a hablar cuando se está comprometido?

La respuesta puede ser más fácil de lo que crees. Sólo tienes que cambiar el formato de tus reuniones.

Haga su presentación antes de empezar la reunión - Flipped Meetings 101

Empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn son pioneras en una nueva forma. El suyo es un nuevo estilo de reunión que prioriza la acción sobre la presentación, el compromiso sobre la asistencia e información real sobre bonitas diapositivas de PowerPoint .

Lo mejor de todo es que se trata de un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana: todo lo que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

First: este nuevo estilo exige que el presentador comparta su presentación antes de que comience la reunión, y que la audiencia la revise igualmente con antelación.

Segundo: este nuevo estilo insiste en que, en lugar de crear listas de cosas para hacer después, todos los asistentes a la reunión deben utilizar ese tiempo para ejecutar el objetivo de la misma.

Ya sea que el objetivo sea tomar una decisión, esbozar un plan, revisar un flujo de trabajo o cualquier otra cosa, el equipo debe usar el tiempo de reunión programado para lograr esos objetivos, en ese momento.

¿Cuál es el valor? En una palabra, la acción.

 

Un ejemplo de vídeo de presentación de una reunión invertida que puede compartirse con el público antes de que se celebre la propia reunión

 

Revisar los materiales de la presentación con antelación garantiza que los asistentes tendrán tiempo para considerar seriamente el tema. Los supuestos pueden comprobarse dos veces. Los expertos en la materia pueden hacer comentarios. Se pueden imaginar alternativas. Se puede entablar un debate saludable. Y los miembros del público no pueden interrumpir mientras el presentador expone sus argumentos.

Así es como funciona la reunión invertida:

1. Antes de la reunión, anota un rápido resumen de la información de la reunión y los puntos de acción necesarios.
2. Comparta esa grabación con sus plataformas de reuniones un día antes de la sesión programada.
3. Cuando los asistentes a la reunión se reúnan, sáltate la baraja y pasa directamente al debate: Preguntas y respuestas, lluvia de ideas, toma de decisiones... cualquier método de recogida de información que se ajuste a la situación.

 

Lectura relacionada: Las expectativas de las reuniones de negocios están cambiando. ¿Está cambiando sus reuniones?

 

Obtenga la guía para cambiar sus reuniones

La forma en que hacemos las reuniones hoy está rota. Las reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias impulsadas por PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar un trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero hay una alternativa. Nuestro manual flipped meeting how-to handbook incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones flipped en su organización, incluyendo:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Mejores prácticas de gestión de grupos en las reuniones
• Ideas para utilizar el vídeo con el fin de que las reuniones invertidas sean aún más eficaces

Invertir las reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asiste son productivas y a capacitar a sus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

¿Está preparado para sacar más partido a sus reuniones? Descargue nuestra guía gratuita, Déle la vuelta a su reunión: una guía para las reuniones invertidas hoy mismo.