En las últimas décadas, los directivos de las empresas han adoptado diversas medidas estratégicas para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre sus empleados. Desde los espacios de oficina abiertos y los almuerzos de trabajo hasta los sistemas de gestión de contenidos y las tecnologías de comunicación digital, las estructuras de gestión del conocimiento siguen evolucionando con el objetivo de conservar el conocimiento institucional y ayudar a las personas adecuadas a obtener la información correcta en el momento oportuno.

El reciente cambio impulsado por la pandemia hacia el trabajo a distancia añade un nuevo giro a un problema conocido: cómo capturar y compartir eficazmente los conocimientos para que la información pueda fluir sin problemas a través de una plantilla geográficamente dispersa.

Con equipos distribuidos que ahora sólo se ven a través de videoconferencias, a los líderes empresariales les preocupa que el trabajo a distancia suponga una importante amenaza para el intercambio de conocimientos en toda la organización.

Por qué la gestión del conocimiento es fundamental en un entorno de trabajo remoto

La propia naturaleza del trabajo a distancia añade una nueva complejidad al flujo de conocimientos: las personas, la información y los recursos se dispersan tanto física como digitalmente, lo que dificulta la localización y adquisición de información. El conocimiento tácito, el valioso conocimiento experimental e intuitivo que poseen los empleados, es aún más difícil de captar y compartir entre equipos distribuidos. Y cuando los conocimientos críticos no están disponibles en el momento en que se necesitan, esto afecta profundamente a la productividad y a la satisfacción de los empleados.

Los equipos totalmente remotos también pierden oportunidades de participar en intercambios de colaboración no planificados que se producen de forma orgánica en una oficina física: no hay nadie sentado cerca al que acudir para una discusión rápida o un paseo, no hay conversaciones filosóficas durante el almuerzo y no se puede poner al día con un colega de otro departamento mientras espera junto a su mesa a que se abra una sala de conferencias. 

El flujo de conocimientos entre compañeros, que no sólo impulsa la productividad, sino que favorece el aprendizaje continuo y la adaptación rápida, se evapora en un entorno de trabajo remoto. Y la pérdida de la colaboración casual, junto con el aumento del tiempo y el esfuerzo que supone la búsqueda de información, puede hacer que los empleados remotos se desvinculen al empezar a sentirse más aislados y frustrados.

El coste de la ineficacia del intercambio de conocimientos

El valor de compartir el conocimiento puede ser difícil de medir y a menudo se pasa por alto, pero gracias a un estudio pionero sobre Conocimiento y productividad en el lugar de trabajoEn la actualidad, comprendemos mejor el impacto real de las prácticas de gestión del conocimiento en una empresa. 

Recientemente, Panopto y YouGov encuestaron a 1.001 empleados estadounidenses de diversos sectores para saber cómo el acceso al conocimiento institucional, o la falta de él, afecta al trabajo diario. Los resultados fueron asombrosos.

Empresas de todos los tamaños desperdician millones de dólares cada año compartiendo conocimientos e información de forma ineficiente. En una empresa de 5.000 empleados, se calcula que Se pierden 13,3 millones de dólares al año a las malas prácticas de intercambio de conocimientos que no ayudan a los empleados a encontrar rápidamente las respuestas cuando las necesitan. En una organización de más de 100.000 empleados, esa cifra se eleva a 265 millones de dólares al año.

Utilice nuestra calculadora para saber cuánto pierde su empresa cada año a prácticas ineficientes de intercambio de conocimientos >>

 

El tiempo que los trabajadores dedican de media a la semana a esperar o buscar información, así como el tiempo dedicado a duplicar esfuerzos, se acumula rápidamente en una organización. Muchas personas pasan aproximadamente la mitad de su semana laboral siendo mucho menos productivas de lo que podrían ser si sus organizaciones tuvieran mejores estructuras de gestión del conocimiento:

• Los empleados pasan una media de 5 horas semanales a la espera de ponerse en contacto con un colega que tiene conocimientos únicos que necesitan.
• Los empleados declaran haber gastado una media de más de 8 horas a la semana - toda una jornada de trabajo, buscando y adquiriendo conocimientos.
• Los empleados informaron haber gastado casi 6 horas semanales "reinventar la rueda" y duplicar el trabajo de otras personas. Casi 1 de cada 3 afirma que dedica más de 6 horas a la semana a tareas redundantes.

 

 

Descargue el Informe sobre Conocimiento y Productividad en el Trabajo >>

 

Repensar la gestión del conocimiento para una plantilla a distancia

El conocimiento ha sido y seguirá siendo un diferenciador competitivo clave en lo que respecta al rendimiento de las organizaciones. Y las nuevas formas de trabajar están obligando a las empresas a replantearse su enfoque del aprendizaje y la gestión del conocimiento. 

Hoy en día, muchas empresas ya cuentan con sistemas para dar forma a las interacciones entre las personas y la tecnología de manera que mejoren el flujo de información y aumenten los conocimientos en toda la organización. Las plataformas de colaboración, las aplicaciones de mensajería, los sistemas de gestión de contenidos, los sistemas de gestión del conocimiento creados específicamente y los programas de incentivos para los empleados suelen ser componentes importantes de las estructuras de intercambio de conocimientos de la organización que permiten a las empresas alcanzar los siguientes objetivos:

• Capturar el conocimiento 
• Aumentar el acceso al conocimiento 
• Promover una cultura de intercambio de conocimientos
• Gestionar el conocimiento como un activo

Fundamentalmente, los objetivos de la gestión del conocimiento son los mismos en cualquier entorno de trabajo, por lo que merece la pena explorar por qué tantas organizaciones que han pasado a trabajar a distancia están viendo cómo el flujo de conocimiento se resiente en este nuevo entorno.

4 razones por las que el intercambio de conocimientos se rompe en los equipos remotos

Las debilidades en los sistemas de conocimiento pueden ser menos notorias en un entorno de oficina donde las interacciones sociales en persona cubren naturalmente las brechas, pero en un entorno remoto desconectado físicamente esas debilidades e ineficiencias se vuelven más problemáticas. Este es el por qué:

1. Fricción social

Los trabajadores socialmente distantes participan naturalmente en menos actividades que promueven la difusión del conocimiento. La pérdida de interacciones regulares en persona crea fricción social que pueden hacer que los empleados duden en compartir sus conocimientos personales o en pedir ayuda a sus compañeros, ya sea por falta de confianza, por intimidación, por temor a demostrar debilidad o por la racionalización de que un problema concreto no merece el valioso tiempo de otra persona. 

2. El "efecto silo

Un cambio a gran escala hacia el trabajo a distancia reduce las redes organizativas ya que los empleados dan prioridad a la comunicación con sus compañeros de equipo inmediatos y se relacionan menos con los colegas con los que no trabajan habitualmente. Además, cuando los datos y la documentación no están centralizados digitalmente en toda la organización, es posible que los equipos externos no puedan acceder fácilmente a los conocimientos existentes, si es que saben que existen. En última instancia, la falta de comunicación e intercambio de información entre departamentos y equipos crea un efecto de silo perjudicial que disminuye la productividad y ahoga la innovación.

3. Los conocimientos captados son incompletos o no se captan en absoluto

Los conocimientos se comparten a menudo en reuniones y presentaciones que incluyen diapositivas, hojas de cálculo y otros documentos escritos, que pueden almacenarse y compartirse digitalmente para facilitar la consulta posterior si alguien necesita refrescar la memoria. Pero esos archivos de apoyo están incompletos sin la presentación que los acompaña, y muchos empleados emplearán un tiempo extra tratando de buscar información de colegas remotos para completar los espacios en blanco cuando necesiten respuestas.

El aislamiento y la interacción esporádica con los compañeros de equipo que es común en un entorno de trabajo remoto también puede disminuir la conciencia que los trabajadores pueden tener sobre el valor de su propia experiencia o conocimiento. A menos que se les pida ayuda específicamente o se les pida que la compartan, puede que nunca se le ocurra a alguien que tomarse el tiempo para captar y comunicar lo que sabe podría ayudar a otros dentro de la organización.

4. Los recursos de conocimiento se dispersan y desorganizan

La conservación y codificación de los recursos de conocimiento siempre comienza con las mejores intenciones, pero las organizaciones suelen acabar con múltiples repositorios de conocimiento que son utilizados de forma diversa por los distintos equipos y departamentos. Aunque puede haber una abundancia de activos de conocimiento que podrían servir de apoyo a los trabajadores, pueden ser difíciles de encontrar, de difícil acceso e incluso obsoletos. Pasar al trabajo remoto con repositorios de conocimientos desorganizados y desconectados no sólo perjudica el flujo de conocimientos en toda la organización, sino que también contribuye a que los empleados remotos se sientan frustrados, improductivos y desvinculados.

El secreto para que el conocimiento fluya a través de una plantilla distribuida

La gestión del conocimiento es la práctica de conectar a los trabajadores con los activos de conocimiento que se pueden buscar, y de conectar a las personas para que intercambien conocimientos. Cuando necesite poner a las personas y sus conocimientos al alcance de su personal distribuido, independientemente de su zona horaria o ubicación, no hay mejor solución que un base de conocimientos de vídeo con capacidad de búsqueda.

Ya has oído el dicho: "Una imagen vale más que mil palabras". Pues bien, según Investigación de Forresterun vídeo de un minuto vale 1,8 millones de palabras. 

Grabar un vídeo facilita que los empleados de su organización muestren lo que saben en mucho menos tiempo del que se necesita para crear un documento completo con la misma cantidad de información. El simple hecho de pulsar "grabar" en una videoconferencia también puede permitir a los equipos capturar y archivar conocimientos en un instante. Y con las innovadoras herramientas de búsqueda y descubrimiento de vídeos, es tan fácil para los trabajadores remotos encontrar respuestas en el interior de un vídeo como probable que descubran nuevas ideas e información en el flujo de trabajo diario.

A plataforma de vídeo como Panopto se integra fácilmente en las herramientas de gestión de contenidos y colaboración para que pueda crear un ecosistema de intercambio de conocimientos mejorado por vídeo que ayude a superar los desafíos únicos de compartir conocimientos en un entorno de trabajo remoto. Los recursos de conocimiento basados en vídeo ponen a su gente y su experiencia en el centro, lo que ayuda a fomentar las conexiones sociales entre equipos físicamente distantes, eleva la moral y la productividad en el camino, y también hace que el conocimiento y la información sean realmente fáciles de encontrar en cualquier momento.

Profundice en cómo puede utilizar la plataforma de vídeo segura de Panopto para permitir un intercambio de conocimientos eficaz y eficiente entre equipos remotos. 

Cómo utilizar el vídeo a la carta para mejorar las prácticas de intercambio de conocimientos a distancia

Permita que todos compartan sus conocimientos con sólo pulsar "grabar".

Desde el director general hasta el becario de verano, la facilidad de uso de Panopto grabador de vídeo y pantalla permite a los empleados grabar rápidamente presentaciones de vídeo con varias cámaras, tutoriales en vídeo, cómo se hace, reuniones en líneaLa empresa puede crear, con su ordenador portátil o su teléfono inteligente, documentos de vídeo, demostraciones, explicaciones, sesiones de formación y mucho más, poniendo su experiencia personal a la vista de todos los miembros de la empresa.

 

Visite Panopto Express y ver lo fácil que es grabar lo que sabes. Cuando termines de grabar, haz clic en "Enviar a Panopto" e invita a tus compañeros por correo electrónico a verlo.

Iniciar una grabación >>

 

Reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para adquirir conocimientos y encontrar respuestas. 

Su personal quiere el camino más rápido hacia las respuestas que necesitan para poder seguir siendo productivos y hacer su mejor trabajo. Panopto ayuda a su organización a centralizar y buscar sólidos activos de conocimiento basados en vídeo para poder encontrar la información al instante. Cada reunión o vídeo que sus empleados graben con Panopto se cargará automáticamente y se transcribirá para su búsqueda, haciendo que todo lo que se diga o se muestre en la pantalla se pueda buscar. Panopto también es compatible con búsqueda de vídeos en quince idiomas. Y cuando integras Panopto con otros sistemas empresariales como Slack, Salesforce, tu sistema de gestión de contenidos (CMS) o tu sistema de gestión del aprendizaje (LMS), los empleados pueden buscar, ver y compartir vídeos dondequiera que estén trabajando.

Panopto mejora el contenido de los vídeos de otras maneras para facilitar la extracción rápida de detalles:

• Crea automáticamente un resumen en el que se puede hacer clic para que los espectadores puedan hojear y saltar una reunión o un vídeo más largo 
• Añade miniaturas visuales del vídeo que también permiten a los espectadores extraer rápidamente la información de las diapositivas u otros elementos visuales 
• Subtitular automáticamente los vídeos para facilitar su comprensión, especialmente para los espectadores que ven contenidos que no se presentan en su lengua materna
• Los creadores de contenidos pueden incrustar enlaces, documentos, diapositivas de presentaciones, etc., a los que los espectadores pueden acceder o descargar directamente desde el vídeo
• Los comentarios y discusiones con marca de tiempo dentro de un vídeo pueden proporcionar a los espectadores información actualizada y perspectivas adicionales - los espectadores pueden incluso dejar comentarios ellos mismos
• Las etiquetas de los vídeos ofrecen a los espectadores un enlace a un contenido relacionado que puede revelar información adicional

 

 

Haz que el intercambio de conocimientos virtuales sea social con un portal de vídeos similar a YouTube. 

Además de aprender de los colegas que pueden ver y escuchar en los vídeos a la carta, Panopto ofrece a los trabajadores remotos nuevas oportunidades para ampliar sus redes sociales y relacionarse con expertos de toda la organización de forma similar a como lo hacen en YouTube. A través del portal de vídeo y el reproductor de vídeo interactivo de Panopto, los empleados pueden comentar y debatir dentro de los vídeos, suscribirse a colegas y expertos en la materia, suscribirse a etiquetas e incluso valorar los vídeos que ven. 

Además, las personas que comparten conocimientos e información pueden etiquetar sus vídeos para hacerlos más visibles dentro de la organización y pueden ver análisis detallados de la visualización de sus contenidos, lo que hace que el valor de sus conocimientos e ideas sea más tangible. En definitiva, la plataforma de vídeo de Panopto está diseñada para involucrar a su personal en un ciclo continuo de intercambio de conocimientos.

 ????  Descubra cómo Ingersoll Rand utiliza Panopto para compartir rápidamente conocimientos e información.

Ver el estudio de caso >>

 

Minimice los silos de información y maximice el descubrimiento de conocimientos interdepartamentales. 

No se sabe lo que no se sabe. Panopto ayuda a su organización a romper los silos de información para que los empleados remotos puedan conocer más fácilmente lo que ocurre en otros departamentos y equipos. Los administradores pueden curar el contenido para destacar los recursos de conocimiento y las comunicaciones informativas de toda la organización que aparecen directamente en la página de inicio del portal de vídeo del empleado. Los líderes también pueden aprovechar las suscripciones y las etiquetas para crear flujos de contenido de vídeo de sus departamentos que mantengan a los demás al día sobre las iniciativas, las innovaciones, los resultados, el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos, etc.

La información y los conocimientos confidenciales basados en vídeo pueden capturarse y compartirse con la misma facilidad, sin tener que preocuparse de quién puede verlos. Con controles precisos para la concesión de permisos que pueden establecerse para vídeos individuales, carpetas y toda la biblioteca de conocimientos, Panopto solo revelará el contenido de los vídeos a través de la búsqueda y el descubrimiento a los usuarios que tengan permiso para verlos; todas las grabaciones de su base de conocimientos de vídeo son privadas y seguras por defecto, por lo que tampoco tendrá que preocuparse de que el contenido de vídeo confidencial se filtre fuera de su organización.

Analizar y aprender de los comportamientos de intercambio de conocimientos. 

La completa suite de Panopto de análisis de vídeo proporciona a los administradores del conocimiento y otros líderes empresariales información valiosa que revela comportamientos de intercambio de conocimientos a nivel organizacional, departamental e individual. Los datos de análisis de video también se pueden utilizar para ayudar a recompensar y reforzar los comportamientos de intercambio de conocimientos que harán que su empresa sea ágil y exitosa. Incluso puede enviar datos de visualización de videos a su LMS.

Con Panopto, obtendrá información nueva y procesable sobre cómo se utiliza el conocimiento y cómo está afectando a su empresa.

 

 

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